Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

1. Важные и срочные;
2. Важные, но несрочные;
3. Срочные, но неважные;
4. Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

• не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
• у нас отсутствует самодисциплина;
• элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
• состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

• многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
• долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
• просмотр лишенных смысла телепередач;
• хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

1. Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
2. Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
3. «Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
4. Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
5. Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
6. Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
7. В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

© Тимошенко Елена, BBF.RU

Как научиться расставлять приоритеты 🚩 Работа над собой

Инструкция

Приоритеты позволяют четко распланировать свое время, убрать ненужные задачи, или оставить для них минимальное количество времени. Четкие рамки помогают чувствовать уверенность, достигать результатов. А выполненные пункты заряжают оптимизмом, дают силы для дальнейшей работы.

Учиться планировать нужно на небольшом отрезке времени. Отработав навык, потом можно использовать его на любые сроки. Начать лучше с половины дня. Возьмите лист бумаги и ручку, делать это лучше письменно, а не на компьютере. Когда человек что-то пишет, работает и его мозг и зрительная память. Информация лучше усваивается.

Составьте список дел, которые вам необходимо сделать за предстоящую половину дня, это ориентировочно 6-7 часов. Список нужно делать подробно. Например, у большинства людей в него войдет: работа с бумагами на работе, приготовление ужина, помощь ребенку в выполнении домашнего задания, накрывание на стол и мытье посуды, проверка почты и социальных сетей, небольшой отдых у телевизора или за книгой.

Посмотрите на оставшиеся дела и поставьте важность. Номер один — то дело, которое нужно сделать обязательно. Два — тоже важное, но его необходимо сделать только после первого. И так по всему списку. Теперь вам понятно с чего начать. Еще можно рядом с каждым делом поставить время, которое требуется для выполнения. Но делать это нужно аккуратно, не оставляйте минимальный срок, учитывайте, что работоспособность может упасть, поэтому пишите обычное время плюс пятнадцать процентов сверху.

Самый сложный этап — вычеркивание. Уберите их списка как минимум два самых последних пункта. Их важность минимальная, а вы скорее всего их все равно не успеете, но после этого дня, если они останутся, у вас будет чувство неудовлетворенности. Поэтому лучше убрать их сразу. Конечно, если у вас всего 3 пункта, то два из них вычеркивать не следует, но если шагов больше 6, то два — это совсем не страшно. И не забывайте, когда дело сделано, тоже вычеркнуть его из списка, это прибавит энтузиазма.

Расставив приоритеты в таких простых вопросах, учитесь тоже делать и в других местах. Даже отправляясь на встречу, напишите, что нужно спросить и чего добиться. И опять же — уделяйте времени важному, а не второстепенному. Это сразу приведет к увеличению производительности в несколько раз.

Как правильно расставить жизненные приоритеты?

Объясняет духовник Киевских духовных школ архимандрит Маркелл (Павук).

Нынешнее Евангелие (Мф. 6:22–33) – об умении расставлять правильные приоритеты в жизни. Когда человек не умеет этого делать, в силу своего неправильного воспитания и атеистического или нынешнего либерального образования, целенаправленно стирающего грани между добром и злом, то часто разочаровывается в жизни, чувствует, что прожил её зря.

Господь говорит: «Светильник для тела есть око. Итак, если око твое будет чисто, то всё тело твое будет светло; если же око твое будет худо, то всё тело твое будет темно».

Результатом неправильного расставления жизненных акцентов является двойственность, а потому Господь, стараясь предупредить её развитие, говорит: «Никто не может служить двум господам: ибо или одного будет ненавидеть, а другого любить; или одному станет усердствовать, а о другом нерадеть. Не можете служить Богу и маммоне».

Двойственность для многих стала привычным состоянием. Дома я один, на работе – другой, в храме – третий. При начальстве веду себя смиренно, с подчиненными – высокомерно. Это происходит из-за сильного действия живущего в нас греха (имеются в виду пристрастия и страсти, с которыми человек не борется, а считает их даже своим достоинством) и давления окружающих людей.

Если, например, человек подвержен страсти чревоугодия, то вся его жизнь строится так, чтобы удовлетворить её.

Сколько распавшихся браков из-за неумения или нежелания обуздывать похоть плоти и измены супругов! Как часто люди разочаровываются друг в друге из-за неумения сдерживать гнев и раздражительность! Какими жалкими становятся начальники, если они не замечают в себе тщеславия и гордыни, а окружающие их люди своей лестью способствуют их росту до гигантских размеров.

Чтобы прекратить развитие двойственности и вызывающих ее страстей, Господь призывает: «Не заботьтесь для души вашей, что вам есть и что пить, ни для тела вашего, во что одеться. Душа не больше ли пищи, и тело одежды? Взгляните на птиц небесных: они ни сеют, ни жнут, ни собирают в житницы; и Отец ваш Небесный питает их. Вы не гораздо ли лучше их? Да и кто из вас, заботясь, может прибавить себе росту хотя на один локоть? И об одежде что заботитесь? Посмотрите на полевые лилии, как они растут: ни трудятся, ни прядут; но говорю вам, что и Соломон во всей славе своей не одевался так, ка́к всякая из них; если же траву полевую, которая сегодня есть, а завтра будет брошена в печь, Бог так одевает, кольми паче вас, маловеры!»

Многие возразят, что в жизни невозможно не заботиться о пище, жилье, одежде. Если не будешь этого делать, то погибнешь от голода и холода. Чтобы мы задумались о правильности жизненных приоритетов, Господь людей, которые на первое место в своей жизни ставят заботу о пище, питии и одежде, сравнивает с язычниками: «Всего этого ищут язычники». Однако это не значит, что христиане в этом не нуждаются. Спаситель говорит: «Отец ваш Небесный знает, что вы имеете нужду во всем этом». Главное, к чему призывает Господь, – «Ищите же прежде Царства Божия и правды Его, и это все приложится вам» (Мф.

Следовательно, что бы мы ни делали, какую бы должность ни занимали, на первое место мы должны ставить служение Богу. Призыв апостола: «Непрестанно молитесь!» (1 Сол. 5: 17) – как раз напоминает нам об этом. Если мы пренебрегаем богослужением, Бог не является главным в нашей жизни, тогда и забота о насущном теряет всякий смысл.

«Говори чаще: «Слава Тебе, Боже! Слава Тебе, Боже! Слава Тебе!» – и ты будешь жить как в раю. Среди скорбей и болезней будешь как в раю. Такое у тебя будет чувство радости, что и сам не сумеешь понять, откуда оно. А оно оттого, что ты славишь Бога за все. Так вот что дает твари славословие Бога! Оно дает невыразимую радость, веселье, полноту жизни», – учит один из самых известных духовников Троице-Сергиевой Лавры ХХ столетия архимандрит Тихон (Агриков).

Итак, дорогие братья и сестры, пусть ни один прожитый нами день не будет без молитвы, ни одно воскресенье и великий праздник – без Литургии. Как можно чаще постараемся прибегать к исповеди и причастию Святых Христовых Таин. Тем не менее это должно быть не самоцелью, а средством для стяжания в сердце настоящей жертвенной любви, ибо только она способна открыть нам дверь в Царствие Небесное. Аминь!

Как расставить приоритеты в жизни правильно: методы расстановки жизненных приоритетов

У всех есть знакомый, который по невероятному стечению обстоятельств успевает быть примером во всех сферах жизни: хорошая работа, красавица жена, замечательные детишки, выглядит отлично, спортом занимается… Заметьте, при перечислении мы вынуждены задавать последовательность и волей-неволей ставить что-то на первое место, а что-то на последнее. Это и был самый короткий тест на определение ваших приоритетов в вашей жизни. Причины успеха людей могут заключаться в невероятной работоспособности, зашкаливающем количестве жизненной энергии, сильной мотивации, хороших организационных способностях, но любой успех начинается с постановки целей и приоритетов. Научившись расставлять правильные приоритеты в жизни и проделав это однажды, вы больше никогда больше не будете тратить время и силы на выбор двух вариантов из трех: сон, личная жизнь, успех на работе или в учебе.

Приоритет и его составляющие

Определение

Приоритет – это аспект, задача, или объект, который имеет преимущественное положение и значение в вашей жизни. Преимущественное перед остальными – то, что вы произносите первым при перечислении достижений и планов, то, что стоит с особыми пометками в вашем ежедневнике, то, ради чего вы готовы отложить остальные дела. Если вы осознаете, что является вашими приоритетами, то сможете планировать и действовать наиболее рационально и эффективно в зависимости от ваших планов и целей.

Факторы, влияющие на расстановку приоритетов

Начиная разговор о том, как расставить жизненные приоритеты, стоит узнать, где мы находимся в данный момент, что на нас влияет, что может нас притормозить или ускорить в поиске ответов.

Инстинкты

Самые главные факторы, которые, как правило, мало поддаются нашему контролю, лежат в поле физиологии – это инстинкты. Понятнее всего их описал Абрахам Маслоу с помощью пирамиды потребностей. Это самая простая и наглядная иерархия приоритетов, тем не менее, не теряющая актуальность. Согласно этой концепции, базовым приоритетом для человека является удовлетворение базовых физиологических потребностей: голода и жажды. Затем идет потребность в обеспечении собственной безопасности. Третий уровень – потребность в принадлежности и любви, четвертый — потребность в уважении и почитании. Следом идет потребность в познании – стремление получить о мире больше информации. Шестой уровень – эстетические потребности (потребность в порядке, красоте, ухоженности) и, наконец, на высшей ступени, при условии удовлетворения всех предыдущих, стоит потребность в самореализации и самоактуализация.

Время

Этот фактор занимает ключевое место в нашей жизни и всегда находится на виду. Нам всегда не хватает времени, мы стремимся уместить в имеющиеся у нас в сутках 24 часа как можно больше, не успеваем и в итоге зачастую вынуждены выкидывать из этих суток важные, но кажущиеся нам не приоритетными в конкретный момент вещи. Поэтому тайм-менеджмент – важнейшее понятие в теме расстановки приоритетов.

Жизненный опыт

То, что с нами происходило в прошлом, сегодня влияет на наш характер и на механизм принятия решений и расстановки приоритетов. От нашего опыта зависит то, какой мы воспринимаем ту или иную ситуацию. Из нашего опыта формируются наши личные стереотипы. Например, когда мы сталкиваемся с некачественным сервисом, мы зачастую проецируем этот опыт на всю компанию, с которой был связан этот опыт, а иногда и на всю сферу деятельности или даже на всю страну, где это произошло. Или, например, если человека не приняли на работу в компанию, он может попытаться вернуться туда, получить должность и показать негостеприимной компании, как они ошибались. Реакция может быть разная, но такие события расставляют для нас определенные подсказки, подобно зарубкам на дереве в лесу.

Окружение 

Наше окружение — тоже немаловажный фактор. Как и в предыдущем случае, он может влиять по-разному. Наличие суперуспешных людей вокруг может как мотивировать, так и угнетать. А большое количество неудачников в кругу близких может расслабить, добавить излишней самоуверенности или придать желания вырваться.

Как определить приоритеты и удержать баланс

Если комплексно подойти к проблеме, то нужно осознанно поставить правильные цели, ужиться с ними, грамотно распределить время, структурировать свое пространство и ограничить круг близких знакомых до тех людей, которые вам действительно что-то дают и помогают вам определить правильные жизненные приоритеты. Кроме того, необходимо соотносить список своих ежедневных дел со своими глобальными целями.

Правильные вопросы

Расстановка приоритетов в жизни должна начаться с внутренней «инвентаризации»: вы должны задать себе основополагающие вопросы и посмотреть, что вы имеете на данный момент и чего хотите. Только честно и, по возможности, развернуто:

• Из чего состоит ваш стандартный день? На какие дела уходит наибольшее количество усилий, времени, денег?
• Как вы провели последний месяц своей жизни? Удовлетворены ли вы тем, как проводите время?
• Что для вас действительно важно в жизни? Без чего вы не сможете обойтись? Попробуйте расставить в приоритетном порядке следующие сферы: карьера, отношения с друзьями, личное развитие, финансы, здоровье, семья, любовные отношения. Насколько вы удовлетворены тем, как много делаете для тех сфер жизни, которые вы для себя поставили на первые три места?Насколько много времени вы тратите на сферы, которые указали как наименее приоритетные?
• Кем вы хотите быть через 10 лет? Необходимо детальное описание: кем работаете, с кем и где живете, чем занимаетесь в свободное время и так далее.
• Тщательно обдумайте, как этого можно было бы достичь? Какие этапы для этого нужны на каждое десятилетие.
• Чем вы готовы пожертвовать ради достижения целей? От чего второстепенного — отказаться?

Это поможет вам сделать первый шаг на пути к пониманию своих приоритетов — обретение контроля за ситуацией. При этом помните, что жизнь контролировать невозможно. Но ответы на эти вопросы помогут еë упорядочить, задать ей направление и стать хорошим плацдармом для дальнейшего планирования.

Техники расстановки приоритетов

Вы удивитесь, но мы не первые, кто задумался о том, как правильно расставить приоритеты в жизни. На эту тему высказывались многие ученые и общественные деятели, в том числе, посредством больших монографий. Мы постарались составить подборку наиболее стоящих и понятных методик определения приоритетов.

Представление себя через год

Первый метод очень похож на стандартный вопрос при приеме на работу: «кем вы видите себя через…»? В данном случае конкретный срок не важен. Важно представить себя в будущем в состоянии непосредственного достижения целей.

