Образец распорядок дня руководителя: Расписание рабочего дня руководителя пример. Составление плана рабочего дня руководителя. Убрать факторы, пожирающие время

Содержание

Планирование рабочего дня руководителя. | Университет СИНЕРГИЯ

Одна из основных должностных обязанностей менеджера – организация рабочего процесса. Она реализуется в составлении графиков, смен, создании координационных связей между отделами, филиалами и подразделениями. Чтобы успешно справляться с таймингом для сотрудников, трудовые будни управленца начинаются с планирования дня руководителя. Без четкого собственного расписания, успешно справиться с намеченными целями не получится.

Принципы правильного планирования времени

Ежедневный распорядок дня развивает самоорганизацию. Благодаря рационализации можно успеть разрешить максимальное количество задач, без проблем вписать в график отдых, прогулки или занятия спортом. Существуют методики, позволяющие гармонично распределять обязанности в течение дня:

  1. Айви Ли – метод, разработанный американским журналистом в 20 веке. Суть: в конце рабочего дня в ежедневник выписываются 6-10 основных дел на завтра по степени значимости. Не завершенный пункт плана переносится. Методика подходит руководителям, работающим в строгом графике. Для непредвиденных ситуаций способ не применяется.
  2. Выставление оценок – задачи расписываются по уровню важности и обязательности. Поручения, требующие немедленного выполнения или ограниченные по срокам, получают 3 балла, растянутые во времени проекты – 2, занятие с беспроблемным переносом и расположением в свободных окнах – 1 балл. После выставления оценок составляется сводная таблица, отображающая порядок действий на день, неделю или месяц.
  3. Getting Things Done – принципиально иной подход, с ключевой позицией о равнозначности целей. Дела нельзя разделять по степени превалирования, руководитель должен выполнить их все. Новая функция сразу записывается в расписание с указанием крайней даты решения.

Для разделения рабочего времени не по задачам, используются другие современные способы.

Автоматизация процессов

Метод заключается в использовании специально разработанных IT-сервисов, позволяющих рационально распределять энергию во время трудового процесса.

  • Todoist – мультифункциональное приложение для ПК или ноутбука, с окошками для записи запланированных мероприятий с указанием дедлайна. К любому пункту дополнительно загружаются файлы и документы, для удобства применения организаторами занимающимся проектами или стратапами. После напоминания о сроках сдачи заказа, прикрепленный контент отправляется клиенту.
  • Any.Do – голосовой помощник, составляющий список дел и распределяющий их по времени выполнения. Сервис синхронизируется с календарем и заранее уведомляет о приближающимся событии.
  • Google Calendar – простое приложение с удобным интерфейсом в виде таблицы с датами. В ячейку можно добавлять комментарии и прикреплять участников, что удобно для разбивки не только собственного времени, но и организации работы внутри отдела.
  • 24me – подходит для директоров по закупкам. На главном экране составляется список заданий, распределяющихся по датам. Сервис заранее предупреждает о предстоящем событии, обеспечивает возможность привязки карты и оплаты покупки, что особенно важно при совершении торговых сделок.

Многозадачность

На день можно запланировать сколько угодно дел, но решить больше 9 крупных вопросов сложно. Метод рационального использования времени строится на сокращении всех рабочих мероприятий: выделяют 3 особо важные цели (решение потребуется сегодня), 3 средние, дополняющих основные, и 3 мелкие, укладывающиеся в свободное время между центральными заданиями. Небольшие поручения можно перенести или отложить, а главные обязательно выполнять ежедневно.

Техника Pomodoro

Поминутное расписывание рабочего дня: 25 минут интенсивной деятельности с максимальной концентрацией внимания, затем 5-минутный отдых, и так 4 периода. После завершения четвертого цикла работы в таком режиме делается длительный перерыв в 20 минут, и так по кругу. Преимущества метода – профилактика переутомления, уменьшение действия отвлекающих факторов (заниматься сторонними делами разрешается только во время отдыха), повышение производительности и быстроты сдачи проектов.

Принцип 10 минут

На неважное задание, рекомендуется выделять хотя бы 10 минут времени ежедневно без внесения в планировочные диаграммы, тогда постепенно задача будет разрешена без прописывания ее в основной график рабочего тайминга.

Энергетическое распределение и делигирование полномочий

Если часть функций можно распределить между подчиненными с меньшей загруженностью, то стоит воспользоваться этой возможностью. Проконтролировать качество результата и внести корректировки проще, чем выполнять все задание самостоятельно. Оставшиеся дела классифицируются по трудозатратам. Рекомендуется начинать день с самого сложного и трудоемкого процесса, а затем переходить к более легким задачам.

Правила повышения личной эффективности

  1. Визуализация. Список дел прописывается на бумаге или в электронном виде. Наглядность помогает лучше ориентироваться в распорядке и вносить незапланированные изменения.
  2. Крупные проекты разбиваются на мелкие подзадачи, выполняющиеся в логической последовательности.
  3. Сделанное задание вычеркивается. Наблюдение за уменьшением списка дел, создает дополнительную мотивацию для достижения поставленных целей.
  4. Педантичность в организации рабочего процесса. Комфортное расположение нужных для трудовой деятельности вещей и инструментов экономит время на их поиск и сокращает длительность выполнения задания.
  5. Достижение оптимального рабочего ритма. Медленное продвижение должностных обязанностей в начале, может привести к напряженной работе перед сроком сдачи заказа. Такой ритм создает повышенное психоэмоциональное напряжение, требует затраты большого количества физических ресурсов, заставляет человека находится в стрессовой ситуации. Если сразу равномерно распределить нагрузку на весь период выполнения проекта, этого можно избежать.

Планирование на профессиональном уровне

Эффективно организовывать рабочее время руководителя помогает прохождение специальных курсов, обучающих правильному и рациональному таймингу. В академии «Синергия» разработана отдельная образовательная программа – Project-менеджер. Она позволяет обычным управленцам перейти на качественно новый уровень работы, связанной со структурированием, ведением и конечной презентацией проектов. Специалист не только руководит подчиненными, он занимается подбором подходящих кадров, проводит личные собеседования и переговоры с подрядчиками, координирует деятельность отделов, вовлеченных в выполнение заказа. Такой подход позволяет сдавать проекты в строго оговоренные сроки.

Обучение дистанционное с использованием онлайн-образовательных платформ и открытым доступом к лекциям через личный кабинет. Формат позволяет совмещать учебу с основной трудовой деятельностью и личными делами, слушать теоритический материал и выполнять практические задания в свободное время. Длительность курса 6 месяцев.

Образовательная программа подходит для новичков в сфере менеджмента, желающих получить востребованную высокооплачиваемую профессию, и для специалистов из смежных дисциплин, которым организаторские качества и грамотное руководство требуется для максимально успешного выполнения должностных обязанностей (маркетологи, руководители отделов, частные предприниматели).

Список профессиональных компетенций менеджера

  1. Построение маркетинговых стратегий;
  2. Анализ конкурентов, мониторинг рынка и ценовой ниши;
  3. Разрешение споров и конфликтных ситуаций;
  4. Использование анкетирования и тестирования для анализа целевой аудитории и качества работы;
  5. Выстраивание коммуникационных связей между подразделениями;
  6. Тайм-менеджмент.

Программа обучения включает 7 основных модулей: введение в специальность, теория и практика управления продуктом, маркетинговая аналитика, методы и способы управления проектами, дизайн, проработка профессиональных обязанностей продакт-специалиста, расчет бюджета.

Обучение проводится в 4 этапа:

  1. Изучение теории. Материал доступен на дистанционных образовательных платформах в виде презентаций и видеолекций.
  2. Решение практических кейсов. После пройденной темы слушатель получает домашнее задание, которое в дальнейшем используется для составления портфолио.
  3. Получение оценки и корректировка недочетов от тьютора. Куратор проверяет точность и качество предоставленного материала, дает рекомендации по улучшению результата.
  4. Защита диплома. Выполнение большого итогового проекта, в качестве дипломной работы.

Студентов сопровождает персональный куратор (аккаунт-менеджер), отвечающий за адаптацию и круглосуточную техническую поддержку.

При академии функционирует «Центр развития карьеры», помогающий составить резюме и портфолио из домашних проектов, подготовиться к собеседованию, подобрать вакансию среди предложений компаний-партнеров.

Планирование дня руководителя и грамотное распределение рабочего времени – залог успеха любой деятельности, поэтому project-менеджеры востребованы во всех отраслях и сферах общественной деятельности. Без рационального распределения трудно добиться высоких результатов, подняться по карьерной лестнице или обойти конкурентов.

Фотография рабочего дня.

Сетка затрат времени

Фотография рабочего дня Пример

Главное  предназначение КРВ (карты рабочего времени) — это определение точных временных бюджетов данных категорий сотрудников и конкретного сотрудника.

КРВ позволяет легко сделать анализ и затем оптимизировать использование рабочего времени.

Возможно также, использовать Карту рабочего времени и для таких целей, как:

  • Определение структуры затрат рабочего времени.
  • Выявление наиболее затратных по времени в данной структуре операций и типов деятельности.
  • Определение приоритетов, которые исполнитель себе  поставил.
  • Изучение позитивной структуры наиболее успешных коллег.
  • Нормирование, создание и модификация норм.  
  • Определение групп причин недовыполнения  существующих норм.  
  • Определение источников потерь в структуре времени.  
  • Оценка насколько труд сотрудника эффективен и соответствует показателям.
     

Фотография рабочего дня затрат времени руководителя департамента или сектора. 

Форма ориентирована на стратегическое планирование в меньшей степени, нежели чем на тактическое.

Бизнес тренинг по управлению временем станет отправной точкой для лучшего управления имеющимся расписанием и планированием.

 

Компания Отдел______________________________________________________________________

ФИО________________________________________________________________________________

Должность___________________________________________________________________________

Дата________________________________________________________________________________

Карта затрат времени руководителя сектора

 Виды затрат времени

 Сетка с делениями на 15- минутные интервалы

 

1. Обход рабочих мест

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Планерки и совещания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.
Коррекция методов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Организация труда подчиненных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Развитие и обучение сотрудников: бизнес тренинги, бизнес курсы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Улучшения организации   труда подчиненных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Текущие проблемы, рутина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Оперативные указания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9. Текущие финансовые вопросы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10.   Кадровые вопросы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11.   Стратегическое планирование

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12.  Ремонты и реконструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13.   Собрания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14.  Внешние совещания вне офиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15.   Чтение  почты, ответы на письма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16.  Прием коллег по их вопросам

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17.   Повышение квалификации саморазвитие, бизнес тренинги

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18.  Проверки, контроль

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19.   Стажировки  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20.  Переговоры с контрагентами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21.   Изучение, коррекция документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Скачать пример еще одной карты рабочего времени в формате Exel можно здесь.

Назад к списку

Распорядок рабочего дня — Энциклопедия по экономике

Режим работы и распорядок рабочего дня диспетчера определяются графиком дежурств, должностной инструкцией и правилами внутреннего распорядка.  [c.86]
РАСПОРЯДОК РАБОЧЕГО ДНЯ — установленный порядок (режим), регламентирующий определенное чередование времени работы и отдыха на протяжении рабочего дня. Цель разработки Р.р.д. — обеспечить высокую работоспособность сотрудника, полное восстановление способности к труду во время отдыха. Установление рационального Р.р.д. необходимо, т.к. в процессе работы развивается утомление, которое может перерасти в переутомление, что, в свою очередь, приводит к снижению работоспособности и производительности труда, росту заболеваний и травматизма. Правильное чередование времени работы и времени отдыха необходимо как с физиологической, так и экон. точки зрения.  [c.301]

Регламентация в динамике позволяет определять использование рабочего времени или протекание процессов управления во времени. Регламенты выполнения отдельных функций, процедур в процессе управления, распорядок рабочего дня руководителей, специалистов и служащих, работа подразделений аппарата управления, регламент совещаний и т. п., в основном, динамичны.  [c.17]


Распорядок дня руководителя или специалиста Устанавливает распорядок рабочего дня  [c.26]

Арендные коллективы самостоятельно определяют формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, принимают решение о введении суммированного учета рабочего времени, коэффициента трудового. участия. Договором арендного подряда определяются размеры и порядок участия арендного коллектива в расходах и платежах предприятия, в том числе расходы на развитие производства, науки и техники и социальные нужды.  [c.516]

С требованием деловитости самым непосредственным образом связано и такое качество руководителя, как организованность. Руководитель производственного коллектива может успешно выполнять роль организатора труда, если он сам будет показывать пример организованности. А для этого руководитель должен работать по заранее составленному личному плану, соблюдать установленный распорядок рабочего дня и рабочей недели, не допускать штурмовщины, суеты, перенапряжения.  [c.56]

На многих предприятиях разработан распорядок рабочего дня или рабочей недели руководителей (с некоторой дифференциацией по неделям в пределах месяца) и периодически проводятся фотографии и самофотографии их рабочего времени.  [c.167]

На основе этого анализа разрабатывается распорядок рабочего дня руководителя. Наличие такого документа у начальника цеха, начальника участка, мастера не только экономит время руководителя и его подчиненных, но и дисциплинирует коллектив, способствует улучшению технико-экономических показателей производства.  [c.169]

Анализ работы промышленных предприятий позволяет сделать вывод о том, что залогом успешного внедрения научной организации труда руководителей являются комплексность и планомерность этой работы. Так, на новосибирских предприятиях внедрение научной организации труда успешно осуществляется на основе карт организации труда, обеспечивающих комплексность в решении всех вопросов, связанных с организацией трудовых процессов, их нормированием, условиями труда. В картах организации труда руководителей приводится перечень должностных обязанностей и распорядок рабочего дня, раскрывается содержание работ, указывается продолжительность выполнения каждой из них, работы распределяются по дням недели.  [c.171]


Распорядок рабочего дня заведующего кафедрой делит сутки на определенные отрезки времени, отведенные для основной работы, самообразования, питания, отдыха и др.  [c.492]

Распорядок рабочего дня, как правило, охватывает рабочую часть суток и делит ее на достаточно типичные, удобные для руководителя, посетителей и подчиненных, части.  [c.492]

Продолжительность и распорядок рабочего дня в кооперативе, порядок предоставления выходных дней, отпусков, втом числе дополнительных, атакже другие условия труда определяются правилами внутреннего распорядка кооператива. При этом продолжительность отпусков должна быть не менее установленной законодательством о труде Российской Федерации.  [c.755]

Арендный коллектив предприятия может самостоятельно определять порядок найма и увольнения, формы и системы оплаты труда, сменность работы, распорядок рабочего дня, а также устанавливать своим членам порядок предоставления выходных дней (без нарушения необходимой согласованности действий различных подразделений, и прежде всего смежников).  [c.57]

Продолжительность и распорядок рабочего дня, порядок предоставления выходных дней, отпусков, а также других условий труда определяются в правилах внутреннего распорядка кооператива.  [c.10]

Продолжительность и распорядок рабочего дня в кооперативе, порядок предоставления выходных дней, ежегодных и дополнительных отпусков, минимум трудового участия в общественном хозяйстве и другие вопросы трудовой деятельности членов кооператива регулируются уставом и правилами внутреннего распорядка кооператива. Кооператив обеспечивает своевременную выплату причитающегося его членам и лицам, работающим по трудовому соглашению, заработка не реже одного раза в месяц.  [c.40]

