Как составить расписание: Как составить расписание на каждый день и ни разу его не нарушить

Содержание

Как составить расписание на каждый день и ни разу его не нарушить

От того, как вы распоряжаетесь временем, зависит ваше благополучие, продуктивность, хорошее настроение. Воспользуйтесь этими советами и создавайте такое расписание, нарушить которое было бы практически смертным грехом.

1. Работать нужно без перерыва

Если вы занимаетесь преимущественно интеллектуальным трудом (например, вы дизайнер, инженер, писатель, учёный), вам необходимо сосредоточиться на поставленной задаче и поймать так называемый поток. Чтобы хорошо и продуктивно работать, оставьте в расписании чёткие промежутки времени, в течение которых вы не будете отвлекаться, прерываться, уходить с рабочего места. Используйте эти временные окна только для работы.

Оптимальное же количество времени легко рассчитать по правилу, которое предложил менеджер Facebook* Дэвид Гиллис (David Gillis).

В вашем расписании на неделю должно быть не менее шести промежутков продолжительностью не менее трёх с половиной часов, отведённых строго для работы без перерыва.

Это сложно, но стремиться к этому необходимо. По сути, вам нужно работать каждый день до обеда по три с половиной часа. И найти день, когда вы будете работать три с половиной часа без перерыва и после обеда.

Просмотрите своё расписание. Есть ли в нём место для воплощения этого правила? Если места нет, у вас проблема. И вам срочно нужно её решать.

Что случится, если не следовать этому правилу?

  • Вы не будете продуктивно работать.
  • Вам придётся доделывать работу внеурочно, по ночам, или тратить на неё свои выходные.

Долго в таком состоянии вы, очевидно, не протянете. Поэтому постарайтесь перестроить своё расписание так, чтобы оно соответствовало правилу. Для этого можно:

  • перенести встречи так, чтобы они не отвлекали вас от работы;
  • найти день, на протяжении которого не будет ни встреч, ни собраний, ни планёрок;
  • поговорить с вашим менеджером: наверняка он готов оптимизировать ваш день так, чтобы вы работали эффективнее.

Когда вы составите расписание, в котором строго определены эти временные блоки, обращайтесь с ним так, будто это бабушкины драгоценности. Священная корова. Бутылка коллекционного вина.

Чтобы было легче следовать новому расписанию, объясните себе, зачем это нужно. Поставьте перед собой цель. Например, скажите: «Я хочу закончить проект за неделю».

Вам будет легко и приятно работать. Найдите удобное место, отключите уведомления на телефоне, выпейте кофе. Поймайте поток и включайтесь в процесс.

2. Еженедельно пересматривайте расписание

Определитесь с приоритетами

В вашем расписании должно быть 30-минутное окно, запланированное на понедельник. Используйте это время для того, чтобы пересмотреть календарь на будущую неделю. Определитесь, какие три главные цели вам нужно достичь за следующие семь дней. Каковы ваши приоритеты?

Обязательно проверьте все встречи, назначенные на эту неделю. Они не должны прерывать рабочие временные блоки.

  • Если вы приглашены участвовать в событии, о котором ничего не знаете, напишите организатору и попросите программу мероприятия.
  • Если у вас запланирована встреча с человеком, но обсуждать вам в этот раз нечего, отмените её.
  • Если у вас запланировано собрание или презентация, запланируйте ещё и время на подготовку.
  • Если встреча не запланирована, но у вас есть несколько важных вопросов к человеку или команде, запланируйте встречу, собрание или хотя бы телефонный звонок.

Активное планирование — это непросто. Зато взамен вы получите приятное ощущение полного контроля над своим временем в течение семи дней.

3. Спросите себя, так ли вам нужно быть на этой встрече

Встречи, собрания, презентации — всё это съедает очень много вашего времени. Обычно такие события назначены неудобно и совершенно неэффективны. Зачем они вообще нужны?

Почему мы на них появляемся?

  • Мы не хотим расстроить другого человека. Он же назначил вам встречу, значит, ему нужно что-то обсудить. Нехотя вы соглашаетесь прийти на встречу, жертвуя своими важными делами.
  • Чувствуем себя включёнными в процесс. Например, если вся команда собирается, чтобы обсудить проект, вам кажется, что нужно обязательно прийти. Иначе коллеги подумают, что вы не так преданы делу, как остальные.
  • Желание быть в курсе дел. Если встреча кажется важной (например, на ней будет присутствовать кто-то из руководства или планируется принятие судьбоносного решения), естественно вам хочется быть на ней.

На самом же деле ваш КПД мог быть выше, если бы вы остались на рабочем месте и не отрывались от процесса. Как понять, на какую встречу нужно приходить, а какую можно пропустить? Используйте это правило.

На встречу нужно приходить, если:

а) вы уверены, что ваше присутствие повлияет на результат собрания,

б) вы повысите свою эффективность благодаря этой встрече.

Чтобы понять, повлияет ли ваше присутствие на результат собрания, спросите себя, собираетесь ли вы говорить о своей работе или хотите сидеть молча. Возможно, в зале будет тот, кто сможет выразить ваше мнение увереннее и лучше.

Чтобы понять, будете ли вы работать эффективнее после этой встречи, спросите себя, узнаете ли вы что-то новое на этом собрании. Если вы не узнаете ничего нового, не собираетесь задавать вопросы, не будете рассказывать о своей работе и, следовательно, не ожидаете конструктивной критики, тогда ваша эффективность вряд ли возрастёт.

Если ни в первом, ни во втором случае вы не можете себе пояснить, зачем же нужно приходить на эту встречу, пропустите её. Ваше время ограниченно, и вам нужно разумно использовать каждую минуту.

4. Сделайте собрания эффективными

Некоторые собрания и встречи могут проходит эффективнее и приносить больше результата. Проверьте, соответствует ли ваше рабочее событие таким критериям, и ответьте на несколько вопросов.

  • Есть чёткая повестка и цель проведения встречи. Если их нет, предложите организатору объявить, чего же именно нужно достичь по завершении собрания.
  • Присутствуют ли на встрече те, кто не принимает участия в собрании? Чем масштабнее планёрка, тем дороже она обходится каждому члену команды, тем больше навыков и умений требуется от руководителя.
  • Нельзя ли разделить большое собрание на несколько маленьких встреч? Таким образом, вся команда будет работать во время встречи, высказывать своё мнение, обсуждать проделанную работу.
  • Не уходит ли дискуссия в сторону? Следите за временем: когда меняется тема разговора, легко отвлечься и забыть о том, сколько минут осталось до конца встречи. Не позволяйте себе тратить драгоценное время так бездумно. Напомните коллегам: «У нас осталось 10 минут, а несколько вопросов мы так и не затронули».

5. Оставьте время на учёбу и творчество

Не все важные задания нужно срочно выполнять. Но обязательно запланируйте время для таких занятий.

В зависимости от того, какую цель вы перед собой ставили, оставьте окно для учёбы, творчества или поиска вдохновения. Оно может быть совсем небольшим — буквально пара часов. Зато через несколько лет вы скажете себе спасибо за эти счастливые часы. Даже такая маленькая инвестиция в будущем даст прибыль.

Например, я очень люблю рисовать и считаю, что этот навык терять нельзя. Поэтому в моём расписании есть два часа, отведённых только на рисование. Я рисую в воскресенье — это наименее загруженный день в моём расписании. Этого хватает, чтобы получать удовольствие и не забывать, как держать кисть в руках.

6. Запомните: выполнять нужно всё, что запланировали

Независимо от того, любите вы этим заниматься или не любите.

Я вот очень люблю двойной чизбургер, но ем его намного реже, чем салаты, каши и супы. Просто потому, что, постоянно питаясь двойными чизбургерами, здоровым и сильным не будешь. Иногда очень тяжело заставить себя есть правильную пищу. Но эти слабости нужно перебороть, потому что это полезно для здоровья.

То же самое касается и вашего расписания. Делайте то, что вы любите. Делайте и то, что любите не так сильно, но то, что полезно для вас, вашей карьеры, здоровья, развития. Пункты в вашем расписании появились не просто так: всё ненужное мы уже отбросили, осталось только то, что поможет вам стать лучше.

Теперь расписание нарушать нельзя.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Как составить расписание уроков в школе по СанПиН

Расписание уроков влияет на успеваемость учеников, оно отражает режим учебной деятельности. Его составляют параллельно для учеников по классам и для педагогов.

Составление расписания – задача не из легких, ведь нужно распределить часы каждого преподавателя, учесть учебную нагрузку и соблюсти требования нормативных документов. Как показывает практика, грамотно составленное расписание значительно облегчает усвоение материала для детей.

При составлении расписания 2019 следует учитывать не только СанПиН и сложность уроков по баллам, но также следующие факторы:

  • деление класса на подгруппы, например, по иностранному языку, физкультуре, технологии;
  • учебный план для профильных классов;
  • занятость педагогов;
  • наличие в первом классе динамической паузы;
  • расписание звонков.
Биоритмологический оптимум работоспособности у детей школьного возраста попадает на 10–12 часов дня. В это время усвоение материала будет наиболее эффективным, а психофизиологические затраты организма – наименьшими. Поэтому для обучающихся I ступени образования основные предметы ставятся на 2 и 3 уроки, II и III ступени – 2, 3, 4 уроки.

Разнится умственная работоспособность учеников и по дням недели. В понедельник дети еще «раскачиваются» после выходных, а к пятнице – нарастает утомление и снижается мотивация к учебе. Поэтому основную нагрузку нужно давать на вторник и среду. В эти дни, по СанПиН, расписание уроков должно включать предметы, которые соответствуют наивысшему баллу по шкале сложности. Возможен вариант, когда предметы со средним или низким баллом сложности выпадают на эти дни, тогда ставится большее их количество.

Новый материал, а также контрольные и самостоятельные работы следует проводить на 2–4 уроках в середине рабочей недели. Предметы, которые требуют большого количества времени на подготовку, не ставятся на один день.

Занятия физической культурой рекомендуется ставить на последних уроках. После физкультуры не проводят контрольные работы и не дают письменные задания.

Создание расписания

Расписание занятий составляется на экране Расписание -> Составить расписание.

Система позволяет как составить расписание вручную (перенеся готовое расписание с бумажного носителя), так и ввести его из специализированной программы составления расписания.

Составлять расписание может пользователь, имеющий право доступа Составлять расписание и определять список кабинетов школы (по умолчанию это пользователь с ролью завуча).

Перед созданием расписания нужно определить время звонков на экране Расписание -> Время уроков и список кабинетов на экране Расписание -> Кабинеты.

Для каждого класса автоматически добавляется столько занятий, сколько часов указано по данному предмету в учебном плане.

Чтобы добавить ещё один урок, нажмите кнопку Добавить занятие. Далее из соответствующих выпадающих списков нужно выбрать класс, предмет, день недели, когда этот урок будет проходить, смену, кабинет и учителя, который будет вести урок. Перед сохранением необходимо указать интервал и периодичность, с которой будет проходить этот урок (по умолчанию периодичность еженедельная).

При сохранении расписания система проверяет, выпадает ли урок на праздник или каникулы. Если урок попал на праздничный или каникулярный день, то занятия на эти дни в расписании не сохраняются (но сохраняются на все остальные дни выбранного периода). При этом выдается сообщение, на какие дни расписание не будет сохранено.

На случай, если один учитель будет временно заменять другого, в системе предусмотрен механизм замены учителей. Чтобы временно поставить классу другого учителя, выберите этого учителя в выпадающем списке, а затем выберите период, на который замещающий учитель будет заменять основного. Нажмите кнопку Сохранить. После этого замещающий учитель сможет выставлять оценки в Классном журнале по тем урокам, которые он замещает.

В анкете замещающего учителя в строке Преподаваемые предметы должен быть отмечен предмет, по которому происходит замещение

Если замена преподавателя осуществляется не временно, а на постоянной основе, то сменить учителя для данного класса и данного предмета нужно на экране Обучение -> Предметы, после чего на экране Составить расписание в выпадающем списке Учитель он будет выбран автоматически.

Чтобы ввести дополнительный урок или сделать разовую замену (перенести уже существующий урок на другой день) в выпадающем списке Неделя укажите конкретную неделю и сохраните расписание на выбранную неделю.

Если нужно задать расписание на произвольный временной промежуток, то сохраните расписание на определённый интервал, установив границы начала и окончания периода действия создаваемого расписания.

Если занятия в расписании повторяются с периодичностью раз в две недели, при добавлении урока или при сохранении расписания выберите временной интервал, во время которого будут проводиться занятия, и далее укажите периодичность Каждые две недели.

Если предметы разделены на подгруппы и ученики распределены по подгруппам, можно создавать расписание для каждой подгруппы. Из выпадающего списка Класс выберите нужный класс, из списка Предмет выберите предмет с конкретной подгруппой (например, 1 подгруппа по предмету «Английский язык»), выберите неделю и введите уроки. После ввода уроков примените данное расписание на необходимый интервал. Повторите описанные действия для остальных подгрупп.

При нажатии на кнопку Сохранить система выдаст предупреждающее сообщение о пересечении уроков в данном классе. Согласитесь с предупреждением, после чего расписание для второй подгруппы будет создано.

Кнопка Отмена занятий позволяет очистить расписание (отменить занятия) на определённый день, причём как для некоторых классов, так и для всей школы сразу.

Выберите дату, за которую нужно очистить расписание, отметьте галочками нужные классы и нажмите кнопку Удалить занятия. После этого система начнёт проверку, есть ли у выбранного (-ых) класса (-ов) в этот день:

•оценки;

•посещаемость;

•задания;

•связанные темы уроков из КТП ,

— и выдаст запрос, удалять ли у выбранного (-ых) класса (-ов) такую информацию в этот день. Проверка проходит последовательно для выбранных классов, после её завершения система удаляет расписание занятий в данный день в выбранных классах.

В Подсистема можно ввести готовое расписание, составленное в специализированных программах. В системе реализована интеграция с пакетами:

•Хронограф 3.0 и выше;

•AVTOR-2004 и выше;

•Ректор 3.22 и выше.

Использование таких специализированных средств позволяет составить расписание, оптимизировать и редактировать его с помощью различных визуальных средств. Для обмена данными между Подсистемем и программами составления расписания служат кнопки Импорт и Экспорт.

Процесс обмена данными зависит от конкретной программы составления расписания и описан в отдельных документах на инсталляционном диске Подсистемы.

Как составить учебное расписание в дистанционной школе? — Я Учитель

При переходе на дистанционное обучение учителю важно грамотно распределить собственную нагрузку и эффективно организовать работу учеников. Дети и родители должны понимать, как будет выглядеть день на дистанционном обучении, когда подключаться к онлайн-урокам, когда сдавать задания. В календаре учителя появляются активности, которых раньше не было: тестирование новой платформы, видеоконференция с родителями. Уроки становятся короче и насыщеннее. Все больше заданий остается в зоне ответственности учеников. От того, как распределена нагрузка и организована коммуникация, во многом зависит успех всех участников процесса. Поэтому первый шаг — это составление расписания. 

Как составить учебное расписание для дистанционки?