Во-первых, этот метод заставит ваш мозг немного помечтать, визуализировать желаемое и конкретизировать то, чего вы действительно хотели бы достичь в будущем. Во-вторых, ощутив себя в этом состоянии, вы сможете представить, какие действия могли бы способствовать тому, что вы достигли, а какие не сыграли бы большой роли. Подумайте, как вам удалось добиться той жизни и составьте список дел и этапов, которые, скорее всего, привели вас к этому. Этот метод лучше всего подходит для глобальных задач.

Вспомним бесконечно трогательный фильм “Ла-ла Ленд”. Похожее упражнение проделали главные герои фильма Себастьян и Миа: достигнув успеха по отдельности, они представили, как могли бы пройти этот путь вместе. Вот только было уже поздно. Постарайтесь расставлять приоритеты своевременно: время — это главная ценность, которая у вас есть.

Сравнение целей и задач в ручном режиме

Этот способ больше подходит для повседневных задач и является противоположностью предыдущему. Он заключается в сравнении имеющихся задач друг с другом. Чтобы грамотно расставить приоритеты, надо понять, по каким критериям их отбирать и как определить, что по-настоящему важно, а что нет. Предлагаем вам наиболее популярные классификации по этой теме.

Матрица Эйзенхауэра

Одна из самых популярных и эффективных методик расставления приоритетов и управления временем —  матрица Эйзенхауэра. Был такой президент в США (№34) — человек страшно занятой, но вполне справлявшийся со всеми своими обязанностями. Итогом его практик по оптимизации деятельности и стала такая матрица.

Эйзенхауэр говорил: «Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.»

Этот тезис отображает суть матрицы: все насущные дела разбиваются на 4 квадрата в зависимости от своей важности и срочности. По вертикали — ось важности, по горизонтали — ось срочности. Рассмотрим каждый квадрант в отдельности.

Квадрант первый — Дела важные и срочные.

Здесь должны находиться дела, которые:

• нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей.
• нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия.
• нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью и поддержанию жизнедеятельности.

Когда вы научитесь в совершенстве пользоваться этой матрицей, этот квадрант будет всегда пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор.

Квадрант второй — дела важные, но несрочные.

Это перспективные и важные задачи, от которых зависит ваш профессиональный и личный успех. Смысл в том, что вы можете подходить к решению этих задач более обдуманно, располагая временем до дедлайна. Сюда также входят задачи:

• имеющие отношение к спорту и долгосрочному поддержанию здоровья.
• имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности.

Квадрант третий — срочные, но неважные дела.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, забирают энергию и выматывают. Ваша задача в этом квадранте:

• Понять, каким образом минимизировать (или вообще исключить) выполнение этих дел.
• Чётко отделять третий квадрант от первого: между срочными важными и срочными неважными делами — пропасть!

Квадрант четвертый — несрочные и неважные дела.

Этими делами нужно заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Самый удивительный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы.
• ваши любимые.

Про первые — стоит позабыть, вторыми — заниматься пореже.

Ключевые принципы этой матрицы:

• держать большинство дел в категории «важные и не срочные» и стараться не допускать их перехода в «важные и срочные».
• перед отнесением задачи в тот или иной квадрант задавать себе вопросы: Необходимо ли выполнить эту задачу для достижения ключевой цели? Окажется ли текущая деятельность под угрозой из-за невыполнения задания? Потеряет ли задача актуальность, если не будет выполнена срочно и сейчас?

ABCDE Брайана Трейси

Более упрощенную классификацию предлагает эксперт по психологии успеха Брайан Трейси. Его метод называется ABCDE и подразумевает пять одномерных категорий, которые в списке дел следует обозначить буквами алфавита:

• А — наиболее приоритетные дела, проблемы с которыми могут принести потери (денег, должности, друзей, возможностей).
• B — задачи, имеющие последствия, но меньшего масштаба, чем А. Например, пренебрежение уборкой в доме будет иметь последствия, но не такие глобальные, как невыполнение проекта в срок (приведёт к потере денег).
• С — то, что было бы неплохо сделать, но последствий в случае невыполнения не будет.
• D — то, что можно делегировать другим без каких-либо последствий.
• Е — те задачи и дела, которые вообще можно вычеркнуть. У многих есть такие задачи, которые «висят» уже несколько недель и не считаются важными. Подумайте, может, их вообще не стоит выполнять? Высший пилотаж — попробовать внести в эту категорию все “микродела” вроде проверки соцсетей, бесцельного серфинга в интернете и таким образом попробовать вычеркнуть их из своего плана на день.

Квадрат Декарта 

Это еще одна техника, требующая расчертить лист бумаги на четыре части. Но на этот раз квадраты будут представлять собой матрицу с четырьмя вопросами, через которые нужно «прогнать» каждую из задач, чтобы определить ее приоритетность.

Прежде чем ставить дело в свой план, ответьте на следующие вопросы:

• Что будет, если я это сделаю?
• Что, если я это НЕ сделаю?
• Чего НЕ будет, если я это сделаю?
• Чего НЕ случится, если я это НЕ сделаю?

Этот метод анализа глубже, чем описанные ранее, и займет явно больше времени. Но он должен помочь действительно осознать важность и последствия тех или иных действий. Тем более, для большей эффективности его можно комбинировать с описанными выше методиками, выдавая задачам «рейтинг приоритетности», исходя из анализа, проведенного с помощью квадрата Декарта.

Многофакторный анализ

Если у вас есть немного времени и вы ещё глубже хотите погрузиться в вопрос приоритетов, то вам подойдет метод многофакторного анализа. Авторы этого способа предлагают проанализировать каждую из возникающих задач или вопросов по четырем критериям, в каждом из которых нужно дать оценку от 1 до 10: важность, срочность, затраченные ресурсы, полученная выгода. Такие математические методы помогут тем, кто привык ориентироваться на эмоции и чувствует панику от того, что погряз в лавине дел.

Олимпийская система

Этот метод поможет вам понять, как дела соотносятся друг с другом по приоритетности. Для этого вам нужно составить «турнирную сетку», в которой дела будут соревноваться друг с другом, а вы будете главным арбитром. Игра навылет: в следующий раунд проходит одна из двух команд. И так приблизительно до полуфинала: 4 — это оптимальное количество приоритетных дел, как на день, так и глобальных. Турнирная сетка прилагается. Плюс олимпийской системы в том, что это весело и особенно понравится тем, кто обожает спорт.

Сбалансированная система показателей

Все мы любим убивать одним выстрелом нескольких зайцев (в фигуральном смысле, конечно). Специально для таких любителей существует следующая техника — производная от управленческого инструмента под названием «Сбалансированная система показателей» (ССП).

ССП – система оценки реализации стратегии и, говоря максимально просто, предполагает согласованность каждого действия со стратегией. Перекладывая эту модель на бытовой уровень, мы получаем следующее: вам необходимо иметь ключевые цели развития (для их определения вы можете воспользоваться методом взгляда в будущее) и проследить взаимосвязь между ними и вашими действиями.

При возникновении на горизонте новых задач, проектов, дел для оценки их приоритетности и необходимости, просто соотнесите их с вашими «стратегическими» целями и выберите в приоритетную группу те, что будут способствовать достижению сразу нескольких стратегических ориентиров. Самый простой способ визуализации этого метода – круги Эйлера, пересекающихся в центре. В зоне их пересечения и находятся самые приоритетные задачи.

А вот с точки зрения этой методики герои «Ла-ла Ленда» Себастьян и Миа действовали правильно. Каждый из них знал, чего хочет добиться в жизни и, казалось бы, имел четкую стратегию. Их стремительно развивающиеся отношения дали толчок их карьерам, они давали друг другу вдохновение, которое позволило открыть новые горизонты. В данном случае решение начать отношения оказалось как раз на пересечении нескольких крупных целей и позволило обоим продвинуться на пути реализации своих стратегий. Когда же Себастьян и Миа столкнулись с тупиком на своем творческом пути и их отношения, омраченные ссорами и непониманием, пошли на спад, они проанализировали ситуацию и приняли решение разойтись, отдав приоритет новым профессиональным направлениям. В конце концов герои достигли стратегических целей, стоящих перед каждым из них на момент начала фильма. Или..?

Этот пример в очередной раз доказывает важность этапа постановки цели. Вы должны быть уверенны в ней от начала и до конца. Чтобы идти, надо представлять, куда ты идёшь, хотя бы примерно.

Принцип Парето

Вы наверняка слышали и об имени этого разностороннего итальянского ученого — экономиста, социолога, инженера — и о цифрах 80/20. Напомним, Парето показал, что примерно 80% результата обеспечивается за счет 20% усилий, и этот принцип можно спроецировать на все сферы жизни. Применительно к нам с вами этот принцип заключается в том, чтобы найти те самые 20% в списке того, что мы делаем, и делать наиболее эффективно, отдавая им приоритет.

Прелесть этого метода также в том, что к нему можно привести самые красочные примеры из жизни:

• У вас есть свой бизнес, для продвижения которого вы используете несколько рекламных каналов. Логичным шагом будет воспользоваться инструментами аналитики и выявить самый эффективный из них. Принцип Парето подскажет нам, что нужно отказаться от тех каналов, что забирают деньги и не менее драгоценное время, и вложить эти ресурсы в эффективный канал, либо в тестирование новых.
• В личной жизни данный принцип легко проиллюстрирует ситуация, с которой многие из вас наверняка сталкивались. Мужчина может проводить со своей девушкой каждый день по много часов, но настоящую ценность для девушки будут иметь те мгновения, когда мужчина уделяет ей особое внимание или поддерживает в трудную минуту. При проведении времени часто важным становится не его количество, а качество — вот тут-то и скрываются пресловутые 20% усилий.

Формирование привычек 

Список затратных привычек

Почти все методики по расстановке приоритетов связаны с составлением списков. Этот метод — не исключение, но тут вам предлагается выписать привычки, отнимающие у вас время. Своего рода список антиприоритетов. Речь, конечно, о таких вредителях, как социальные сети, пустая болтовня или постоянные «перекуры» во время выполнения важных дел. К слову, курение вредит не только здоровью: эта привычка, не давая ничего взамен, высасывает драгоценное время и деньги. Взгляните на эту проблему под новым углом и, возможно, найдете весомые факторы для того, чтобы бросить.

Вы удивитесь, сколько времени и может высвободить отказ от этих привычек для действительно важных дел. Выпишите, приклейте на видное место и заставляйте себя не тратить на них время.

Список здоровых привычек

Если вы уже завели ряд вредных привычек, то почему бы не завести несколько полезных?

Вот важный совет, который мы вынесли из бестселлера «Магия утра» Хэла Элрода: заводите осознанно «здоровые» привычки и ритуалы, причем неважно, когда именно вы будете их совершать — утром, вечером или в обед. Ритуалы помогают систематизировать день и правильно его спланировать: во-первых, это установка временных координат, до которых вы должны будете успеть сделать главные задачи, во-вторых, это повод вытеснить вредные привычки, в-третьих, эти ритуалы сами по себе должны включать отдых и попытку самоанализа, что также поможет разобраться с приоритетами.

Автор книги Хэл Элрод предлагает следующие шесть ритуалов.

• Медитация – перенаправление всех мыслей в свободное пространство и полное отключение от происходящего. Сядьте ровно (или лягте, как удобнее), закройте глаза, дышите ровно. В течении пары минут вы просто ловите баланс и ни о чем конкретном не думаете. Это разгружает и нормализует мыслительный поток.
• Повторение в течение 1-2 минут определенных фраз-посланий, которые призваны запрограммировать на успех. Это должна быть емкая и четкая фраза в настоящем времени, которая выражает ваш мысленный посыл и основное желание.
• Обращение к доске визуализации, которая может быть как физически доской с рисунками, так и четкой схемой в вашем сознании. Все то же самое: проход по этой схеме и попытка прожить моменты достижения целей. Заодно посмотрите, действительно ли вы этого хотите.
• Подведение итогов и планы на день. Благодарность за имеющиеся достижения с их перечислениями и пожелания по новому дню.
• Чтение. Чертовски важный ритуал, которого очень не хватает многим из нас. Прочтите хотя бы несколько страниц и возьмите это за правило. Новый опыт, новые мысли, разминка для мозга и расширение его возможностей.
• Физическая активность. Устройте небольшую зарядку или прогулку быстрым шагом. Эта процедура как раз убьет нескольких зайцев: вы отдохнете, разгрузитесь и будете считать, что занялись спортом.

На самом деле, можно самому придумывать себе полезные ритуалы на каждый день, главное – регулярность и упорство.

На «десерт»

Как уже было сказано, чтение могло бы быть одной из полезных привычек в вашей жизни. Вот несколько книг, которые дадут более глубокий инсайт и помогут понять, как расставить приоритеты в жизни и повысить свою эффективность:

• «7 навыков Высокоэффективных Людей», Стивен Кови.
• «К черту все! Берись и делай», Ричард Брэнсон.
• «Как привести дела в порядок», Дэвид Аллен.
• «На пределе», Эрик Бертран Ларссен.
• «Результативный тайм-менеджмент», Брайан Трейси.
• «Выйди из зоны комфорта: Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности», Брайан Трейси.
• «Что ты выберешь?», Тал Бен-Шахар.
• «Не отвлекайте меня», Эдвард Хэлловэлл.
• «Как привести дела в порядок», Дэвид Аллен.
• «Как расставить свои приоритеты», Яко Жуковский.
• «Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы», Глеб Архангельский.

Автор статьи Татьяна Маринова

Пока нет комментариев

Умение расставлять приоритеты | Что такое Умение расставлять приоритеты

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять,

что для тебя в данный момент самое главное.