В соответствии с Основами законодательства Союза ССР и союзных республик об аренде организация арендаторов самостоятельно определяет формы и системы оплаты труда, продолжительность и распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков. Перевод предприятий на коллективный и арендный подряд, создание кооперативов открывают широкие возможности для совершенствования материального стимулирования специалистов функциональных подразделений и служб в целях улучшения результатов их труда.  [c.103]

Регламентирование в динамике позволяет определять использование рабочего времени или протекание процессов управления во времени. Регламенты выполнения отдельных функций, процедур в процессе управления, распорядок рабочего дня руководителей, специалистов и служащих, работа  [c.22]

Арендное предприятие имеет право самостоятельно распоряжаться остающейся в его распоряжении прибылью, определять порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, устанавливает порядок предоставления выходных дней, продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков, с учетом действующего законодательства.  [c.23]

Самостоятельно определяет формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, принимает решения о введении суммированного учета рабочего времени, устанавливает порядок предоставления выходных дней.  [c.221]

Эффективный труд руководителей невозможен без построения рационального баланса их рабочего времени. Основополагающее значение для всего коллектива имеет распорядок рабочего дня и рабочей недели руководителя предприятия, в котором предусматривается время его личной работы и регламентировано время проведения мероприятий общего для предприятия характера. С повышением самостоятельности и ответственности производственных и функциональных подразделений количество таких мероприятий существенно сокращается, ограничиваясь проведением лишь самых необходимых для координации деятельности различных звеньев предприятия совещаний и заседаний. При этом расширяются возможности использования руководителями подразделений их рабочего времени в соответствии с конкретными условиями и потребностями.  [c.125]

Соблюдение нормального чередования труда и отдыха. Закономерности работы головного мозга требуют, чтобы умственный процесс развертывался длительно. Инерционность работы мозга в силу сложившейся доминанты определяет возможность продолжения работы (особенно творческой) и во время перерывов, и после окончания рабочего дня. При большом интересе к решаемой задаче ее продумывание может происходить довольно длительное время и по дороге на работу, и во время посещения театра, и т.д. В связи с этим для профилактики возможного переутомления большое значение приобретает правильный распорядок рабочего дня, позволяющий исключить это явление за счет рационального распределения форм нагрузки и отдыха.  [c.161]

ЛАЯ руководителей, труд которых характеризуется такими особенностями, как оперативность управления, выполнение ряда работ в строго определенное время и наличие творческих элементов, требуется для правильного их сочетания при рациональном использовании времени четкий распорядок рабочего дня. При четком регламенте фиксируются во времени основные элементы трудового процесса и сохраняется возможность гибкого планирования работ с учетом производственных ситуаций. Регламент включает время на отдых. Кроме того, следует предусматривать проведение более сложных работ в периоды менее выраженного утомления. Более простые элементы деятельности без ущерба для качества их выполнения могут быть выполнены на фоне большего утомления.  [c.164]

Мотивация труда — стимулирование труда работника, побуждение его к трудовой деятельности материальными, нравственно-психологическими, организационно-административными мотивами. Материальный мотив — заработная плата, ее размеры, премии и т.п. нравственно-психологические мотивы ориентируют работника на устранение различного рода потерь, неблагоприятных последствий для самого работника, предприятия и общества, возникших при отсутствии надлежащего отношения к труду примером организационной мотивации может служить приемлемая для работников их расстановка, четкое определение функций, гибкий график работы, приемлемый режим работы, распорядок рабочего дня и т.п. Существуют различные теории мотивации труда двухфакторная теория мотивации, теория X и У (см.), теория иерархии потребностей и т.п.  [c.294]

План и распорядок рабочего дня  [c.235]

Перечислите распорядок рабочего дня секретаря.  [c.435]

Самостоятельно определять формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, принимать решение о введении суммированного учета рабочего времени, устанавливать порядок предоставления выходных дней без нарушения необходимой согласованности действий различных подразделений Предприятия.  [c.53]

Новые устройства станут неотъемлемой частью вашей повседневной жизни. В конце рабочего дня ваш персональный электронный компаньон примет электронную почту возможно, там будет и список покупок, присланный вашей женой. В магазине с помощью киоска данных вы сможете загрузить новый кулинарный рецепт, так что к списку покупок естественным образом добавятся новые компоненты, необходимые для приготовления данного блюда. Ваш электронный компаньон будет способен ввести новую информацию во все устройства, которые должны знать ваш распорядок дня на работе и дома, но сведения о рецепте он введет только в кухонное устройство.  [c.132]

В приказе (распоряжении) о приеме женщин, имеющих детей, на работу с неполным рабочим временем указываются срок работы, продолжительность рабочего времени и его распорядок в течение рабочего дня или недели, необходимость профессионального обучения или переквалификации и другие условия.  [c.125]

В приказе на установление неполного рабочего времени необходимо указать срок такой работы продолжительность рабочего времени и его распорядок в течение рабочего дня или рабочей недели  [c. 166]

Таблица 26. Распорядок буднего дня в рабочей семье (столицы и провинция — 625 бюджетов 1923124 г., в час)
К общим правам можно отнести порядок выплаты заработной платы, распорядок рабочего дня, закон о врачах на производстве, организацию рабочего места. Для отдельных групп работников существуют особые правила, такие, как закон о профобразовании, закон о труде молодежи, закон о надомном труде, закон охраны матерей, закон об инвалидах, закон охраны рабочего места.  [c.199]

Распорядок рабочего дня руководителя производства— мастера и начальника цеха — может быть разработан на рабочий день (рабочую смену), рабочую неделю и месяц. Учитывая большое разнообразие работ, выполняемых мастерами, их планы целесообразно составлять с разбивкой по часам, начальникам цехов лучше планировать свою работу с разбивкой на двухчасовые периоды.  [c.169]

Таблща 16. Распорядок буднего дня русского рабочего по декабрьским бюджетам Москвы Петрограда и Иваново-Вознесенска 1922 г. (в час. и мин.)  [c.180]

что это такое, способы и примеры

Повышение эффективности трудовых ресурсов — очень важный шаг для оптимизации работы компании, но для того, чтобы улучшить бизнес-процесс, нужно предварительно выявить его сильные и слабые стороны. Для этого на помощь приходит такой метод, как фотография рабочего дня (не путать с табелем рабочего времени).

Несмотря на название, она не является буквальной фотофиксацией деятельности сотрудника, хотя и может ее включать в себя как составной элемент. Под фотографированием здесь подразумевается сбор детальной и поминутной статистики о занятости сотрудника в течение рабочего дня.

К каким категориям персонала может применяться данный метод? Очевидно, что в первую очередь его удобно использовать в отношении сотрудников, работающих за компьютером. Это связано как с их “статичностью” (нет необходимости контролировать большое количество перемещений), так и с наличием автоматизированных методов сбора данных, которые будут рассмотрены ниже.

Так, комплексное решение для контроля персонала Bitcop будет последовательно и подробно собирать статистику неявно для пользователя, оформляя ее в подробные отчеты, графики и диаграммы. Однако метод применим и к специалистам, чья деятельность не связана с работой за компьютером. Для них существуют специальные способы контроля за хронометражем рабочего дня: учет пропусков, фотофиксация рабочих моментов, сбор информации о численности персонала в рабочих зонах и о загрузке оборудования.

Фотография рабочего дня: как это работает

Подробная фиксация всех действий сотрудника будет информативна для менеджера (руководителя), если перед ним стоят следующие задачи:

  • Проконтролировать действия сотрудника и выявить его продуктивность.
  • Получить четкое представление о ценности конкретной штатной единицы в рамках процесса оптимизации штата, чтобы применить к ней меры взыскания или поощрения.
  • Проанализировать выполнение рутинных задач и понять, где происходят основные потери времени, чтобы отказаться от данных процессов или их оптимизировать.
  • Выявить сильные и слабые стороны во взаимодействии между отделами, подразделениями и прочими структурными единицами, чтобы свести на нет возможные негативные последствия от нарушения таких связей.
  • Обеспечить дисциплинированность и самоотдачу сотрудника при работе на ответственном проекте, и многое другое.

Бесспорно, четкое понимание всей последовательности действий сотрудников, которое достигается на основе фотографии рабочего дня, ставит руководителя в очень выгодное положение. Он получает возможность оперативно преобразовать или усилить команду на основе актуальной информации, что напрямую положительно повлияет на продуктивность компании в целом.

Менеджер тратит много времени на интернет-серфинг? Дисциплинарные взыскания заставят его посвящать эти часы выполнению служебных обязанностей. Сотрудники отдела продаж составляют громоздкие и малоинформативные отчеты по переговорам с клиентами? Пересмотр отчетных форм или внедрение CRM-системы позволит им вместо этого совершать больше звонков или выездов для презентаций. Бухгалтер “воюет” с офисной техникой, хотя могла бы взять часть функций экономического планирования? Привлечение младшего персонала для офис-менеджмента приведет к тому, что квалифицированные работники смогут более углубленно погрузиться в прямые обязанности, и так далее.

Всех этих шагов по оптимизации невозможно предпринять, не владея полной информацией о каждодневных действиях персонала. И напротив, имея на руках хронометраж работы сотрудников, управленец получает в свое распоряжение все возможности для быстрого и точного реагирования на малейшее проседание в продуктивности.

Автоматическое формирование фотографий рабочего дня — почему это удобно?

Рассмотрев, для чего нужна фотография рабочего дня, перейдем к вопросу о том, как ее можно получить.

  1. Во-первых, возможно самофотографирование, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, прикладывая в качестве подтверждения фото, видео, скриншоты или документы. Однако это будет отнимать значительную долю его рабочего времени, не позволяя заняться прямыми служебными обязанностями, а также чревато сознательными или невольными искажениями с целью получения более радужной картины, чем она есть в действительности.

    Метод самофотографирования подходит для очень ответственных и мотивированных сотрудников, которые хотят повысить производительность «для себя», а не просто поставлены перед фактом о необходимости сбора таких данных для начальства. Поэтому невозможно надеяться на получение реальной и объективной картины, всего лишь обязав персонал вести статистику своих действий.
  2. Второй способ — привлечение сторонних специалистов для наблюдения за сотрудниками. Такой мониторинг может осуществляться силами внутреннего отдела кадров/отдела безопасности, либо быть передан на аутсорсинг специализированной сторонней организации. На выходе руководитель получит заполненные бланки, где будут расписаны действия объектов наблюдения, указано время их наступления и продолжительность.

    Степень объективности значительно повышается, но встает вопрос о том, насколько эта картина соответствует положению дел вне наблюдения. Чтобы взвешенно оценить преобладающие тенденции в работе того или иного сотрудника, мониторинг нужно проводить в течение некоторого продолжительного периода времени. Вероятно, именно в этот период сотрудники, осведомленные о контроле, проявят максимальные старания, в отличие от реального подхода к работе вне процесса сбора данных.
  3. Наиболее удобный вариант — автоматизированные системы контроля работы персонала, которые внедряются в большом числе современных компаний. Некоторые из них созданы для сотрудников, в основном не работающих за ПК на протяжении смены (например, системы видеонаблюдения). Для той же части персонала, которая выполняет свои рабочие обязанности на компьютере, разработаны удобные программы мониторинга в виде ПК-приложений, которые не только объективно соберут подробную статистику, но и проанализируют ее на предмет продуктивных/непродуктивных действий (в соответствии с индивидуальными настройками), представив руководителю информацию в виде графиков, отчетов о хронометраже и скриншотов рабочего стола.

Одним из таких решений является Bitcop — система, которая на выходе предоставляет перечень действий пользователя с точностью до секунды. С ее помощью возможно:

  1. просматривать все запускавшиеся на ПК программы;
  2. отслеживать вводившиеся поисковые запросы;
  3. точно подсчитывать объем простоев и переработок;
  4. виртуально “присутствовать” на рабочем месте подчиненного, просматривая скриншоты экрана, которые Bitcop выполняет с заданной периодичностью и хранит столько, сколько потребуется;
  5. получать независимые выводы о КПД и продуктивности сотрудников, которые программа сама рассчитает в процентном соотношении на основе гибких настроек для каждой роли, позволяющих учесть специфику индивидуальных служебных обязанностей.

Плюсом является и то, что сотрудники не отвлекаются от работы: агент Bitcop функционирует неявно для пользователя и даже может быть принудительно скрыт, если такова политика компании. В результате непрерывного и продолжительного мониторинга вырисовывается реальная картина отношения персонала к служебным обязанностям. Руководителю остается только сделать выводы из полученных отчетов и принять верные управленческие решения.

Bitcop имеет и еще одну важную особенность. Система может немедленно уведомлять ответственное лицо о возникшем факте нарушения трудового распорядка (продолжительном простое, запуске запрещенного ПО или иных нежелательных действиях), что в первых двух способах получения фотографии рабочего дня маловероятно или неудобно. Производится это путем автоматической отправки прямого уведомления на e-mail. На примере командной работы над серьезным проектом, можно не только проанализировать причины провала или срыва сроков постфактум, но и оперативно их предотвратить, как только возникнет такая вероятность.


Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?

При невозможности автоматически собирать данные о действиях сотрудника в течение рабочего дня, прибегают к ручному методу сбора информации. Этот метод может быть оправдан и в случае самоконтроля, когда человек (например, фрилансер) желает объективно зафиксировать свои действия, чтобы понять, куда тратится полезное время и оптимизировать структуру дня.

Ручной метод значительно менее объективен и более трудозатратен, чем автоматический, а также может отражать информацию с искажениями. При удаленной повременной работе самофотографирование не всеми заказчиками будет принято как основание для расчетов, в то время как отчетность автоматизированной системы мониторинга вполне может являться таким основанием, потому что отвечает требованиям объективности, детализированности и достоверности.

К тому же, ручная фотография рабочего дня — это «фотография крупным планом»: в отчете будут отражаться общие положения, например, «Работа с электронной почтой» или «Поиск информации в интернете», в то время как сотрудник посредством e-mail или поисковых запросов может удовлетворять личные нужды (такие нюансы, как введенные запросы, ручной сбор данных не отражает).

Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах

При ручном режиме сбора данных фотография рабочего дня обычно представляет собой бланк, в шапку которого помещаются общие сведения о сотруднике (ФИО, организация, должность, подразделение, стаж работы). В табличную часть заносятся все периоды действия и бездействия сотрудника в течение дня, с подробным описанием и указанием точного времени.

Может присутствовать ранжирование по видам работ, если оно согласовано заранее. Завершается отчет сведениями о факте проведения исследования (дата, ответственное за мониторинг лицо, уведомление об ознакомлении и подписи сотрудников). Это лишь общие принципы построения данного отчета, поскольку в каждой конкретной организации бланки могут отличаться; при самоконтроле форма отчета может быть значительно проще. Просмотреть подобные бланки можно, посетив один из источников.

В автоматическом режиме спектр отчетов, получаемых на основе мониторинга деятельности сотрудников, очень разнообразен. Собранная статистика может быть представлена в виде графиков и диаграмм, а также выгружаться в общепринятых форматах для последующей печати. Отчеты автоматизированных систем учета точны и всесторонни; «всевидящее око» не пропустит ни секунды рабочего времени, не зафиксировав его для последующего анализа.