У вас наверняка есть привычное расписание, и мысль, что его нужно менять, может стать довольно неуютной. Главное — не волнуйтесь. Ваше время и силы ограничены. Не нужно пытаться сделать все и сразу. Из всех задач, которые стоят перед вами, выберите, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить.

1. Выделите время на подготовку

Приготовьтесь к тому, что расписание будет отличаться от привычного. Закладывайте больше времени на подготовку занятий и составление сценария урока. В дистанционном формате труднее удерживать внимание детей, чем в школе. Вам потребуются дополнительные материалы, которые помогут увлечь учеников. Их поиск занимает время. 

2. Составьте план работы

Чтобы не запутаться и сохранить спокойствие, напишите список всех дел на неделю. Видеоуроки, созвоны с администрацией школы, планирование — все в список. На протяжении недели вычеркивайте сделанное. Это создаст ощущение постепенной разгрузки.

3. Запланируйте перерывы

В обычной школе есть звонок, отмеряющий время уроков и перемен. Теперь почетная миссия объявлять перемены полностью в ваших руках. Помните, что несколько видеоконференций в день —  большая нагрузка на ребенка. Заранее заложите в расписание перерывы. Дети, конечно, не смогут поиграть друг с другом в салочки, но переключат внимание и немного восстановят силы перед следующим онлайн-уроком. 

4. Начинайте уроки после 9 утра

Это особенно нужно, если у вас старшеклассники. Чем старше дети, тем труднее им вставать по утрам. Недостаток сна плохо скажется на концентрации, так что лучше дайте им поспать лишних полчаса.

5. Распределяйте нагрузку равномерно

Переутомление снижает учебную мотивацию и может привести к проблемам со здоровьем. Поэтому при составлении расписания учитывайте ежедневную и недельную нагрузку учеников. Постарайтесь чередовать сложные учебные дисциплины с более легкими. Если нужно, согласуйте свой график с расписанием коллег, чтобы избежать большой нагрузки на ребенка в определенные дни.

6. Внесите в расписание сроки сдачи заданий

Долгосрочные задания на дом занимают все больше объема. Если вы даете детям задания на неделю вперед и не проводите промежуточных проверок, обязательно внесите в расписание срок сдачи. Так и пишите: «Понедельник, 13:00, сдаем математику». Там же указывайте, что именно нужно сдать — пусть все будет в одном месте.

7. Выложите расписание в открытый доступ

Отправьте ученикам и родителям ссылку на расписание. Вы сможете в любой момент вносить в него правки, и ученики будут сразу их видеть. Родителям будет легче планировать свое время, зная, когда ребенок учится.

Пример расписания: 

Какие сервисы помогут составить расписание уроков онлайн?

Мы выбрали четыре бесплатных русскоязычных сервиса, которые помогут удобно организовать онлайн-расписание и поделиться им с учениками.

Яндекс. Календарь

Преимущества: Можно использовать календарь как для личного использования, так и для групповой работы. Можно настроить уведомления. Есть возможность составить список дел на день.

Недостатки: Нет поиска по событиям. Можно смотреть задачи только за день, неделю или месяц.

Google Календарь

Преимущества: Можно завести отдельный календарь для каждого класса и настроить уведомления. Можно составить личный календарь только для вас и общий для учеников. Ссылку на календарь легко отправить ученикам и родителям.

Недостатки: Каждый урок нужно внести в календарь как отдельное событие — это займет время.

Google Таблицы

Преимущества: Простой интерфейс таблиц, похожий на Excel. Можно легко поделиться расписанием со всем классом по ссылке.

Недостатки: Слишком много дополнительных инструментов.

Schoodle 

Преимущества: Сервис сделан специально для школьного расписания. Есть дополнительные функции: мобильное приложение, звонки на урок, постеры с расписанием.

Недостатки: Сложный интерфейс. Требуется ввод данных об учебном заведении.

Создание расписания смен

Проверьте, как это работает!

С помощью shifts в Microsoft Teams можно создавать расписание, назначать смены участникам команды, копировать и повторно использовать смены, а также добавлять открытые смены.

Расписания и группы

  1. Чтобы создать новое расписание:

    • Чтобы создать расписание с нуля, выберите команду Создать расписание.

    • Выберите «Вид», чтобы выбрать существующее расписание.

    • Выберите команду «Создать». Создать команду может только ее владелец.

       

  2. Выберите «Добавить группу», чтобы упорядовить свое расписание на основе типа или расположения задания. 

  3. Чтобы переименовать группу, выберите >«Дополнительные параметры», введите имя группы и выберите «Сохранить».

  4. Чтобы добавить людей в группу, выберите «Добавить людей»,выберите нужного человека, а затем выберите «Добавить». 

Создание смены для участника группы

    Чтобы создать смену для другого человека, выберите его строку, а затем выберите «Дополнительные параметры»> «Добавить смену».

  1. Добавьте или отредактйте время начала и окончания, пользовательскую метку, время перерыва, смену и действия, а затем выберите «Сохранить».

Копирование смены

  1. Чтобы повторно использовать ту же смену в расписании, выберите «Дополнительные параметры» > «Копировать». Или нажмите CTRL+C. 

  2. Чтобы вклеить ячейку, выберите пустую ячейку и выберите «Дополнительные параметры» > вклеить. Или нажмите клавиши CTRL+V.

Добавление свободной смены

  • Выберите день, а затем выберите «Дополнительные параметры»> «Добавить открытую смену».

  • Если вам нужно скопировать расписание или переключиться на другое расписание, выберите «Копировать расписание» или выберите меню и смену, на который нужно переключиться.

Хотите узнать больше?

Заполнение расписания в приложении «Смены»

Добавление смены

Добавление свободной смены

расписание — Часто задаваемые вопросы по работе с программой


  1. После установки программа позволяет использовать только пары с 1-й по 4-ю, а необходима 5-я пара.
  2. У нас в профессиональном училище выделен один день в неделю для практики, при этом учебный процесс не прерывается. Как быть?
  3. Как в программе обстоят дела с нулевой парой?
  4. Как составить расписание, если нулевая пара используется в исключительных случаях?
  5. Как составить расписание, если нулевая пара используется часто?
  6. При составлении расписания программа выдает сообщение «…превышено допустимое количество пар». Как составить расписание?
  7. Как составить расписание для 2-х смен, то есть, если 1-я группа занимается с 1-й пары по 4-ю, а 2-я группа — с 4-й пары по 7-ю?
  8. Что делать, если компьютер при составлении расписания задумывается надолго, а затем выдает сообщение о том, что расписание составить затруднительно?
  9. Как в основном расписании назначить занятие сразу в нескольких группах?
  10. Как внести наименование группы Э 101 в программу?
  11. Как учить товароведов с программистами в одной группе? (Реальный пример Орлово-Вятского с.-х. колледжа)
  12. Как работать с программой, если в учебном заведении 2 корпуса, находящихся на большом расстоянии?
  13. Что делать, если при автоматическом составлении расписания программа выдала сообщение: «Нагрузка типа аудитории Спортивный зал — 80 пар, что больше количества доступных пар — 48 в 2-х неделях»?
  14. Что делать, если при автоматическом составлении расписания программа выдала сообщение: «Не уложилась по норме в день нагрузка: М 21, Иванов И.И., Менеджмент, 10 занятий — 162229 случаев».
  15. Можно ли автоматически назначать физкультуру только по 2 пары и только либо на 1 и 2 пару занятий, либо на 3 и 4 пару?
  16. Как поступать с вакантными занятиями: время уходит, а основное расписание необходимо вывешивать?
  17. Как правильно занести нагрузку, чтобы количество занятий в основном расписании было рассчитано правильно, если группа занимается со 2 сентября, с по 22 декабря начинается экзаменационная сессия, а с 1 по 14 ноября предусмотрена учебная практика?
  18. Как при корректировке расписания в режиме просмотра расписания преподавателя или группы узнать, в какие часы свободен тот или иной компьютерный класс, в какие часы заняты все компьютерные классы?
  19. При заполнении справочника «Нагрузка» необходимо внести дисциплину «Математика», закрепленную за преподавателем «Иванов И.И.» сразу в 5-ти группах. Как это сделать проще и быстрее?
  20. Как правильно внести данные, чтобы автоматика назначала занятия преподавателю «Иванов И.И.» всегда в аудитории 101?
  21. На иностранный язык группа делится на 3 подгруппы: английский, немецкий и французский, но «французы» занимаются отдельно от остальных и одновременно с «французами» из нескольких других учебных групп. Как правильно внести это в программу?
  22. Период обучения (семестр) группы З-41 с 1 ноября по 31 марта следующего года. В то время как в других группах 2 периода: имеется 1 семестр до 31 декабря, а с 01 января – 2-й семестр. Как правильно внести нагрузку и составить расписание?
  23. После автоматического составления основного расписания у преподавателя Иванова И.И. назначены 1-я и 3-я пары занятий. Как не вручную, а автоматически убрать «окно», образовавшееся на 2-й паре?
  24. В начале семестра занятия в группе Б-33 по предмету «Бухгалтерский учет» выполнял преподаватель Шулятиков В.И., а через месяц он заболел до конца семестра, и оставшиеся занятия выполняла Русских М.В. Как это отразить в программе?
  25. В нашем учебном заведении уже рассчитано количество часов, которые необходимо выполнить преподавателю в неделю, но программа не позволяет их вводить. Как быть в данной ситуации?
Не нашли свой вопрос? Смотрите также: Часто задаваемые вопросы до приобретения программы.

1. После установки программа позволяет использовать только пары с 1-й по 4-ю, а необходима 5-я пара.

Количество занятий в день, можно регулировать и устанавливать от 4 до 20.

Выполните СервисПараметры, на вкладке Общие увеличьте максимальное количество пар в день, в частности, до 5-ти (есть возможность увеличить до 20). В планшете справа появится вертикальная полоса прокрутки, а с помощью кнопки, находящейся рядом этой полосой Увеличить планшет можно увеличить количество отображаемых пар по вертикали до 10-ти.


2. У нас в профессиональном училище выделен один день в неделю для практики, при этом учебный процесс не прерывается. Как быть?

Для такой практики не нужно ставить галочку «Практика» при заполнении справочника нагрузки. Если дни заранее известны, то откройте основное расписание и назначьте такую практику вручную. После этого сделайте досоставление основного расписания.

3. Как в программе обстоят дела с нулевой парой?

Для работы с нулевой парой выполните СервисПараметры, откройте вкладку Расписание, установите галочку Разрешить использование нулевых пар. Теперь в планшете появиться пара 0.

4. Как составить расписание, если нулевая пара используется в исключительных случаях?

Если занятий, назначаемых на нулевые пары, не много, то удобнее будет расставить их до автоматического составления. Затем в окне СервисПараметры на вкладке Расписание укажите Автоматически назначать на пары с 1-й по … выберите 4 или более, затем используйте кнопку Досоставить основное расписание. Можно поступить иначе: в справочнике нагрузки в нагрузках, назначаемых на нулевую пару поставьте галочку Только в текущем расписании, и автоматически эти занятия не будут назначены, их после автоматического составления расписания (кнопка Составить основное расписание) Вы назначите вручную на нулевые пары.

5. Как составить расписание, если нулевая пара используется часто?

В этом случае в окне СервисПараметры на вкладке Расписание установите Автоматически назначать на пары с 0-й по … выберите 3 или более, а затем работайте в обычном порядке.

6. При составлении расписания программа выдает сообщение «…превышено допустимое количество пар». Как составить расписание?

Такое сообщение выдается, если нагрузка преподавателя (группы, обязательной аудитории или типа аудитории) на 2 недели (1 неделю) больше, чем имеется свободных ячеек в этом же периоде. Для устранения проблемы либо уменьшите нагрузку в справочнике нагрузки, либо увеличьте сетку основного расписания. По умолчанию занятия назначаются на пары с 1-й по 4-ю. Сначала увеличьте максимальное количество занятий: СервисПараметры, на вкладке Общие увеличьте максимальное количество пар в день, затем на вкладке Расписание в параметре Автоматически назначать занятия на пары увеличьте 2-ю цифру, то есть установите, например, с 1-й по 5-ю. После этого заново составьте расписание.

7. Как составить расписание для 2-х смен, то есть, если 1-я группа занимается с 1-й пары по 4-ю, а 2-я группа — с 4-й пары по 7-ю?

Автоматика в программе работает таким образом, что сначала занятия назначаются на свободные пары, а затем занятия с нижних пар поднимаются вверх, как только это возможно. Поэтому во 2-й группе (и во всех аналогичных группах) установите запреты на пары с 1-й по 3-ю на все дни в основном расписании и составляйте расписание с помощью кнопки Составить (или досоставить) основное расписание в окне ОперацииОсновное расписание. Если расписание в группах, занимающихся в 1-ю смену (1-я группа) получилось не достаточно ровным, то установите в 1-й группе (и в аналогичных группах) запреты на пары с 5-й по 7-ю и заново составьте расписание. Перед тем, как составлять расписание не забудьте увеличить максимум уроков в день, а также установите Автоматически назначать занятия на пары с 1-й по 7-ю в окне СервисПараметры.

8. Что делать, если компьютер при составлении расписания задумывается надолго, а затем выдает сообщение о том, что расписание составить затруднительно?

К сожалению, для качественного составления расписания, например, в 30 группах на 2 пятидневные недели, а каждая группа имеет по 10 нагрузок, необходимо проработать 10 в степени 1200 (30 групп * 5 дней * 4 пары * 2 недели) вариантов. Это очень много даже для современных компьютеров, поэтому интеллектуальные алгоритмы программы стараются значительно снизить количество просматриваемых вариантов. При автоматическом составлении основного расписания рекомендуется сначала составить расписание без запретов, а затем при удачном исходе, устанавливая запреты, составлять расписание снова и снова. Если расписание при установленных запретах не составляется, то их необходимо снять. Бывает так, что запреты, установленные преподавателю (группе), например, на среду не дают возможности составить расписание, а если их переставить, например, на вторник, то все в порядке. Кроме запретов на составление расписания влияют «узкие места». Например, может быть недостаточно аудиторий нужного типа. Если занятия не будут вмещаться в сетку расписания, то программа сообщит об этом сразу, но если сетки вроде бы хватает, но «впритык», то может случиться неудача. Еще обратите внимание на обязательные аудитории, указанные прямо в нагрузках. Если много нагрузок имеют обязательные аудитории, то расписание теряет вариативность, и в некоторых случаях не может быть составлено вообще. Итак, пробуйте и не забывайте, что при нажатии на кнопку Составить основное расписание старое расписание указанной в этом же окне версии будет удалено полностью и на его место вписано новое расписание. При нажатии на кнопку Досоставить основное расписание распределяются только не назначенные занятия, а уже назначенные остаются на своих местах без изменений. Если Вы уже назначили часть занятий вручную, то пользуйтесь второй кнопкой, и если полученное расписание не удовлетворяет условиям, то удаляйте его нажатием кнопки Отменить последнее действие в главной панели инструментов (или Alt+BackSpace).

9. Как в основном расписании назначить занятие сразу в нескольких группах?