Роберт Хайнлайн. Звёздный десант

Удивительно, как пожар раскрывает наши приоритеты.

Шерлок (Sherlok)

Дом и семья для женщинв так же приоритетны,

как гараж и футбольный матч для мужчины.

Олег Рой. Мужчина и женщина. Секреты семейного счастья

       Стоит разок умереть и приоритеты тут же меняются.

«Пираты Карибского моря»

        Умение расставлять приоритеты  как качество личности – умение определять порядок решения самых важных, первенствующих, преобладающих задач, проблем, вопросов; умение выделять для себя главное и второстепенное.

    Притча с юмором. Профессор философии, перед лекцией заходит в зал и раскладывает на столе несколько различных вещей. Когда начинаются занятия, он, молча, берет большую, пустую, банку и заполняет ее большими камнями.  Затем спрашивает: — Банка была полна? — Да! — соглашаются студенты. Тогда профессор достает коробку с маленькой галькой и высыпает ее в эту же банку. Он слегка поболтал банку и галька, конечно, заполнила открытые области между камнями.

      Он снова спросил студентов:  — Банка полна?    Они рассмеялись и согласились, что банка полная.    Тогда, профессор достает коробку песка и высыпает ее в банку. Естественно, песок, заполняет все остальное пространство. Ёщё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он ещё вытащил две банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.

      — Теперь, — сказал профессор, — я хочу, чтобы вы поняли, что это — ваша жизнь. Камни — важные вещи — ваша семья, ваши друзья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, и только они остались, ваша жизнь была бы все еще полна. Галька — другие вещи, которые имеют значение подобно вашей работе, вашему дому, вашему автомобилю. Песок — все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы, сначала, насыплете песок в банку, то не будет места для гальки и камней. Тот же самое и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются важными для Вас. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими к вашему счастью. Заботьтесь, сначала о камнях, это действительно имеет значение. Установите, расставьте правильно ваши приоритеты. Остальное — только песок.

  Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет пиво? Профессор улыбнулся. Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть место для пары банок пива.

        Человек растрачивает жизнь попусту, не умея расставить приоритеты, то есть, определить,  что в жизни главное и не главное, какие цели высшие, главные, а какие текущие второстепенные. Умение расставить приоритеты – это умение разграничивать и отделять основное от мелочного.

        Умение расставлять приоритеты – навык, что делать в первую очередь, умение говорить «Нет» неважным вещам.

    Понедельник. Притащился в офис. Работы накопилось! Так, главное — правильно расставить приоритеты. Разложу  я все бумаги в три стопки. 1. Это я пока не буду делать. 2. Это я буду делать попозже. 3. Это я ВООБЩЕ не буду делать!

       Человек, умеющий расставлять приоритеты, проявляет такое качество личности как приоритетность. Приоритетность – дочь организованности. Для многих людей будет открытием, что на получение 80% результатов требуется лишь 20% усилий, а остальные 80% усилий (затраченного времени) дают 20% результатов. Здравомыслящий, организованный человек, естественно, вычислит те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начнет с них. Вдумайтесь, 4/5 нашего времени и усилий не имеют практически никакого отношения к тому, что мы планировали сделать. Это эмпирическое правило было введено социологом Вильфредо Парето и оказало огромное влияние на успешных, преуспевающих людей.

        Человек, умеющий расставить приоритеты, то есть организованный человек, осознав этот принцип, оптимально решает множество жизненных задач. Например, он читает, в первую очередь, важные для него книги, ибо 20% книг имеют 80% ценности. Именно такие книги развивают разум, «перепахивают» душу, обеспечивают личностный рост. Низкопробные «дефективы» — «Смертельное убийство», «Мертвые не потеют», любовные романы – «Любовная любовь», «Сладострастный импотент», не дают пищу для разума и, лишь отбирают драгоценное время.

   — Курить хочу. Есть хочу. Замуж хочу. Хочу-хочу-хочу. — Ты уж определись в приоритете — чего больше хочешь? А то, много хочешь — мало получишь! — Плюнуть в тебя хочу. А потом — курить, есть и замуж!

     Человек, умеющий расставить приоритеты, знает, что принцип Парето распространяется и на  межличностные отношения. Отношения с супругом, детьми, родителями имеют, к примеру, для женщины 80% ценности, но, если она работает, то на их долю выпадает всего, лишь 20% времени.

    Человек, умеющий расставить приоритеты,  составит список бесполезных контактов, действий и избавится от них. Придя на работу, он составит план работы на день, сконцентрирует внимание на важных делах, дающих максимальный результат, и вычеркнет мелочные, второстепенные, отвлекающие внимание вопросы. Если человек, умеющий расставить приоритеты, занят бизнесом, он понимает, что ему нужно акцентировать внимание на 20% источниках дохода, обеспечивающих 80% прибыли. Неорганизованность упускает знание, откуда поступает основной приток прибыли, и будет тратить время на пустяки, то есть на пассивные источники дохода.

    Словом, человек, умеющий расставлять приоритеты, умеет чётко разграничивать, что является первостепенно важным, а что может утратить свою значимость в зависимости от развития ситуации. Человек, не умеющий расставлять приоритеты, отдает предпочтение решениям по мелким второстепенным вопросам, зато по важным, судьбоносным для организации вопросам медлит, тянет «кота за хвост» в надежде, что всё решится и без него.

      Приоритетность – враг суетливости. Человек, не умеющий расставить приоритеты, излишне суетится, упускает важные вопросы, отдавая приоритет второстепенным, мелочным вопросам. Обычно организация его труда хромает.

    Приоритеты мужчин и женщин в главном совпадают. Так, женщины, согласно социологическим опросам, ценят в мужчинах порядочность и ум (72% и 67%), следом идут заботливость, верность и хозяйственность. При этом сексапильность в мужчинах, по мнению женщин, не самое ценное качество (7%). Она на предпоследнем месте. Для мужчин привлекательны хозяйственные (68%), порядочные (56%) и верные (50%) женщины. Среди других качеств, особенно ценимых мужчинами в женщинах, – заботливость, ум и легкий характер. Но для сильного пола немалую роль играют сексапильность представительниц слабого пола, темперамент и независимость.

       Запомните главное:  в соотношении добра и принципов, приоритет всегда за добром. Какую бы жизненную ситуацию мы не примеряли на свои принципы, железный приоритет принадлежит Добру.

Петр Ковалев 2016 год
Другие статьи автора: https://podskazki.info/karta-statej/

Лучший способ расстановки приоритетов — Психологос

Зачем расставлять приоритеты.

Первая причина очевидная: для того, чтобы делать в первую очередь самые важные дела. Вторая причина менее очевидная: для того, чтобы в любой момент времени вы точно знали, какое дело вам сейчас делать. Чтобы не было выбора, ведь именно в момент выбора начинаются метания, отговорки, мысли вроде «Надо бы войти попить чаю» и так далее.

Долой метания, расставляем приоритеты.

Я хочу с вам поделиться моим авторским способом расставлять приоритеты, больше вы нигде не прочитаете про этот метод. На мой взгляд, это самый эффективный способ расставлять приоритеты, но у него есть один недостаток. Он требует знания высшей математики за второй класс, а точнее умение умножать и делить.

Итак, представьте, что у вас есть список дел. Давайте я набросаю дел для примера:

1. Снять видеоролик для сайта
2. Заказать компьютерный стол
3. Ответить на срочные письма
4. Разобрать коробку в шкафу

Ну вот примерно такой список был взят мной с потолка. Дальше мы будем оценивать значимость каждого дела. Значимость будет складываться из трёх параметров:

• Важность – насколько вообще важно делать это дело? Случится ли что-то страшное, если вы вообще решите его не делать? Как много зависит от его выполнения?
• Срочность – насколько быстро нужно сделать это дело? Всё бросать и заниматься только им? Или если в течение недели сделаете, то в принципе нормально?
• Сложность – насколько много времени потребует это дело? Нужно ли договариваться и взаимодействовать с другими людьми, чтобы его сделать? Насколько оно эмоционально и морально простое или наоборот сложное и неприятное?

Оцените все дела по этим трём параметрам по шкале от 1 до 10 в порядке Важность-Срочность-Сложность. В итоге у вам получится примерно вот так:

1. Снять видеоролик для сайта 8 6 7
2. Заказать компьютерный стол 6 2 3
3. Ответить на срочные письма 7 9 2
4. Разобрать коробку в шкафу 2 2 6

Итак, все дела оценены по трём критериям Важность-Срочность-Сложность, но пока расставить приоритеты не получится, потому что всё-таки не понятно, какие дела ставить в первую очередь, важные или срочные? Или может быть сначала самые простые, чтобы быстро их сделать и чтобы они не отвлекали?

Чтобы расставить приоритеты будем считать конечную Значимость каждого дела.

Значимость = Важность * Срочность / Сложность

Умножаем Важность на Срочность и делим на Сложность. Таким образом на самом верху у нас будут оказываться дела очень важные и очень срочные, при этом совсем простые. Ну а внизу наоборот. И тогда наш список станет таким:

1. Снять видеоролик для сайта 8 * 6 / 7 = 6. 9
2. Заказать компьютерный стол 6 * 2 / 3 = 4.0
3. Ответить на срочные письма 7 * 9 / 2 = 31.5
4. Разобрать коробку в шкафу 2 * 2 / 6 = 0.7

Я воспользовался для подсчёта калькулятором и округлил значения до десятых, такой точности будет вполне достаточно. Так вот теперь мы видим, как легко расставить дела в порядке приоритета:

1. Ответить на срочные письма 31.5
2. Снять видеоролик для сайта 6.9
3. Заказать компьютерный стол 4.0
4. Разобрать коробку в шкафу 0.7

Самое приятное в этой процедуре, что в ней не требуется никакие сложных решений, есть готовый алгоритм, который всегда расставит приоритеты правильно. Ваша задача только адекватно оценить важность, срочность и сложность дела, дальше методика берёт всё на себя.

Расставьте этим способом приоритеты с том списке, который вы делали в предыдущем задании, чтобы убедиться, что это не только просто, но и конечный список получается вполне адекватным. На первых местах оказываются те дела, которые действительно разумно делать в первую очередь.

Как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки, когда все в порядке # 1

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Всем проектам, особенно крупным и сложным, нужны четкие приоритеты. Проще сказать, чем сделать. Вы можете рассчитывать на технические проекты, даже если они хорошо спланированы, включая заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это просто естественный порядок вещей.

Одна из самых больших проблем для менеджеров и руководителей проектов — это точное определение приоритетов работы, которая имеет значение на повседневной основе.Даже если у вас лучшее программное обеспечение для управления проектами на планете, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попадать в роль крика «наивысшего приоритета» для любого другого проекта, который упадет.

Так же, как вы должны быть усердными и правильно разбираться в проекте, чтобы убедиться, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы понять это, нужно много практики.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и уложиться в сроки, вот 6 шагов для определения приоритетов проектов, в которых много подвижных частей.

1. Соберите список всех ваших задач.

Соберите все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве товаров.

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас задачи, требующие немедленного внимания. Мы говорим о работе, которая, если не будет завершена к концу дня или в течение следующих нескольких часов, будет иметь серьезные негативные последствия (пропущенный срок для клиента, пропущенные сроки публикации или выпуска и т. Д.). Проверьте, есть ли какие-либо высокоприоритетные зависимости, которые полагаются на то, что вы завершаете работу сейчас.

3. Оцените стоимость.

Затем посмотрите на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно определить, какие типы задач имеют более высокий приоритет над другими.

Например, сосредоточьтесь на проектах клиентов перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед изменением конфигурации базы данных; отвечать на заявки в службу поддержки перед написанием учебных материалов и т. д.Еще один способ оценить ценность — посмотреть, сколько людей влияет на вашу работу. Как правило, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

4. Упорядочивайте задачи по оценкам трудозатрат.

Если вам кажется, что у вас есть задачи, которые связаны с точки зрения приоритета, проверьте их оценки и начните с того, которое, по вашему мнению, потребует больше всего усилий для выполнения. Эксперты по продуктивности предлагают тактику: сначала приступайте к более длительной задаче. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более плотных проектах, пока не закончите более короткое задание, тогда действуйте интуитивно и сделайте это.Это может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка перед тем, как погрузиться в более глубокие воды.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты будут меняться, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете. Но — и вот в чем хитрость — вам также нужно сосредоточиться на задачах, которые вы обязуетесь выполнить.

6. Знайте, когда резать.

Вы, вероятно, не сможете добраться до всего в своем списке. После того, как вы расставите задачи по приоритетам и посмотрите свои оценки, вырежьте оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, вы должны и можете выполнить в течение дня. Затем сделайте глубокий вдох, погрузитесь и будьте готовы ко всему.

Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании. Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

20 советов о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки

В этой статье вы найдете полезные советы о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки.Расстановка приоритетов влечет за собой определение того, что следует сделать в первую очередь из множества конкурирующих приоритетов.

Когда все кажется высшим приоритетом, когда вы постоянно торопитесь закончить свою работу и когда вы слишком сильно растянуты, может быть трудно выбрать, что делать в определенное время, а что делать позже.

Требуется планирование и усилия, чтобы решить, что следует делать в первую очередь, а также придумать последовательность или порядок действий.

Расстановка приоритетов помогает, когда вы сталкиваетесь с переполненным списком дел и постоянно меняющимися целями.

Освоение управления временем улучшается путем проб и ошибок, прежде чем вы успокоитесь в удобном ритме, в котором вы сможете эффективно управлять своим рабочим процессом и выполнять больше работы.