Так, Bitcop не только выводит хронометраж дня по каждому интересующему человеку, но и выполняет первичный анализ его продуктивности путем отнесения действий за ПК к продуктивным, непродуктивным и нейтральным. С наглядностью и удобством предоставляемой информации можно ознакомиться, изучив пример отчета с фотографией рабочего дня.

Добавив сюда перечень запущенного ПО, посещенных веб-сайтов, введенных поисковых запросов и скриншотов экрана, которые фиксирует такая система, как Bitcop, можно получить представление о реальной деятельности сотрудника, несопоставимое по объективности, наглядности и детализации бланкам ручного наблюдения.

Как перевести сотрудников на неполное рабочее время и сократить расходы на оплату труда

Оглавление Скрыть

Это можно сделать разными способами. В статье расскажем про преимущества и недостатки каждого варианта и разберем, как правильно оформить документы.

Режимы неполного рабочего времени

Неполным рабочим временем считается особый режим работы, при котором продолжительность рабочей недели становится короче, то есть меньше 40 часов. Когда в компании вводят такой режим, то сотрудник переходит на частичную занятость в течение недели, дня или смены.

Работодатель может вводить разные режимы неполного рабочего времени:

  • Неполная рабочая неделя. У сотрудника сохраняется 8-часовой рабочий день, но количество дней уменьшается. Например, сварщика перевели на неполную неделю, и он теперь занят 4 дня в неделю.
  • Неполный рабочий день. Количество рабочих дней остается прежним, но урезается продолжительность рабочего дня. Например, секретарю установили режим неполного дня и она трудится 6 часов в день, 5 дней в неделю.
  • Смешанный режим. Неполный рабочий день при неполной рабочей неделе. Тогда уменьшается продолжительность ежедневной работы и количество рабочих дней. Например, во время пандемии для отдела маркетинга ввели новый график — работа по 3 часа в день, 4 дня в неделю.

График работы в условиях неполного рабочего времени не влияет на порядок расчета отпускных, больничных, командировочных. Выплаты сотрудникам при таком режиме исчисляют пропорционально рабочему времени или в зависимости от объема выполненных работ или услуг. При этом, работодатель не может урезать трудовые права сотрудника — продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и расчет трудового стажа не меняются (ст. 93 ТК РФ).

Если продолжительность рабочего дня или смены не превышает четырех часов, то организация вправе отменить перерывы на обед (ст. 108 ТК РФ).

Ввести в компании режим неполного рабочего времени можно по соглашению сторон, по решению работодателя и по инициативе сотрудника.

Неполное рабочее время по соглашению сторон

На время кризиса из-за коронавируса безопаснее договориться с сотрудниками и установить неполное время по соглашению сторон. Если сотрудники дорожат своей работой и лояльно относятся к компании, то введение неполного рабочего режима можно объяснить как вынужденную и временную меру. Обычно сотрудники соглашаются перейти на новый режим, чтобы сохранить рабочее место и зарплату. Когда будете договариваться о размере оплаты, убедитесь, что сотрудник понимает: его зарплат станет меньше — пропорционально отработанному времени, и согласен на это.

Как оформить. Перейти на неполное время можно оперативно. Достаточно запросить у сотрудников письменное заявление и оформить допсоглашения к трудовому договору. В них прописывается продолжительность рабочего дня и недели, перерыв для отдыха и питания, условия оплаты труда.

Каждое допсоглашение составьте в двух экземплярах. Одно останется в организации, другое — у сотрудника. На соглашении ставят подписи обе стороны. На основании документа издайте приказ и передайте его в бухгалтерию, чтобы труд сотрудника оплачивали пропорционально.

Уведомлять центр занятости, когда установили неполное рабочее время по соглашению сторон, вы не должны (письмо Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1).

Если не договоритесь — не заставляйте работников писать заявление. Сотрудники могут обратиться с заявлением в инспекцию труда или пожаловаться в суд. Компанию оштрафуют, а суд может взыскать недополученный заработок и компенсацию за задержку выплат.

Неполное рабочее время по решению работодателя

Работодатель вправе ввести неполное время по собственной инициативе и в одностороннем порядке. Но быстро это сделать не получится — новый график работы можно ввести только через два месяца.

По инициативе компании неполное время можно объявить только в случае, когда в компании произошли технологические или организационные изменения (ч. 1 ст. 74 ТК РФ) и если это может повлечь массовое увольнение работников (ч.5 ст.74). Например, внедрили новые технологии производства, усовершенствовали рабочие места или произвели структурную реорганизацию производства. Лишь в этом случае работодатель вправе ввести режим неполного рабочего времени на срок до шести месяцев. Если этого не сделать, то введение неполного рабочего дня могут признать незаконным.

Пример.

Организация купила новое оборудование для автоматической мойки машин. Раньше работали две бригады по десять мойщиков в каждой. После установки оборудования стало ясно, что достаточно одной бригады. Сначала компания хотела сократить половину сотрудников, но потом приняла решение изменить режим работы и перевести всех на неполный рабочий день.

На какие изменения можно ссылаться при вводе неполного рабочего дня

Организационные изменения Технологические изменения
изменили структуру управления организацией внедрили новые технологии производства
поменяли форму организации труда: перешли на бригадную, подрядную и др. установили и перешли на работу на новых станках, агрегатах, механизмах
изменили режим труда и отдыха усовершенствовали рабочие места
ввели или пересмотрели нормы труда разработали новые виды продукции
изменили оргструктуру компании
перераспределили нагрузку на подразделения или конкретные должности

Обстоятельства, на которые можно ссылаться при вводе неполного рабочего дня.

Самое сложное в этом способе — документально обосновать, что такие изменения действительно произошли. Установить неполное рабочее время со ссылкой на пандемию или экономические трудности, не получится. Закон не считает это основанием для изменения продолжительности рабочего времени, так как это не изменения организационных или технологических условий труда.

Как оформить. Чтобы ввести неполный рабочий день по инициативе работодателя нужно пройти следующие шаги:

  1. Предупредите работников в письменной форме о введении режима неполного рабочего времени. Сделать это нужно минимум за 2 месяца. Попросите сотрудника вашем экземпляре расписаться о получении уведомления. При судебных разбирательствах подпись — доказательство того, что сотрудники знали об изменениях.
  2. Составьте приказ о введении режима неполного рабочего времени. Законодательно не утверждена стандартная форма и работодатель издает его в произвольной форме. В приказе обязательно укажите причины и сроки введения неполного рабочего дня и укажите категории сотрудников, готовых работать в новых условиях. Если в организации есть профсоюз, сначала учтите его мнение.
  3. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, с теми, кто согласился. Не забудьте внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка и разработать новый график работы.
  4. Увольте по сокращению штата или численности сотрудников, которые отказались перейти на новый график работы (ч. 6 ст. 74 ТК). Перед этим обязательно письменно предложите перевод на другие вакантные должности. Это может быть нижестоящая или нижеоплачиваемая работа, главное, чтобы работник мог по состоянию здоровью ее выполнять. Если вакансий нет или работник отказался от предложенной работы, расторгните трудовой договор по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК. Поскольку компания вводит режим неполного трудового дня как профилактическую меру и чтобы не допустить массового сокращения, то в трудовой книжке следует указать именно эту причину. Кроме того, сохраните за этими работниками все гарантии и компенсации, которые закон предусматривает для увольнения по сокращению (ст. 180 ТК).
  5. Известите службу занятости в течение трех рабочих дней о введении режима неполного рабочего дня. Помните — такой особый режим нельзя устанавливать более чем на 6 месяцев.Если к тому времени, когда закончится полугодовой срок установления неполного рабочего времени, у вас возникнут новые технологические и организационные изменения, вы вправе вновь установить режим на шесть месяцев. Главное — указать новую причину ввода. Просто продлить режим неполного рабочего времени нельзя. Однако, сама процедура займет не меньше двух месяцев — надо будет заново уведомить работников за 2 месяца, издать приказ и известить службу занятости.
  6. Отмените режим неполного времени, когда истечет срок, на который его ввели. Для этого издайте новый приказ с учетом мнения профсоюза (при наличии). После этого сотрудники продолжат работу на прежних условиях. Дополнительные соглашения с работниками заключать не нужно, если при введении неполного времени в документе прописали срок, на который его устанавливали.

Неполное рабочее время по инициативе работника

Организация может ввести такой режим по желанию самого сотрудника. В Трудовом кодексе указаны определенные категории работников, которых работодатель обязан перевести на неполное рабочее время по их просьбе (ст. 93 ТК РФ). К ним относятся:

  • беременные женщины;
  • один из родителей (опекун или попечитель), у которого есть ребенок в возрасте до 14 лет или ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет;
  • лица, обеспечивающие уход за больным членом семьи при наличии медицинского заключения.

Остальных работников переводят на неполное рабочее время, только если нет возражений у работодателя.

Как оформить. Переход на неполный рабочий день по инициативе работника и по соглашению сторон похожи. Сотрудник пишет заявление, где ссылается на причину перехода на новый график и вписывает дату перехода. Если работодатель не возражает, то составляется приказ о введении режима неполного рабочего времени. С приказом знакомятся под роспись сотрудник и ответственное лицо. Это может быть бухгалтер по зарплате, кадровик или другой сотрудник по кадрам. Аналогично оформляется допсоглашение к трудовому договору.

Вывод

Переход на неполное рабочее время — наиболее эффективный из всех способов сохранить рабочие места и сократить расходы на оплату. Использовать его вы можете, и если компания работает в обычном режиме, и если перевела сотрудников на удаленку. Этот вариант оптимизации подходит, если в компании сократились объемы продаж, заказов, производства или у работников по другим причинам стало меньше работы.

Другие материалы по оптимизации расходов в кризис и мерах господдержки предпринимателей читайте в разделе «Сохрани бизнес».

Как лидеры расходуют свой самый ценный ресурс

Правила лидера
Майкл Портер , Нитин Нория
Фото: Andrea Natali / Unsplash

Говоря «генеральный директор», мы представляем себе образец лидера. Но много ли мы знаем об этой уникальной роли? Обладая высшей властью в компании, ее глава сталкивается с задачами и ограничениями, о которых мало кто догадывается.

Управлять глобальной компанией крайне сложно. Объем работы огромен: нужно решать проблемы подразделений на разных уровнях организации, а также внешние вопросы; общаться с акционерами, клиентами, сотрудниками, советом директоров, СМИ, госорганами, местными организациями… И именно гендиректор выступает лицом компании — внутри нее и за ее стенами, в хорошие и в плохие времена.

ИДЕЯ КОРОТКО


Проблема
Лидеру крайне важно уметь грамотно распределять свое время. До сих пор было собрано мало данных о том, как главы компаний управляют временем.

Исследование
Авторы отследили, что делали главы 27 крупных компаний в течение 13 недель, а затем обсудили с ними результаты. В процессе удалось узнать многое о том, как лидеры распоряжаются временем, и о том, что значит быть лидером.

Выводы
Лидер должен уметь управлять разнонаправленными векторами влияния: сочетать прямое принятие решений с косвенными рычагами воздействия; обеспечивать баланс внутренних и внешних интересов; проактивно продвигать повестку, гибко реагируя на изменения; пользоваться всеми возможностями, учитывая ограничения; принимая материальные решения, помнить о символическом значении своих действий; совмещать формальную власть с неформальным лидерством.

Конечно, у директора много помощников и ресурсов. Но одного ресурса — времени — ему всегда не хватает. Глава компании никогда не успевает сделать все, что должен. Однако именно он отвечает за всю работу организации.

От того, как гендиректор распределяет свое время и в каких мероприятиях участвует лично, зависит не только его собственная продуктивность, но и показатели компании. Поведение руководителя влияет на направление работы и приоритеты сотрудников, и оно же определяет отношение к нему. Тот, кто общается с коллегами слишком мало, рискует прослыть закрытым и отрезанным от коллектива; тот, кто проводит среди них слишком много времени, — мелочным и душащим инициативу. По сути, распорядок дня главы компании (и любого лидера) отражает его стиль управления и посылает четкий сигнал всему коллективу.

До недавних пор пониманию того, как лидеры планируют время и выжимают из него максимум, мешало отсутствие систематизированных данных о том, чем конкретно они занимаются. Исследователи ограничивались несколькими лидерами (например, Генри Минцберг в 1973 году тщательно изучил поведение пяти гендиректоров в течение одной рабочей недели) или коротким периодом (в 2017 году наша коллега по Гарвардской школе бизнеса Рафаэлла Садун в течение недели ежедневно обзванивала 1114 глав компаний из шести стран).

Наше исследование, начатое еще в 2006 году, — первый опыт глубокого и всестороннего анализа того, как руководители крупных организаций распределяют свое время на протяжении долгого периода. К настоящему времени мы проследили распорядок дня 27 лидеров компаний (двух женщин и 25 мужчин) на протяжении трех месяцев. Их фирмы (преимущественно публичные) демонстрировали среднегодовой доход $13,1 млрд. Все эти руководители — слушатели программы New CEO Workshop, которую Гарвардская школа бизнеса проводит для новых глав крупных компаний. На данный момент ее прошли чуть более 300 гендиректоров.

В рамках исследования ассистенты руководителей фиксировали их занятия каждые 15 минут 24 часа в сутки 7 дней в неделю, регулярно сверяя записи с начальником. Полученные данные показали, где, как и с кем глава компании проводил время и над чем именно работал. Круглосуточное наблюдение помогло выяснить, чем еще занимаются лидеры и как они сочетают работу и личную жизнь. В общей сложности мы собрали и изучили данные о почти 60 тыс. часов жизни гендиректоров.

Затем мы рассказывали каждому участнику исследования о том, что нам удалось выяснить, и сравнивали их показатели с обезличенными данными по выборке. Во время этих бесед главы компаний говорили о проблемах с тайм-менеджментом, об ошибках и уроках. Накопленной информацией мы делились с новыми слушателями New CEO Workshop. Лидеры постоянно отмечали, что управление временем — одна из сложнейших задач в их работе. Высказанные ими наблюдения, заданные вопросы и предложенные подходы обогатили наше понимание проблемы.

В этой статье мы сделаем три вещи.

Во-первых, проведем описательный анализ собранных данных. Сколько времени гендиректор уделяет работе и сколько — личным делам? Какую часть дня он проводит на встречах и какую — в уединении? Предпочитает ли он электронную коммуникацию — или выбирает личное общение? С кем он больше общается — с клиентами или с инвесторами, внутри компании или за ее стенами? Мы ответим на эти и другие вопросы.

Во-вторых, предложим руководителям способы эффективно управлять своим временем с учетом множества их обязанностей. Мы с удивлением обнаружили, что лидеры распределяют время очень по-разному (см. врезку «Если не усреднять»). Отчасти различия связаны со спецификой фирм и управленческих практик. Однако многие решения, например об участии в корпоративных мероприятиях с минимальной отдачей, отражают культуру компании и личные привычки лидера. В процессе обсуждения все участники признали, что во многих важных сферах они могли бы лучше распределять время. Эти беседы и дальнейший разбор данных на семинарах с сотнями других лидеров убедили нас, что в плане тайм-менеджмента любому руководителю есть куда расти.