Такая возможность будет включена в одну из следующих версий, но и в настоящее время можно выйти из создавшегося положения без усилий. Выберите одну группу и добавьте в справочник нагрузки одну строку. Например, дисциплина ОВС (медицина) в группе БО 3А, хотя посещать данное занятие будут студентки всех групп данной параллели. В основном расписании группы БО 3А вручную назначьте занятие ОВС (медицина), а в группах 3Б, 3Д, 3Е установите на данную пару запрет. Для автоматического составления всего расписания используйте кнопку Досоставить основное расписание.

10. Как внести наименование группы

Э 101 в программу? Поскольку в данном коде Э — это специальность, то занесите ее в справочник специальностей, то есть добавьте строку, в которой в графе Сокращение напишите Э. В справочнике групп также добавьте строку, в наименовании группы укажите 101, в графе Специальность выберите из списка: Э.

11. Как учить товароведов с программистами в одной группе? (Реальный пример Орлово-Вятского с.-х. колледжа)

В случае недобора и объединении студентов разных специальностей в одну группу в программе «Экспресс-расписание» необходимо в справочнике групп добавить соответственно только одну группу. Учебные дисциплины, преподаваемые сразу во всей группе (физкультура, психология, философия) вносятся в справочник нагрузки обычным образом, то есть указывается 0 (вся группа). Дисциплины, преподаваемые только у программистов, помечаются подгруппой 1, а у товароведов подгруппой 2 в справочнике нагрузки. Поскольку любой из предметов, преподаваемых программистам в 1-й подгруппе, может выдаваться в одно и то же время с преподаванием любых предметов у товароведов во 2-й подгруппе, то в справочнике нагрузки у таких одновременно назначаемых занятий необходимо установить галочку «Назначать с другими дисциплинами». В этом случае программа позволит назначить, например, занятие «Информационные технологии» у программистов в одно и то же время с дисциплиной «Статистика» у товароведов. Если хотя бы по одной из дисциплин в справочнике нагрузки не установлена выше указанная галочка, то эти дисциплины программа не позволит назначить одновременно. Так, например, не нужно устанавливать галочку при вводе дисциплины «Иностранный язык», поскольку группа в данном случае делится совсем по другому признаку. Примечание: в версии 3.4.5 предусмотрено только ручное назначение таких «спариваемых» занятий. При составлении основного расписания рекомендуется вручную назначить такие занятия, а затем нажать кнопку «Досоставить основное расписание».

12. Как работать с программой, если в учебном заведении 2 корпуса, находящихся на большом расстоянии?

Для этого в справочнике типов аудиторий добавьте строки: «1-й корпус общего пользования», «2-й корпус общего пользования», «1-й корпус компьютеры», «2-й корпус компьютеры» (сократите при необходимости названия, приведенные в кавычках) и т.п. Если имеются аудитории, используемые при обучении всех студентов, например, спортивные сооружения, то выделите эти аудитории (сооружения) в отдельный тип, например, «Спортивные». В справочнике аудиторий каждой аудитории нужно присвоить тип, соответствующий корпусу, в котором она расположена, и назначению («общего пользования» или другой), например, компьютерный класс, находящийся в 1-м корпусе должен быть отнесен к типу «1-й корпус компьютеры». При вводе нагрузки в справочник «Нагрузка» также указывайте соответствующий тип аудитории, например, в нагрузке с предметом «Литература», для групп, занимающихся во 2-м корпусе, нужно выбрать тип аудитории «2-й корпус общего пользования».

13. Что делать, если при автоматическом составлении расписания программа выдала сообщение: «Нагрузка типа аудитории Спортивный зал — 80 пар, что больше количества доступных пар — 48 в 2-х неделях»?

Если в спортивном зале может заниматься более одной группы, то необходимо в справочнике аудиторий ввести количество аудиторий, равное максимальной вместимости спортзала. Например, если спортзал способен одновременно принять 2 группы, то в справочнике аудиторий необходимо ввести 2 строки: первую «Зал1», вторую «Зал2» (либо другие сокращения). У обеих аудиторий должен быть установлен тип аудитории «Спортивный зал». После корректировки справочников снова составьте или досоставьте расписание.

14. Что делать, если при автоматическом составлении расписания программа выдала сообщение: «Не уложилась по норме в день нагрузка: М 21, Иванов И.И., Менеджмент, 10 занятий — 162229 случаев».

Дело в том, что в программе до версии 3.7.3 включительно установлено жесткое ограничение на количество пар одной дисциплины, назначаемое в день в одной группе. Например, если необходимо в неделю назначить 4 занятия, то программа будет обязательно стараться назначить их по одному занятию в 4 любых дня. Если нужно в неделю назначить 7 занятий, то поскольку количество занятий больше количества учебных дней в неделе, допускается назначение либо 1 занятия в день, либо 2-х. При 13 занятиях можно назначать от 1 до 3-х занятий в день и т.д. Как показала практика, в ряде учебных заведений положительно относятся к назначению в день более 1 занятия какой-либо дисциплины, поэтому в следующих версиях предусмотрено увеличение лимита: Сервис – Параметры – Занятий в день одного предмета. Если выбрать «По расчету +1», то для первого примера будет допускаться назначение либо 1 занятия, либо 2-х занятий в день. При выборе «Без ограничений» нормирование пар в день не осуществляется, поэтому в этом случае значительно увеличивается вероятность автоматического составления расписания, но его качество может показаться сомнительным.

15. Можно ли автоматически назначать физкультуру только по 2 пары и только либо на 1 и 2 пару занятий, либо на 3 и 4 пару?

Столь уникальные ограничения в программе как таковые пока не предусмотрены (следите за новыми версиями), но ситуация решается достаточно просто. Вам необходимо открыть основное расписание и вручную назначить только данные занятия именно так, как это необходимо (по 2 пары на оговоренные часы). Далее выполните досоставление основного расписания: Операции – Основное расписание – Досоставить основное расписание. При этом программа не затронет назначенные Вами занятия, а вокруг них расставит все другие занятия. Если по каким-то причинам составленное компьютером расписание Вам не подходит, либо Вы хотели бы уточнить исходные данные, установить запреты, например, и попробовать снова составить расписание, то не забудьте прежде всего сделать отмену последнего действия (Правка – Отменить), чтобы убрать автоматически назначенные занятия, а оставить только те, которые Вы назначили вручную.

16. Как поступать с вакантными занятиями: время уходит, а основное расписание необходимо вывешивать?

В этом случае в справочнике преподавателей добавьте преподавателя с фамилией, например, «Вакансия», либо «Вакансия История». Необходимо учесть, что если вакантные часы будут в последствии выполнять несколько преподавателей, то и строк в справочнике преподавателей надо добавить ровно столько, сколько будет приглашено преподавателей. При занесении нагрузки в справочник «Нагрузка» выбирайте соответствующую «фамилию» преподавателя: «Вакансия История», «Вакансия Иностранный» и т.п. Нагрузка, предполагаемая к закреплению за одним преподавателем должна быть помечена одной и той же «фамилией». Когда преподаватель будет принят на работу, то в справочнике преподавателей необходимо исправить «фамилию» «Вакансия История» на конкретную фамилию, например, «Иванов И.И.». Поскольку в основе программы положена реляционная база данных, то после изменения фамилии в справочнике преподавателей, конкретная фамилия преподавателя будет подставлена и в справочник нагрузки и в основное и текущее расписание.

17. Как правильно занести нагрузку, чтобы количество занятий в основном расписании было рассчитано правильно, если группа занимается со 2 сентября, с по 22 декабря начинается экзаменационная сессия, а с 1 по 14 ноября предусмотрена учебная практика?

Поскольку занятий 1 сентября нет, а с 22 декабря начинается экзаменационная сессия, то необходимо в справочнике «Нагрузка» у всех дисциплин установить даты начала и окончания со 2 сентября по 21 декабря. Практику, продолжающуюся 2 недели необходимо занести отдельной строкой в справочник «Нагрузка», но даты начала и окончания будут соответственно 1 и 14 ноября, а то, что это практика, в течение которой не проводятся занятия по другим дисциплинам, пометьте галочками «Практика» и «Только в текущем расписании». При таком подходе программа из количества дней периода со 2 сентября по 21 декабря вычтет период практики и расчет количества занятий по дисциплинам на 1 или 2 недели основного расписания будет сделан правильно.

18. Как при корректировке расписания в режиме просмотра расписания преподавателя или группы узнать, в какие часы свободен тот или иной компьютерный класс, в какие часы заняты все компьютерные классы?

Для этого в программе предусмотрено несколько вариантов. Во-первых, можно просто открыть расписание той или иной аудитории и запомнить свободные часы. Однако, в этом случае нужно и выбрать режим «А» и выбрать конкретную аудиторию из списка, запомнить ситуацию, а затем вернуться обратно для назначения занятия. На это понадобится время и дополнительные усилия. Более удобный способ, это выбрать назначенное занятие, в котором фигурирует нужная аудитория, затем щелкнуть правой кнопкой мыши по белому квадратику в нижнем правом углу ячейки и выбрать из открывшегося меню строку «Аудитория». Ячейки, в которых аудитория занята, будут покрашены в оранжевый цвет. Если в том же меню выбрать «Тип аудитории», то оранжевым цветом будут покрашены ячейки, в которых заняты все аудитории выбранного типа (например, компьютерные классы). Также в программе предусмотрен и третий способ: щелкните по ячейке, в которую Вы хотели бы назначить занятие, найдите в листе нагрузки назначаемое занятие, и в графе «Свободных» (предпоследняя графа) смотрите количество свободных аудиторий на данный час необходимого типа. Если в строке с дисциплиной «Информатика» в графе «Свободных» 0 (ноль), то все компьютерные классы заняты, необходимо щелкнуть по другой ячейке, чтобы проверить занятость классов на другой час.

19. При заполнении справочника «Нагрузка» необходимо внести дисциплину «Математика», закрепленную за преподавателем «Иванов И.И.» сразу в 5-ти группах. Как это сделать проще и быстрее?

Добавьте новую строку в справочнике нагрузки, в которой заполните все необходимые реквизиты. Затем выделите эту строку, нажмите кнопку «Копировать строку», и в появившемся окне смените группу, нажмите Ok. Проделайте эту же операцию еще 3 раза. Есть другой способ (начиная с версии 4.0): добавьте строку в справочнике нагрузки, в которой заполните все необходимые реквизиты. Выделите эту строку, нажмите кнопку «Копировать на группы…», отметьте нужные группы галочками, нажмите Ok. Таким образом можно копировать сразу все нагрузки одной группы (предварительно выделив их), чтобы внести нагрузку в аналогичных группах.

20. Как правильно внести данные, чтобы автоматика назначала занятия преподавателю «Иванов И.И.» всегда в аудитории 101?

Если аудитория указана в справочнике «Нагрузка» как обязательная, то вариативность составления расписания заметно уменьшается, так как компьютер должен обязательно выполнить поставленное условие, вследствие чего, часто расписание не может быть составлено. Поэтому рекомендуется не указывать аудиторию как обязательную в справочнике нагрузки, а вводить ее как предпочитаемую преподавателем в справочнике «Преподаватели». Если аудиторию предпочитает только один преподаватель, и она не указана как обязательная в нагрузках другого преподавателя, а также подходит по типу, то именно она будет автоматически назначена для всех занятий данного преподавателя.

21. На иностранный язык группа делится на 3 подгруппы: английский, немецкий и французский, но «французы» занимаются отдельно от остальных и одновременно с «французами» из нескольких других учебных групп. Как правильно внести это в программу?

Если по другим дисциплинам в учебном заведении нет деления на 3 подгруппы, а только на две, то целесообразно в окне Сервис – Параметры – вкладка Расписание, установить максимальное количество подгрупп все-таки 2 (а не 3). При заполнении справочника Нагрузка необходимо в одной строке указать подгруппу 1 и преподавателя английского языка, в другой строке подгруппу 2 и преподавателя немецкого языка, а в третьей строке указать 0, т.е. вся группа (условно) и преподавателя французского языка. В результате при автоматическом назначении занятия английского и немецкого языка будут назначаться одновременно, а «французы» будут заниматься в другое время. Если студенты, изучающие французский, из разных учебных групп, то рекомендуется до автоматического составления расписания вручную назначить занятия французского языка в одной учебной группе, а во всех других группах (в которых есть посещающие это занятие «французы») установить на этот час запрет. Еще раз уточним, что если проводится одно занятие одним преподавателем, то в справочнике нагрузки заполняется только строка. Возможность автоматизированного соединения различных групп в поток будет реализована в одной из следующий версий.

22. Период обучения (семестр) группы З-41 с 1 ноября по 31 марта следующего года. В то время как в других группах 2 периода: имеется 1 семестр до 31 декабря, а с 01 января – 2-й семестр. Как правильно внести нагрузку и составить расписание?

В параметрах расписания (Сервис – Параметры – вкладка Общие) укажите период семестра с 01 сентября по 31 марта следующего года – это позволит указывать даты этого периода в справочнике Нагрузка. Внесите нагрузку всех групп и в т.ч. группы З-41 в справочник Нагрузка, при этом укажите фактический период обучения групп в нагрузках, например, у группы З-41 с 01 ноября по 31 марта следующего года. Составьте основное расписание, скопируйте его в текущее расписание на период 1 семестра: с 01 сентября по 31 декабря. Для группы З-41 занятия в текущее расписание будут скопированы только с 01 ноября, до этого в текущем расписании группы будет пусто. Пусто пока будет и, начиная с 01 января следующего года. Когда 1 семестр закончится, необходимо удалить основное расписание по всем группам, кроме З-41, для этого выполните Операции – Основное расписание, нажмите кнопку Выбрать и отметьте галочками все группы, кроме З-41, нажмите Удалить основное расписание. В параметрах расписания укажите период 2-го семестра: с 01 января по 30 июня. Внесите нагрузку 2-го семестра. Выполните: Операции – Основное расписание – Досоставить основное расписание. При этом занятия группы З-41 останутся на своих местах, а «вокруг» них и с учетом их будут назначены не распределенные занятия в других группах. Другой вариант: можно расписание полностью удалить и составить заново, тогда оно изменится у группы З-41 со 2-го семестра. Скопируйте основное расписание в текущее на период 2 семестра. Уточним: 1. Основное расписание автоматически составляется на основании тех нагрузок, которые хотя бы одним днем попадают в период семестра, указанный в Сервис – Параметры, но количество часов на 1 или 2 недели рассчитывается исходя из периода, указанного в самой нагрузке. 2. При неудалении текущего расписания 1-го семестра подсчет фактически выданных часов в группе З-41 не нарушится, а будет продолжен.

23. После автоматического составления основного расписания у преподавателя Иванова И.И. назначены 1-я и 3-я пары занятий. Как не вручную, а автоматически убрать «окно», образовавшееся на 2-й паре?