Когда вы выполняете свои задачи эффективно, это дает вам душевное спокойствие, личное удовлетворение и повышает вашу надежность и авторитет на рабочем месте.

Вы можете быстро просмотреть все 20 советов по расстановке приоритетов в таблице содержания ниже, а затем щелкнуть любой совет, чтобы прочитать подробности.Пожалуйста, наслаждайтесь чтением. Спасибо.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Внесение задач в основной список дел
2. Расстановка приоритетов в работе
3. Рейтинг ваших приоритетов
4. Разбиение больших задач на более мелкие
5. Оценка времени и усилий / реалистичность в отношении того, что вы можете сделать за день
6. Управление сроками
7. Работа с прерываниями
8. Обращение за помощью на работе
9. Подготовка повестки дня для встреч
10. Отправка обновлений статуса / Отчетность
11. Как поддерживать приоритеты своего босса
12. Управление долгосрочными приоритетами
13. Изучение советов по приоритизации других людей
14. Обработка повторяющихся процессов и проектов
15. Управление перфекционизмом и прокрастинацией
16. Что делать, когда вы отдаете предпочтение другим
17. Работа с изменением сроков и приоритетов
18. Почему пропускаются дедлайны
19. Преимущества соблюдения сроков
20. Что делать, если вы пропустили дедлайн

1. Внесение задач в главный список дел

Первым логическим шагом перед тем, как приступить к приоритизации, является перечисление всех конкретных задач, которые вы хотите выполнить. Это дает вам полную картину вашей повседневной рабочей нагрузки.

В своем списке дел запишите все ежедневные задачи, которые вы надеетесь выполнить. Кроме того, перечислите как краткосрочные, так и долгосрочные действия, которые вам необходимо выполнить. Они могут включать в себя задачи, которые необходимо выполнить в течение следующей недели, месяца, квартала, года или более одного года.

Определите сроки выполнения задач в вашем списке, их также можно указать в скобках.

Простой список дел может иметь четыре столбца, в которых отображаются номера элементов, задачи, сроки выполнения или крайние сроки и уровни приоритета.

Важно поддерживать в актуальном состоянии список дел, а также вести электронную резервную копию своего списка дел. Ваш основной список дел служит текущим журналом того, что вам нужно выполнить с течением времени.

Поскольку главный список дел может быстро меняться, им легче управлять и регулярно обновлять в электронном формате.

Хорошая практика — обновлять список дел в конце каждого дня, когда вы удаляете элементы, которые были выполнены, и добавляете новые задачи, над которыми нужно работать. Это также дает вам предварительное представление о том, как будет выглядеть расписание на следующий день.

Если вы не можете обновить свой список дел вечером, следующий лучший вариант — обновить его первым делом утром, когда вы приступите к работе.

Преимущества составления списка дел включают следующее:

• Помогает вам отслеживать все, над чем вам нужно работать.
• Помогает оставаться организованным и управлять временем.
• Помогает нашей памяти, поэтому нам не нужно изо всех сил вспоминать все, над чем нам нужно работать.
• Хорошее напоминание о повторяющихся или повторяющихся задачах.
• Повышает эффективность и производительность.
• Личное удовлетворение от выполнения задач.

2. Расстановка приоритетов в работе

Что произойдет, если вы не расставите приоритеты в своей работе? Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и все должно быть сделано вчера? Вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы закончить список дел, даже если вы работаете так быстро, как только можете?

Может быть утомительно пытаться выполнить все из вашего главного списка дел за один день.

Чтобы помочь вам правильно распоряжаться своим временем, следующим шагом после подготовки списка дел является определение приоритетов ваших задач, где вы выбираете, что следует сделать в первую очередь или немедленно, и почему.

Расстановка приоритетов помогает визуально видеть задачи с наивысшим и самым низким приоритетом.

Приоритезация — это постоянная деятельность; это можно делать один раз в день, а иногда даже несколько раз в день, поскольку в течение дня меняются приоритеты.

Всегда следите за сроками выполнения каждой задачи, расставляя приоритеты в работе.Некоторые работы нужно начинать задолго до крайнего срока для их завершения. Некоторые другие типы задач требуют участия других, поэтому выделите достаточно времени в вашем расписании и создайте буфер на случай возможных задержек.

Ниже приведены несколько вопросов и соображений, которые следует учитывать при расстановке приоритетов, а также при оценке вашего прогресса.

Вопросы, которые помогут вам при расстановке приоритетов:

• Что нужно делать немедленно?
• Каковы последствия, если задача не выполнена?
• Когда начинать работу над задачей?
• Какие ресурсы и вклад мне нужны для выполнения этой задачи?
• Что не было сделано, что следовало сделать?

Вопросы, которые помогут вам отслеживать прогресс в вашем списке приоритетов:

• Какие задачи я выполнил?
• Каков результат, когда задача выполнена?
• Что я постоянно откладываю в своем списке? Зачем?
• Чего не должно было быть в списке в первую очередь?
• Как я могу сократить свой список дел?
• Актуален ли этот список дел? Время от времени переписывайте новый основной список дел, по крайней мере, раз в месяц или два.

3. Рейтинг ваших приоритетов

Простой метод определения приоритетов задач — это ранжирование с использованием простых уровней приоритета ABC, а именно: категория A (сделай это сейчас), категория B (сделай это как можно скорее) и категория C (сделай в свободное время).

Если элементы в категории A должны быть выполнены немедленно (сделайте это сейчас), элементы в категории B могут подождать пока, но должны быть выполнены в ближайшее время (сделайте это как можно скорее), а элементы в категории C можно выполнить, когда у вас простои или когда путевки (делаю на досуге).

Пункты категории A — объекты высокого приоритета — дела, которые нужно сделать в первую очередь, включая те, которые имеют немедленные, срочные или самые близкие сроки, а также наиболее важные проекты с максимальной отдачей и значительными последствиями, если они не будут выполнены.

Пункты категории B — позиции среднего приоритета, у которых более поздние сроки. Эти позиции переходят в категорию A по мере приближения сроков выполнения. Важно со временем начать работать над частями задач со средним приоритетом, чтобы они были готовы к сроку.Это могут быть долгосрочные проекты, которые можно выполнять в течение длительного периода времени, например написание годового отчета или планирование конференции.

Пункты категории C — это пункты с низким приоритетом, которые имеют незначительные последствия, если они не будут выполнены или не будут выполнены сейчас, то есть вещи, которые я хотел бы сделать, когда позволит время.

Как упоминалось ранее в Разделе 1, простой главный список дел может иметь четыре столбца, в которых отображаются номера элементов, задачи, сроки выполнения или крайние сроки и уровни приоритета.

Два простых способа управлять своими приоритетами, чтобы у вас не было слишком много списков, — это во-первых, добавить ранг рядом с задачами в вашем главном списке дел. Затем вы можете отсортировать список по уровню приоритета.

Второй способ: после того, как вы оценили элементы в своем основном списке, вы можете извлекать элементы с высоким приоритетом каждый день и помещать их в небольшой список для элементов, над которыми вы будете работать в течение определенного дня.

Держите свои приоритеты перед собой и регулярно просматривайте список в течение дня, чтобы ничего не забыть.Это ваш ежедневный компас.

Типичная последовательность действий в конце дня для того, чтобы оставаться в курсе ваших задач, может включать в себя следующие шаги:

• Обновление вашего основного списка дел путем удаления элементов, выполненных каждый день, и добавления новых задач.
• Обновление уровней приоритета задач.
• Извлечение ключевых предметов, над которыми вы будете работать на следующий день.
• Распределите свои главные приоритеты в той последовательности или порядке, в котором вы предпочитаете выполнять задачи в течение дня.

4. Разбиение больших задач на более мелкие

Мысль об одновременном выполнении большой задачи или проекта может быть непосильной, поэтому неплохо разбить большие проекты на более управляемые компоненты, а затем начать работу над одним маленьким шагом за другим.

Разбивка проектов помогает не упускать из виду будущие задачи, которые необходимо начинать на ранней стадии, чтобы уложиться в срок.

Например, если вы готовите ежегодный семинар, его можно разбить на этапы, такие как предварительные действия, которые необходимо выполнить за 9 месяцев до мероприятия, мероприятия, которые необходимо выполнить за 3 месяца до мероприятия, мероприятия, которые необходимо выполнить за месяц до мероприятия. до мероприятия, действия, которые необходимо выполнить в фактический день семинара, и действия после мероприятия, или задачи, которые необходимо выполнить после завершения мероприятия.

Под каждой вехой будет определенный список разовых или повторяющихся задач, которые будут обрабатываться. Когда вы выполняете каждую небольшую задачу одна за другой, медленно и верно она закладывает основу для подготовки и проведения успешного мероприятия.

Подобно тому, как кладка одного кирпича за другим помогает построить дом, точно так же, когда вехи сочетаются с минимальными сроками, и когда они достигнуты, они в совокупности приводят к выполнению более крупной задачи или проекта.

5. Оценка времени и усилий / реалистичность того, что вы можете сделать за день

Оценка времени и усилий, которые потребуются для выполнения задачи, помогает в организации ваших приоритетов и дает вам возможность составить реалистичный план относительно того, что вы можете решить за один день.

Когда список приоритетов слишком длинный и часто не заполняется, со временем это может вызвать разочарование. Попытка сделать слишком много одновременно может иметь противоположный эффект с точки зрения чрезмерных обещаний и невыполнения сроков, переделывания работы для исправления ошибок, снижения производительности, беспокойства и выгорания.

Чем реалистичнее список дел, тем лучше. В идеале, планирование ежедневных приоритетов должно фиксировать, сколько вы можете сделать в имеющееся время с учетом вашего обычного рабочего темпа или скорости.

Трудно точно оценить, сколько времени потребуется, чтобы выполнить задачу, которую вы никогда раньше не выполняли. Вы можете положиться на свою лучшую оценку, а также узнать у других, кто это сделал, сколько времени это обычно или разумно занимает.

Для задач, которые вы выполняли раньше, вы можете определить из своего прошлого опыта, сколько времени потребуется для выполнения задачи и, наоборот, сколько задач вы можете выполнить в течение дня.

Реалистичные ожидания помогают укрепить и сохранить вашу надежность и авторитет. Кроме того, он отвечает не только личным ожиданиям, но и ожиданиям вашего начальника, членов команды и других.

Ниже приведены несколько советов о том, как лучше всего планировать и выполнять свои приоритеты:

• Визуализируйте, как будет выглядеть окончательный результат каждой выполняемой вами задачи.
• Планируйте вместе работать над аналогичными задачами.
• Пытаться начать и работать над задачей, пока она не будет завершена.
• Запланируйте время для работы в своем календаре.
• Делайте хорошо одно дело за раз.
• Набирайте обороты, плавно переходя от одной выполненной задачи к новой.
• Начните работать над своими приоритетами достаточно рано, чтобы не торопиться в последнюю минуту, чтобы уложиться в сроки.
• Делайте небольшие перерывы, чтобы омолодиться.
• Продолжение делегированной работы.
• Обязуюсь выполнять свои задачи.
• Предвидьте проблемы, с которыми вы можете столкнуться.
• Обдумайте выполненные задания.
• Если необходимо, найдите партнера по подотчетности, который поможет вам не сбиться с пути в достижении ваших приоритетов.

6. Управление сроками

Многие рабочие задачи ограничиваются сроками. Сроки помогают в управлении приоритетами, а также дают представление о том, сколько времени у вас есть на выполнение конкретной задачи. Это помогает соответствующим образом регулировать свои усилия и скорость.

Крайние сроки создают постоянное давление на выполнение, которое прекращается, когда срок соблюден. Они также стимулируют действия, направленные на соблюдение или превышение срока.

Когда проект будет завершен, начните с анализа требуемой работы и определите, есть ли у вас вся информация и ресурсы для успешного завершения деятельности. Заранее обратитесь за разъяснениями, чтобы полностью понять требования к работе.

Визуализируйте шаги, необходимые для достижения конечной цели, разработайте план, дорожную карту или стратегию, разделите работу на более мелкие задачи и начните работать над ней по частям.

При соблюдении крайних сроков можно отслеживать и оценивать прогресс и достижения.

Способы управления и соблюдения сроков включают:

• При планировании ваших задач ставьте себе ранние сроки завершения — они действуют как буфер или на случай непредвиденных обстоятельств, корректировок в последнюю минуту и ​​дают время для доработки окончательного результата.
• Вести текущий список сроков всех внешних фирм — регулярно обновлять список.
• Регулярно просматривайте и соответствующим образом готовьтесь к приближающимся срокам.
• Установить напоминания о сроках.
• Работая с другими над делом, регулярно отправляйте всем напоминания о приближающихся сроках.
• Обратите внимание на конкретные детали крайнего срока подачи, такие как лицо, которому будет отправлен окончательный проект, формат окончательной работы, средства доставки, срок и время, а также различия в часовых поясах.

7. Работа с прерываниями

Перерывы — неизбежная часть рабочего дня. Слишком частые перерывы могут сказаться на вашей производительности и отнять драгоценное время, которое можно было бы направить на ваши приоритеты.

Типичные прерывания включают электронную почту, телефонные звонки, текстовые сообщения, уведомления приложений, мгновенные сообщения, просмотр веб-страниц, частые встречи, общение с коллегами, громкие разговоры коллег и постоянный трафик, особенно если ваш стол находится рядом с общими принтерами и копировальными аппаратами.