ЕСЛИ НЕ УСРЕДНЯТЬ

Сильно ли разнятся подходы к работе у разных гендиректоров? Мы расположили виды занятий по порядку: от тех, где почти все руководители вели себя похоже, до тех, где разница была огромной.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           
    Коэффициент изменчивости
(стандартное отклонение/среднее значение)
    Низкий
Продолжительность совещаний0,14
Личное общение0,14
Время, проведенное с людьми из компании0,14
Общая нагрузка за неделю0,14
Часовые совещания0,21
Распланированное время0,22
Встречи с глазу на глаз0,24
Совещания по инициативе гендиректора0,28
Количество рабочих выходных0,31
    Средний
Время, уделенное основной повестке0,36
Количество совещаний в неделю0,36
Электронная коммуникация0,38
Общение с непосредственными подчиненными0,39
Время на проверку работы подразделений0,41
Выстраивание отношений0,44
Реализация стратегии0,48
Время, уделенное структуре и культуре компании0,54
    Высокий
Нераспланированное время0,59
Представительские функции0,59
Иные внешние обязательства0,59
Количество периодов уединения более двух часов0,70
Общение с линейными сотрудниками0,71
Спорт 0,89
Общение с инвесторами0,95
Общение с клиентами1,10

В-третьих, мы расскажем, чтó все эти данные говорят о роли гендиректора в компании. Глава фирмы должен одновременно управлять множеством векторов влияния, каждый из которых по-своему двойственен. Такой широкий взгляд на должность важен для достижения успеха и позволяет понять, как лучше управлять временем.

Мы изучали поведение глав крупных компаний, но наши выводы будут полезны любому лидеру, желающему эффективно использовать свое время.

Работа поглощает все их время

Гендиректор всегда занят, но дел не становится меньше. В среднем участники нашего исследования работали по 9,7 часа каждый будний день. Отчасти рабочими у них также были 79% выходных дней (3,9 часа в день) и 70% отпускных (2,4 часа в день). Все это подтверждает, что работа неотступно следует за главой компании.

47% рабочего времени директор проводит в головном офисе. ­Остальные часы он посвящает встречам и поездкам по объектам, а также работе из дома. В общей сложности средний руководитель трудится 62,5 часа в неделю.

Почему так много? Должность обязывает. Все, кто связан с компанией, хотят иметь прямой доступ к руководству. Конечно, многое можно делегировать — но далеко не все. Каждому нужно уделить время: дать указания, согласовать действия, заручиться поддержкой, собрать данные для принятия решений. Командировки тоже неизбежны: сидя в штаб-квартире, невозможно управлять даже локальной компанией, не говоря уже о международной корпорации. В общем, дел невпроворот.

Найти время для себя. Когда работа грозит поглотить все время, руководитель, желающий сохранить здоровье и отношения с близкими, вынужден обозначать границы. Большинство участников признают, что это необходимо. В среднем они спят по 6,9 часа в сутки, а многие даже выкраивают 9% нерабочего времени (45 минут в день) для тренировок. Чтобы выдержать колоссальные нагрузки, бизнес-лидеры должны уделять внимание здоровью, физическим нагрузкам и отдыху.

Мы отдельно изучили те 25% суток, когда участники и не спали, и не работали. Около половины этого времени они обычно проводили с семьей, причем относились к этому очень серьезно. Большинство также находило пару часов (2,1 часа в день) на личные удовольствия — от телевизора и книг до хобби вроде фотографии.

Работа гендиректора выматывает и умственно, и физически. Занятия, напоминающие об «обычной жизни», помогают сохранять связь с людьми и строить отношения с коллегами и подчиненными. Кроме всего прочего, лидер должен находить время для профессионального роста (по нашим данным, этот пункт чаще всего приносится в жертву тотальной занятости). А еще, как выразился наш коллега Том Делонг, не следует считать, что «жизнь — автогонка, а дом в ней — пит-стоп».

Они общаются с людьми лично

Наши участники тратили на личное общение с людьми 61% рабочего времени. Еще 15% времени уходило на разговоры по телефону и работу с почтой и 24% — на электронную коммуникацию.

Живое общение — лучший способ укрепить авторитет, разобраться в происходящем, раздать поручения, поддержать подчиненных и дать им советы. Поведение директора при личном общении показывает коллективу, что и кто сейчас для главы компании важнее всего (сотрудники следят за боссом внимательнее, чем кажется).

Не злоупотреблять электронной почтой. Этот вид связи призван снизить потребность в личных встречах и повысить продуктивность — но на деле часто оказывается неэффективным и даже опасным поглотителем времени, от которого очень сложно отказаться. Электронная почта отвлекает от работы и общения с близкими, удлиняет рабочий день и не подходит для полноценных дискуссий. Рассылая по компании информационные письма, сотрудники почти всегда ставят руководство в копию. Не отреагировать на письмо кажется невежливым — и директор отвечает на все эти сообщения.

Главам компаний пора признать: большинство рассылок не стоит их внимания и только зря заводит в дебри повседневных забот фирмы. Бывает и наоборот: письма от гендиректора порождают нескончаемый поток лишней коммуникации и порой даже задают неверные стандарты работы (если босс шлет их ночью, на выходных или из отпуска). Так люди могут впасть в зависимость от электронных средств общения.

Важно установить четкие правила: какие сообщения нужно адресовать главе компании и как быстро он должен на них отвечать. Аналогичные стандарты необходимы и для других уровней организации, чтобы люди не писали всем подряд и не отнимали друг у друга рабочее и личное время. Чтобы гендиректор не попал под цифровую лавину, ему нужен опытный ассистент, который будет фильтровать сообщения и перенаправлять их другим сотрудникам до того, как их прочтет босс. Однако и сам лидер должен держать себя в руках и не увлекаться электронной коммуникацией. Участники нашего исследования активно работают над этой проблемой.

Некоторые главы компаний стали заменять личные встречи видеоконференциями: это позволяет не тратить свое и чужое время на разъезды. Такие приемы заслуживают внимания, однако гендиректор не должен забывать о важности живого общения.

Они придерживаются повестки

Гендиректор контролирует работу множества отделов и процессов, а также принятие бесчисленных решений. Наш анализ показал, что у лидера должна быть собственная четко прописанная повестка и что у большинства она есть. Планирование позволяет экономить время; без него есть риск заняться не самым важным, а самым «громким», настойчиво требующим внимания.

Повестка определяет приоритеты директора на конкретный период. Но прописанный план — не указ, а скорее схема, указывающая как на широкие области, требующие улучшения, так и на конкретные проблемы. В такой схеме цели, привязанные к срокам, согласуются с общими приоритетами.

Мы просили каждого лидера описать свою повестку на квартал, а затем отметить рабочие часы, целиком посвященные ее выполнению. Собрав данные всех участников, мы обнаружили, что на реализацию квартальной повестки уходит существенная доля времени (в среднем 43%). Однако разброс оказался велик: выполнение повестки занимало у разных лидеров от 14 до 80% рабочих часов. Большинство участников признались: чем больше часов они ей уделяли, тем больше были довольны своим распределением времени.

В целом мы убедились, что четкая повестка — один из важнейших инструментов для эффективной параллельной работы по множеству направлений с учетом приоритетов и с поправками на непредвиденные изменения.

Планировать повестку. Распределять время с учетом приоритетов очень важно, и мы рекомендуем ежеквартально изучать график предыдущего периода: соответствовал ли он прописанной повестке? Планы следует регулярно обновлять с учетом новых обстоятельств.

Полезно посвящать в свои планы других сотрудников. Важно, чтобы повестку знали и понимали ассистент и менеджеры: это поможет им действовать согласованно (см. врезку «Четыре навыка лучших ассистентов гендиректора»). Понимая логику действий директора, сотрудники будут более ответственно относиться к целям и приоритетам.

ЧЕТЫРЕ НАВЫКА ЛУЧШИХ АССИСТЕНТОВ ГЕНДИРЕКТОРА


Хороший личный помощник — лучший щит от ненужных дел и отвлекающих факторов и гарант оптимального распределения времени. Главы компаний часто говорят, что ассистент может серьезно повысить результативность работы босса, и наши исследования это подтверждают.

Однако ассистенты ощущают давление со всех сторон, и им непросто принимать правильные решения. Например, даже понимая, что боссу нужно время для уединения, многие помощники заполняют рабочий график до отказа, чтобы начальник не решил, будто они плохо работают. Они часто ставят совещания «встык», не оставляя возможностей для спонтанного общения или уединенных размышлений. Кроме того, им бывает по-человечески сложно отказывать тем, кто просит о встрече с руководителем (особенно если это коллеги). В итоге в расписание главы компании вкрадываются ненужные встречи. Случается и наоборот: верный страж дверей гендиректора заходит в своем рвении слишком далеко, создавая боссу репутацию замкнутого и недоступного.

Поиск баланса в распределении времени начальника требует и рациональности, и эмпатии. Пригодятся и навыки общения: ведь ассистент выступает от лица главы компании и невольно влияет на отношение к нему сотрудников. Мы выявили четыре ключевых приема, улучшающих результаты работы личных помощников.

1. Знать повестку дня лидера. Гендиректору стоит записать основные приоритеты (и ежеквартально обновлять этот список) и большую часть времени посвящать работе в соответствующих направлениях. Ассистент должен знать эту повестку и учитывать ее при рассмотрении запросов о встречах с боссом. Гендиректору же надо следить, чтобы ассистент располагал актуальными данными и понимал, как важно учитывать их при составлении расписания.

2. Привлекать всех ключевых игроков. Менеджеры всех уровней жалуются на избыток совещаний. Одно из решений — не затягивать встречи и приглашать на них только тех, чье участие необходимо. Однако хороший лидер много делегирует — а чтобы распределять задачи, нужно собирать всех причастных, иначе потом придется все объяснять заново. Правильно выбрать участников встречи — искусство, которым владеют лучшие ассистенты.

3. Понимать ценность спонтанного общения. Рабочие графики большинства гендиректоров переуплотнены. Однако лидеру необходимо выделить время на то, чтобы просто пройтись по офису и поговорить с людьми. У него должна быть возможность отреагировать на неожиданные изменения. Оставив в расписании босса пару свободных часов, можно избежать необходимости вновь и вновь отменять и переносить встречи.

4. Жестко отстаивать личное время директора. Личный помощник должен понимать: переработки, разъезды и стресс никому не идут на пользу. Чтобы сохранить продуктивность и не выгореть, лидер должен уделять время семье, друзьям, спорту, отдыху и размышлениям. Чтобы помочь ему сохранять этот баланс, ассистент должен верно расставлять акценты при планировании дня.

Решать возникающие проблемы. Около 36% времени гендиректор ­тратит на решение возникающих у компании внутренних и внешних проблем. Редко удается сразу понять, когда и как подойти к новой задаче и сколько времени на нее уйдет. Допустим, после совещания кто-то из руководителей выглядит недовольным. Как повести себя главе компании — спросить, в чем дело? Дать человеку остыть? Отсутствие внимания со стороны директора может усугубить проблему — но бывает и наоборот: не вмешайся босс, все решилось бы само собой. В подобных случаях лидер должен уметь адекватно реагировать на происходящее.

Каждый руководитель порой сталкивается с внезапным серьезным кризисом — новый продукт не продается или небезопасен, фирму атакуют активисты или хакеры, регион пережил цунами или теракт. Большинство участников (89%) занимались, среди прочего, работой с кризисами. В среднем она отнимала у них 1% рабочих часов за квартал, но данные сильно разнятся. Кризис может и вознести, и уничтожить лидера; он требует от него максимальной прозрачности и вовлеченности: в этом случае ответственность нельзя делегировать. В такой период руководитель должен быть искренним, избегать защитного поведения, стараться сплотить коллектив и внушить ему уверенность в том, что организация после кризиса не пострадает, а станет сильнее.

Сократить рутину. Удивительно много времени (в среднем 11%) у участников отнимали повседневные дела: аттестации, заседания совета директоров, обсуждения финансовых вопросов, встречи с инвесторами и т. п.

Основу рутины составляли, как правило, обзоры операционной деятельности. Их количество, частота и продолжительность сильно разнились, и некоторые директора (особенно те, кто успел поработать операционным директором) признали, что такие разборы полетов стоило бы делегировать.

Главы компаний по-разному подходили к выполнению «представительских» функций. К ним относятся, например, приветственные беседы с новыми сотрудниками. Подобные ритуалы укрепляют культуру компании, и, участвуя (или не участвуя) в тех или иных мероприятиях, гендиректор задает тон своим отношениям с организацией. Здесь важно следить, чтобы налаживание контактов с подчиненными не отнимало слишком много времени.

Обсуждая эту тему, мы решили, что глава компании должен критически оценивать задачи, относящиеся к ­рутине и представительским функциям: служат ли эти ритуалы важной цели или это лишь привычки, унаследованные от предшественников или оставшиеся от прошлой должности?

Они доверяют непосредственным подчиненным

Непосредственные подчиненные гендиректора — это высшее руководство компании, самые опытные менеджеры. Они отвечают за ключевые элементы бизнеса и служат лидеру надежной опорой. Сплоченное руководство — тот «цемент», который помогает укреплять компанию и достигать целей.

В среднем 46% времени общения внутри компании участники проводили с непосредственными подчиненными (одним или более), при этом 21% этого времени — только с ними, без посторонних. Этот показатель варьируется от 32 до 67%. Мы выяснили: чем больше лидер доверяет подчиненным, тем больше времени им уделяет.

Мы также обнаружили, что доверие и поддержка главы компании очень важны для всех руководителей. Любой сбой в их работе резко снижает эффективность действий гендиректора, ведь тот вынужден тратить время на исправление их ошибок. Участники из самых разных отраслей чаще всего сожалели о том, что не установили сразу достаточно высокую планку для отбора непосредственных подчиненных. Многие объясняли это тем, что в начале работы в должности они излишне фокусировались на текущих делах и мало думали о будущем. Позднее оказалось, что управленцы, хорошо работавшие «в моменте», были неспособны вывести компанию на новый уровень.

Чем больше задач гендиректор может делегировать команде, тем более эффективно, по его мнению, он использует время и тем меньше дел ему приходится контролировать лично, раздавая поручения и отслеживая результаты. Часто общаясь с непосредственными подчиненными, он остается в курсе всего, что происходит на их направлениях.

Регулярно общаться с менеджерами. Участники проводили существенную часть времени (в среднем 32% часов общения внутри компании) с расширенным руководством организации — примерно сотней менеджеров. Многие из них — подчиненные непосредственных подчиненных гендиректора. По нашим данным, взаимодействие с ними весьма полезно для главы компании. Как правило, именно менеджеры — главная движущая сила организации, а общение с главой фирмы мотивирует их и помогает скоординировать усилия. Кроме того, это важный кадровый резерв: некоторые впоследствии займут место нынешних руководителей. Менеджеры этого уровня часто моложе гендиректора на целое поколение — возможно, среди них есть и его будущие преемники. Вот почему важно познакомиться с ними поближе.