Необходимо открыть расписание преподавателя Иванова И.И., выделить в этот день 3-ю и 4-ю ячейки (пары) и установить запрет. После чего составить расписание заново. Программа может назначить занятия либо на 1-ю и 2-ю пары, либо перенести занятие с 3-й пары на другой день. В последнем случае можно запретить весь день – сделать методический день преподавателю. Если после запрета расписание было составлено хуже, либо вариант не может быть найден, то отмените запрет. Если Вы автоматически досоставляли расписание, то необходимо сначала выполнять отмену досоставления (Правка – Отменить), чтобы убрать доназначенные занятия, затем устанавливать (или отменять запрет), после чего снова досоставлять расписание.

24. В начале семестра занятия в группе Б-33 по предмету «Бухгалтерский учет» выполнял преподаватель Шулятиков В.И., а через месяц он заболел до конца семестра, и оставшиеся занятия выполняла Русских М.В. Как это отразить в программе?

Возможны 2 варианта: 1. В программе предусмотрена временная замена преподавателя. В планшете занятий найдите данное занятие, либо назначьте его (по замене), выделите ячейку, нажмите кнопку Заменить преподавателя (или Ctrl+Enter), в открывшемся окне выберите Русских М.В. Это необходимо сделать с каждым занятием в оставшиеся месяцы. В справочнике Нагрузка останется указан преподаватель Шулятиков В.И. Факт выполнения часов по нагрузке и по обоим преподавателям будет рассчитан правильно. 2. Измените в справочнике Нагрузка по предмету «Бухгалтерский учет» в группе Б-33 фамилию преподавателя Шулятиков В.И. на фамилию Русских М.В. (Примечание: после этого исправления в основном и текущем расписании фамилии преподавателей в назначенных занятиях не изменятся.) В основном расписании вручную отмените занятия Шулятикова В.И. в данной группе, назначьте занятия Русских М.В. Затем создайте текущее расписание с момента болезни Шулятикова В.И. до конца семестра. (Внимание! Создавайте текущее расписание только на следующие дни, чтобы не нарушить факт по выполнению часов, который отражается в текущем расписании.)

25. В нашем учебном заведении уже рассчитано количество часов, которые необходимо выполнить преподавателю в неделю, но программа не позволяет их вводить. Как быть в данной ситуации?

Если это школа, то в версии для школ программа позволяет вводить недельную нагрузку. В ССУЗах нагрузка преподавателей годовая, поэтому в программу вводится только количество часов в семестре, а нагрузку на неделю (или на 2 недели) программа рассчитывает автоматически: количество часов в семестре делится на знаменатель: количество дней выполнения нагрузки минус выходные и праздничные дни, минус дни практик, минус запреты, установленные на целые дни, минус количество разовых запретов, деленных на 4. Все это умножается на 6 или 12 (5 или 10 при пятидневной неделе) при 1 или 2-х недельном основном расписании. Надо учесть, что при внедрении компьютерных программ часто меняется технология и порядок работы, некоторые этапы деятельности нужно и можно делегировать компьютеру, остальные операции иногда выполняются в иной последовательности и с иной мотивацией. Если при ручном составлении расписания данный расчет нагрузки было необходимо выполнять, то теперь это сделает компьютер, а если Вы выполняете расчет вручную, чтобы узнать, соответствует ли нагрузка недельной (дневной) норме по преподавателям (или группам), то в программе для этого предусмотрен отчет Анализ нагрузки. В любом случае в одной из следующих версий будет разрешен ввод недельной нагрузки вручную, но есть ли в этом необходимость?
Смотрите также: Часто задаваемые вопросы до приобретения программы.  

От любых обнаруженных недостатках в программе сообщайте: mailto:[email protected]

Как составить расписание в Excel

Если вам нужно составить расписание занятий или расписание для работы или семьи, вы можете сделать это в Microsoft Excel, используя шаблон или с нуля. Microsoft Excel , предоставляет шаблоны для еженедельного графика рутинной работы, расписания учеников, ежедневного графика работы и многое другое. Вы можете скачать тот, который вам нужен, и настроить его с вашими собственными данными, или, если вы хотите сделать что-то более конкретное, вы можете узнать, как создать расписание в Excel с нуля.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, Excel 2016, Excel для Office 365 и Excel 2013.

Как создать расписание в Excel 

Вы можете создать график в Excel, который имеет основы, необходимые для сотрудников, классов или личного использования. Оттуда, добавьте любые дополнительные функции в соответствии с вашими конкретными требованиями.

Выполните следующие действия, чтобы создать семидневное расписание с почасовыми блоками для одного пользователя.

  1. Запустите Excel и откройте новую пустую книгу.

  2. Выберите диапазон ячеек A1: E2 , затем выберите « Слияние и центр» в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная».

  3. Введите » ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ РАСПИСАНИЕ » в A1: E2, измените размер шрифта на 18 и выберите Среднее выравнивание в группе выравнивания.

  4. Выберите ячейки F1: h3 , выберите раскрывающийся список « Границы» в группе «Шрифт» на вкладке «Главная», затем выберите « Все границы» .

  5. Введите « Ежедневное время начала » в F1; « Интервал времени » в G1; и « Дата начала » в h2. Выберите значок « Выбрать все» (от 1 до A на рабочем листе), затем дважды щелкните линию, разделяющую любые два столбца, чтобы изменить размеры всех ячеек, чтобы они соответствовали содержимому.

  6. Выберите ячейку A3 и введите « ВРЕМЯ ».

  7. Выберите ячейку A4 и введите время, когда вы хотите, чтобы ваше расписание началось. Чтобы следовать этому примеру, введите « 7:00 ».

  8. В ячейке A5 введите следующий интервал, который вы хотите отобразить в расписании. Чтобы следовать этому примеру, введите « 7:30 ». Выберите A4: A5 и перетащите маркер заполнения вниз, чтобы заполнить приращения времени до конца дня.

    Если вы хотите изменить формат времени, выберите столбец, щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ячеек» . Выберите Time в списке Category на вкладке Number и выберите формат времени, который вы хотите использовать.

  9. В ячейке B3 введите день недели, с которого вы хотите начать свое расписание. Чтобы следовать этому примеру, введите « Воскресенье ».

  10. Перетащите маркер заполнения вправо, чтобы автоматически заполнить оставшиеся дни недели в расписании.

  11. Выберите строку 3 . Сделайте шрифт полужирным и измените размер шрифта на 14.

  12. Измените размер шрифта в столбце A на 12.

    При необходимости выберите значок « Выделить все» (от 1 до A на рабочем листе) и дважды щелкните линию, разделяющую любые два столбца, чтобы изменить размеры всех ячеек, чтобы они снова соответствовали содержимому.

  13. Выберите значок « Выбрать все» или нажмите Ctrl + A и выберите « Центр» в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная».

  14. Выберите ячейки A1: h3 . Выберите раскрывающийся список « Цвет заливки» в группе «Шрифт» на вкладке «Главная» и выберите цвет заливки для выбранных ячеек.

  15. Выберите уникальный цвет заливки для каждой из следующих ячеек или диапазонов:

    • A3
    • B3: h4
    • A4: A28 (или диапазон ячеек, содержащих времена на вашем листе)
    • B4: h38 (или диапазон ячеек, составляющих остаток вашего расписания)

    Пропустите этот шаг, если вы предпочитаете черно-белое расписание.

  16. Выберите тело расписания. Выберите раскрывающийся список « Границы» в группе «Шрифт» и выберите « Все границы» .

  17. Сохраните расписание.

Сохранить расписание как шаблон

Сохранение расписания в качестве шаблона позволяет вам повторно использовать его, не создавая каждый раз новое и не удаляя содержимое вашего существующего расписания.

  1. Выберите « Файл» > « Экспорт» > « Изменить тип файла» .

  2. Выберите « Шаблон» > « Сохранить как» . Откроется диалоговое окно «Сохранить как».

  3. Откройте папку « Шаблоны пользовательских офисов ».

  4. Введите имя для шаблона и выберите Сохранить .

  5. Чтобы использовать шаблон в будущем, выберите вкладку « Личные » на экране « Новый» и выберите шаблон расписания. Он откроется как новая рабочая тетрадь.

Эффективное планирование — обучение тайм-менеджменту от MindTools.com

Планирование максимально эффективного использования своего времени

© iStockphoto
damircudic

Вы используете свое время наилучшим образом?

Это конец очередного напряженного рабочего дня, и хотя вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значительное.

Это слишком просто, чтобы это произошло. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и срочными задачами, вы легко можете быть заняты весь день, не добившись никакого прогресса в высокоприоритетных проектах и ​​целях.

Вот почему так важно уметь правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы сделать это, выделив время для действительно важной работы и оставив время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Составление расписания — это искусство планирования своей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

  • Поймите, чего вы реально можете достичь, используя свое время.
  • Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных задач.
  • Добавить резервное время для «непредвиденных обстоятельств».
  • Не бери на себя больше, чем можешь вынести.
  • Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
  • Иметь достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
  • Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — это единственный ресурс, который мы не можем купить, но часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам думать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и помогает вам двигаться к своим целям.

Как планировать свое время

Установите регулярное время для составления расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, организуя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Нажмите здесь, чтобы начать работу с бесплатным загружаемым шаблоном планировщика.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самое главное при выборе планировщика заключается в том, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий период времени (день/неделя/месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы решили, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте расписание следующим образом:

Шаг 1. Определение доступного времени

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать структуру вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы настаиваете на продвижении по службе, может быть благоразумным каждый день работать сверхурочно, чтобы продемонстрировать свою преданность делу. Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для внерабочей деятельности, вы можете решить отработать отведенные часы и не более того.

Шаг 2. Планирование основных действий

Затем укажите действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнить свою работу. Это часто будут вещи, против которых вас оценивают.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, обучения и контроля.Кроме того, выделите время для общения с вашим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3: планирование высокоприоритетных действий

Просмотрите свой список дел и планировать высокоприоритетные и срочные действия, а также важные задачи обслуживания, которые нельзя делегировать или избежать.

Попробуйте распределить их по времени дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно концентрируются днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить ваше лучшее время дня.)

Шаг 4. Запланируйте резервное время

Затем запланируйте дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет вам, сколько можно позволить — в целом, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам потребуется на непредвиденные обстоятельства. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебник по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Частые перерывы съедают ваше время.Учимся управлять ими может сократить количество времени на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые перерывы будет трудно предсказать, но оставляя свободное пространство в своем расписании, вы получаете гибкость, необходимую для перестановки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Запланируйте дискреционное время

В вашем планировщике осталось место для «свободного времени»: времени, которое доступно для реализации ваших приоритетов и достижения целей.Просмотрите свой приоритетный список дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6: проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам два, три и четыре и задаться вопросом, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы. . Возможно, некоторые вещи можно делегировать или решить более эффективным способом.

Один из самых важных способов добиться успеха — максимально использовать рычаги вы можете достичь с вашим временем. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегируя другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использовать технологии, чтобы максимально автоматизировать вашу работу. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время по-прежнему ограничено, вам может потребоваться пересмотреть ваша рабочая нагрузка или обратитесь за помощью .Используйте свой недавно подготовленный график как доказательство ваших тяжелых обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его или ее более восприимчивым к вашей просьбе!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, посредством которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы сделаете это правильно, вы повысите свою эффективность и снизите уровень стресса.

Следуйте этому шестиэтапному процессу, чтобы подготовить свое расписание:

  1. Укажите время, которое у вас есть.
  2. Отметьте основные задачи, которые вы должны выполнить, чтобы преуспеть в своей работе.
  3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» дела.
  4. Блокировка в соответствующее время для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
  5. Запланируйте на оставшееся время мероприятия, отвечающие вашим приоритетам и личным целям.
  6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем расписании оставалось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас осталось мало свободного времени или его совсем не осталось, когда вы дойдете до пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому, иначе пострадает ваш баланс между работой и личной жизнью.

Скачать рабочий лист

Как составить расписание на день, чтобы организовать свой день

Когда я был маленьким, у меня на комоде была розовая копилка, и у меня была очень важная цель — купить блестящий красный велосипед.Каждый раз, когда я зарабатывала деньги на хлопотах, я бежала в копилку. Со временем, благодаря моей небольшой постоянной привычке, моя коллекция монет перестала быть просто мелочью. Наконец-то я накопил достаточно денег, чтобы купить велосипед.

Чем была для меня тогда моя копилка, тем сегодня мой распорядок дня.

У всех нас есть видение будущего, и смотреть на него издалека может быть ошеломляюще, особенно без плана. Лучший способ достичь целей — разбить их на более мелкие ежедневные привычки.Эта горстка монет сегодня может показаться тривиальной, но то, что вы делаете постоянно, в конечном итоге создает качество вашей жизни.

Личный распорядок каждого человека будет выглядеть по-разному в зависимости от его личных целей и ценностей. Но применение нескольких общих принципов к вашему распорядку дня может помочь максимизировать вашу эффективность и продуктивность, а со временем помочь вам достичь своих целей.

Что такое распорядок дня и почему он важен

Люди — существа привычки. Мы жаждем повседневной рутины и лучше всего функционируем, когда у нас есть четкие ограничения на наше время.

Ежедневное расписание позволит вам контролировать свой день. Это дает вам структуру и дисциплину, необходимые для того, чтобы максимально использовать часы данного дня. Когда у вас есть план, которого вы придерживаетесь, вы выполняете больше ежедневной работы и в конечном итоге приближаетесь к своим целям.

Как сказал отец продуктивности Пол Дж. Мейер:

«Производительность никогда не бывает случайной. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и целенаправленных усилий».

Более того, ежедневный график предсказуем, поэтому он снижает усталость от принятия решений.Вы не тратите место в мозгу, решая, какую задачу выполнить следующей. Это означает, что вы можете сохранить уровень своей умственной энергии для действительно важных задач.

Так что настройте свой день на успех, спланировав свой день и организовав свое ежедневное время.

7 практических советов по составлению ежедневного расписания

Вот 7 практик, которые помогут вам приступить к составлению ежедневного расписания.

1. Расставьте приоритеты в своих ценностях

«Успех» так же уникален, как и человек, стремящийся к нему. Но у всех успешных людей есть одна важная общая черта: они планируют свою жизнь так, чтобы она соответствовала тому, что для них важнее всего.

На практике это означает, что прежде чем вы сможете составить распорядок дня, который поможет вам достичь своих целей и жить той жизнью, которой вы хотите, вы должны определить, что вы цените. Понимание этих вещей поможет вам определить приоритеты, которые имеют смысл для баланса между работой и личной жизнью, и, в конечном счете, соответствующим образом организовать свой день.

В качестве первого шага выделите время, чтобы подумать о том, что для вас важно. Составьте список по порядку. Затем найдите способы включить эти вещи в свои ежедневные и еженедельные рутины в временных блоках, которые учитывают важность каждой ценности.

Например, если ваша главная цель — здоровье и фитнес, то вам следует отдавать предпочтение тренировкам и здоровому питанию перед другими, менее важными увлечениями. Если вашим главным приоритетом являются семья или друзья, вы должны каждый день выкраивать время для общения с людьми, которых вы любите, прежде чем приступить к своей повседневной работе.