Когда вас прерывают, вы теряете импульс, и требуется время, чтобы вернуться к устойчивому рабочему темпу или ритму. Когда вы регулярно запускаете и останавливаете задачу из-за перерывов, это может вызвать разочарование и увеличить количество времени, необходимого для выполнения задачи.

Оцените, с какими перебоями вы часто сталкиваетесь. Выясните, существуют ли определенные закономерности, и придумайте решения, позволяющие максимально контролировать прерывания. Например, если это конкретный коллега, который всегда заходит в чат, или вас втягивают на собрания, которые не имеют отношения к делу.

Важно отметить, что не все прерывания — это плохо; вы можете получать или получать важную информацию, которая поможет вам в выполнении ваших приоритетов.И наоборот, вы могли бы спасти кого-то от серьезной ошибки, просто выслушав его просьбу и предложив быстрый ответ.

Вот несколько способов справиться с постоянными прерываниями:

• Отключить уведомления для электронной почты, голосовой почты, приложений, мгновенных сообщений, текстовых сообщений и т. Д.
• Когда кто-то прерывает, быстро выслушайте, в чем состоит запрос, чтобы определить срочность.
• Если для обработки запроса потребуется время, попросите поговорить позже и фактически выполните.
• Если вы можете быстро ответить на запрос, дайте ответ и вернитесь к своим приоритетам.
• Сообщите своим коллегам, когда вы работаете в сжатые сроки, чтобы дать вам немного места.
• Надеть наушники.
• Поделитесь своим расписанием или календарем, чтобы держать других в курсе, когда вы заняты, чтобы помочь им определить лучшее время для разговора, когда вы доступны.
• Проверять и отвечать на электронные и голосовые сообщения через определенные промежутки времени.
• Если одобрено, работайте удаленно — используйте работу из дома для выполнения срочного или подробного проекта.
• Работа в тихом месте в офисе.
• Посещайте собрания, на которых вы можете повысить ценность.

8. Обращение за помощью на работе

Как бы мы ни хотели уверенно решать все наши задачи без сучка и задоринки, бывают моменты, когда это невозможно.

Время от времени требуется помощь в выполнении задач. Главное, о чем нужно помнить, — это не бояться просить о помощи, когда она нужна.

Лучше обратиться за помощью, чем пропустить важные сроки, которые могут повлиять на вашу производительность, репутацию и компанию.

Чтобы другим было легче помогать вам, регулярно инвестируйте в помощь своим коллегам. Это создает доброжелательность.

Всегда не забывайте искренне благодарить всех, кто вам помогает.

Вот советы по обращению за помощью на работе:

• Укажите конкретную помощь, которая вам требуется.
• Обращайтесь за помощью вовремя, а не в последнюю минуту, когда срок почти истек.
• Обращаясь за помощью, опишите, что вы уже сделали.
• Укажите любые подходы, которые вы пробовали, но которые не сработали, чтобы сэкономить время и помешать другим использовать аналогичные методы или ошибки.
• Будьте готовы ответить на уточняющие вопросы помощника.
• Определите коллег, которые, скорее всего, предоставят необходимую помощь и знания.
• Четко укажите, когда задача должна быть выполнена, чтобы все работали в один и тот же срок.
• Если вы поручили работу другим, проверяйте в определенные периоды, чтобы убедиться, что все идет хорошо.
• Обращаясь за советом к другим, внимательно слушайте и делайте заметки, чтобы помнить, что делать в следующий раз, когда вы столкнетесь с аналогичной проблемой.
• Если вы не можете принять решение, придумайте несколько вариантов и представьте их своему боссу, чтобы он помог вам выбрать лучший вариант.
• Долгосрочная стратегия предполагает работу с наставником, который поможет вам в вашей работе, и вы сможете извлечь выгоду из его многолетнего опыта.
• Точно так же широко общайтесь внутри своей компании с коллегами из других отделов, чтобы познакомиться с ними, узнать, чем они занимаются, и даже сотрудничать в межведомственных проектах.

9. Подготовка повестки дня для встреч

При отсутствии повестки дня встреча может легко отклониться в разных направлениях и тратить время участников.

При планировании встречи повестка дня помогает расставить приоритеты для обсуждения важных вопросов.

Повестка дня также действует как компас при проведении дискуссий, чтобы гарантировать эффективное использование времени встречи.

Постарайтесь разослать участникам собрания повестку дня и любые справочные материалы как минимум за несколько дней.

Принесите достаточное количество экземпляров повестки дня для распространения во время собрания.

Также поощряйте других составлять повестки дня для собраний, которые они собираются.

Когда вас просят о встрече, попросите повестку дня. Это также может помочь отсеять ненужные встречи, которые вам не нужно посещать.

Просматривая повестку дня, вы можете определить ценность встречи и необходимость вашего участия или участия, тем самым помогая расставить приоритеты для вашего времени.

Типичная повестка дня собрания включает:

• Название повестки дня.
• Цель или задачи собрания.
• Дата встречи.
• Время встречи (время начала и окончания).
• Место встречи или место проведения.
• Список участников также может быть включен в качестве опции.
• Пункты для обсуждения перечислены в порядке важности.
• Вы также можете указать приблизительное время, отведенное для каждой встречи.
• Дополнительным шагом является включение имени человека, который будет обсуждать или вести конкретный пункт повестки дня.
• Если некоторые участники будут подключаться удаленно, повестка дня может включать информацию о телефонном подключении / конференц-вызове.

10. Отправка обновлений статуса / отчет о ходе работы

Важнейшие компоненты для хороших отношений с вашим начальником и другими заинтересованными сторонами включают регулярное общение и предоставление обновлений статуса.

Это обычно достигается посредством регулярных запланированных встреч с вашим руководителем, а также встреч с другими людьми.

Сообщение об обновлениях статуса может быть достигнуто с помощью различных режимов, таких как обновление по электронной почте, телефонный разговор, текстовое сообщение, мгновенное сообщение, еженедельные отчеты об обновлении статуса, сводный отчет о ходе выполнения, подробный отчет о ходе работы, утреннее совещание в чате, презентация, посещение объекта и др.

Старайтесь регулярно предоставлять заинтересованным сторонам информацию о ходе выполнения задач, над которыми вы работаете, выполненных задачах, предстоящих приоритетах, проблемах, решениях, обратной связи и реагировать на любые возникшие вопросы, чтобы гарантировать, что все стороны находятся на одной странице в отношении ожиданий.

Частое обновление информации о других, особенно о вашем непосредственном начальнике, помогает привлечь внимание к вашей работе и усилиям и дает вам хорошую подготовку для стабильной работы в течение периода оценки эффективности.

Кроме того, обновления статуса дают вашему руководителю спокойствие, потому что он регулярно знает, как идут дела.

11. Как поддерживать приоритеты своего босса

Как вы можете помочь своему руководителю добиться успеха в своей роли?

Как правило, с некоторыми боссами работать намного проще, чем с другими.

В значительной степени успех работы и личное удовлетворение от работы зависят от того, какие отношения вы поддерживаете с вашим непосредственным руководителем.

Ваш начальник может помочь вам расти в вашей работе и продвигаться в компании.

Хорошие рабочие отношения с начальником могут мотивировать вас с нетерпением ждать выхода на работу каждый день.

Один из способов подпитывать и укреплять ваши профессиональные рабочие отношения с руководителем — это изучать их приоритеты и помогать им управлять своими приоритетами.

Вот несколько способов поддержать приоритеты вашего начальника:

• Обсуждение и поиск согласования между вашими приоритетами и приоритетами вашего начальника — проведение регулярных встреч для согласования.
• Предвидеть потребности вашего босса.
• Помогаем им быть более организованными.
• Изучите краткосрочное и долгосрочное видение вашего руководителя своей роли, команды, отдела и т. Д.
• Понимание того, как ваш руководитель определяет и измеряет успех на работе.
• Изучите предпочтительный метод и частоту общения вашего начальника.
• Предлагаем альтернативные решения проблем.
• Волонтерство, чтобы помогать в задачах, которых избегают другие.
• Уважая время начальника.
• Держите своего босса в курсе.
• Задавать хорошие вопросы.
• Открытость к предложениям и отзывам.
• Соблюдение сроков.
• Позвольте им услышать от вас о ваших ошибках и предлагаемых решениях, прежде чем услышать об этом от других.
• Проявить инициативу и приложить все усилия.
• Представление вашего босса на встречах и мероприятиях.
• Повышение навыков и знаний посредством тренингов.
• Развитие глубоких знаний о компании.
• Отчет о ключевых моментах обсуждения важных встреч, в которых вы участвовали.
• Обращает внимание на детали и хорошо справляется с небольшими задачами.
• В хороших отношениях с другими.
• Сохранять хорошее отношение.
• Помощь и сотрудничество с членами команды.
• Помощь в планировании и выполнении приоритетов отдела.
• Поддержка босса вашего босса.
• Обучение и наставничество новых сотрудников и стажеров.
• Помогаем другим расставить приоритеты.

12. Управление долгосрочными приоритетами

В списке дел могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные приоритеты. У краткосрочных приоритетов есть небольшое окно до того, как они должны быть выполнены или должны быть выполнены, от нескольких минут до нескольких часов, до дня, нескольких дней, недели, месяца, квартала до одного года.

Долгосрочные приоритеты имеют более длительные временные рамки, например, более одного года для завершения.

Примеры долгосрочных приоритетов включают написание двухгодичного отчета по проекту, планирование семинара, конференции или мероприятия, составление годового бюджета и внедрение новой системы.

Подумайте, когда будет завершен приоритет и как должен выглядеть конечный продукт, а затем работайте в обратном направлении. Ниже приведены несколько рекомендаций по управлению долгосрочными приоритетами:

• Ясно перечислите, чего вы хотите достичь.
• Как будет измеряться успех?
• Определите дату завершения приоритета.
• Найдите ресурсы, необходимые для выполнения упражнения.
• Определите небольшие этапы, которые вы можете выполнить на своем пути, чтобы приблизить вас к достижению конечной цели.
• Оцените, сколько времени займет каждый шаг или этап.
• Кто еще будет участвовать в выполнении приоритета?
• С какими проблемами вы, вероятно, столкнетесь?
• Как вы можете преодолеть трудности?
• Будьте готовы внести коррективы в свою исходную стратегию по мере необходимости — проявляйте гибкость при изменении методов, если они не работают так, как предполагалось, и продолжайте улучшать свою тактику.
• Приступайте к работе как можно скорее и набирайте обороты.
• Регулярно отслеживайте свой прогресс.
• Дайте себе буфер или подушку в конце, постарайтесь завершить работу немного раньше, чтобы дать время для обзоров или исправлений.

13. Изучение советов по приоритизации других людей

У разных людей разные способы управления приоритетами. Некоторые люди могут выполнить больше работы за день, чем другие.

Хорошая идея — поговорить с коллегами, особенно с высокоэффективными работниками, чтобы узнать советы и приемы, которые они используют, чтобы держать свой список дел под контролем и добиваться большего результата.

Вопросы, которые можно задать, могут включать следующее:

• Какую систему вы используете для определения приоритетов в работе?
• Какие приложения вы используете, чтобы не отставать от своих задач или работать более продуктивно?
• С какими типичными проблемами вы сталкиваетесь при соблюдении сроков?
• Что делать, если дедлайн внезапно сокращается?
• Как вам удается оставаться сосредоточенным весь день?
• Какие передовые практики вы рекомендуете для управления приоритетами?
• Как вы справляетесь с перебоями и отвлечением?
• Каков твой распорядок дня?
• Чем вы можете посоветовать, чтобы оставаться продуктивным в течение всего дня?
• Как вы справляетесь с перегрузкой электронной почты?

14. Обработка повторяющихся процессов и проектов

По мере того, как вы снова и снова работаете над определенной задачей, действием, процессом или проектом, могут появиться возможности или области для внесения улучшений и повышения эффективности.

Один из вопросов, который следует задать, — как сократить процесс или цикл проекта без ущерба для результатов?

Оптимизация процессов может помочь эффективно использовать ваше время и ресурсы для достижения той же цели.

Первым шагом в обработке повторяющихся или рутинных процессов является определение всех шагов, необходимых для выполнения действия.Это можно зафиксировать с помощью стандартных рабочих процедур вместе с контрольными списками.

Затем поищите области, в которых нужно исключить или объединить шаги, где это возможно и с надлежащими авторизациями, без ущерба для конечного результата.

Экономия времени также может быть достигнута за счет подготовки шаблонов, таких как шаблоны еженедельных отчетов, шаблоны отчетов о проделанной работе, шаблон списка дел, шаблон бюджета, шаблон стандартной рабочей процедуры и т. Д.

Кроме того, подготовка стандартных ответов на часто задаваемые вопросы или подготовка списка часто задаваемых вопросов и ответов помогает сэкономить время в долгосрочной перспективе.

Реализуйте контрольные точки контроля качества, такие как стартовые собрания в начале крупных проектов, чтобы объяснить требования, сроки и отчеты, необходимые для обеспечения того, чтобы все были на одной странице, прежде чем продолжить.

В конце процесса проведите вскрытие или извлеченные уроки, когда проект будет завершен, чтобы изучить, как улучшить следующий проект.

Области для улучшения могут включать улучшение коммуникации, чтобы гарантировать, что все будут на одной странице относительно ожиданий, частоты встреч команды и работы над улучшением оборачиваемости или времени отклика.

Другие области, требующие улучшения, включают в себя обучение более совершенным методам и использование программного обеспечения для улучшения и автоматизации процессов.