Не стало открытием, что с менеджерами более низких уровней и рядовыми сотрудниками участники проводили меньше времени (в среднем 14 и 6% соответственно). Однако исследование показало, что лидеру важно проявлять человеческое участие. Он должен быть доступен для обращений, а его поддержка должна ощущаться на всех уровнях организации. Это позволяет руководителю не только понимать, что происходит в коллективе, но и формулировать и доносить до сотрудников культурные ценности.

Личное общение с линейными сотрудниками не дает гендиректору забыть об их чаяниях (ведь постоянное вращение в высших сферах искажает восприятие реальности). Умение говорить с людьми также легитимизирует руководителя в глазах подчиненных и повышает доверие к нему — а также мотивацию сотрудников.

Понимать происходящее. Общаясь с сотрудниками внутри компании и с партнерами за ее стенами, можно получить надежную информацию о происходящем в организации и ­отрасли. Это важная часть работы гендиректора. Одни лидеры встречаются с работниками в офисных коридорах и заводских цехах, приглашают подчиненных на ланчи, посещают вместе с ними клиентов. Другие предпочитают общение в группах: например, на общих собраниях, где живая дискуссия может дать более глубокий срез мнений, чем сухая презентация. Однако наши данные указывают на то, что главам компаний бывает непросто выкроить время на такое общение.

советуем прочитать

Кьелл Нордстрем

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Как установить ежедневное расписание в качестве менеджера

У менеджеров обычно больше обязанностей, чем у обычных сотрудников. Им часто приходится балансировать свой день, чтобы удовлетворить свои потребности и потребности своих сотрудников. Они должны быть организованы и расставлять приоритеты в своих задачах каждый день, чтобы убедиться, что они продуктивны и выполняют свою работу вовремя.

Компоненты эффективного распорядка дня для менеджеров

Эффективный ежедневный график состоит из множества компонентов, которые вы должны учитывать, и многие из этих компонентов требуют практики.Вот некоторые компоненты эффективного распорядка дня для менеджеров, которые могут помочь вам разработать собственный распорядок дня:

  • Утренняя рутина
  • Места для встреч
  • Встречи приурочены к их цели
  • Большие проекты разбиваются на более мелкие задачи
  • Поддерживается баланс между работой и личной жизнью

 

Утренняя рутина

Создание и соблюдение утренней рутины поможет вам оставаться сосредоточенным в течение дня.Таким образом, вы можете легко придерживаться ежедневного расписания, которое вы установили для работы, и быть готовым к своему дню. Выполнение утренней рутины требует времени, и вам, возможно, придется попробовать несколько разных процедур, прежде чем вы найдете то, что лучше всего подходит для вас. Вот несколько привычек, которые помогут создать эффективную утреннюю рутину:

  • Вставай рано.
  • Визуализируйте хороший день, когда вы выполняете задуманное.
  • Занимайтесь спортом или растяжкой, чтобы повысить уровень энергии.
  • Употребляйте продукты, дающие энергию, такие как клетчатка, белок и хорошие углеводы.

 

Места для встреч

Каждый день менеджеры сталкиваются со множеством отвлекающих факторов. Если вы собираетесь эффективно использовать свой ежедневный график и выполнять дела вовремя, вы должны выработать привычку использовать интервалы времени для встреч, чтобы отвечать на вопросы сотрудников. Например, если кто-то задает вам вопрос во время выполнения задания, которое требует, чтобы вы подошли к его столу и показали, как что-то делать, вам следует подумать о том, сколько времени это займет, и запланировать время. с ними позже, чтобы ответить на их вопрос.Чаще всего эти вопросы и перебивания занимают у вас 15 минут или меньше.

 

Встречи приурочены к их цели

У каждой встречи своя цель. Из-за этого многие встречи не занимают одинаковое количество времени. Если у вас есть привычка планировать встречи в соответствии с тем, что обсуждается, у вас есть время для других дел в вашем ежедневном расписании. Например, встреча, на которой вы должны представиться новому сотруднику и объяснить несколько задач, с которых ему следует начать, должна длиться не более 30 минут.Однако встреча, на которой обсуждается запуск нового проекта и требуется мозговой штурм, может занять час.

 

Большие проекты разбиваются на более мелкие задачи

Планирование и синхронизация небольших задач намного проще и эффективнее, чем попытка взяться за весь проект за один раз. Это поможет вам планировать другие дела вокруг более мелких задач, которые также являются приоритетными. Если вы культивируете эту привычку, вы с меньшей вероятностью почувствуете себя деморализованным, увидев большие проекты.

 

Поддерживается баланс между работой и личной жизнью

Делегирование личного и профессионального времени — это хорошая привычка, которую следует развивать, чтобы составить эффективный распорядок дня. Баланс между работой и личной жизнью меняет ваш рабочий день и позволяет вам быть более продуктивным и снижает уровень стресса.

Связанный:  Как создать план повышения производительности

 

Три лучших практики

Ниже приведены некоторые шаги, которые вы можете выполнить, чтобы установить ежедневное расписание:

  1. Создайте список задач заранее
  2. Определите, какие задачи важнее всего выполнить
  3. Время блокировки для каждой задачи

 

1.Создайте список задач заранее

Напишите список задач в планировщике за ночь до запланированного выхода на работу. Включите связанные с работой задачи и задачи, не связанные с работой. Задачи, не связанные с работой, нужно записывать, особенно если они выполняются в течение рабочего дня. Такие задачи могут включать запись на прием к врачу или отвоз вашей собаки к ветеринару. Заранее составленный список задач поможет вам получить точное представление обо всем, что вам нужно сделать, и с меньшей вероятностью вы забудете о задаче, если запишете ее.Включение задач, не связанных с работой, также гарантирует, что вы найдете время для их своевременного выполнения.

 

2. Определите, какие задачи наиболее важны для выполнения

Спросите себя, какие задачи из списка вы можете выполнить, чтобы улучшить свой день. Обведите эти задачи и поставьте число рядом с каждой из них в порядке важности для вас. Лучший способ решить, как это сделать, — подумать о том, какие задачи давно отложены, выполнением которых вы будете гордиться на следующий день.Цветной код может быть полезен, чтобы отличать задачи с высоким приоритетом от задач с низким приоритетом.

 

3. Время блокировки для каждой задачи

Точно запишите, сколько времени вы планируете потратить на каждую высокоприоритетную задачу. Время, которое вы устанавливаете для каждой задачи, должно быть разумным. Вам также не нужно делать задачи с высоким приоритетом теми, которые вы выполняете в начале дня. Они просто напомнят вам о назначении встречи с самим собой, чтобы сделать их в этот день.

Связано: Как мотивировать сотрудников

 

График работы Часто задаваемые вопросы

Вот несколько вопросов о графиках работы, которые могут дать вам дополнительную информацию:

 

Почему важно установить ежедневное расписание?

Разработка распорядка дня может помочь вам лучше контролировать свою работу и свою жизнь. Это поможет вам освободить место для всего важного и поможет вам справиться со стрессом и тревогой, что очень полезно для вашего психического благополучия.

 

Что является примером распорядка дня или распорядка дня?

Ежедневное расписание должно выглядеть примерно так:

 

7:30 утра: поставьте цели на день

7:45 утра: прими душ и оденься

9:30: Встреча с HR

10:30: заполнение документов нового сотрудника

12:00: Готовые отчеты

13:00м.: Обучить Анжелику бухгалтерской программе

13:45: пообедать

14:15: Перезвоните клиенту по поводу запроса

15:30: работа над небольшой задачей из долгосрочного проекта

16:30: Ехать домой

17:00: приготовить ужин

 

7 Ежедневные задачи менеджера проекта: чем ежедневно занимаются продакт-менеджеры

Иногда быть менеджером проекта может быть сложно, но в этой полезной статье мы проведем вас через повседневную рутину менеджера проекта — узнайте, что вам следует делать думайте и делайте каждый день, чтобы быть отличным менеджером проектов и получать максимальную отдачу от своего дня.

Я хотел бы начать этот пост со слов о том, как здорово иметь распорядок дня, который настраивает вас на успех. Тип рутины, при котором вы просыпаетесь рано (по крайней мере, за два часа до того, как вам нужно выйти из дома) и все успеваете. Я имею в виду, на самом деле, выпейте немного зеленого чая, займитесь йогой, может быть, займитесь быстрой пробежкой.

Представьте, если бы вставать утром, чтобы начать свой день управления проектами, было бы как в кино.

Но это не то, с чем я достаточно знаком, чтобы злорадствовать по этому поводу.

Чтоооо? Время пробуждения?

Вместо этого я расскажу об успешном распорядке дня, который начинается после отметки в 9 утра.

7 вещей для ежедневного управления проектами

1. Проверка состояния вашего проекта: для оптимизации критических путей вашего проекта

в теме.

Хотя маловероятно, что у вас есть команда, состоящая из героев с временным входом (ввод часов ежедневно), было бы неплохо получать представление о ваших проектах изо дня в день и следить за их состоянием.Особенно, если команда активно работает над несколькими результатами.

Вещи имеют тенденцию накапливаться и подкрадываться в одночасье, поэтому, чтобы избежать каких-либо неожиданностей, хорошо начинать свой день, следя за прогрессом. Это также поможет вам ответить на неизбежные вопросы, которые возникают в течение дня.

Бейонсе показывает путь для продакт-менеджеров: проверьте, прежде чем работать над этим.

2. Просмотрите входящие Slack / Tool: чтобы быть в курсе потребностей вашей команды и не блокировать

Держу пари, вы думали, что я скажу проверить вашу электронную почту сейчас.Неа! Вы здесь для своей команды, и именно их потребности окажут непосредственное влияние на ваш день. Какой бы инструмент вы ни использовали для облегчения внутренних коммуникаций, он должен иметь приоритет в вашем утре. Скорее всего, вы будете блокировать проект, если не будете следить за тем, где вы нужны вашей команде.

В зависимости от планировки вашего офиса проверка вашего средства связи часто заменяется тем, что кто-то просто подходит к вашему столу и озвучивает то, что у него на уме.

3.Готовьтесь к собраниям: чтобы вы были заранее информированы, а время оставалось продуктивным и соответствовало графику

Как бы ни звучал манифест руководителя проекта «Каждый день другой», иногда на самом деле все не так уж кардинально отличается. В наших календарях есть несколько довольно постоянных столпов, и это командные схватки и проверки клиентов. Каждая из этих встреч должна быть чем-то, к чему вы, как руководитель проекта, должны быть готовы заранее.

Ты обязан быть хранителем знаний и знать все на свете.Стоит выделить время в своем утреннем расписании, чтобы создать и поделиться повесткой дня для этих встреч с вашими клиентами и внутренней командой.

Будьте готовы. Но в хорошем смысле.

4. Проверьте свою электронную почту: чтобы увидеть, какие вопросы и запросы ждут ваших клиентов

Вопреки распространенному мнению, проверка электронной почты не должна быть первым делом, которое вы делаете в течение дня. Советы по управлению проектами 101. *Существует тенденция к тому, что лихорадочные электронные письма полностью поглощают ваши задачи на день и сдвигают ваши приоритеты.* Или вы можете первым делом проверить свою электронную почту, но не позволяйте ей быть единственным фактором, определяющим ваши приоритеты.

5. Ходите на встречи: чтобы доработать планы действий и принять решения по вашим проектам

Неизбежно — вы являетесь связующим звеном между командой клиента и командой вашего агентства. Обычные встречи, как правило, имеют единственную цель обновления и представления информации о текущих проектах. У них также есть основная цель построения отношений, доверие и общение преобладают во всех возможностях, связанных с клиентами.

Если в ваших силах организовать встречи с клиентами, большинство DPM рекомендуют проводить встречи с клиентами утром. Для этого есть несколько причин, в том числе:

  • Часовые пояса:
    • На западном побережье (PST) иногда вы можете работать с клиентом, который находится на восточной стороне, на 3 часа вперед (EST). Наше утро — это вечер восточных клиентов. При этом лимит времени для встречи с восточным клиентом обычно заканчивается не позднее 13:30 (по тихоокеанскому стандартному времени).
    • В течение дня, предшествующего встрече, у вашего клиента возникло меньше проблем, а значит, меньше вопросов, на которые вам нужно реагировать! (Мы можем только сказать: «Это запрос на изменение столько раз, что он потеряет свое очарование».)
    • Во второй половине дня у вас будет больше времени, чтобы принять меры по тому, что вы обсудили с клиентом, прежде чем он задаст неизбежно насущные вопросы: «Почему это еще не сделано? Мы обсуждали это вчера…»
Поднимитесь и освободите место для настоящей работы.

6. Get werkin: чтобы получить то, что вам нужно, чтобы сохранить импульс для ваших проектов

Утренние часы, как правило, более распланированы и обычно направляют ваши действия и следующие шаги до конца рабочего дня. Вторая половина дня более склонна к тому, чтобы убедиться, что вы хорошо разбираетесь в том, что произошло в тот день.

Это время дня, когда вы забронировали его для самостоятельно , что означает, что вы в основном позаботитесь о:

  1. Подготовка к завтрашнему дню/до конца недели
  2. Анализ входящей работы и задач
  3. Ответы на электронные письма клиентов
  4. Общение с внутренней командой, чтобы добиться цели!

7.Приступайте к чтению: Итак, вы самый умный в комнате

Вероятно, одно из самых сложных, но наиболее эффективных занятий днем ​​или в какой-то момент дня — это потратить десять минут на изучение мира и отрасли. вокруг тебя.

Вам, как первопроходцам в цифровой сфере, будет выгодно оставаться в курсе жаргона вашего мира. Это может помочь вам донести идеи до команды и ваших клиентов. Несколько ресурсов, чтобы проверить это ниже:

И когда все вышеперечисленное позаботится, вдруг это после 5 вечера и о, вы последний человек в офисе, снова?

Ну, по крайней мере, это означает, что вы с меньшей вероятностью возьмете работу домой с собой!

….Верно?

Пожалуйста, не надо мне домашних заданий.

Как выглядит твой день?

Знакомо? Или мы далеки друг от друга? Дайте нам знать, как выглядит ваш день в комментариях ниже.

Мгновенно | Диспетчер ежедневных задач

Работа может быть непосильной. Это преуменьшение года? Вполне может быть. Мы проводим день, постоянно шагая по офису, проверяя почту, выполняя многозадачность в обеденное время и бегая от одной встречи к другой.А теперь повтори.

Что, если я скажу вам, что так быть не должно? Конечно, ваш напряженный рабочий график не изменится в ближайшее время, но у вас будет способ по-настоящему управлять своим временем так, как вам удобно.

Забудьте о том, чтобы забыть о чем-то еще раз

Сосредоточение внимания на том, что вам нужно делать дальше, действительно может отнимать энергию. Пусть это останется в прошлом. Используя Instagantt , вы можете освободиться от попыток не забывать о своих задачах и действительно начать фокусироваться на достижении ваших ежедневных целей .

Реалистично планируйте свою неделю и месяц

Следите за своими задачами. Записывая свою деятельность, вы можете понять, чего вы можете реально достичь за определенный период времени, и по-настоящему сосредоточить свои ресурсы на эффективном выполнении задач.