Определение ваших личных приоритетов не позволит важным для вас вещам ускользнуть из списка дел и оказаться на полях. Это также позволяет вам делегировать и передавать на аутсорсинг задачи, которые не соответствуют вашим ценностям.

2. Включите утреннюю рутину

Нередко гуру продуктивности хвастаются своими звонками для пробуждения в 4 утра и сложными процедурами перед закатом. Но идеального времени для того, чтобы вставать и тренироваться, не существует — ваш утренний будильник будет зависеть от вашего собственного индивидуального ритма. Однако независимо от того, когда вы начинаете свой день, есть что сказать о том, чтобы включить утренний ритуал в свой распорядок дня.

Почему так важно утро? Первое, что вы делаете после пробуждения, задает тон всему оставшемуся дню.Если вы встанете с кровати в полусонном состоянии и броситесь прямо в электронную почту, вам, скорее всего, будет трудно сосредоточиться и вовлечься, и вы быстро выдохнетесь.

Но если вы регулярно заправляете постель, медитируете и едите здоровый завтрак каждое утро, ваш мозг научится быстро переключаться из «режима отдыха» в «режим продуктивности», и вы, вероятно, будете в лучшем настроении.

Тебе решать, что ты будешь делать утром. Цель состоит в том, чтобы начать свой день с одного и того же. В идеале это то, что соответствует вашим личным ценностям и готовит вас к предстоящим задачам.

3. Назовите «Самую важную задачу»

Ваш день неизбежно будет включать в себя важные задачи, которые не продвигают вас к достижению ваших целей, — ответы на телефонные звонки, встречи, ответы на электронные письма. Чтобы эти вещи не сбивали вас с пути, всегда определяйте, что вам абсолютно необходимо делать каждый день, и включайте это в свой ежедневный график.

Каждую неделю, когда вы планируете свое расписание, учитывайте свои цели. Что нужно сделать, чтобы держать вас в курсе? Затем выберите MIT (самую важную задачу) на каждый день.Когда вы знаете, что вам нужно сделать, чтобы не сбиться с пути, вы будете тратить меньше времени на второстепенную работу.

Это помогает мне планировать свои самые важные задачи в то время, когда я наиболее сосредоточен и продуктивен, и сосредотачиваюсь на задачах, которые не требуют больших умственных усилий, когда мой уровень энергии падает.

Существует множество исследований, показывающих, что наши когнитивные способности меняются в зависимости от времени суток. Для большинства людей, в том числе и для меня, пик продуктивности приходится на период с 9 до 11 утра, поэтому я всегда оставляю это время для MIT, а не для менее требовательной работы, такой как ответы на электронные письма.

Если ваша продуктивность повышается в конце дня, вы можете использовать противоположный подход. В любом случае, приложите усилия, чтобы понять свое пиковое рабочее время и соответствующим образом спланировать свои MIT.

4. Запланируйте время для вещей, которые обычно вас отвлекают

Если вы чем-то похожи на меня, вы оказываетесь в своем почтовом ящике или в Твиттере несколько раз в течение дня (и в конечном итоге остаетесь там слишком долго). Нет ничего плохого в том, чтобы делать перерывы, чтобы проверить социальные сети, и всем нам нужно отвечать на электронные письма, чтобы выполнять свою работу.Но эти вещи также могут сильно отвлекать от самых важных задач.

Вместо того, чтобы позволять себе бездумно прокручивать, используйте активный подход, выделяя время на то, чтобы отвлекаться. Например, ваше ежедневное расписание может включать временные рамки, в течение которых вы можете «обрабатывать» свою электронную почту или учетные записи в социальных сетях два или три раза в день. Важно относиться к этим пунктам как к любой другой задаче — просто к еще одному пункту в вашем ежедневном расписании — вместо того, чтобы позволять им проникать в ваш день.

5. Включить разрывы

Каждый день я планирую часовой обеденный перерыв и несколько 10-15-минутных перерывов, чтобы помедитировать или прогуляться. Может показаться бесполезным планировать время в течение дня, когда вы не работаете, но помните, что ни у кого нет бесконечной способности работать на полную катушку постоянно. И если вы попробуете, вы не будете настолько продуктивны, как хотели бы.

Существуют научные доказательства того, что случайные паузы действительно повышают продуктивность. С одной стороны, паузы время от времени могут повысить вашу способность мыслить творчески и стратегически.Иногда мозгу нужна смена обстановки (и перерыв от постоянного мышления), чтобы прийти к свежим идеям.

Планирование перерывов в течение дня также дает повод для ожиданий — конец не за горами. Когда вы знаете, что у вас будет возможность отдохнуть в конце рабочего блока, у вас будет гораздо больше шансов собрать больше энергии и сосредоточиться на текущих задачах.

6. Избегайте многозадачности любой ценой

Вот в чем дело: многозадачность не работает. Исследования показывают, что ваша производительность снижается, когда вы переключаетесь между двумя задачами.Вы не только тратите больше времени, но и в конечном итоге делаете больше ошибок.

Что это значит для планирования вашего ежедневного расписания? Планируйте выполнять только одну задачу за раз — и не пытайтесь втиснуть что-то еще.

Одна из причин, по которой нам трудно переключаться между задачами, заключается в том, что наш мозг не может так быстро адаптироваться к новому типу задач. Это называется «стоимостью переключения»: мы теряем время, когда переключаемся на другой навык, и теряем время в процессе.

Избегайте этого, планируя похожие задачи подряд.Например, планируя свой день, объедините все свои встречи в один блок дня или посвятите час или два ответам на электронные письма. Такая пакетная работа означает, что вы работаете более эффективно, тратя в целом меньше времени.

Ежедневная экономия времени значительна. Одно исследование показало, что вы получаете около 40% производительности, которая в течение дня может реально увеличиться.

7. Используйте шаблон ежедневного расписания

Наконец, упростите себе жизнь с помощью шаблона ежедневного расписания.Попробуйте эти бесплатные загружаемые шаблоны, которые помогут вам спланировать свой день и помогут с управлением временем:

  • Шаблон списка дел на день — это простой шаблон списка дел для повседневного использования. Используйте этот ежедневник, чтобы планировать свои ежедневные задачи, устанавливать приоритеты и назначать периоды времени для их выполнения.
  • Шаблон еженедельных целей . Используйте этот шаблон, чтобы установить эффективные цели для своего еженедельного расписания. Прежде чем наступит понедельник, сядьте и определите, чего вы хотите достичь к концу недели.
  • Шаблон проекта  — Большие проекты сложны. Ключ к выполнению проекта — разбить его на управляемые фрагменты, как этот шаблон поможет вам сделать. Используйте его, чтобы отслеживать ваш проект до его завершения.
  • Список отвлекающих факторов . Этот простой шаблон поможет вам избавиться от отвлекающих факторов. Если что-то придет вам в голову во время работы, запишите это на этом листе. Сделав это, вы выбросите это из головы и сможете сосредоточиться на работе, стоящей перед вами.

Как придерживаться расписания

Однако составление ежедневного расписания — это только полдела. Вы тоже должны придерживаться этого, что становится все более жестким в эпоху отвлечения внимания. Вот несколько советов, как это сделать:

1. Защитите рабочую среду от отвлекающих факторов

Когда удаленная работа становится нормой, граница между домом и работой стирается. Один из способов предотвратить это — выделить для работы одно рабочее место. Наведите порядок в этом пространстве и не делайте там ничего, кроме работы, чтобы ваш мозг не отвлекался.

2. Будьте реалистичны в отношении того, чего вы можете добиться за день

Если вы слишком амбициозны и впихиваете в себя слишком много задач, ваше расписание с самого начала обречено на провал.

3. Добавьте «время ожидания» между задачами

Вместо того, чтобы планировать задачи подряд, добавьте буфер на 15 или 20 минут. Таким образом, если что-то в конечном итоге займет больше времени, чем вы ожидали, вы не нарушите весь свой график.

Лучшие приложения для планирования для вас

Используйте технологии, чтобы помочь вам.Благодаря множеству приложений для календаря и планирования времени, которые помогают оптимизировать ваше продуктивное время, планирование никогда не было таким простым.

1. Календарь Google

Календарь Google

— отличный организационный инструмент, удобный для пользователя. Не стоит недооценивать это бесплатное приложение: оно обладает удивительно широким набором функций. Добавляйте новые события, устанавливайте напоминания, отслеживайте время и общайтесь с коллегами. Кроме того, он легко интегрируется с другими сервисами Google.

2. Календарь

Если вы ищете что-то с большим количеством функций, Календарь — еще один отличный выбор.Как и Календарь Google, приложение позволяет создавать и редактировать собрания по часовому расписанию, а также просматривать, что у вас на тарелке. Но он также предлагает полезный аналитический инструмент: Calendar Analytics. Это показывает, как вы тратите время, чтобы вы могли оценить и оптимизировать свое управление временем, чтобы быть более эффективным.

Заключительные мысли

Как пишет автор Мейсон Карри в своей книге « Ежедневные ритуалы: как работают художники », рутина «способствует нахождению в ментальной энергии привычного ритма и помогает предотвратить тиранию настроений.

Даже самые успешные люди могут сойти с пути. Заблаговременное составление идеального ежедневного расписания является важной практикой, позволяющей не отвлекаться и расставлять приоритеты в том, что для вас наиболее важно. Думайте о своем расписании как об инвестициях в свое будущее. Может потребоваться некоторое время, чтобы «накопить» на жизнь, которую вы хотите, но мало-помалу вы увидите, как ваши цели воплощаются в жизнь.

Дополнительные советы по составлению распорядка дня

Автор фото: Эрик Ротермел, unsplash.ком

5 методов ежедневного планирования, которые сделают ваш день более сосредоточенным

Большинство людей хотят знать единственный лучший способ распланировать свой день для максимальной продуктивности, и существует множество статей и книг, в которых утверждается, что они знают «идеальное расписание». Но реальность такова, что идеального метода для всех не существует. Поскольку у всех нас есть определенные сильные и слабые стороны, когда речь идет о тайм-менеджменте и продуктивности, то, что работает для одного человека, может оказаться полной катастрофой для другого.

История показала, что самые продуктивные люди используют совершенно разные методы планирования в зависимости от обстоятельств, характера и уровня энергии.Уинстон Черчилль, например, работал до поздней ночи и прерывал свой день виски и сном. Тони Моррисон начала писать еще до рассвета. Не существует универсального графика для максимальной производительности.

Хотите улучшить рабочий распорядок? Узнайте, как некоторые из величайших умов мира организовывали свои дни. (через Podio)

Мы хотим помочь вам найти наиболее подходящий для вас метод планирования . Мы хотим, чтобы вы каждый день добивались невероятной производительности.Имея это в виду, вот пять различных методов ежедневного планирования, которые вы можете попробовать. Некоторые из этих методов довольно просты, в то время как другие граничат с безумием.

Все дело в том, чтобы найти подходящую модель.

Метод блокировки времени

Блокировка времени просто означает планирование дня заранее и выделение определенных часов для выполнения определенных задач. Для этого необходимо заранее определить, чего вы добьетесь и когда именно. Как только вы это сделаете, внесите их в свой календарь, а затем приступайте к работе над этими задачами в подходящее время в течение дня.

При планировании задач важно заблокировать как упреждающие блоки, так и реактивные блоки. Проактивные блоки — это когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, которые должны быть выполнены. Это когда вы добиваетесь прогресса в важных проектах, составляете важные документы или набрасываете прототип своего следующего замечательного продукта. Реактивные блоки — это когда вы выделяете время для запросов и прерываний, таких как электронная почта и импровизированные встречи.

Например, самые сложные задачи можно запланировать на первые два часа дня, а во второй половине дня просматривать почту. Это позволяет вам работать, не отвлекаясь, и при этом знать, что вы получите доступ к электронной почте и телефонным звонкам.

Этот метод имеет то преимущество, что помогает вам точно знать, как вы собираетесь использовать свое время и когда именно вы собираетесь выполнять определенные задачи. Стандартные списки дел представляют собой список задач, которые нужно выполнить в свободное время.Блокировка по времени предоставляет вам список задач и с определенными временными рамками для выполнения каждой задачи.

Заставляя себя работать в рамках жесткой структуры и выполнять задачи в заданное время, вы вынуждены сфокусироваться на каждом действии.

Гуру производительности Кэл Ньюпорт клянется методом блокировки времени, говоря:

Иногда люди спрашивают, почему я заморачиваюсь с таким подробным планированием. Мой ответ прост: это создает огромную производительность.По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с ограниченным временем дает такой же объем продукции, как и 60-часовая рабочая неделя без какой-либо структуры.

Заблаговременное планирование дня с помощью календаря поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах. «Независимо от того, как вы на это смотрите, — говорит автор Art of Less Doing Ари Мейзел, — задачи требуют времени». (Его метод заключается в использовании FollowUp.cc для получения напоминаний по электронной почте о задачах в нужное время.)

Метод наиболее важных задач (MIT)

Метод MIT заключается в том, чтобы сосредоточиться на самом важном.Вместо того, чтобы составлять огромный список дел и пытаться сделать все, определите 1-3 задачи, которые абсолютно необходимы, а затем неуклонно сосредоточьтесь на них в течение дня. Дело не в том, что вы никогда не выполняете более трех задач в день, а в том, что вы не делаете ничего другого, пока не выполните три основные задачи.

Реальность такова, что в большинстве случаев необходимо сделать лишь несколько важных дел. Да, нашего внимания требуют тысячи голосов, но большинство из них не имеют решающего значения.Уведомления, разрывающие ваш телефон, и электронные письма, заполняющие ваш почтовый ящик, могут подождать. Если вы можете выполнить 1-3 основные задачи, все остальное становится второстепенным или даже ненужным.

Это основная тема книги Гэри Келлера и Джея Папасан « ОДНА вещь »: «Какую ОДНУ вещь вы можете сделать на этой неделе, чтобы все остальное было проще или не нужно?»

Как только вы определите 1-3 наиболее важные задачи, они станут первыми в вашем расписании.Затем вы продвигаетесь по основным предметам, прежде чем вас засыпают отвлекающими факторами. Вы можете использовать это в сочетании с методом блокировки времени, экономя свои начальные часы для наиболее важных задач. Электронная почта, телефонные звонки и встречи приходят позже, после того как вы выполнили свои основные задачи.

Одержимость сосредоточением на самых важных задачах делает каждый день продуктивным. У вас никогда не бывает дня, когда вы тратите время на бессмысленные задачи. Эксперт по продуктивности Джеймс Клир формулирует это следующим образом:

Если вы каждый день делаете самое важное в первую очередь, то вы всегда будете делать что-то важное.Не знаю, как для вас, а для меня это большая проблема. Бывает много дней, когда я трачу часы, вычеркивая 4-е, 5-е или 6-е самые важные дела в моем списке дел, и никогда не нахожу время для выполнения самого важного.

Рекомендуемые приложения для управления задачами:

Техника Помидора

Техника Помидора заключается в том, чтобы работать короткими, чрезвычайно продуктивными, интенсивно сосредоточенными всплесками, а затем давать себе небольшой перерыв. Это невероятно просто, поскольку все, что для этого требуется, — это таймер, и он позволяет разбить большую задачу на управляемые интервалы.