15. Управление перфекционизмом и прокрастинацией

С одной стороны, управление перфекционизмом заключается в том, чтобы знать, когда нажать на тормоз, когда вы достигли пункта назначения, вместо того, чтобы продолжать движение.

С другой стороны, управление прокрастинацией влечет за собой принуждение себя нажимать на педаль газа, чтобы достичь желаемой конечной точки.

15.1 Управление перфекционизмом

Перфекционизм — это стремление, желание и практика делать что-то лучше и лучше. Это может проявляться в чрезвычайно высоких личных стандартах совершенства, например, никогда не допускать ошибок или неудач.

Стремление к перфекционизму может увеличить количество времени, потраченного на деятельность в поисках совершенства, в ущерб потере времени на выполнение других конкурирующих приоритетов.

Стремление к перфекционизму также может замедлить вас и привести к нерешительности и тратить слишком много времени на простую задачу, не зная или не имея возможности перестать работать над чем-то, и так увязнуть в полировке деталей и чрезмерной обработке.

Шаги по управлению перфекционизмом включают в себя гибкость, изучение приемлемых норм и стандартов для завершенной работы и использование этого в качестве руководства, к которому нужно стремиться, приложить максимум усилий для выполнения задачи, а затем отпустить ее, отгрузить задачу, когда она будет готова, соответствует приемлемому стандарту и достаточно хорош, тогда переходите к следующей задаче.

На противоположном конце континуума перфекционизм может аналогичным образом препятствовать соблюдению сроков, когда кто-то считает, что для выполнения действия в соответствии с желаемыми стандартами потребуется слишком много времени и усилий, что они просто откладывают выполнение работы или даже избегают ее до тех пор, пока не появится нет другого выбора, кроме как сделать это, и, как правило, по прошествии большого количества времени, вызывая неистовую спешку завершить его.

15.2 Управление прокрастинацией

Промедление может привести к тому, что список дел будет содержать определенный набор задач, которые всегда присутствуют, и постоянно перемещаться от одного списка дел к другому, постоянно отягощая вас от осознания того, что у вас так много незавершенной работы, которая должна быть взялся в какой-то момент.

Прокрастинация может проявляться в привычке постоянно откладывать дела, которые вам не нравятся, и делать что-то в последнюю минуту — когда вы боитесь начать или недостаточно мотивированы и просто избегаете задач, пока у вас не останется другого выбора, кроме как выполнить их, потому что задачи не исчезнут сами по себе.

Как упоминалось ранее, прокрастинация также может быть вызвана перфекционизмом, когда вы откладываете работу, потому что потребуется слишком много времени, чтобы выполнить ее в соответствии с вашими желаемыми стандартами.

Избавьтесь от страданий, вызванных прокрастинацией, проведя инвентаризацию задач, которые вы регулярно избегаете, проанализируйте, почему вам не нравится их выполнять, разбейте их на более мелкие части и заставьте себя атаковать каждую часть в течение определенного периода времени и удерживать повторяя этот процесс, пока не будет завершено большое действие.

Набирайте обороты, выполняя одну небольшую задачу за другой, вы можете потерпеть неудачу несколько раз, однако со временем вы сможете войти в устойчивый ритм.

При выполнении задач, которые мы откладывали, возникает чувство облегчения. Пусть это чувство удовлетворения подтолкнет вас к выполнению всех незавершенных задач из вашего списка приоритетов.

16. Что делать, когда вы отдаете предпочтение другим

Часть ролей руководителя, менеджера или руководителя группы заключается в планировании и расстановке приоритетов в работе для других для достижения целей подразделения или организации.

Ниже приведены несколько шагов, которые необходимо выполнить при установке приоритетов групп:

• В максимально возможной степени вовлекайте свою команду с самого начала в разработку сроков и крайних сроков.
• Получите идеи от членов команды и узнайте, что у них на тарелках / текущие рабочие нагрузки.
• Сообщите команде о важности соблюдения сроков и о том, как они влияют или поддерживают отдел или компанию.
• Подготовить и сообщить приоритеты и сроки.
• Распределяйте задачи равномерно.
• Убедитесь, что все понимают задачи, сроки и крайние сроки.
• Будьте доступны для любых вопросов и отзывов; поощряйте членов команды задавать вопросы в случае сомнений.
• Проверяйся регулярно, чтобы узнать о прогрессе.
• Регулярно напоминайте команде об общей картине, общих целях и о том, почему важно их достигать.
• Признайте усилия, искренне похвалите и поблагодарите членов команды за достижение вех.
• В случае несоблюдения согласованных сроков выяснить, почему не соблюдались процессы.
• Выполните корректирующие действия и процессы, чтобы предотвратить повторение прошлых ошибок.

17. Работа с изменением сроков и приоритетов

Когда сроки и приоритеты меняются в мгновение ока, это может привести к нарушению ваших хорошо продуманных планов. Это может увеличить вашу рабочую нагрузку и усилить необходимость выполнять работу в сжатые сроки.

Гибкость и адаптируемость имеют решающее значение при навигации по сценариям, в которых перемещаются целевые стойки. Стремитесь переключать передачи как можно плавнее, несмотря на ограниченное время, необходимое для регулировки.

Когда сроки сокращаются, просто остается меньше времени на завершение работы и нужно прилагать больше усилий.

Когда меняются приоритеты, нужно перестать сосредотачиваться на том, что они делают, или отложить это в сторону и сосредоточиться на другой задаче.

Сроки и приоритеты могут сдвигаться или меняться из-за множества факторов, таких как запрос клиента, ваш менеджер или руководители высшего уровня, запрашивающие, чтобы работа была отправлена ​​раньше, чем запланировано, объем работ может увеличиваться или уменьшаться, проект может быть отменен или другие деятельность или проекты могут стать более популярными.

При изменении сроков и приоритетов,

• Сохраняйте хладнокровие, сохраняйте спокойствие.
• Получите хорошее понимание требований и желаемых результатов для новых приоритетов.
• Вместе со своим менеджером расставьте приоритеты для нового проекта или сроков и измените приоритеты для существующей работы.
• Если возможно, договоритесь о продлении существующих сроков, чтобы учесть чрезвычайные приоритеты.
• Определите лучший способ выполнить новые задачи как можно быстрее и эффективнее.
• Прервите работу и немедленно приступайте к работе.
• При необходимости обратитесь за помощью в сжатые сроки, включая делегирование полномочий другим лицам.
• По возможности вежливо постарайтесь понять необходимость изменения сроков или приоритетов.
• Тесно сотрудничать с другими членами команды, которые имеют решающее значение для соблюдения новых сроков.
• Понаблюдайте, как другие коллеги справляются с внезапными изменениями, и изучите их передовой опыт.

18.Почему пропускаются дедлайны

Есть много причин, по которым сроки не соблюдаются. Регулярное несоблюдение критических сроков может иметь негативные последствия и сказаться на сотруднике, команде, начальнике и даже компании.

Несоблюдение сроков может иметь эффект цепной реакции: если вы пропустите крайний срок для одного действия, это может задержать выполнение других задач.

Точно так же невыполнение крайнего срока для командного действия может задержать других, которые ждут вашего участия, для выполнения своих задач.

Некоторые причины пропуска сроков включают следующее:

• Плохие навыки управления временем.
• Отсутствие планирования и организации.
• Страх неудачи и страх не уложиться в срок.
• Откладывать, постоянно откладывать работу, которую необходимо сделать.
• Отвлекаюсь.
• Опоздал к работе и спешит ее закончить.
• Работа связана с бумажной волокитой, такой как ожидание рассмотрения и утверждения.
• Ожидание ввода от других.
• Конкурирующие приоритеты.
• Недооценка количества времени, необходимого для выполнения действия.
• Непредвиденные обстоятельства.
• Непонимание требований задачи или того, как выполнять работу.
• Неадекватная информация для выполнения задач.
• Неясные правила.
• Несерьезно к сроку.
• Нереальные сроки.
• Работа выполнена неправильно, ее необходимо переделать.
• Выгорание и истощение.
• Чрезмерная приверженность и перенапряжение.
• Объем работ увеличивается.
• Нехватка ресурсов, включая сокращение бюджета.
• Работа с просроченными работами.

19. Преимущества соблюдения сроков

Крайний срок фокусирует действие как лазер. Это помогает эффективно управлять временем. Когда вы выполняете работу вовремя, это увеличивает вашу мотивацию, чтобы уложиться в еще более сжатые сроки.

Типичные преимущества соблюдения сроков включают:

• Чувство выполненного долга и личное удовлетворение после соблюдения срока.
• Своевременное завершение работы дает возможность проводить контроль качества, анализировать и исправлять любые ошибки. Это создает возможности для улучшения и внесения вклада вами и другими.
• Увеличивает вашу производительность и производительность, вы выполняете больше работы.
• Делает вас надежным. Повышает ваш личный авторитет и репутацию и делает вас надежным сотрудником.
• Крайние сроки — это определенная дата окончания действия, вехи, цели или проекта.
• Сроки повышают концентрацию внимания.Они задают направление и держат вас на курсе.
• Помогает уменьшить или устранить отвлекающие факторы.
• Укрепляет командную работу и подотчетность, когда члены вашей команды знают, что они могут положиться на вас в вашей работе.
• Соблюдение сроков может помочь в сбережении и экономии ресурсов, например, в рамках бюджета и во избежание перерасхода средств из-за дополнительного рабочего времени.
• Делает счастливыми внутренние и внешние заинтересованные стороны, включая руководителей, членов команды, клиентов, поставщиков и продавцов.

20. Что делать, если вы пропустили дедлайн

Несмотря на наши лучшие намерения уложиться в сроки, бывают моменты, когда мы их не выполняем. Иногда это наша вина, а иногда это может быть связано с внешними ситуациями или даже с неизбежными обстоятельствами.

Это неприятная мысль, когда мы видим приближение крайнего срока, но не можем его уложиться.

Наихудший сценарий — полное упущение сроков.

Что делать, если они не уложились в срок? Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять в подобной ситуации, чтобы вернуться на правильный путь:

• Приносим извинения за несоблюдение срока.
• Заблаговременно предупреждать о возможных задержках.
• Предложите план смягчения последствий того, как вы будете выполнять требуемую задачу.
• Представить или доставить уже выполненную часть работы.
• Запрос на продление срока.
• Убедитесь, что вы соблюдаете продленный срок.
• Если вы забыли срок, прежде всего, признайте ошибку, попросите прощения и предложите решение.
• Сделайте все возможное, чтобы выполнить работу как можно быстрее и точнее.
• При необходимости обратитесь за помощью в соблюдении сроков.
• Используйте полученный урок как возможность учиться в будущем, чтобы избежать повторения ошибок.

Пожалуйста, оставьте отзыв о ThriveYard

Считали ли вы карьерные ресурсы ThriveYard полезными? Мы хотели бы получить известие от вас. Проверка займет всего пару минут.

• Что вам понравилось в статье / ресурсе карьеры?
• Как это вам поможет? или
• Как это вам помогло? или как это помогло другим?
• Или оставьте свой отзыв / комментарий.

Пожалуйста, отправьте свой отзыв, нажав на ссылку ниже:

 Оставьте свой отзыв о ThriveYard здесь ... Большое вам спасибо 

Дополнительные ресурсы о том, как расставить приоритеты и уложиться в сроки

1. 10 способов… Расставить приоритеты для вашей рабочей нагрузки
2. Как расставлять приоритеты задач и выполнять только ту работу, которая имеет значение
3. 12 советов по управлению временем
4. 7 советов, как эффективно расставлять приоритеты задач
5. Как расставить приоритеты в работе, когда все в порядке # 1
6. Как расставить приоритеты для задач и работы на рабочем месте, спланировать свою работу и уложиться в сроки
7. 12 простых стратегий для соблюдения сроков
8. Как безжалостно расставить приоритеты в списке задач, чтобы сделать больше
9. Как расставить приоритеты для нескольких проектов
10. 14 основных советов по соблюдению сроков
11. 8 способов эффективно расставить приоритеты в вашем списке дел

Использование матриц приоритетов для информирования UX-решений

Как UX-практики, мы часто попадаем в ловушку баланса: улучшения удобства использования, задачи, которые необходимо выполнить, дизайнерские идеи, персонажи, ресурсы — список можно продолжить.Реальность такова, что не все можно сделать сразу. Принятие осознанного решения о том, что расставить по приоритетам, может быть сложной задачей.

Матрица приоритезации служит для определения наиболее важных проблем. Этот структурированный объективный подход помогает достичь консенсуса при совместной работе, удовлетворяя разнообразные потребности пользователей и бизнеса.

Определение: Матрица приоритезации — это 2D-визуализация, которая показывает относительную важность набора элементов на основе двух взвешенных критериев.

Термин «матрица приоритезации» используется в сообществе дизайнерского мышления для обозначения множества методов и представлений приоритезации, которые технически не все квалифицируются как матрицы в математическом смысле. Для единообразия мы используем один и тот же термин, хотя иногда наши «матрицы» точнее описывать как «диаграммы». Хотя проявления каждого из них могут немного отличаться, все формы помогают командам визуализировать и сообщать приоритеты.

Диаграммы приоритезации использовались на протяжении десятилетий в самых разных областях и самыми разными способами. Многие матрицы тайм-менеджмента основаны на методе Эйзенхауэра, который проистекает из цитаты, приписываемой Дуайту Д. Эйзенхауэру: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны. . » При использовании этого метода действия распределяются по одному из четырех квадрантов: важный / срочный, важный / несрочный, неважный / срочный и неважный / несрочный.