Instagantt позволяет вам отслеживать все ваши проекты, задачи и цели в одном месте. Экономьте время, сохраняя четкий набор задач.Запланируйте все ваши встречи и последующие действия, чтобы вы больше никогда не пропустили дедлайн. Для каждой задачи в проекте вы можете установить начало и срок выполнения , написать базовое описание, добавить вложения и просто управлять каждым ее аспектом. Рассчитайте ход своего проекта, добавляя ежедневные подзадачи, и наслаждайтесь достижением цели на 100%.


Управляйте своим временем

Мотивируйте себя, видя и отслеживая свои выполненные задачи, и получайте ясный взгляд на то, что вам нужно сделать в течение следующих нескольких дней и через неделю .Видение того, чего вы уже достигли, и знание того, сколько времени вам потребовалось, очень поможет вам при планировании наперед.

Контролируйте свое время; управляйте своим распорядком дня так, чтобы действительно работало на вас . Более организованный вы ведете к более продуктивной вас. Мы искренне верим в это.

Взгляните.

Хотите узнать больше о том, что Instagantt может сделать для вас?

7 простых стратегий планирования дня

«Эксперты» по продуктивности любят говорить нам, что у всех нас одни и те же 24 часа в сутки.Но о чем они не любят говорить, так это о том, как немногие из нас действительно контролируют время.

Вы можете начать день, планируя завершить проект или закодировать функцию, но увлечься встречами, звонками, электронными письмами и «срочными» задачами.

Особенно в последнее время, когда так много других вещей соревнуются за ваше внимание, ваше расписание не должно быть захваченным. Вместо этого, как писала Энни Диллард, ваше расписание должно быть опорой для ваших дней — стабильной платформой, которую вы можете использовать, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно.

Это больше, чем просто хорошая метафора. Хороший график не зависит от прихотей других. Он опирается на структуру, процесс и рутину, чтобы дать вам ментальное пространство, чтобы сосредоточиться и сделать правильные вещи.

В этом руководстве : мы собрали несколько наиболее практичных и действенных способов составить расписание, которое обеспечит вам больше стабильности и поддержки в течение дня. Выберите то, что подходит именно вам, или объедините их в идеальное ежедневное расписание для концентрации внимания и ясности!

Как составить расписание: 7+ стратегий планирования для лучших дней

  1. MIT (самая важная задача)
  2. Время блокировки
  3. Техника Pomodoro
  4. Поток энергии (50-90-минутных спринтов)
  5. Задача задач
  6. Шатфилд Метод
  7. Bonus и Flow
  8. Бонус: /B schedule

5 основных элементов составления расписания

Прежде чем приступить к изучению того, как составить расписание, вам нужно ответить на простой вопрос:

Как для вас выглядит хороший день?

Вам нужны длительные периоды непрерывного времени, чтобы сосредоточиться?

Или вы предпочитаете проводить свой день на собраниях, проводя мозговой штурм и сотрудничая с коллегами?

Вы хотите прекратить работу ровно в 17:00? Или вам нравится заниматься проектами до поздней ночи?

Знание идеального варианта вашего дня поможет составить расписание, поддерживающее его.Это также поможет вам понять , почему вы хотите проводить свое время так, как вы это делаете.

Вы можете следовать всем советам по тайм-менеджменту, описанным в книге, но ничего из этого не будет иметь значения, если вы не работаете над правильными вещами. Нажмите, чтобы твитнуть

Конечно, мы живем не в идеальном мире. Вместо этого мы должны принять во внимание все другие вещи, которые мешают нашему идеальному дню.

Ваш график рабочего дня должен включать:

  1. Сосредоточенное время на важной работе и задачах. Это, скорее всего, то, чем должен быть наполнен ваш «идеальный день».
  2. «Говорят за» время. Сюда входят встречи и другие обязательства, возложенные на вас другими людьми.
  3. Малое время работы. Это «обслуживающая» работа, которую вы выполняете каждый день, например, отвечая на электронные письма, обновляя документы и т. д.
  4. Перерывы для подзарядки.
  5. Распорядки и ритуалы, помогающие нам выполнять различные задачи. Хотя это и не совсем «задача», в хорошем расписании используются определенные церемонии, чтобы держать вас в напряжении, сосредоточиться и двигаться в правильном направлении.

Теперь, когда вы готовы создать реалистичный график, давайте углубимся в методы, которые вы можете использовать.

1. MIT (сначала самая важная задача)

Вероятно, это самый недооцененный метод планирования: Выполняйте самую важную или важную работу в первую очередь .

Ваша MIT (Самая важная задача) не будет единственным, чем вы будете заниматься в течение дня. Но это должно быть что-то, что, как вы знаете, висит над вами или будет значимым образом двигать иглу вперед.

Существует множество веских причин, по которым вам следует использовать метод планирования MIT: 

  1. Он придает импульс вашему дню. Начать с небольшого выигрыша — одна из самых мотивирующих вещей, которые вы можете сделать (согласно принципу прогресса).
  2. Он использует ограниченное «продуктивное» время, которое у вас есть каждый день. Исследования показывают, что у нас есть всего 2 часа и 48 минут продуктивного времени в день (большая часть из них раньше).
  3. Вы можете сосредоточиться, когда люди меньше беспокоят вас. Обычно рабочий день начинается тише и меньше дел.
  4. К концу дня вы почувствуете себя лучше. Что бы ни случилось, ты знаешь, что сделал что-то значимое.
  5. Помогает расставить приоритеты и настроиться на день. Часто то, с чего вы начинаете свой день, в конечном итоге вы делаете больше.

Конечно, не всегда легко уделить любое время себе. Вот почему, чтобы поддержать свой MIT, вы должны убедиться, что это действительно первое, что вы делаете, и что ничто другое не конкурирует за ваше внимание в данный момент.

Это означает выделение времени в календаре для работы (хорошо 30–90 минут), а также не открывать электронную почту или чат до того, как вы начнете (вот где приоритеты других людей берут верх).

Если вы знаете, что плохо проверяете социальные сети или новости по утрам, вы можете настроить блокировщик отвлекающих факторов, например FocusTime, чтобы блокировать их во время учебы в Массачусетском технологическом институте.

FocusTime блокирует отвлекающие факторы, такие как социальные сети, новости и развлечения, когда вам нужно сосредоточиться

2.Блокировка времени

Блокировка времени развивает идею Массачусетского технологического института еще дальше, заполняя весь ваш график выделенными «блоками» времени для различных задач. Это означает, что вы начинаете свой день с «полного» расписания с отведенным временем для:

  • Сосредоточенная работа
  • Мелкая работа
  • Перерывы

Вот как это выглядит на практике: 

Заблокированное по времени расписание выглядит устрашающе, но обеспечивает структуру вашего дня

Так зачем кому-то нарочно заполнять свое расписание?

Когда вы заполняете свое расписание задачами и действиями, которые вы хотите, чтобы выполнял, другим будет труднее украсть ваше время.Вместо того, чтобы реагировать на внешние просьбы, вы точно знаете, как хотите провести свое время, и вам легче сказать «нет».

Секрет того, как заставить работать блокировку времени, заключается в том, чтобы быть реалистичным, но в то же время реактивным.

Расписание с блокировкой по времени — это всего лишь шаблон, а не высеченный на камне. Это помогает вам сосредоточиться на более широкой картине, а не отвлекаться на «срочные» задачи и рутинную работу.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим Пошаговым руководством о том, как начать блокировку времени .

3. Техника помидора

Техника помидора — это относительно простой метод планирования, который может работать наряду с большинством других методов.

«Помидор» — это 25-минутный блок непрерывной работы, когда вы сосредотачиваетесь на одной задаче, после чего следует 5-минутный перерыв. Цель состоит в том, чтобы связать воедино 3–4 «сеанса» Pomodoro, прежде чем сделать длительный перерыв, чтобы восстановить силы.

Когда дело доходит до того, как составить расписание с помощью Техники Помидора, вы можете запланировать их в свободный слот.Например, если у вас есть свободное время после обеда с 13 до 15 часов, вы можете посвятить его сеансам Pomodoro.

Усильте свои сеансы Pomodoro, используя нашу интеграцию с календарем для автоматического запуска сеанса FocusTime. Узнайте больше здесь!

В начале сеанса выберите 4 задачи, на которых вы сосредоточитесь, а затем запустите рабочий таймер.

Чем хорош этот метод, так это тем, что он помогает вам интенсивно сосредоточиться, не перегорая. Двадцать пять минут — относительно короткий период времени, чтобы блокировать отвлекающие факторы.И даже если вы выполните только два в течение дня, у вас все равно будет целых 50 минут целенаправленной работы.

Если вы хотите начать использовать технику Помидора, ознакомьтесь с нашим списком 7 лучших таймеров работы и продуктивности .

4. Поток энергии (50–90-минутные спринты)

Уровень нашей энергии непостоянен в течение дня (об этом вам может сказать любой, кто испытал ужасный дневной спад). Вместо этого мы следуем так называемому «Ультрадианскому ритму» 90-минутных циклов, когда наша энергия достигает своего «пика», прежде чем нам нужно сделать перерыв.

Это означает, что в течение дня есть определенные периоды времени, когда вы, естественно, более бдительны и готовы к работе, а также периоды, когда вам лучше сделать перерыв.

Как только вы поймете, когда ваше тело находится на пике, вы сможете начать планировать свой день в соответствии с этим ритмом. Это означает, что нужно работать спринтами по 50–90 минут, а затем отдыхать по 20–30 минут.

Есть несколько способов включить этот цикл в свое расписание. Если вы скорее «создатель» и вам нужны длительные периоды сосредоточенной работы для написания, проектирования или кодирования, вы можете запланировать работу этих блоков с вашими естественными энергетическими циклами, чтобы получить от них больше.

Запланируйте 90-минутные сеансы концентрации, чтобы воспользоваться преимуществами естественного энергетического ритма вашего тела

Однако, если ваши дни обычно немного более рассеяны, вы можете сделать наоборот и использовать Ультрадианский ритм в качестве ориентира, когда нужно сделать перерыв.

Сопоставьте свой график перерывов с ультрадианским ритмом, чтобы оставаться энергичным в течение всего дня

5. Последовательность выполнения задач

В то время как Ультрадианский Ритм предназначен для работы с потоком вашей энергии, вы также можете работать со своим потоком задач.Это означает объединение похожей работы, чтобы вашему мозгу не приходилось иметь дело с таким большим переключением контекста.

Вот как описывает это автор Пол Джарвис:

«Чем дольше вы можете сосредоточиться на одном типе задач, тем быстрее вы сможете их выполнить. Таким образом, сгруппировав все, что мне нужно написать, в одно утро, я могу написать 5–6 статей одним махом».

Вы даже можете распределить это на всю неделю. Например, вы можете объединить всю свою административную работу в «пятницу наверстывания» или запланировать все звонки по продажам на вторник и четверг.

При групповой работе учитывайте свои энергетические привычки и предпочтения. Если вы лучше справляетесь с творческими проектами во второй половине дня, тогда группируйте соответствующие задачи.

6. Метод Чатфилда

Одна из самых больших проблем любого метода планирования заключается в том, что мы, как известно, плохо знаем, сколько времени потребуется для выполнения задачи , даже если мы делали это в прошлом .

Но это краеугольный камень тайм-менеджмента. Если вы не будете правильно оценивать свое время, вы всегда будете отставать от задач и играть в догонялки.

Продуктивный комик, мультипликатор и актер озвучивания Джейсон Чатфилд придумал решение этой проблемы:

«У меня есть привычка следить за тем, чтобы после завершения задачи я корректировал событие календаря, чтобы оно отражало «фактическое» время, затраченное на это. т.е. Возможно, я позволил 30 минут, а это заняло час».

Само по себе это хорошее упражнение, но здесь этот метод становится еще более мощным.

«Затем я копирую и вставляю те похожие или идентичные задачи, которые я выполнил раньше, когда я планирую на неделю вперед.

У большинства из нас есть задачи, которые повторяются каждый день или неделю. И этот метод позволяет вам выяснить, сколько времени они на самом деле делают.

Если вы хотите автоматизировать этот процесс, используйте такой инструмент, как RescueTime, для автоматического отслеживания вашего времени в приложениях, на веб-сайтах и ​​даже в конкретных проектах. Например, если я хочу узнать, сколько времени я потратил на написание этой статьи, я могу посмотреть свой отчет о деятельности в RescueTime и посмотреть.

RescueTime автоматически отслеживает, сколько времени вы тратите на приложения, веб-сайты и даже конкретные проекты

7.Всплески и поток

Большинство из нас проводят дни, переключаясь между электронной почтой, чатом и нашей «основной работой» (то есть тем, что указано в должностной инструкции!) Наше исследование показало, что в среднем большинство людей проверяют электронную почту или общаются в чате каждые 6 минут!

Но это серьезно снижает вашу способность справляться с повседневными задачами.

Вместо этого пакетное общение помогает командам быть более продуктивными, а более творческими.

В этом методе планирования вы выделяете определенное время в день для проверки электронной почты и ответов на сообщения чата.Хорошее эмпирическое правило: 

.
  1. Один раз после завершения MIT
  2. Днем, в момент упадка сил

Это может показаться трудным переходом, особенно если вы являетесь частью культуры с большим количеством общения. Убедитесь, что вы поговорили со своей командой о , почему вы не будете в сети и как они могут связаться с вами, если возникнет настоящая чрезвычайная ситуация.

Бонус: график A/B

Иногда лучше составлять расписание на неделю, чем на каждый день в отдельности.

Расписание A/B — это способ дифференцировать ваши цели и приоритеты каждый день. Таким образом, вы не будете чувствовать себя виноватым из-за того, что отложили важную работу.

Вот пример. Разделение вашего времени между функциями кодирования и управлением командой может разделить ваше внимание. Вместо этого разделите свою неделю на дни с графиком A (программирование) и графиком B (управление).

Если ваша работа не подпадает под две категории, попробуйте систему Free, Focus, Buffer.Это означает, что вы запланировали: 

  • Свободные дни для личной работы.
  • Фокус-дни для основной работы.
  • Буферные дни для планирования, администрирования и других «срочных» задач.

«Профессионалы придерживаются графика. Любители позволяют жизни мешать».

Расписание — это гораздо больше, чем просто заполненный календарь. Это заявление о том, что для вас важно и что заслуживает вашего времени.

Как автор Deep Work , Кэл Ньюпорт, пишет:

«Большую часть дня мы проводим на автопилоте, не задумываясь о том, что делаем со своим временем.Это проблема.

«Трудно не допустить, чтобы мелочи закрадывались в каждый угол вашего расписания, если вы не взглянете, не вздрагивая, на свой текущий баланс между глубокой и поверхностной работой, а затем примете привычку останавливаться перед действием и спрашивать: «Что?» имеет смысл прямо сейчас?»

То, как вы составляете расписание, не должно зависеть от других людей. Чем больше вы будете контролировать свое время, тем лучше вы будете чувствовать свой прогресс каждый божий день.

Ежедневная рутина руководителя проекта — обзор с видео

Эй, в чем дело, это Адриан из Tacticalprojectmanager. Как выглядит типичный день руководителя проекта и какие ежедневные рутины и задачи ему приходится выполнять.

Это то, что хотят знать многие люди, которые думают о смене карьеры и переходе к управлению проектами, а также те, кто только начинает работать и хочет знать, как им следует планировать свой день.