Вот как это работает:

  • Выбрать задачу

  • Настройка вашего таймера на 25 минут

  • Работа на задаче до тех пор, пока не закончится таймер

  • .

  • Каждые 4 сеанса Pomodoro делайте более продолжительный перерыв (15-30 минут)

Этот метод позволяет вам выполнить значительный объем работы в течение дня, делая при этом достаточные перерывы.Относительно короткое время каждой сессии также позволяет вам интенсивно концентрироваться, не уставая умственно.

Некоторые люди без ума от Техники Помидора. Пол Клипп, президент польского отделения Lunar Logic, говорит об использовании Pomodoro:

Вы можете подумать, что человек может сделать 16 таких циклов в день. Мне повезло, что я получаю более двух в день без перерывов. Но за эти 50 минут я успеваю сделать больше, чем за остальные семь часов рабочего дня, по крайней мере, с точки зрения продвижения наиболее важных аспектов моих самых важных проектов.

Несмотря на красивую простоту, у техники Помидора есть и недостатки. Сеансы Pomodoro должны быть непрерывными периодами сосредоточения внимания, а это означает, что вы не можете сделать паузу в середине сеанса, а затем вернуться к нему позже. Если коллега зайдет и попросит уделить вам несколько минут, вам нужно либо вежливо отказаться, либо полностью прекратить сеанс.

Однако, как отметил Клипп выше, можно достичь значительных результатов всего за несколько сеансов.

Рекомендуемые приложения Pomodoro:

90-минутные сеансы фокусировки

Человеческое тело работает по циклам, называемым «ультрадианными ритмами».» Во время каждого из этих циклов есть пик, когда мы наиболее энергичны, и впадина, когда мы истощены.

С помощью техники 90-минутной концентрации вы в полной мере используете пики и спады энергии, которые происходят в течение дня: Работайте 90 минут, а затем отдыхайте 20-30 минут.Обсуждая пиковую производительность в исследовании 1993 года, Андерс Эриксон указал, что эти периоды отдыха между интенсивными рабочими сессиями необходимы для улучшения.

Большинство людей мало обращают внимания на естественные ритмы свое тело и использовать стимуляторы, такие как кофе, чтобы пережить периоды низкой энергии.Это почти всегда приводит к полному краху около 14:30, что соответствует провалу в вашем ультрадианном ритме.

Работа 90-минутными очередями позволяет вам сопоставить свой максимальный уровень энергии со списком задач, что значительно повышает вашу производительность. Вы работаете со своим телом, а не против него.

Как говорит специалист по цифровым технологиям Том Гибсон:

Мы должны начать думать о производительности и выпуске в циклическом, а не в линейном выражении.Многие уже осознают, что в течение дня у них бывают часы пик, когда они лучше работают. В других случаях они лучше думают. В других случаях они годятся только для Netflix.

8-часовой рабочий день приучил нас считать, что мы должны стабильно работать с 8:00 до 17:00 с перерывом только на обед, чтобы работать с максимальной отдачей от начала до конца рабочего дня. И хотя этот метод, безусловно, позволяет менеджерам контролировать сотрудников, он снижает производительность.

Конечно, у этой системы есть свои недостатки.Если ваша начальница приходит к вам в офис и обнаруживает, что вы дремлете на полу, она может быть недовольна, даже если вы объясните, что работаете в сочетании со своими ультрадианными ритмами (и, можно добавить, улучшаете свою память). И будут крайние сроки, которые не оставят вам выбора, кроме как приложить нос к точильному камню.

Но когда вы не чувствуете себя на пределе возможностей, вы можете учитывать естественные ритмы своего тела при выборе метода планирования. Ваше тело может не соответствовать 90-минутным циклам, но следите за уровнем своей энергии в течение дня в течение нескольких недель, чтобы увидеть, сможете ли вы найти закономерность для себя.

Метод полифазного сна

Это несколько странный метод составления расписания, который работает только для нескольких избранных людей, но если он сработает для вас, вы достигнете необычайной производительности за один день.

Большинство людей спят монофазно, что означает, что они спят в течение дня одним куском (или фазой). Люди, спящие в двухфазном режиме, спят двумя меньшими порциями, например, 4 часа утром и 4 часа поздним вечером. Полифазные спящие доводят этот метод до крайности, разбивая сон на несколько коротких фаз, что позволяет в целом спать меньше и значительно повышает производительность.Количество сна в каждой фазе может варьироваться: некоторые люди спят только 20-минутным сном, а другие спят дольше, а затем дополняются дневным сном.

Евгений Дубовой, менеджер проекта из России, внедрил полифазный режим сна: 3,5 часа каждую ночь дополняется тремя 20-минутными дневными снами. В результате в его распоряжении значительно больше времени, и он успевает сделать гораздо больше, чем в противном случае. Как он сказал Business Insider: «Самое большое преимущество в том, что у меня есть около двух месяцев дополнительного времени каждый год.Время — самый ценный ресурс в нашей жизни».

Крис Джуб, другой полифазный сон, соглашается: «Мой график полифазного сна позволяет мне чувствовать себя здоровым и бодрым, дает мне более качественный сон и помогает увеличить мою продуктивность на 28 часов в неделю».

У этого графика есть несколько очень очевидных недостатков. Стив Павлина отметил, что наличие такого графика при сохранении нормального семейного графика сопряжено с трудностями. вне вашего графика сна.

Но у этого графика есть и огромные преимущества, например, дополнительные часы каждый день. Если вы спите всего четыре часа в день, вы добавляете примерно 28 дополнительных часов к своей неделе (при условии, что обычно вы спите 8 часов).

В поисках идеального сочетания

Создание наиболее продуктивного графика может означать создание гибридов некоторых из этих методов. Метод MIT хорошо работает с методом блокировки времени. Три сеанса Pomodoro аккуратно укладываются в 90-минутную рабочую сессию. И полифазный метод… ну, вы могли бы быть самостоятельно там.

Но очень важно, чтобы вы планировали свой день. Как говорит автор эссенциализма Грег МакКаун: «Если вы не расставите приоритеты в своей жизни, это сделает кто-то другой».

Устанавливая расписание на день, вы гарантируете, что именно вы ставите приоритеты в своей жизни.

Продолжайте читать:

Этот пост был первоначально опубликован в ноябре 2016 года и обновлен в марте 2019 годаТаймер Pomodoro фото Дэвида Свенссона . Иллюстрация ультрадианного ритма от Officevibe . Иллюстрация полифазного сна через Wikimedia .

Как запланировать публикации в Facebook, чтобы повысить эффективность и получить лучшие результаты

Представьте себе такой сценарий: на этой неделе вы запланировали публиковать посты в Facebook один раз в день.

В понедельник утром вы входите в Facebook и переходите на страницу вашей компании в Facebook.Вы тратите некоторое время на создание идеального поста и ждете предполагаемого лучшего времени для публикации. Вы читали, что 15:00 — хорошее время, когда люди отдыхают от работы и проверяют Facebook. Итак, вы ждете…

В 14:55 вы возвращаетесь на вкладку браузера, которая была открыта с 10 утра. Когда часы пробьют 15:00, вы нажмете «Опубликовать». Ууууу!

И затем вы повторяете это в течение следующих четырех дней.

Если это не слишком далеко от вашего повседневного опыта, я хотел бы предложить простую тактику, которая может помочь вам добиться лучших результатов и сделать вас лучшим маркетологом…

Планирование публикаций в Facebook .

Хотите узнать больше? Давайте читать дальше.

Buffer может помочь вам с планированием Facebook, управлением несколькими страницами Facebook и многим другим. Мы хотели бы, чтобы вы попробовали и увидели разницу.

3 преимущества планирования публикаций на Facebook

Вам может быть интересно: «То, как я публикую сообщения на Facebook, просто прекрасно. Почему я должен измениться?» Что ж, вот три основных преимущества планирования ваших постов в Facebook по сравнению с публикацией вручную.

(О, и если вы думаете, что Facebook может оштрафовать вас за использование стороннего инструмента, мы обсудим это через минуту.)

1. Поддерживайте согласованность и качество Публикации в Facebook предназначены для обеспечения того, чтобы вы публиковали сообщения последовательно, и для поддержания качества ваших сообщений. Количество и качество.

Когда вы планируете свои посты в Facebook, вы, по сути, планируете заранее.

Например, в понедельник вы планируете все пять постов на неделю.Поскольку вы планируете автоматическую публикацию сообщений, вы не пропустите публикацию, даже если вы заняты — постоянство. А поскольку вы посвящаете время созданию своих постов заранее (вместо того, чтобы каждый раз придумывать что-то на месте), вы можете создавать более качественный контент — качественный.

2. Охватить более широкую аудиторию

Публикация поста напрямую на Facebook в большинстве случаев хороша… до тех пор, пока вы не захотите опубликовать пост в нерабочее время, чтобы охватить аудиторию в разное время дня.Возможно, вам придется отказаться от ужина только для того, чтобы нажать кнопку публикации. Или, что еще хуже, проснуться среди ночи, чтобы сделать это.

Когда вы запланируете публикации, они будут автоматически публиковаться в выбранное вами время. Будь то 19:00 или 2:00, будет казаться, что вы сами опубликовали его вручную.

Таким образом, вы сможете связаться с большим количеством людей по всему миру, которые проверяют Facebook в разное время дня . Это особенно полезно для компаний с международной аудиторией, а также для компаний в местах, где население разбросано по нескольким часовым поясам (например, вграмм. США и Европа)5

.

3. Станьте более эффективными

Наконец, планирование ваших постов в Facebook может сделать вас лучшим маркетологом .

По данным Американской психологической ассоциации, многочисленные исследования показали, что многозадачность снижает продуктивность. Хотя переключение между созданием поста в Facebook и другими задачами на день может показаться не таким уж большим, исследование показало, что «даже кратковременные мыслительные блоки, возникающие при переключении между задачами, могут стоить до 40 процентов чьего-то продуктивного времени».2

Просто подумайте, что вы можете сделать, если вернете эти 40 процентов своего времени!3

Наказывает ли Facebook публикации из сторонних инструментов, таких как Buffer?

Хотя планирование постов в Facebook звучит привлекательно, у многих людей возникает беспокойство, когда они изучают планирование…

Похоже, Facebook не любит сторонние инструменты.

Часто говорят, что Facebook наказывает сообщения из сторонних инструментов, органически показывая сообщения меньшему количеству людей, чем сообщения, опубликованные непосредственно на Facebook.

Насколько это правда?

Недавно мы провели эксперимент с Buffer, Hootsuite и CoSchedule, чтобы проверить, так ли это. Мы обнаружили, что не было существенной разницы в охвате, независимо от того, планировали ли мы публикации с помощью стороннего инструмента или публиковали публикации непосредственно на Facebook. Некоторые запланированные публикации из сторонних инструментов охватили даже больше людей, чем публикации Facebook, опубликованные непосредственно в Facebook.

Как запланировать публикации в Facebook с помощью Buffer

Итак, как запланировать публикации в Facebook? Есть несколько методов.

Сама Facebook предлагает встроенную функцию, которая позволяет администраторам и редакторам планировать публикации на Странице или в Группе. Вот краткое руководство от Facebook о том, как запланировать публикации в Facebook.

Если вы управляете несколькими страницами Facebook (или несколькими профилями в социальных сетях), мы надеемся, что лучшим способом для вас будет использование Buffer.

Как запланировать публикацию в Facebook за четыре простых шага

  1. Перейдите на панель инструментов Buffer
  2. Выберите свою страницу или профиль Facebook
  3. Создайте публикацию в Facebook
  4. Запланируйте публикацию
1.Перейдите на панель инструментов Buffer

После того, как вы зарегистрируетесь в Buffer и подключите свою страницу Facebook (группу или профиль), вы попадете на панель инструментов Buffer. Вот как это будет выглядеть:

2. Выберите свою страницу или профиль Facebook

Затем выберите страницу или профиль Facebook, на который вы хотите опубликовать, в левой колонке и нажмите на композитор («Что вы хочешь поделиться?»). Появится всплывающее окно, в котором вы можете создать свой твит.

Вот два быстрых совета для вас:

  • Если вы подключили несколько профилей социальных сетей к своей учетной записи Buffer, обязательно выберите страницы Facebook, для которых вы хотите запланировать публикации.
  • Если публикация подходит для других социальных сетей, таких как Twitter, вы также можете выбрать эти профили и одновременно создать для них запланированные публикации.
3. Создайте свой пост в Facebook

Теперь давайте создадим контент!

Каким контентом вы должны поделиться? Вот несколько идей (и примеров) для вашего вдохновения:

Публикуйте развлекательно-образовательный контент. Мы обнаружили, что образовательный или развлекательный контент часто хорошо работает на Facebook.Лучше всего, если это будет и образовательным, и развлекательным (отсюда и «обучающее развлечение»)!

Курировать топ-контент. Курирование и распространение популярных сообщений от наших коллег в отрасли помогло нам значительно расширить охват Facebook. Эти части проверенного контента часто становились нашими лучшими постами с точки зрения охвата, что также увеличивало нашу вовлеченность и количество лайков страницы.

Делитесь видео. Видео было и остается самым популярным типом контента на Facebook. Buzzsumo провел исследование 880 миллионов постов в Facebook и обнаружил, что посты с видео имеют самый высокий средний уровень вовлеченности и в среднем вдвое превышают уровень вовлеченности по сравнению с другими типами постов4

.

Если вы запланируете видео с помощью Buffer, ваше видео будет отображаться так же, как если бы вы загрузили его непосредственно в Facebook, то есть

4. Запланируйте публикацию в Facebook

После того, как вы создали свою публикацию, у вас есть несколько вариантов планирования:

Ура! Вы только что запланировали публикацию в Facebook!

Бонус: расширение браузера Buffer

Вы также можете создать публикацию в Facebook с помощью расширения браузера Buffer. Например, всякий раз, когда вы видите отличный фрагмент контента, который имеет отношение к вашей аудитории Facebook, вы можете нажать кнопку расширения браузера Buffer и поделиться этим фрагментом контента в качестве запланированной публикации Facebook.

Вот как выглядит расширение для браузера:

3 Быстрые советы по планированию Facebook

Теперь планирование постов в Facebook — это только полдела. Чтобы максимизировать ваши результаты на Facebook, вот вторая половина: советы и приемы, которые гарантируют, что ваши публикации на Facebook охватят и вовлекут как можно больше людей.

Давайте пройдемся по ним один за другим.

1. Как часто публиковать сообщения на Facebook

Когда вы настраиваете расписание публикаций, у вас может возникнуть вопрос: «Как часто я должен публиковать сообщения?».

(Другой вопрос, вероятно, звучит так: «В какое время я должен публиковать сообщения?» Мы рассмотрим его далее!)

Скорее всего, на этот вопрос нет однозначного ответа, поскольку он зависит от предпочтений вашей аудитории и вашей способности создавать новый контент. Но на случай, если будет полезно иметь контрольный показатель для работы, мы недавно изучили нашу собственную страницу Facebook и обнаружили, что , публикуя от одной до двух публикаций в Facebook в день, помогли нам увеличить охват в три раза !