Еще одним популярным инструментом, используемым в науке и математике, является матрица решений, которая позволяет систематически ранжировать многочисленные варианты в соответствии с некоторыми критериями. В UX мы можем использовать аналогичный метод для совместного взвешивания вариантов и принятия обоснованных решений, которые уравновешивают наше время и ресурсы с потребностями пользователя.

1. Определите элементы, критерии и шкалу, которые вы будете использовать

Есть три начальных шага для создания диаграммы приоритезации.Во-первых, определите приоритеты и запишите их на отдельных стикерах. Это могут быть:

• Проектов
• Идеи
• Функции, которые вы планируете реализовать
• Вакансии
• Группы или персонажи пользователей
• Научно-исследовательская деятельность

Затем вы определите критерии, в соответствии с которыми вы будете выполнять приоритизацию. Критериями приоритизации различных идей могут быть влияние на пользователя или возможность реализации.Для определения приоритета персонажей они могут быть процентной долей от пользовательской базы и ROI. Независимо от того, какие элементы вы расставляете по приоритетам, критерии всегда должны выводиться из общих целей проекта и потребностей бизнеса.

Когда у вас есть элементы и критерии, разработайте шкалу. Шкала может быть такой же простой, как высокая или низкая (например, если вашими критериями являются осуществимость или влияние на пользователя). Или это может быть фактическое число (если вы изображаете процент пользователей, шкала может варьироваться от 0 до 100).

2. Индивидуальное голосование на основе экспертизы

Расставьте точки разного цвета каждому члену команды. Общее эмпирическое правило состоит в том, что количество голосов на человека составляет половину количества приоритетных пунктов. Хотя каждый член команды получает одинаковое количество голосов, они должны голосовать только на основе критериев, которые входят в их область компетенции. Используйте разные цвета для разных областей знаний. Например, на матрице, отображающей осуществимость и влияние на пользователя, разработчики могут иметь зеленые точки и ранжировать выполнимость, в то время как дизайнеры могут иметь оранжевые точки, которые представляют влияние на пользователя.

Члены команды затем голосуют по пунктам. Участники могут подать несколько голосов по одному пункту. Эти голоса должны быть обоснованными мнениями, поэтому может потребоваться время для исследования или исследования до голосования.

Обратите внимание, что многие методы приоритизации не включают этот шаг. Однако в UX, где междисциплинарный консенсус является неотъемлемой частью успеха проекта, мы рекомендуем начать с голосования. Этот шаг не только ускорит процесс и обеспечит структуру для построения графика, но также предотвратит влияние самого громкого человека в комнате на результат упражнения.

3. Нарисуйте диаграмму и используйте голоса как основу для размещения элементов

Используя голоса команды в качестве ориентира, совместно разместите каждый элемент на своей диаграмме. На этом этапе не должно быть большого обсуждения. Цель состоит только в том, чтобы вывести элементы на сюжет на основе голосов, поданных на предыдущем этапе.

4. Обсуждение и согласование размещения

Когда все размещено на диаграмме, пора обсудить результаты и сравнить, где упали предметы.Некоторые вопросы, которые следует задать команде, могут включать:

• Действительно ли предметы, получившие равное количество голосов, равны? Является ли идея A в равной степени осуществимой с идеей B, даже если они получили одинаковое количество голосов? Почему или почему нет?
• Согласны ли мы с пунктами, которые оказались на краю шкалы?
• Почему некоторые элементы не получили голосов? Было ли дело в том, что у нас не было достаточно голосов, или они действительно не имеют ценности в соответствии с нашими критериями?

В ходе обсуждения команда может свободно перемещать элементы вместе.В конце должно быть достигнуто соглашение об окончательном размещении всех предметов.

5. Разделять и приводить в действие

После построения и обсуждения карта должна быть задокументирована и предоставлена ​​заинтересованным сторонам. Результатом упражнения должен стать четкий план действий и сроки.

Одной из самых сильных характеристик этой техники является ее адаптируемость в зависимости от потребностей и целей вашей команды.

Увеличьте количество критериев.

Можно использовать произвольное количество критериев, хотя визуализация становится затруднительной с 3 критериями и чрезвычайно трудной с 4 или более. Таким образом, если возможно, мы придерживаемся 2 критериев.

Если действительно важны другие критерии, разделите их на пары, как показано ниже, а затем сравните две диаграммы. (Если есть только один критерий, вам не нужны никакие инструменты принятия решения: просто выберите вариант с наивысшим баллом.)

Создайте несколько графиков для сравнения по критериям.

Когда существует более двух критериев, влияющих на принятие решений, вы можете нанести элементы на несколько графиков. Это позволяет команде получить доступ к нескольким переменным, которые могут быть важны для пользователей или для бизнеса. Например, идея может иметь высокий рейтинг по влиянию на пользователя и выполнимости, но очень мало влияет на рентабельность инвестиций.

При настройке нескольких матриц всегда помещайте лучший результат в крайний правый или верхний левый угол вашей оси. Это позволяет вам легко сравнивать несколько матриц и определять лучшие элементы как те, которые постоянно попадают в верхний правый угол вашей матрицы.

Включить более строгую шкалу.

В приведенных выше примерах используется простая двоичная шкала; однако при необходимости вы можете использовать непрерывные шкалы. Например, вместо того, чтобы просто использовать шкалу от высокого до низкого для оценки осуществимости, вы можете использовать расчетное время для реализации функции (например, 1 год против 2 недель). Ресурсы можно ранжировать в соответствии с квартальным бюджетом: 50 000 долл. США vs.1000 долларов.

Если результат приоритезации имеет серьезные последствия, сделайте процесс более строгим. Например, попросите членов команды расположить свои точки для голосования (например, написав 1, 2 и 3 на своих 3 точках). При подаче голосов члены команды должны определить вес каждого из своих голосов, а не просто трех лучших. Таким образом, результат заключается не только в том, какие элементы получили наибольшее количество голосов, но и в том, какие из них получили наибольшее количество голосов (1) и так далее.

Пункты могут получить рейтинговые голоса, которые отражают их важность для каждого избирателя.Ранжированные голоса используются для определения места в матрице.

Голосовать при закрытых дверях.

Процесс также можно адаптировать к потребностям вашей команды. Если культура вашей команды склонна к групповому мышлению или эффекту HIPPO (мнение самого высокооплачиваемого человека), то голосуйте конфиденциально или в цифровом формате, а не открыто, чтобы сделать процесс действительно демократичным и предотвратить предвзятость.

Применить к жизни.

Таблицы приоритезации полезны и вне работы.Если вы подумываете о новом jo

Как управлять своим временем и расставить приоритеты для вашей рабочей нагрузки

Вы из тех, кто изо всех сил пытается разобраться в своем списке дел? Вы иногда боитесь даже начать список из-за того, что нужно уловить слишком много вещей? Пытаетесь ли вы быть более эффективными, пытаетесь сделать больше или пытаетесь найти способ работать в неопределенное время, вы не одиноки.

Прямо сейчас, когда мы пытаемся справиться с последствиями COVID-19, многие из нас сталкиваются с новым способом работы, а также стараются оставаться на вершине приоритетов в быстро меняющейся и неопределенной среде.Найти свое внимание бывает непросто и в лучшие времена. В худшие времена это бесконечно труднее.

Как карьерный тренер, я помогаю профессионалам работать наилучшим образом и достигать своих самых больших целей. Работать во время пандемии сложно и беспрецедентно. Но мы все вместе со своими страхами, заботами и проблемами. То, как мы работаем и что мы делаем, будет различаться, обстоятельства, с которыми мы сталкиваемся, уникальны, но часто возникает проблема «как сделать это, это И это сделать прямо сейчас?» в значительной степени универсален.

Если вам нужна помощь в том, как лучше управлять своим временем и расставлять приоритеты в рабочей нагрузке, вот несколько способов достижения обеих целей.

Получите ясную картину в целом

Когда дело доходит до расстановки приоритетов в списке дел, важно учитывать общую картину. Самое главное и самое важное. Если у вас есть начальник, для того, чтобы делать это эффективно, вы оба должны быть на одной волне.

Используйте групповые встречи или индивидуальные встречи для полного эффекта.У всех разные стили управления, и, вероятно, вы уже знаете, с чем работаете. Даже если у вас есть четкий список дел, важно убедиться, что вы оба на одной странице в отношении ключевых обязанностей и целей вашей роли.

Нет ничего хуже, чем потратить кучу времени на выполнение задачи, только чтобы узнать, что ваш руководитель разочарован тем, что он хотел, чтобы вы потратили свое время на что-то совсем другое. По возможности вы должны четко понимать, что требуется, а что важно во времени.

Запланируйте самые важные задачи

Когда вы знаете местность, вы можете начинать выяснять, как лучше всего добиться своей цели. Я всегда советую своим клиентам планировать свои рабочие дни заранее. Если вы знаете, что у вас есть регулярные дедлайны, выясните, сколько времени вам нужно, чтобы выполнить работу, и учитывайте дополнительное время на случай, если что-то еще помешает. Я полагаюсь на свой еженедельный планировщик, который предлагает мне записать, на чем я сосредоточен на этой неделе.Записывание приоритетов до начала недели напоминает мне, что нужно найти время для важных дел.

Часто бывает так, что каждый день у вас не хватает времени. Списки дел кажутся бесконечными, и если вы обнаружите, что не справляетесь со всем необходимым, пора сделать шаг назад и задуматься. В сутках так много часов. Чтобы быть продуктивным, вы должны расставить приоритеты в отношении самого важного, чтобы не упустить самые важные задачи.

Замечательный тренер Стефани Чжун из Dear Anne Media дала мне фантастический совет, который я теперь применяю ежедневно.Она рекомендует записать три ваших главных приоритета на день на каталожной карточке. Если у вас нет каталожной карточки, подойдут стикеры или небольшой лист бумаги. Она советует иметь три главных вещи, которые необходимо сделать в таком месте, где вы можете видеть их весь день. Если ваши приоритеты записаны в ежедневнике или блокноте, на которые вы время от времени заглядываете, они могут не остаться незамеченными. Если положить заметку на рабочую станцию, носить ее с собой во время работы или наклеить на экран, это поможет вам не сбиться с пути в качестве визуального напоминания.

Убедитесь, что у вас есть время для решения приоритетных задач. Если вы этого не сделаете, вы настроите себя на неудачу. В зависимости от вашей рабочей среды для этого может потребоваться работа с вашим менеджером или командой, чтобы обеспечить вам необходимое время в начале дня. В качестве альтернативы, у вас может быть возможность выделить время в своем календаре, чтобы убедиться, что вы можете выполнить свои приоритеты.

Если вашими приоритетами являются регулярно выполняемые задачи, создайте расписание и привычки, которые позволят вам выполнять свою работу наилучшим образом.Например, если есть еженедельный отчет, который нужно отправлять каждую пятницу до 11 часов утра, отследите этот срок, чтобы создать мини-вехи и процессы для их поддержки. Не забывайте позволять себе маневрировать, поскольку могут появиться всплывающие окна, которые могут вас сбить с толку.

Поиск и устранение неисправностей Промедление

Если вы боретесь с прокрастинацией, вы не одиноки. По правде говоря, мне пришлось проработать это, чтобы закончить этот пост вовремя для моего редактора.Мало кто из нас невосприимчив к саботажному поведению, которое приводит к откладыванию задачи, которую, как мы знаем, нам действительно нужно решать. Если вы знаете, что нужно сделать, но у вас возникают проблемы с началом работы, вот несколько средств устранения неполадок, которые вы можете попробовать.

Шаг 1. Представьте, что вы почувствуете, когда закончите задание.

Если это поможет, дайте себе стимул в виде награды. Мне лично нравятся положительные подкрепления, такие как вознаграждение любимыми закусками или угощениями вместо штрафов.В конце концов, если вы не добьетесь результата, объяснив причину своему руководителю или редактору в моем случае, будет достаточно наказания.

Шаг 2: Заблокируйте все остальное.

Сведите к минимуму все возможные отвлекающие факторы, которые могут помешать началу работы. Это может включать закрытие интернет-браузеров, отключение звука Slack, изменение вашего местоположения или надевание наушников. Делайте все, что вам нужно, чтобы сосредоточиться.

Шаг 3. Разбейте задачу на более мелкие части.

Начните с разбивки задачи на более мелкие управляемые шаги.В моем случае, вместо того, чтобы думать: «Мне нужно написать 1500 слов за один присест», я начал подробно описывать то, чем хочу поделиться, и составлять маркеры с идеями для каждого раздела. Это сразу сделало то, что мне нужно было делать дальше, более осязаемым и достижимым.

У всех разные стили работы. Если это поможет, попробуйте Технику Помидора, которая включает в себя целенаправленную работу над вашей задачей в течение 25 минут, пятиминутный перерыв, повторный прыжок еще на 25 минут, еще один перерыв и так далее.Лично я предпочитаю делать 45-минутные очереди, а затем делать 15-минутный перерыв, чтобы перегруппироваться. Найдите ритм, который вам больше всего подходит.

Шаг 4: Перейти в

Далее нужно сдирать пластырь и сразу приступать. Часто наш разум раздувает задачу, делая ее более масштабной, пугающей или более трудоемкой, чем она есть на самом деле. Просто начните, плюс чем раньше вы начнете, тем скорее это будет сделано

Как только вы начали, продолжайте. Для этого нужна дисциплина. Если вы обязуетесь что-то сделать, сделайте это. В конце концов, вы хотите, чтобы вас знали как человека, на которого нельзя положиться?