Вот вопрос, на который я отвечу в этом видео, так что следите за обновлениями. Какой-то парень на Reddit спрашивает:

Итак, что мы можем ответить этому парню? Во-первых, наверное, нет другой работы в мире, ну я не могу этого сказать, кроме работы в компании, более разнообразной и непредсказуемой, чем работа менеджера проектов. И именно поэтому это так весело. По крайней мере, я так думаю.

Как обычно выглядит мой день

Итак, на этом краткий обзор того, как я строю свой день, когда я прихожу утром в офис:

Моей первой задачей является проверка электронной почты, и я не просто читаю каждое письмо и отвечаю на каждое письмо.Я просто отфильтровываю действительно важные вещи, на которые мне нужно ответить сразу же, например, для менеджеров или связанные с действиями, которые происходят в настоящее время, когда у нас высокое давление, и мы должны решить их. Примерно от получаса до часа утром я провожу с электронной почтой, а затем всегда сосредотачиваюсь на задачах, которые будут завершены на этой неделе и на следующей неделе.

Итак, каждое утро я спрашиваю себя: Над какой важной вещью, над которой мы работаем прямо сейчас, мы собираемся закончить на этой неделе? , где я должен убедиться, что это действительно сделано.Это может быть тест, это может быть мастерская, которую мы должны успешно закрыть. Некоторая разработка программного обеспечения для ИТ, которая находится в процессе, и я знаю, что она будет завершена в четверг.

Итак, если сегодня понедельник, я сделаю все, что в моих силах, чтобы убедиться, что мы выполним эту задачу вовремя и это обычно включает в себя звонки людям мы собираемся закончить его до четверга, есть какие-то проблемы, с которыми я могу вам помочь?  И я не просто звоню.Обычно я подхожу к членам своей команды, сажусь рядом с их столом и пытаюсь понять, продвигаемся ли мы вперед.

А потом я мог бы провести несколько совещаний либо в качестве ведущего, либо также совещаний, в которых я просто участвую, чтобы посмотреть, движемся ли мы в правильном направлении. Таким образом, у вас всегда будут встречи в качестве менеджера проекта каждый день или через день. И вы должны убедиться, что каждая встреча приносит пользу, и что все вопросы решаются и закрываются. Это очень важно.

Так что я мог бы просто войти в конце собрания, чтобы убедиться, что мы можем сделать четкий вывод и перейти к следующей теме.

Тогда у нас уже обеденное время. У меня короткий обед, а потом я возвращаюсь к своему столу. Следующая задача — снова проверить мою электронную почту, чтобы новая почта, которая приходила, снова использовала тот же фильтр. Я не отвечаю на каждое письмо. Я смотрю, что действительно важно, над чем мы работаем на этой неделе, и я отвечаю на эти вопросы и отдаю приказы моей команде по этим конкретным вопросам по электронной почте.

Затем то, что я делаю также, что является ежедневной привычкой (я действительно призываю вас следовать аналогичному процессу): каждый день примерно через полчаса после обеда я открываю список дел по проекту. Это файл Excel, в котором записываются все задачи и результаты, а также элементы действий и проблемы. Что я делаю? вперед с этим с этой работой какие-либо проблемы, с чем я могу вам помочь? И в зависимости от этого я могу сделать некоторые другие вещи, такие как приглашение на внеочередное собрание, чтобы решить какой-то срочный вопрос, чтобы убедиться, что мы движемся вперед.Что мы закрываем или заканчиваем задачи, над которыми работает команда. Поэтому просмотрите список дел и убедитесь, что все в моей команде продвигаются вперед по этому в течение примерно получаса .

А потом снова во второй половине дня проходят семинары-встречи, которые я посещаю. Опять же, вы можете планировать это заранее. Некоторые встречи, конечно, запланированы заранее, но другие больше похожи на срочные встречи по тушению пожаров, и вам просто нужно их как-то втиснуть.

А потом обычно уже 17:00. и еще раз, прежде чем я пойду домой, я снова проверю свой чек, свою электронную почту, отвечу на несколько телефонных звонков и часть корреспонденции. А также, если на следующий день будет какое-то собрание, на следующий или второй день я подготовлю презентацию и буду смотреть вперед. Что мы будем делать? Что я собираюсь сделать завтра, а затем подготовиться к этой встрече. Затем я заканчиваю, выключаю компьютер, возвращаюсь домой и забываю обо всей работе, которой занимался весь день.Это очень важно, поэтому у вас должна быть какая-то процедура или рутина, чтобы охладиться. Чтобы вы могли думать о других вещах.

Как оставаться в здравом уме, будучи руководителем проекта

Другой вопрос от этого парня на Reddit касался методов расслабления. Это очень важно, потому что работа менеджера проекта действительно утомительна и очень требовательна физически, но также и умственно, поэтому вы знаете, что вас бомбардируют таким большим количеством информации, и вы должны принимать так много решений каждый день.Это действительно требует психологических усилий, поэтому я обычно работаю блоками по полтора часа. После такого блока я просто оставлю свой компьютер и совершу короткую прогулку в офисе или на улице, просто чтобы заставить свои мысли просто подумать о чем-то другом или сделать кофе-брейк с коллегами и немного поговорить о том, что я уйти от вещей.

Как стать более эффективным

Другим вопросом были процедуры для повышения эффективности каждый день.Я думаю, что мне помогает такая целенаправленная работа по проверке электронной почты или подготовке презентации. И я могу даже пойти в тихий конференц-зал или уголок для встреч, где меня никто не побеспокоит. Это помогает мне успевать многое за короткое время. И затем ваша эффективность: я думаю, у вас должна быть хорошая система для координации задач и обработки всей информации, которую вы получаете: электронные письма, документы, ваш список дел и т. д. Так что поддерживайте их на регулярной основе, чтобы потом вы также эффективно автоматически.И, наконец, держать вас в здравом уме, иногда это довольно сложно, особенно на пиковых фазах в проекте . Но что мне нравится делать, так это планировать что-нибудь приятное с моей женой после работы. Например, пойти в хороший ресторан, посмотреть фильм, пойти в Оперу или просто встретиться с друзьями, и это помогает мне думать о других вещах, кроме работы. и вы будете более свежими и зарядитесь энергией утром, чтобы вы могли снова многое сделать на следующий день.

У каждого здесь свой распорядок дня, но вы должны убедиться, что у вас есть фазы, когда вы расслабляетесь. Где вы думаете о других вещах и где вы также наслаждаетесь жизнью, даже если это в течение недели. Поэтому не забудьте сделать эти процедуры частью вашего ежедневного расписания.

Я надеюсь, что это было полезно для вас, и если у вас есть вопросы, просто оставьте комментарий здесь, а также убедитесь, что вы подписаны на наш канал YouTube, чтобы быть в курсе обновлений. Скоро поговорим — пока-пока. Береги себя

Адриан

Адриан Ноймайер

Привет! Я Адриан, бывший старший менеджер ИТ-проектов и основатель Tactical Project Manager.Я создал сайт, чтобы помочь вам стать отличным руководителем проекта и успешно управлять интенсивными проектами!

Похожие посты, которые вам также могут понравиться

Каков распорядок дня менеджера социальных сетей?

Так много обязанностей! Так много нужно сделать! Как может менеджер социальных сетей делать все это? Поддерживая хорошо сбалансированный график. Вот посмотрите на распорядок дня менеджера социальных сетей.

С таким количеством различных платформ социальных сетей, которыми нужно управлять, и таким длинным списком дел, которые нужно решить, вам может быть трудно понять, с чего начать и как эффективно спланировать свой день.

Новичок в роли или вам действительно нужно упорядочить свой распорядок дня? Эти типичные задачи помогут вам организоваться и добиться лучших результатов.

Используйте мой распорядок дня в качестве менеджера социальных сетей, чтобы создать свой собственный контрольный список и оптимизировать рабочий процесс.

1. Просмотрите свой ежедневный календарь

Прежде чем приступить к повседневным рутинным задачам, взгляните на то, что происходит в этот день.

Ищите срочные события, такие как Facebook Live или Twitter, а также другие задачи, которые выполняет социальный менеджер.

Подумайте, нужно ли вам время для подготовки к ним, независимо от того, принимаете вы их или участвуете.

Затем настройте уведомления или сигналы календаря, чтобы у вас было достаточно времени.

Ежедневные задания для менеджера социальных сетей

Например, я использую Todoist для планирования событий в определенное время в течение дня. Когда я абсолютно не могу что-то пропустить — например, звонок клиента или прямую трансляцию — я также ставлю будильник на телефоне.

Связанный пост : Зарплата менеджера социальных сетей: сколько вы должны зарабатывать?

2. Общайтесь с клиентами или коллегами

Затем проверьте свою электронную почту или приложения для обмена сообщениями на наличие важных сообщений от клиентов или коллег.

Немедленно реагируйте на что-нибудь простое, например, на приглашение на встречу, или на что-то срочное, например, на обновление кампании. Отметьте что-либо еще для последующих действий.

Затем ответьте в течение стандартного периода времени.

Например, я отвечаю на письма клиентов максимум в течение 24 часов.

После первоначальной проверки закройте электронную почту и приложения для обмена сообщениями.

Я остаюсь сосредоточенным, когда общаюсь с клиентами и коллегами в определенное время в течение дня вместо того, чтобы постоянно отвечать на уведомления о новых сообщениях.

3. Проверьте платные социальные кампании

После того, как вы просмотрели события дня и выполнили все необходимые проверки, откройте панель управления в социальных сетях.

Начните с проверки эффективности любых проводимых вами платных социальных кампаний.

Ищите необычные изменения в показах или конверсиях. Решайте любые мелкие проблемы сразу. Внесите любые серьезные проблемы в свой список дел на потом.

Например, я отслеживаю комментарии и сразу же корректирую ставки или бюджет. Я сохраняю копию или творческие обновления и углубленный анализ аудитории на вторую половину дня, когда меня обычно меньше отвлекают.

4. Ответ на участие и упоминания

Затем откройте свой почтовый ящик в социальных сетях.

Начните с того, что кажется наиболее важным, например, прочитайте и отреагируйте на комментарии к вирусному сообщению.

Затем прочитайте ваши упоминания и личные сообщения (DM). Старайтесь не оставлять ничего без внимания.

Вместо этого ответьте на каждый элемент, назначьте его коллеге или отметьте его для будущих последующих действий.

Мониторинг управления социальными сетями с помощью решения для управления социальными сетями

Чтобы сэкономить время, настройте сохраненные ответы для отправки в ответ на общие вопросы или комментарии. Вы также можете автоматически модерировать комментарии, чтобы быстрее просматривать свой почтовый ящик.

Например, я автоматически помечаю сообщения от новых потенциальных клиентов, чтобы я мог эффективно отвечать.

Карандаш еще пару раз, чтобы ответить на помолвку до конца дня. Обычно я проверяю почтовые ящики социальных сетей в определенное время, чтобы уведомления не отвлекали меня в течение дня.

Затем откройте панель мониторинга социальных сетей и просмотрите хэштеги и ключевые слова, которые вы отслеживаете.

Начните с просмотра фирменных хэштегов или хэштегов кампании. Отвечайте на важные вопросы или назначайте их по мере необходимости.

Затем просмотрите хэштеги отрасли или конкурентов.

Присоединяйтесь к беседе или подпишитесь на соответствующие учетные записи.

Прослушивание социальных сетей должно стать задачей каждого менеджера социальных сетей.

Сделайте заметку, чтобы заняться трудоемкими задачами позже.

Например, если я определяю созданный пользователями контент (UGC) для публикации или актуальные темы для изучения, я добавляю их в список вещей для изучения, когда у меня есть больше времени.

6. Подписывайтесь на лидеров мнений и взаимодействуйте с ними

Затем проверьте всех влиятельных лиц, с которыми вы сотрудничаете, и взаимодействуйте с их контентом.

Сделайте то же самое для влиятельных лиц, с которыми вы хотели бы работать, чтобы вы, как менеджер социальных сетей, могли начать строить отношения.

Ищите новых влиятельных лиц в своей нише и подписывайтесь на них, а также добавляйте любые идеи для кампаний в свой список дел.

7. Просмотрите запланированный контент или опубликуйте прямые трансляции

Своевременно публиковать контент в социальных сетях.

Если вы планируете контент, проверьте свои ленты в социальных сетях, чтобы убедиться, что он выходит в эфир, как и планировалось.

Если вам нужно опубликовать сообщения вручную или поделиться срочным контентом, установите оповещение, чтобы сделать это в нужное время в вашем ежедневном расписании.

Оставьте достаточно времени, чтобы ваши клиенты или коллеги могли одобрить контент по мере необходимости.

8. Создать новый контент

После того, как вы справились со всеми срочными задачами в своем списке, выделите время для творческой работы:

  • Напишите подписи или отредактируйте активы бренда для постов на следующей неделе.
  • Создайте сценарий или проработайте детали для предстоящей прямой трансляции.
  • Составьте список снимков и проверьте запасы реквизита для фотосессии продукта на следующий день.

9. Курирование и постановка контента в очередь

Помимо создания контента, вы также захотите погрузиться в курирование контента.

Затем выберите кураторский контент, который нравится вашей аудитории, и добавьте его в очередь публикации:

  • Используйте такие инструменты, как BuzzSumo или Quuu, чтобы найти высокоэффективный контент в вашей нише.
  • Просмотрите UGC, который вы сохранили ранее, и добавьте лучшие примеры в свое расписание в социальных сетях.
  • Вернитесь к панели управления социальными сетями и выберите актуальные темы для исследования.

Не забывайте о разнообразии при размещении контента.

10. Обзор аналитики и оптимизация кампаний

Найдите лучшее время для публикаций в социальных сетях.

Вы можете готовить отчеты для социальных сетей только каждую неделю или месяц. Но важно чаще просматривать аналитику.

Зачем ждать до конца месяца, чтобы решить дорогостоящую проблему, если можно решить ее гораздо раньше?

  • Выделите несколько минут, чтобы проверить статистику вовлеченности и отношение к последним сообщениям. Определите выбросы и устраните любые негативные проблемы с производительностью, особенно если вы находитесь в середине большой кампании.
  • Ищите необычный рост аккаунта или потерю подписчиков.Определите причину и устраните любые серьезные потери. Если у вас появилось больше подписчиков, чем обычно, постарайтесь использовать эту возможность.
  • Просмотрите лучшее время для публикации в социальных сетях, чтобы вы могли связаться с подписчиками в нужное время. При необходимости обновите расписание публикации или очередь публикации.

11. Разработка стратегий

Выделите время для стратегического планирования.

Просмотрите свой годовой план действий в социальных сетях и наметьте предстоящие кампании.

Закажите фото- или видеосъемку, спланируйте график публикаций, набросайте контент и получите предложения от заинтересованных сторон.Работайте как можно раньше, чтобы у вас было время на правки и утверждения.

Даже если ваши предстоящие кампании находятся под контролем, я все же рекомендую каждый день уделять несколько минут анализу того, что ждет вашу компанию или клиентов. Я записываю идеи, продумываю стратегии кампаний и смотрю на картину в целом, чтобы помочь своим клиентам добиться успеха.