Эта рекомендация аналогична результатам исследования Coschedule, в котором рассматривались 12 различных исследований частоты публикаций в Facebook.

2. Лучшее время для публикации на Facebook

Следующий вопрос: «В какое время мне следует публиковать?»

Несмотря на то, что существует множество исследований, предлагающих «лучшее время для публикации» (включая наше), мы узнали, что не существует универсального набора лучших времен для публикации на Facebook. Это потому, что у каждого бизнеса есть своя уникальная аудитория. В какой отрасли вы работаете? Где базируется ваша аудитория? Когда ваши подписчики проверяют Facebook?

Все эти различные факторы влияют на лучшее время для публикации. Таким образом, вместо универсального лучшего времени для публикации найдите ваше лучшее время для публикации .

Путь к странице Facebook Insights на вкладке «Сообщения».

Если вы хотите узнать больше о том, как определить лучшее время для публикации на Facebook, вот полное руководство по этой теме.

3. Что можно запланировать (а что нельзя)

Наконец, еще одна важная информация, которую нужно знать, это то, что можно запланировать на Facebook (а что нельзя). Знание ограничений позволит вам заранее лучше спланировать публикацию в социальных сетях.

Вещи, которые могут быть запланированы

  • Обновления текста
    • Изображения (до четырех изображений с буфером)
    • видео
    • ссылки

    вещей, которые не могут быть запланированы

    • Фотоальбомы
    • События
    • Отметки
    • GIF-файлы

    Еще одна важная вещь, которую следует отметить, это то, что многие инструменты планирования социальных сетей не имеют более сложных настроек, таких как теги, выбор предпочтительной аудитории или добавление тега продукта.Если вы хотите использовать эти функции, вы можете сделать это, создав и опубликовав свои сообщения непосредственно на Facebook. (Спасибо, Кара Пэрриш, за упоминание об этом!)

    Обращаюсь к вам: что вы думаете о расписании?

    Для многих менеджеров социальных сетей инструменты планирования социальных сетей являются спасением. Эти инструменты помогают им повысить эффективность работы в социальных сетях и сэкономить время (а также вечера и выходные).

    Если вы всегда ходили на Facebook, чтобы публиковать свои посты, то планирование ваших постов на Facebook может показаться необычной рекомендацией.Если у вас есть какие-либо мысли или опасения по поводу планирования ваших сообщений в Facebook, я хотел бы услышать и обсудить их с вами в разделе комментариев ниже.

    Если вы хотите узнать, как планирование публикаций в Facebook может помочь вам в маркетинге на Facebook, мы хотели бы, чтобы вы попробовали Buffer и увидели разницу.

    Изображение предоставлено: Фото Кайлы Отто на Unsplash

    Была ли эта статья полезной для вас? Вам также может понравиться наш набор инструментов для работы с социальными сетями.

    Начните бесплатно прямо сейчас

    7 советов, как управлять своим расписанием на профессиональном уровне

    Мнения, выраженные участниками Entrepreneur , являются их собственными.

    То, что Лу Герстнер, бывший генеральный директор IBM, однажды сказал, засело у меня в голове: «Никогда не позволяйте никому владеть вашим расписанием». Это просто и очевидно, но гениально.

    Андрей Попов | Гетти изображения

    На протяжении многих лет всякий раз, когда я не следовал этому совету, я был в стрессе и непродуктивен.Постепенно я понял, что планирование и следование распорядку имеют огромное значение в том, как я себя чувствую и что я делаю. Вот некоторые из вещей, которые помогают мне управлять своим графиком и могут оказаться полезными для вас:

    1. Создайте программу

    Независимо от того, над чем вы работаете, создайте программу. Запланируйте время для определенных действий и придерживайтесь плана. Превратите свой календарь в кучу блоков и разместите действия в этих блоках. Все, что не запланировано, вы не делаете. Если вам нужно свободное время, спланируйте его.

    Ваш распорядок может меняться в течение года, но в любое время лучше иметь план. Например, если вы работаете над запуском компании и вам нужно найти клиентов, кодировать и нанять, расставьте приоритеты и заблокируйте определенное время для каждого действия. Приложение-календарь — очень полезный инструмент.

    Вот пример календаря, который я сделал, и который иллюстрирует некоторые концепции и идеи из этого поста.

    Связанный:  101 советов по тайм-менеджменту для ежедневного повышения производительности

    2.Групповые встречи и звонки в блоки

    Например, если вам нужно проводить встречи на улице, выделите для этих встреч два с половиной дня в неделю и посещайте встречи на улице только в это время. Сделайте то же самое для встреч в офисе. Таким образом, вы выделяете не только часть времени для совещаний, но и другие блоки времени, которые вы сможете использовать для важной работы. Сделайте то же самое со звонками и зарезервируйте их все вплотную.

    3. Оптимизируйте время для различных типов встреч

    Лично я теперь большой поклонник 30-минутных встреч и 10-минутных звонков.Я думаю, что 10-минутные звонки — отличный способ сначала связаться с кем-то или дать кому-то быстрый совет. Вы можете использовать Google Hangout или Skype, если предпочитаете видеть человека, а не просто слышать его. Причина, по которой 10-минутные звонки работают, заключается в том, что люди пропускают чушь и переходят к делу. Попробуй это. Десять минут на самом деле много времени, если вы сосредоточитесь. Я предпочитаю делать эти звонки по пятницам, когда я обычно работаю из дома.

    Я не большой любитель ознакомительных кофе-встреч, обедов и ужинов.Я большой поклонник кофе и еды с людьми, которых я уже знаю. Эти встречи, как правило, продуктивны и веселы, но когда вы встречаетесь с кем-то впервые, более продуктивно позвонить или провести 30-минутную встречу в офисе.

    Вот типы встреч, которые вы, возможно, захотите забронировать:

    • 30-минутная встреча в офисе, чтобы познакомиться с кем-то или наверстать упущенное
    • 45-минутная встреча вне офиса. Выделите 15 минут на дорогу.
    • 10-минутный звонок, чтобы помочь тому, кто нуждается в совете
    • 15-минутная ежедневная беседа — отлично подходит для стартапов и инженерных команд
    • 30-минутная еженедельная встреча персонала

    Какие бы встречи вы ни проводили, группируйте их в блоки в зависимости от ваших конкретное расписание.Если вы чувствуете, что для определенного типа встречи требуется больше или меньше времени, соответствующим образом настройте блок.

    4. Используйте слоты для встреч

    В Календаре Google есть замечательная функция, называемая слотами для встреч. Это позволяет вам забронировать кусок времени, а затем разделить его на части. Например, я могу заказать три часа внешних встреч, а затем разделить их на три встречи — по часу каждая. Или я могу заказать один час звонков и разделить его на шесть звонков по 10 минут каждый. Существует также ряд специальных инструментов, таких как дудл, которые тоже делают это.

    Следующим шагом будет создание ссылок bit.ly для разных периодов времени. У вас может быть ссылка для внешних встреч, еще одна ссылка для 30-минутных внутренних встреч и еще одна для 10-минутных звонков. Затем вы делитесь этими ссылками, и они могут забронировать время с вами. Я сделал это с компаниями-кандидатами Techstars, и это было удивительно эффективно. Это свело к минимуму переписку по электронной почте и сэкономило массу времени мне и компаниям.

    Связано: Как использовать технологии для повышения производительности, а не для отвлечения внимания

    Это не сработает со всеми, потому что некоторым это может показаться грубым.В любом случае, если вам неудобно отправлять ссылку кому-то, вы можете использовать свои собственные интервалы времени для встреч, предложить несколько раз, а затем забронировать конкретный слот самостоятельно.

    Если вы приглашаете кого-то на встречу, всегда предлагайте несколько конкретных вариантов времени, например вторник в 16:30. или 17:00 в среду. Дэвид Тиш выступил с отличным докладом, в котором рассказывается о планировании встреч и многих других основах общения.

    5. Блокировать время для электронной почты

    Это самый важный совет во всей статье.Электронная почта будет владеть вами, если вы не владеете ею. Чтобы владеть своей электронной почтой, вы должны избегать делать это все время. Для этого вам нужно запланировать время, чтобы сделать вашу электронную почту. Это абсолютно необходимо. На самом деле это настолько важно, что я написал целую статью об управлении электронной почтой.

    6. Планируйте занятия спортом и семейное время

    Если вы не занесете это в календарь, оно не будет выполнено. Ну, это относится к вашим упражнениям и времени с семьей. Ходите ли вы утром, днем ​​или вечером, делайте это три раза в неделю или каждый день, отметьте время упражнений в календаре.Моя подруга и наставник Николь Гларос ясно дает понять, что ее утро до 10 утра принадлежит ей. Она ходит по тротуару или в спортзал, в зависимости от погоды, и редко отклоняется от своего распорядка.

    То же самое относится и к планированию времени с семьей и близкими людьми. Если вы такой же трудоголик, как я, вы в конечном итоге будете воровать время у своей семьи, если не забронируете его заранее и не приучите себя быстро отключаться. Многие люди в отрасли говорили о планировании семейного времени.Мой любимый Брэд Фелд, который много говорит об этом.

    7. На самом деле управляйте своим временем

    Я много думаю о своем времени. Я думаю о том, куда он идет. Я думаю о том, где я могу получить больше, и как это оптимизировать. Когда я запускал GetGlue, у меня был помощник, который распоряжался моим временем. Она была потрясающей. Но когда я присоединился к Techstars, я решил, что буду сам управлять своим календарем. Должен признаться, что я рад этому решению.

    Я ловлю себя на том, что думаю о том, что я делаю, с кем я встречаюсь и почему, и многое другое.Я встречаюсь с большим количеством людей каждую неделю. Мой график особенно безумен во время процесса отбора. Тем не менее, поскольку я управляю своим календарем, соблюдаю распорядок, планирую встречи блоками и использую временные интервалы для встреч, я чувствую себя менее подавленным и менее напряженным.

    Взяв на себя ответственность за свой календарь и планируя свои дни и недели, я стал более счастливым и продуктивным человеком. Я надеюсь, что этот пост поможет вам добраться туда тоже.

    Мне бы хотелось услышать ваши советы по продуктивности. Как вы управляете своим временем? Как вы относитесь к своему календарю? Какие инструменты вы используете? Пожалуйста, поделитесь в разделе комментариев ниже.

    Эта статья была написана членом сети авторов AlleyNYC. AlleyNYC — один из крупнейших в мире инновационных центров, который способствует росту стартапов в своем флагманском месте в Нью-Йорке. Entrepreneur Media является партнером и инвестором AlleyNYC. Если вы хотите узнать больше об AlleyNYC и о том, как подать заявку на членство, посетите здесь.

    Связанный: Заставьте часы бодрствования работать на вас

    Как составить для себя режим дня

    Когда у кого-то есть рутина, они, скорее всего, произведут впечатление, что у них действительно вся жизнь вместе.Соблюдение ежедневных ритуалов похоже на взрослую версию выполнения ваших обязанностей по дому: это пробуждает отточенность, зрелость и организованность. Это те люди, которые использовали маркеры во время учебы с системой цветового кодирования, чтобы выделять различные типы релевантной информации. Конечно, с рутиной звучит великолепно — кто не хочет быть рупором, выполняющим рутинную работу и использующим маркеры в своем списке дел? Но изучение того, как составить для себя ежедневное расписание, чтобы достичь этого статуса, звучит как огромное бремя.

    Но не беспокойтесь — эксперты всегда готовы сделать этот процесс безупречным. Ниже вы узнаете, в первую очередь, о преимуществах ежедневного распорядка, а также о простых инструкциях, как составить для себя распорядок дня, не проливая при этом ни слезинки от скуки.

    Почему важно соблюдать режим дня?

    Если вы спонтанный свободолюбивый человек, который любит разнообразие и никогда не приходил вовремя на свидание за чашечкой кофе, как никогда раньше, вам может понадобиться некоторое убеждение в том, почему полезно знать, как составить для себя распорядок дня.Ведь слово «расписание» вызывает у вас мурашки и идет вразрез с безграничным чувством свободы, которое вы так любите. Но на уровне психического здоровья рутина может обеспечить чувство контроля и психологический комфорт в однообразии. Одно исследование, проведенное в 2011 году в Тель-Авивском университете, даже пришло к выводу, что здоровое количество повторяющихся действий коррелирует со снижением распространенности тревоги.

    «Когда мы не можем решить, заняться ли спортом, медитацией, вести дневник или прочитать несколько страниц вдохновляющей книги, мы используем свою энергию, думая о том, что делать, вместо того, чтобы делать что-то полезное.— Сьюзи Мур, лайф-коуч

    Одной из причин этого является, возможно, то, что рутина устраняет потенциальную усталость от принятия решений или трудности с принятием правильного решения из-за большого количества решений, которые необходимо принять. «Когда мы можем Если мы не решаем, заниматься ли спортом — и если да, то каким? — медитировать — и с помощью какого приложения или видео на YouTube? — вести дневник или читать несколько страниц вдохновляющей книги, мы расходуем нашу энергию, думая о что делать вместо того, чтобы тратить нашу энергию на что-то полезное», — говорит Сьюзи Мур, лайф-коуч и автор книги «Перестань проверять свои лайки: избавься от потребности в одобрении и живи невероятной жизнью ».«Это все равно, что в течение часа прокручивать трейлеры Netflix в отчаянии, а не просто начать смотреть фильм и устроиться поудобнее». Наличие запланированного ежедневного графика, на который вы можете положиться, может устранить эту трату умственной энергии.

    Похожие истории

    В качестве дополнительных доказательств обратите внимание на то, что многие руководители носят одну и ту же одежду каждый день, что не является совпадением. Хотя вам, конечно, не обязательно придерживаться одного наряда в качестве стратегии высвобождения умственной энергии, важно иметь какое-то ежедневное расписание, особенно если вы большой мечтатель, стремящийся стать одним из великих.В конце концов, психологи, такие как Фрейд, композиторы, такие как Бетховен, и художники, такие как Пикассо, все приняли индивидуальный распорядок, чтобы посвятить больше усилий своему ремеслу.

    Итак, если вам нужно душевное спокойствие, более полезная структура или профессиональный успех, знание того, как составить для себя распорядок дня, — отличный первый шаг. Ниже Мур делится четырьмя простыми шагами, которые помогут вам в жизни. А после того, как вы ознакомитесь с ее советами, используйте онлайн-шаблон, например этот бесплатный от Microsoft Office, чтобы оживить свой ежедневный график.

    Как составить для себя ежедневное расписание за 4 шага

    1. Определите, что для вас важнее всего, и расставьте приоритеты

    Определите, что вы хотите включить в свой график, будь то абстрактные понятия, такие как «практика благодарности» или обязательные рабочие задачи, такие как «проверить мою электронную почту». Составьте список того, что вы хотите сделать частью своей жизни, чтобы вы знали, что вписать в свой график. Способность определять свои ежедневные цели может послужить источником вдохновения для их достижения.