Освоение мышления

Если вам нужна помощь, чтобы не отставать от задачи, особенно если она постоянная, вы гарантированно найдете для этого кладезь приложений.Мы почти достигли точки насыщения, когда есть приложение для всего, но в данном случае я не хочу направлять вас к списку волшебных загрузок. Самый важный инструмент, который вам нужно использовать, — это тот, который у вас уже есть. Это твое мышление.

В бестселлере 7 навыков высокоэффективных людей автор книги Стивен Р. Кови напоминает нам, что «задача не в том, чтобы управлять временем, а в том, чтобы управлять собой». Психолог Гей Хендрикс развивает эту концепцию в своей книге « Большой скачок » с его объяснением концепции времени Эйнштейна.Хендрикс утверждает, что вместо того, чтобы рассматривать время как ограниченный ресурс, мы сами создаем время и решаем, как его использовать и применять. В результате у нас есть выбор: создать время или создать цейтнот. Мы можем решить, какие действия предпринять в отведенное нам время.

Если вы начнете с мышления, что можете и будете выполнять свои приоритетные задачи, а затем примете меры, у вас больше шансов на успех. Если вы начнете чувствовать беспокойство или разочарование, или почувствуете, что время идет против вас, вам будет труднее пройти через это.

Если вы склонны к завышенным обещаниям и недоотпуску, пора отказаться от этой привычки, даже если вы не соблюдаете личные сроки, которые вы для себя установили. Иногда мы резко недооцениваем, сколько времени нужно для выполнения определенных дел. Будьте объективны и реалистичны в отношении имеющегося у вас времени, необходимых шагов и того, что необходимо сделать.

Если у вас есть много вещей, которые нужно решить, выберите одну вещь, которую вы должны сделать в первую очередь. Я стараюсь делать «сначала самое худшее», что позволяет мне выполнить задачу, которой я боялся в начале дня.Установите ограничение по времени и придерживайтесь его. Работа, чтобы опередить часы, может быть отличным мотиватором для выполнения задачи. Удалите все отвлекающие факторы, чтобы сосредоточиться на том, что вам нужно сделать, и быстрее решать их. Если это поможет, создайте личный стимул в качестве награды за то, что, наконец, выполнили свою работу.

Что делать дальше, если вы собираетесь сорвать дедлайн

Если вы чувствуете себя разбитым, обессиленным или переживаете, что сорвете сроки, не прячьте голову в песок.Большинство проблем разрешимы, но вы должны быть готовы изучить возможные варианты. Если время для критической задачи истекает, следует рассмотреть несколько вариантов ограничения ущерба.

Начните общаться и решать проблемы с ключевыми заинтересованными сторонами, прежде чем вы достигнете критической по времени точки невозврата. Предоставьте обновленную информацию о текущем статусе, чтобы управлять ожиданиями и определить, есть ли какая-либо гибкость в отношении объема или сроков.

Если нет, внесите предложения о том, как поставить наиболее важный необходимый компонент.Это может быть получение помощи или информации от других, корректировка подхода, смещение ресурсов или фокуса, чтобы вы оказались там, где вам нужно быть.

Если вы работаете в команде, узнайте, может ли кто-нибудь помочь. Просить о помощи и признавать, что вы боретесь, может показаться страшным, но не бойтесь этого делать. Если вы дошли до предела и чувствуете, что на вашей тарелке слишком много дел, вам следует что-то сказать. Ваша честность поможет всей команде и принесет пользу вашей работе в долгосрочной перспективе. Если у вас слишком много дел, поговорите со своим менеджером, прежде чем сорвать дедлайн.Будьте честны, избегайте жалоб и предлагайте активные решения, которые могут помочь.

Поскольку мы запрограммированы на постоянное продвижение вперед, нередко возникает ощущение, что мы делаем недостаточно. Работая над своим списком дел, не забывайте записывать свои достижения и то, что вы уже сделали. Не сосредотачивайтесь только на том, чего вы еще не сделали в своем списке. Каждый вечер я делаю ежедневные записи в своем ежедневнике о том, что я сделал. К концу недели я всегда приятно удивляюсь тому, что записал.Безусловно, это больше, чем я помню, и это мотивирует читать. Итак, следите за тем, что вы делаете, и не забывайте вознаграждать себя за достигнутые результаты.

Расскажите нам, что вы думаете

Есть ли у вас какие-нибудь полезные советы, как управлять своим временем? Ждем вашего ответа. Делитесь советом в комментариях или присоединяйтесь к беседе в Twitter.

–

Октавия Горедема — отмеченный наградами карьерный тренер и писатель.Вы можете найти ее в Instagram , LinkedIn и Twitter .

Ставьте приоритеты как профессионал и достигайте целей в рекордные сроки

Матрица Эйзенхауэра

Один из моих любимых способов расставить приоритеты для моих задач — использовать матрицу Эйзенхауэра, но прежде чем мы это сделаем, давайте посмотрим на разницу между срочными и важными.

Срочные предметы — это те, которые, кажется, кричат ​​ «СЕЙЧАС!» , и они привели нас в состояние реакции. Если вам когда-либо кажется, что вы бежите от одного костра к другому, вы знаете это чувство.

Важные задачи — это те, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей. Это может быть срочно, но редко. Дуайт Д. Эйзенхауэр сделал успешную карьеру и, как известно, использовал эту технику для сортировки своих приоритетов, отсюда и название!

Вот что он сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.”

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр НАЖМИТЕ НА TWEET

Хорошо, теперь, когда мы знаем разницу между Срочно и Важно, давайте нарисуем несколько квадратов.

Сначала нарисуйте большой квадрат, а затем разделите его на квадранты. Затем в двух верхних квадратах напишите «Срочно» и «Не срочно». Затем напишите «Важно» и «Не важно» в полях слева, например:

Наконец, вы берете весь свой список дел и складываете его в эти четыре квадрата. Но прежде чем вы это сделаете, помните, что не все равно. Некоторые вещи намного важнее других, поэтому помните о правиле 80/20.

После того, как вы разместите свой список дел в квадратах, вы можете применить четыре буквы D к квадратам. Если вы не знакомы с четырьмя D, ознакомьтесь с этой статьей, чтобы получить быстрый обзор.

Вот что вы делаете:

• Если у вас срочные и важные задачи, Сначала выполните .
• Если ваши задачи не срочны, а важны, отложите их на потом.
• Если они срочны, но не важны, Передайте другим людям.
• Если они не срочны и не важны, Удалите их из своего списка — они не стоят того.

Как видите, не все в вашем списке — это то, что вы должны делать, и вам, безусловно, не обязательно делать все правильно в этот момент. После того как вы делегировали часть своего списка и удалили другую часть, вы можете вернуться к работе над тем, что действительно важно.

Как использовать оценочную карту для определения приоритета функций

Приоритезация функций — это основная задача менеджера по продукту. И все же многие менеджеры отдают предпочтение своим приоритетам, основываясь на интуиции или на потребностях самого громкого человека за столом. В этом посте я объясню, как использовать систему показателей, чтобы согласовать все заинтересованные стороны с тем, какие функции сделать в следующем выпуске приоритетными. Такой подход к системе показателей гарантирует, что вы по-прежнему будете сосредоточены на удовлетворении потребностей клиентов и стратегии компании, одновременно снижая риски.

Хорошо, допустим, у вас уже есть четкая стратегия, подтвержденная пользователями. Вы занимались развитием клиентов и у вас есть набор функций, основанных на проверенных гипотезах. Пришло время определить приоритеты функций для следующего выпуска. Итак, каковы ваши критерии приоритизации?

Распространенная ошибка, которую совершают многие из нас, — это «нанести удар» по приоритетам, используя интуицию, а затем передать их команде разработчиков. В конце концов, мы приложили все усилия, чтобы узнать о наших клиентах, чтобы знать, что им подходит, верно? Ну, возможно.Но не так быстро. Вам по-прежнему нужно заручиться поддержкой вашей исполнительной команды.

Это правда, что мы — те, кто предлагает содержание релиза, но нам все еще нужно получить поддержку от других. В конце концов, вы не являетесь генеральным директором продукта (подробнее об этом в следующей публикации).

Вы можете быть обеспокоены тем, что, как только вы начнете собирать бай-ин от других, ваша первоначальная приоритезация исчезнет. Мы все были там. У всех разные представления о том, как должен выглядеть следующий релиз.Отдел продаж, маркетинга, инжиниринга и поддержки имеют веские аргументы в пользу того, почему именно их функции должны использоваться.

Наличие сильного мнения клиентов при выборе приоритетов увеличит ваши шансы, но вам все равно придется защищать свой набор функций. Чтобы получить веские аргументы и прийти к консенсусу, я рекомендую использовать систему показателей. Его легко использовать, понять и реализовать. Некоторые из лучших инструментов управления продуктами (например, Aha! И ProductPlan) уже поддерживают этот подход, но хорошо, что вы также можете использовать простую электронную таблицу.

Как пользоваться оценочной карточкой

1. Убедитесь, что у вас есть четкая стратегия и определенная тема для следующего выпуска.

2. Согласуйте с заинтересованными сторонами, какими должны быть критерии оценочной карты для этого выпуска, задолго до начала определения приоритетов. При определении системы показателей я предлагаю вам подойти к столу с предложенным списком параметров и весов, а затем поработать с руководителями над их точной настройкой. Если вы начнете встречу с чистого листа бумаги, то процесс займет гораздо больше времени.В этот момент вы просите их вести машину, а не руководите своим собственным процессом.

Например, вот таблица показателей с некоторыми возможными категориями и весами.

В приведенном выше примере функциям, влияющим на операционную эффективность, было уделено наибольшее внимание, поскольку тема выпуска связана с улучшением этой области.

3. Определите наиболее важные функции, связанные с этой темой. Если вы примените критерии оценочной карты ко всем возможным функциям в своем бэклоге, вы рискуете потерять фокус и не двигаться к своим стратегическим целям.Итак, сначала сгруппируйте функции, которые являются хорошими кандидатами для темы выпуска, и применяйте систему показателей только к этим функциям.

4. Для каждой из этих характеристик присвойте балл (1–100) для каждой категории в оценочной карте. Оценка 100 означает, что функция будет иметь чрезвычайно большое влияние на эту категорию.

Вот пример:

Первой функции, «Ежемесячный отчет», была присвоена оценка 90 в категории «Вовлеченность клиентов», поскольку ее выпуск будет иметь очень большое влияние на взаимодействие с клиентами.Общий уровень приоритета для функции ежемесячного отчета затем рассчитывается следующим образом: Ежемесячный отчет = 90 * 20% + 90 * 10% + 50 * 30% + 20 * 40% = 50.

После того, как вы завершите этот расчет для всех соответствующих функций, результатом будет список с приоритетами, связанный со стратегией компании.

Совет от профессионалов: Вы можете присвоить отрицательный вес определенной категории, если хотите, чтобы более высокий балл снизил приоритет. Например, категория «Риск реализации» может иметь отрицательный вес (-20%).Поэтому при подсчете баллов эта категория вычитается из общей суммы. В результате получается список с приоритетами, в котором более рискованные функции имеют меньший приоритет.

Теперь имейте в виду, что система показателей может часто меняться, даже при каждом выпуске. Категории и веса в системе показателей должны адаптироваться к тому, что происходит в вашей компании, чтобы вы всегда уделяли внимание наиболее важным элементам темы этого выпуска.

При создании категорий оценочной карты учитывайте потребности других отделов.

Теперь обратите внимание, что в примере с оценочной картой я представляю несколько групп внутри организации (продажи, UX, операции и т. Д.). Я согласен с тем, что наша ответственность — заботиться о потребностях клиентов, но часто менеджеры по продуктам забывают, что клиентам нужны не только новые функции или новые «инновации». Иногда вашему продукту не хватает удобства использования, производительности или стабильности. Это «скрытые» области продукта, но они также влияют на покупателя.

Инновации ничего не значат, если вашему продукту не хватает удобства использования, производительности или стабильности

В других случаях вашему продукту не хватает внутренней операционной эффективности, а это означает, что вашей внутренней команде не хватает инструментов для управления и поддержки вашей инфраструктуры.Все эти внутренние инструменты очень необходимы, но поскольку они нечасто видны заказчику, иногда бывает трудно убедить руководителей или других лиц в том, что нам нужно инвестировать в эту функциональность.

Наша работа как менеджеров по продукту — выявить эти потребности и соответственно определить их приоритеты. Система показателей с правильными категориями и весами может стать отличным инструментом для поддержки краткосрочного направления выпуска без потери фокуса долгосрочной стратегии.

Например, предположим, что вам действительно не хватает внутренних инструментов.Затем вы можете согласиться со своими руководителями в том, что операционная эффективность должна быть темой следующего выпуска, и поэтому ваша система показателей должна поддерживать это направление. В таблице выше обратите внимание на значения для функции «Монитор работоспособности». Он имеет низкие оценки по всем категориям, кроме операционной эффективности. Но поскольку это тема релиза, эта функция сразу получает наивысший приоритет.

С другой стороны, иногда вам может потребоваться добавить в систему показателей функции, которые очень нужны вашим коллегам из других отделов, но которые не соответствуют теме текущего выпуска.Использование системы показателей покажет им, что вы действительно учитываете их потребности и вносите их в таблицу приоритезации … но в настоящее время существуют конкурирующие приоритеты, которые лучше поддерживают стратегию.

Система показателей позволяет всем отделам придерживаться стратегии

Итог

Вы, менеджер по продукту, должны определять приоритеты функций для каждого выпуска, чтобы убедиться, что вы используете свои ресурсы разработки наилучшим образом, и чтобы ваши клиенты и руководители были довольны.