источник: кит питтс

12. Ознакомьтесь с новостями отрасли

Чтобы закончить день, поднимите список для чтения, чтобы просмотреть заголовки и прочитать важные статьи.

Начните с просмотра новостей социальных сетей из таких источников, как Social Media Today и Social Media Examiner.

Следите за основными обновлениями платформы и новыми функциями, которые могут повлиять на вашу стратегию.

Затем сделайте то же самое для новостей из отрасли вашей компании или клиентов.

Следите за последними новостями, чтобы поделиться ими в очереди на публикацию, или за тенденциями, которые можно изучить при подборе контента.

Будьте в курсе новостей социальных сетей.

Чтобы следить за важными блогами и отраслевыми сайтами, я рекомендую использовать приложение-агрегатор новостей, такое как Feedly.

Поскольку вы можете настраивать тематические каналы, вы можете легко отслеживать сразу несколько тем. Я также рекомендую подписаться на информационные бюллетени от Industry Dive, которые собирают самые важные заголовки дня или недели.

В заключение

Как менеджер социальных сетей, ваш ежедневный список дел может резко меняться в зависимости от кампаний, которые вы проводите, и клиентов, которыми вы управляете. С помощью этого примера расписания вы можете создать основу для организации своего дня, не забывать о важных задачах и настроить свои учетные записи в социальных сетях на успех.

Начните экономить время и энергию на своем собственном управлении социальными сетями! Воспользуйтесь нашей бесплатной пробной версией Agorapulse, чтобы планировать, отслеживать и измерять все свои действия в социальных сетях.

Как максимально эффективно проводить время в социальных сетях в 2017 году

Один из вопросов, который мне чаще всего задают как менеджеру по социальным сетям в Buffer:

Как вы разбиваете свой день, чтобы получить максимальную отдачу от социальных сетей?

До недавнего времени я особо об этом не задумывался.Немного о создании контента, курировании, привлечении аудитории, электронных письмах, информационно-разъяснительной работе и некотором планировании буфера.

Я все задавался вопросом, действительно ли формула успеха менеджера социальных сетей? Как другие специалисты по социальным сетям проводят свое время в течение дня? Мы разделяем одни и те же задачи?

В поисках ответа я отслеживал каждый час своего дня в течение целой недели и искал в Интернете лучшие советы и ресурсы от других специалистов по маркетингу в социальных сетях.

Вот что я узнал о том, как лучше всего использовать свое время в качестве менеджера социальных сетей.

Быть менеджером социальных сетей может означать очень напряженный рабочий день. Чтобы доказать, насколько насыщенным он может быть, Curalate взглянул изнутри на ежедневное расписание Марио Морено. Марио — глобальный менеджер по социальным сетям одного из крупнейших в мире ритейлеров:

Можете ли вы относиться к такому графику, как у Марио? Возможно, вы делаете больше. Или, возможно, вы ежедневно выполняете разные задачи. В этом прелесть работы в этой индустрии!

Вот краткий обзор моего дня и того, как я провожу каждую его треть:

Утро:

  • 7–7:30: Завтрак и кофе
  • 7:30–8:30: Электронная почта и голосовая почта
  • 8 :30–9:00: Регистрация на всех платформах социальных сетей
  • 9–9:30: Измерение социальных результатов и добавление в электронные таблицы
  • 9:30–10:00: Отвечайте и взаимодействуйте с сообществом
  • 10–10:30: Расписание новый контент в Buffer
  • 10:30–10:45: перерыв и еще кофе (очень нужно!)
  • 10:45–11: чтение и изучение
  • 11:00–12:00: создание контента (подкаст, написание)

днем:

  • 12–12:30: обед
  • 12:30–13:00: электронная и голосовая почта
  • 13–13:30: ответы и взаимодействие с сообществом
  • 13:30–14:00: создание контента
  • 14–14:30: чтение и изучение
  • 14:30–14:45: перерыв
  • 14:45–15:00: планирование содержимого в буфере
  • 15–16:30: создание контента (видео , графика)
  • 16:30–17:00: электронная и голосовая почта
  • 17–17:30: проверка очереди буфера

Вечер:

  • 17:30–18:45: спортзал 20:00: Ужин с женой
  • 20:00–21:00: Обучение (программирование, создание видео и т. д.).)
  • 21-22: Расслабьтесь и посмотрите телевизор
  • 22-22:30: Чтение
  • 22:30: Спите и повторяйте!

самое важное и продуктивное время для меня в течение дня — это когда у меня есть возможность создавать контент, взаимодействовать с сообществом и учиться.

Индустрия социальных сетей — это та индустрия, в которой существует крутая кривая обучения, чтобы стать экспертом (и даже в этом случае есть чему поучиться). Вот почему Деннис Ю, технический директор BlitzMetrics, тратит не менее 3 часов на обучение каждый день, как и многие другие профессионалы.

Я намеренно уделяю время обучению, творчеству и вовлечению в свой день, чтобы со временем повысить эффективность социальных сетей Buffer. Сосредоточение внимания на одной задаче (вместо многозадачности) помогло мне максимально эффективно использовать часы, потраченные на обучение, творчество и вовлечение.

Готовы к другому взгляду на должностную инструкцию менеджера по социальным сетям?

Вот интересная инфографика от Meltwater, которая показывает все задачи, которые может выполнять менеджер социальных сетей в конкретный день.Это много!

За последние 17 или около того лет роль менеджера социальных сетей изменилась очень быстро и резко. То, что когда-то было довольно простой работой по размещению контента и реагированию на вопросы сообщества, превратилось в задачу, требующую различных социальных и технических навыков.

Менеджеры социальных сетей начинают выглядеть более «Т-образно», чем когда-либо прежде.

В любой день менеджер по социальным сетям может отвечать за определение стратегии предстоящего запуска продукта, создание видео, анализ данных на разных платформах, разработку вирусных GIF-файлов, координацию обмена сообщениями с PR и коммуникациями, запуск платной рекламы и многое другое. .

Неудивительно, что эти профессии так востребованы!

Что вы делаете, когда вам нужно жонглировать всеми вышеперечисленными задачами?

Возможно, самой большой проблемой для менеджеров социальных сетей является определение того, какие виды деятельности должны быть приоритетными, что окажет наибольшее влияние на их бренд или организацию.

Ежедневные и еженедельные списки дел удобны, а также помогают понять, что в прошлом двигало иглой в социальных сетях.

Но я хотел бы поделиться двумя разными взглядами на расстановку приоритетов и максимально эффективное использование вашего времени, которые очень помогли мне в моей работе менеджером социальных сетей.

Контент 70/20/10 Coca-Cola

Компания Coca-Cola долгое время была лидером в сфере контент-маркетинга и социальных сетей. Их правило 70/20/10 является огромным источником вдохновения для маркетинговой команды Buffer. Он в основном предназначен для целей составления бюджета и разработки контента, но также может помочь в процессе работы с социальными сетями.

70/20/10 Правило в действии

Сейчас: 70%

Это «хлеб с маслом» вашей маркетинговой деятельности.«Для менеджеров социальных сетей это может означать такие действия, как создание видео, взаимодействие с вашим сообществом и курирование контента. Другими словами, деятельность с низким уровнем риска, которая оказывает влияние от умеренного до высокого в повседневной жизни.

Новое: 20 %

Категория 20 процентов сохраняется для итерации и инноваций (новых) для вещей, которые работали в корзине 70 процентов. Для менеджеров социальных сетей это может означать улучшение общего качества видео (или полностью другой тип видео).Это также может означать запуск группы Facebook или закрытого сообщества Slack. В 20-процентной категории окупаемость инвестиций не обязательно будет немедленной.

Далее: 10%

Это ваш «контент с высоким риском и высокой наградой». Способность стратегически определять и экспериментировать с многообещающими каналами или средами является важным навыком для менеджеров социальных сетей, который необходимо развивать, и обычно он приходит со временем с опытом. Например, вы можете запустить новую рекламную кампанию Snapchat или установить чат-ботов Facebook Messenger на свои веб-ресурсы.10-процентная деятельность ведра предназначена для выплаты больших дивидендов в будущем.

Определение балла «ICE»

Еще один мой любимый способ расставить приоритеты в социальных сетях — думать о каждом из них с точки зрения «ICE». ICE, разработанный Шоном Эллисом, генеральным директором GrowthHackers.com, расшифровывается как Impact , Confidence и Ease .

Начните со списка всего, что вы хотели бы сделать или выполнить в социальных сетях в течение определенного периода времени.

Когда у вас будет полный список, присвойте каждой задаче оценку от 1 до 10 (1 — самая низкая, 10 — самая высокая). После того, как вы присвоили каждой задаче набор из трех баллов (I, C и E), возьмите среднее значение всех трех, и это будет общий балл ICE. Чем больше очков, тем выше потенциал.

У GrowthHackers есть простой в использовании калькулятор ICE, который вы можете попробовать прямо сейчас.

Вот краткий пример работы ICE. Допустим, вот некоторые из моих еженедельных действий в социальных сетях:

  • Курирование контента (I=6, C=7, E=6)
  • Создание маркетинговых видеороликов (I=10, C=8, E=2)
  • Написать новую запись в блоге (I=7, C=7, E=4)
  • Взаимодействие с сообществом (I=7, C=7, E=7)

На основании общего количества баллов ICE я мог бы расставить приоритеты действия в следующем порядке:

  1. Взаимодействие с сообществом ( Общий балл ICE = 7.0 )
  2. Создание маркетинговых видеороликов ( Общий балл ICE = 6,7 )
  3. Курирование контента ( Общий балл ICE = 6,3 )
  4. Написание нового поста в блоге ( Общий балл ICE = 6,0
      Отличное) Отличительной особенностью метода ICE является то, что его можно применять к различным отраслям, целям и ситуациям.

      Теперь давайте быстро рассмотрим 10 высокоэффективных задач работы менеджера по социальным сетям и то, что каждая из них влечет за собой. Этот список основан на моем собственном опыте работы в Buffer, а также на беседах со многими маркетологами по всему миру.

      1. Разработка стратегии

      Существует так много целей, на которых мы могли бы сосредоточиться как менеджеры социальных сетей, например, узнаваемость бренда, вовлеченность, трафик и подписки, и это лишь некоторые из них. Существует также задача выяснить, как убедиться, что ваши цели в социальных сетях совпадают с общими целями вашей компании. Вот где в игру вступает наличие надежной стратегии в социальных сетях.

      2. Вовлечение

      Наряду с созданием и курированием контента создание счастливой и заинтересованной аудитории является важной задачей для любого бренда.Это помогает создать сообщество лояльных последователей, которые в конечном итоге помогут распространить информацию о вашем продукте или услуге в социальных сетях.

      3. Создание

      В основе работы каждого менеджера социальных сетей лежит создание художественного контента. Контент — это жизненная сила ваших социальных сетей и то, что заставляет вашу аудиторию читать, вовлекаться и взаимодействовать с вашим брендом. Важно научиться создавать все виды контента, от видео до GIF-файлов, инфографики и многого другого.

      4.Курирование

      В зависимости от различных типов контента, которым вы делитесь в социальных сетях, курирование может оказать огромное влияние на ваши общие результаты в социальных сетях. Обнаружение и просеивание контента от других требует наличия большого количества источников для чтения, а также времени, чтобы прочитать все это и определить, что лучше всего подходит для вашего бренда.

      5. Планирование

      Предварительное планирование и планирование контента — еще одна важная задача, которая имеет огромное значение для вашего бренда.Мы часто обнаруживаем, что наши публикации лучше всего работают рано утром, по вечерам и в выходные дни, поэтому выбор платформы управления социальными сетями, которая позволяет вам публиковать сообщения, даже когда вы не в сети, может значительно облегчить вашу жизнь. и улучшить свои результаты.

      6. Слушание

      Я всегда поражаюсь удивительным вещам, которые я обнаруживаю, когда прислушиваюсь к земле – ищу и слушаю разговоры о Buffer и подобных терминах. У маркетологов и брендов так много возможностей активно искать и строить отношения с потенциальными клиентами в вашем сообществе.Но выбор правильного инструмента для прослушивания имеет решающее значение для поиска релевантных терминов и разговоров в вашей отрасли.

      7. Измерение

      После того, как ваши сообщения запланированы и отправлены в социальные сети, пришло время проанализировать их эффективность. Сколько кликов они получили? Сколько лайков, комментариев и репостов? Как это повлияло на итоговый результат? Затем, сделав еще один шаг, как вы можете использовать эту статистику, чтобы принимать обоснованные решения в будущем. Вот где процветают великие менеджеры социальных сетей!

      8.Helping

      За последние несколько лет использование социальных сетей в качестве инструмента обслуживания клиентов резко возросло. Клиенты больше не полагаются только на номера 1-800 для ответов на свои вопросы — они обращаются к социальным сетям, таким как Facebook и Twitter. Независимо от того, обращаются ли люди к вам с вопросом, комментарием, беспокойством или жалобой, работа менеджера социальных сетей заключается в том, чтобы разработать наилучший план действий, чтобы помочь этому человеку.

      9. Обучение

      Если вы станете изучать ремесло и учиться как можно большему, это окажет как краткосрочное, так и долгосрочное влияние на ваш бренд или компанию.Как я быстро упомянул ранее, есть крутая кривая обучения, чтобы стать великим менеджером социальных сетей и развить навыки, необходимые для того, чтобы преуспеть в обучении всех звезд.

      10. Эксперименты

      Мы в Buffer любим экспериментировать. По нашему опыту, чем больше мы экспериментируем, тем больше узнаем о том, что работает, а что нет в социальных сетях. Мы пробовали самые разные вещи: от пяти сессий Facebook Live за один день до создания учетной записи Tumblr и запуска подкаста.Экспериментирование напрямую связано со всеми 10 важными задачами менеджера социальных сетей.

      Большой вывод из всего этого заключается в том, что существует так много разных ежедневных графиков менеджера социальных сетей. То же самое относится и к повседневным задачам!

      Вот почему я хотел бы предоставить вам гигантский контрольный список социальных сетей для каждой отдельной сети. Надеюсь, это поможет пролить свет на то, чем ежедневно занимаются другие маркетологи, и вдохновит вас на создание следующего большого хита в социальных сетях .

      Наконец…

      Как выглядит успешный менеджер социальных сетей?

      Я действительно считаю, что это одна из лучших профессий. Что может быть лучше, чем общаться с замечательными людьми в социальных сетях и создавать контент, который им нравится?

      Большая проблема заключается в том, что менеджеры социальных сетей, работающие полный рабочий день, берут на себя огромное количество задач каждый божий день, и затрачиваемое время может расти в геометрической прогрессии вместе с масштабом стратегии. Вот почему важно постоянно работать над определением приоритетов задач, используя описанные выше методы и стратегии.

      Сколько времени вы тратите на управление социальными сетями?

      Я хотел бы услышать, как проходят ваши дни. Пожалуйста, поделитесь в комментариях!

      Кеван первоначально опубликовал версию этого сообщения в 2014 году, эта версия была полностью обновлена ​​для 2017 года.

      Была ли эта статья полезной для вас? Вам также может понравиться наш набор инструментов для работы с социальными сетями.

      Начните бесплатно прямо сейчас .

Post A Comment

Ваш адрес email не будет опубликован.