    «Для меня вдохновение — это все, — говорит Мур.«Это положительно влияет на каждое взаимодействие и мысли, которые у меня возникают в течение дня. Поэтому я трачу 10–15 минут на чтение за чашечкой кофе, чтобы поднять себе настроение и войти в приподнятое настроение в течение дня. Упражнения, медитация, ведение дневника — все это приходит позже в день — если вообще». Выясните свои приоритеты и планируйте соответственно.

    2. Обратитесь к важному аспекту своей рутины в течение первого часа дня

    Поскольку многие из нас более продуктивны по утрам, имеет смысл, если вы можете, выдвинуть свои самые важные ритуалы вперед.Если, например, вы чувствуете себя прекрасно   после выполнения потока виньясы, но не хотите раскатывать коврик к концу дня, обязательно тренируйтесь в первый час бодрствования, чтобы вы могли с радостью вычеркните его из своего списка и уберите с дороги.

    «Первый час дня задает тон всему дню, так что не позволяйте этому золотому часу утра потеряться», — говорит Мур. Когда вы начинаете день хорошо, независимо от того, что происходит в этот день, вы будете удовлетворены тем, что ваша утренняя рутина стала позитивным вложением в себя.»

    3. Признавайте продолжительность всего вашего графика

    Отслеживание вашего времени гарантирует, что у вас будет время, чтобы уложиться во все, что вы хотите завершить. А будильники — хороший инструмент, который поможет вам убедиться, что вы соблюдаете бюджет. для всего. Отслеживайте свое время в течение недели или около того, чтобы обеспечить основу, которая позволит вам точно блокировать часы, когда вы составляете ежедневное расписание для себя. , или чувствовать себя подавленным идеей его структурирования», — говорит Мур.

    4. F

    прощайте себе, когда вы пропускаете рутину

    Рутины важны для того, чтобы держать вас в курсе, подотчетны и, да, собраны. Но все мы всего лишь люди! Не нужно изводить себя психологически, если вы дадите себе выходной.

    «Здесь цель не военная жизнь, цель — легкость», — говорит Мур. «Поэтому, когда вам просто нужны дополнительные минуты, чтобы вздремнуть, это нормально. В вашем будущем много утр. Вы можете вернуться завтра».

    Как сказал мне Мур, «достаточно хорошо» — это достаточно хорошо , когда дело доходит до составления ежедневного расписания.«Дисциплина освобождает, — говорит она. «Но это не должно быть идеально».

    Работаете из дома прямо сейчас? Вот несколько советов, которые рекомендуют эксперты по продуктивности. И именно поэтому ваша деятельность по уходу за собой в полдень может на самом деле подпитывать ваше выгорание.

    Наши редакторы самостоятельно отбирают эти товары. Совершение покупки по нашим ссылкам может принести Well+Good комиссию.

    Как самые продуктивные люди планируют свой день

    Бесплатные фото / Pixabay

    Если вы читаете эту статью, то можно с уверенностью сказать, что вы хотите стать более продуктивным человеком.В конце концов, было установлено, что 40 процентов времени, которое мы проводим на работе, непродуктивно.

    Что касается остальных 60 процентов, как они могут быть продуктивными? Ну, они следуют рутине и нашли свои собственные привычки и стратегии, чтобы делать больше за меньшее время. И, вероятно, они планируют свои дни так…

    Начните с утреннего ритуала.

    Изучив графики успешных людей, Лаура Вандеркам пишет в своей книге «Что самые успешные люди делают перед завтраком», что у всех у них есть утренний ритуал.

    Утренний распорядок может варьироваться от человека к человеку. Но вот несколько примеров того, как самые успешные люди мира проводят утро:

    • Илон Маск тратит 30 минут на просмотр «критических электронных писем», берет чашку кофе, принимает душ и направляется в офис.
    • Марк Цукерберг не просыпается слишком рано. Но когда он это делает, его распорядок дня включает в себя тренировку или бег, завтрак, одевание и посещение штаб-квартиры Facebook.
    • Когда Опра просыпается, она чистит зубы, выгуливает собак, тренируется, медитирует, ест здоровый завтрак и соблюдает свой график на день.
    • Арианна Хаффингтон не пользуется будильником. На самом деле, она не смотрит в телефон, пока не закончит практику осознанности в течение пары минут.
    • Ричард Брэнсон встает в пять утра, занимается кардиотренировкой с помощью тенниса или бега и завтракает со своей семьей. Затем он проверяет свою электронную почту и читает новости.
    • Тони Роббинс не имеет установленного времени пробуждения. Но когда он встает, он прыгает в бассейн или в криотерапевтический резервуар. Затем он практикует осознанность и завтракает богатым белком.
    • Джефф Безос тоже не полагается на будильники. После естественного пробуждения он завтракает с женой и выбивается из графика.

    Создание утренней рутины.

    Как видите, нет четкого утреннего ритуала, которому следуют продуктивные люди.Все дело в том, чтобы начать свой день с правильной ноги. Однако, если вы хотите создать свой собственный утренний распорядок, вот несколько советов для начала:

    • Просыпаться раньше всех . Это дает вам возможность отправлять электронные письма, читать, писать, медитировать или планировать свой день, не отвлекаясь.
    • Занимайтесь спортом , медитируйте и питайтесь здоровой пищей. Это должно быть здравым смыслом. Но лежание в постели и поедание пончиков не дадут вам энергии, чтобы пережить день.
    • Поставить цели на день . Как отмечается в «100 простых секретах успешных людей», «люди, формулирующие свои цели в конкретных терминах, на 50 % более уверены в том, что они достигнут своих целей, и на 32 % более вероятно, что они контролируют свою жизнь».
    • Просмотрите свой календарь. Таким образом, вы знаете, чего ожидать в течение дня. Кроме того, это гарантирует, что вы сможете решить любые конфликты в расписании, пока не стало слишком поздно.
    • Проведите время, занимаясь любимым делом. Это может быть завтрак, прогулка с собакой или хобби. Это ставит вещи в перспективе. Это также поднимает вам настроение.

    Сосредоточьтесь на трех важных задачах на день — начните с лягушки.

    Если вы постоянно тушите пожары или работаете над мелкими задачами, вы никогда не сможете работать над более масштабными целями.

    Делаете ли вы это накануне вечером или утром, перечислите три больших и самых важных задачи на день.Они должны быть в верхней части вашего списка дел. Вы должны построить свое расписание вокруг этих трех задач и исключить все отвлекающие факторы.

    Например, если вы заблокировали в своем календаре время с 9 до 11 утра для работы над своей первой большой задачей, отключите телефон и все уведомления по электронной почте или в социальных сетях. Если у вас нет офиса с дверью, наденьте наушники с шумоподавлением. Вы также можете работать в другом месте, например, в кафе.

    Не знаете, с какой задачи начать? Я предлагаю вам сначала съесть лягушку.

    Это не то же самое, что съесть лягушку. На самом деле это то, что вы не хотите делать, но абсолютно необходимо сделать. Возможно, вы не захотите выполнять это задание, потому что оно сложное или неприятное. Но, если вы не завершите его, он останется с вами на весь день.

    Однако, если вы просто пойдете вперед и съедите лягушку первым делом с утра, остаток дня будет намного легче и продуктивнее. Вы не только чувствуете, что груз свалился с ваших плеч, вы также чувствуете себя успешным.И теперь вы можете использовать этот импульс, чтобы вычеркнуть оставшиеся две задачи, которые вы запланировали на день.

    Возьмите выходной в середине дня.

    Самые продуктивные люди в мире — планируйте свой рабочий график, исходя из того, когда они наиболее продуктивны. Это означает, что если вы ночная сова, то просыпаться на рассвете может быть контрпродуктивно. Однако, поскольку большинство людей более продуктивны утром, особенно через пару часов после пробуждения, неплохо взять выходной в середине дня.

    Эван Уильямс, соучредитель Twitter и Medium, тренируется в середине дня.

    «Раньше я ходил в спортзал с утра. Упражнения, конечно же, отлично подходят для повышения уровня энергии, и я считаю, что они делают меня более продуктивным, несмотря ни на что. Но энергия и сосредоточенность естественным образом прибывают и уходят в течение дня», — объясняет Уильямс.

    «Обычно утром я хорошо сосредотачиваюсь, поэтому поход в спортзал — это компромисс в обмен на очень продуктивное время.Вместо этого я начал ходить в середине утра или ближе к вечеру (особенно в те дни, когда я работаю допоздна). Поначалу кажется странным покидать офис в середине дня, но общее время, затраченное почти на то же самое, с большей энергией и сосредоточенностью по всем направлениям».

    Алекса Пипия из Business Insider также пробовала тренироваться в середине дня. Пипа обнаружила, что она была более продуктивной по утрам, делала меньше перерывов в течение дня и пила меньше кофе.

    Назначайте звонки и встречи во второй половине дня.

    Благодаря нашему естественному циркадному ритму мы все склонны испытывать полуденный туман в голове.

    Вместо того, чтобы бороться с этим, перекусите и вздремните, если это возможно. Затем просмотрите свои цели и прогресс, которого вы уже достигли. Это может дать вам мотивацию дожить до конца дня.

    Кстати говоря. Поскольку во второй половине дня уровень вашей энергии невелик, вам следует посвятить себя напряженной работе, а не более творческой и сложной работе. Это означает работу над легкими задачами, такими как ответ на звонки и посещение собраний.На самом деле, 15:00 — лучшее время для встреч.

    Следуйте правилу 52-17.

    Мы не роботы! Нам всем нужно делать частые перерывы в течение дня, чтобы оставаться свежими и работать с высокой производительностью. Вот почему так много людей используют технику Помидора.

    Однако после отслеживания привычек 10% наиболее продуктивных пользователей Desktop обнаружил, что идеальное среднее значение для достижения успеха — это 52 минуты работы с последующими 17 минутами отдыха.

    Даже если вы не работаете ровно 52 минуты, идея в том, что вам нужны перерывы, чтобы перезарядиться, переориентироваться и избежать выгорания.

    Создание тематических дней.

    Джек Дорси, генеральный директор Twitter и Square, проводит 8 часов в день в каждой компании. Как же тогда он может быть продуктивным?

    «Единственный способ сделать это — быть очень дисциплинированным и очень практиковаться, и способ, который, как я обнаружил, работает для меня, заключается в том, что я определяю свои дни», — объясняет Дорси.

    «Итак, в понедельник в обеих компаниях я сосредотачиваюсь на управлении и управлении компанией, которая… у нас есть руководящая встреча в Square и наша встреча OpCom в Twitter.В этот день я занимаюсь всем своим менеджментом один на один», — добавляет он.

    «Вторник ориентирован на продукт. Среда сосредоточена на маркетинге, коммуникациях и росте. Четверг посвящен разработчикам и партнерским отношениям, а пятница — компании, культуре и рекрутингу».

    Дорси берет выходной в субботу и отправляется в поход. Воскресенье он использует для размышлений и планирования предстоящей недели.

    Причина, по которой эти тематические дни так эффективны, заключается в том, что они позволяют Дорси сосредоточиться.И, если его прервут, он может быстро справиться с этим и вернуться к тому, над чем он работал.

    Избегайте решений.

    Задумывались ли вы, почему Марк Цукерберг, Барак Обама и Стив Джобс всегда носили одну и ту же одежду? Это не потому, что они были ленивы или им не хватало чувства моды. Они просто копили свою умственную энергию.

    Оказывается, с течением дня способность принимать разумные решения снижается. Принимая меньше решений о чем-то вроде одежды, продуктивные люди предотвращают усталость от принятия решений.

    Продуктивные люди избегают усталости от принятия решений, автоматизируя и оптимизируя как можно больше несущественных решений. Это может быть раскладывание одежды перед сном, приготовление еды в воскресенье и использование программного обеспечения календаря для автоматического планирования встреч.

    Пакетные задачи вместе.

    Я знаю, что есть люди, которым вы можете написать сообщение в блоге во время разговора по телефону.

    Это невероятно впечатляет, учитывая, что многозадачность снижает качество вашей работы.Причина? Поскольку вы переключаете внимание между задачами, вы не уделяете 100% внимания каждой задаче. Фактически, Мичиганский университет обнаружил, что производительность снижается на 40 процентов, когда люди пытаются делать два или более дел одновременно.

    Дополнительное исследование из Стэнфорда также показывает, что многозадачность может быть платой с когнитивной точки зрения.

    Вместо многозадачности попробуйте пакетную обработку.

    Здесь вы группируете похожие задачи и работаете над ними в течение одного промежутка времени.Например, это может быть создание всех ваших телефонов за час или запуск всего вашего контента в тот же день.

    Сделайте свой распорядок дня гибким.

    Несмотря на то, что расписание может помочь вам сосредоточиться и быть организованным, вы не хотите блокировать каждый час дня. Вот почему некоторые продуктивные и успешные люди предпочитают планировать в пустом месте в своих календарях. Начните планировать в пустом пространстве и увидите совершенно нового себя.

    Белое пространство — это просто время, которое вы выделяете в течение дня, чтобы размышлять, медитировать или просто переводить дыхание.Я знаю, о чем ты думаешь. «Но у меня нет времени в моем напряженном графике, чтобы ничего не делать!»

    Один из способов решения этой проблемы: если вы запланировали встречу, которая продлится 30 минут, выделите 40 минут в своем календаре. Таким образом, у вас есть 10 минут до или после встречи на то, что вам нравится. Эту тактику использовали генеральный директор LinkedIn Джефф Вайнер и Джефф Безос.

    Другой вариант — держать открытыми целые дни. Тим Феррис, например, мало что планирует по понедельникам и пятницам.

    «Я прошу своих помощников избегать телефонных звонков по понедельникам и пятницам на случай, если я захочу провести длинные выходные с обеих сторон, и я почти всегда выделяю понедельники на общую подготовку и расстановку приоритетов на неделю, а затем любые административные задачи, которые мне нужны. обрабатывать (бумажные дела для бухгалтеров, юристов и т. д.)», — пишет Феррис.

    «У меня нет никаких дел в этом расписании. Вместо этого Феррис говорит: «Я выбираю их, потому что они мне нравятся». Он добавляет: «Ни одно из них не связано с финансовыми или неприятными обязательствами.Если в последнюю минуту выпадет шанс сделать что-то более веселое, я могу отменить их все».

    Отдохнуть вечером.

    Несмотря на то, что продуктивные люди были заняты и приносили удовлетворение, они также склонны брать выходные по вечерам. Причина? Это дает им возможность перезарядиться на завтра.

    Но что именно они делают, когда не работают? Они расслабляются и получают удовольствие от занятий, снижающих стресс.

    Через «Инстинкт силы воли: как работает самоконтроль, почему он важен и что вы можете сделать, чтобы получить больше от него»:

    «По данным Американской психологической ассоциации, наиболее эффективными стратегиями снятия стресса являются физические упражнения или занятия спортом, молитва или посещение религиозной службы, чтение, прослушивание музыки, проведение времени с друзьями или семьей, массаж, выход на улицу для прогулка, медитация или занятия йогой, а также времяпрепровождение с творческим хобби.

Post A Comment

Ваш адрес email не будет опубликован.