Эксель и ворд для чайников: Обучающее видео по Excel

Содержание

Word для новичков

1    Заголовок. Отображает имя редактируемого документа и используемого программного обеспечения. В ней также есть стандартные кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть.

2    Панель быстрого доступа: здесь находятся часто используемые команды, такие как Сохранить,Отменить и Отменить. В конце панели быстрого доступа есть пусковые меню, в которое можно добавить другие часто используемые или часто используемые команды.

3    Вкладка Файл. Нажмите эту кнопку, чтобы найти команды, которые будут действовать не с содержимым документа, а с его содержимым, например «Новый», «Открыть», «Сохранить как», «Печать» и «Закрыть».

4    Лента: здесь находятся команды, необходимые для вашей работы. Внешний вид ленты будет меняться в зависимости от размера монитора. Word сжимает ленту, изменяя расположение элементов управления для размещения небольших мониторов.

5    Окно редактирования. Отображает содержимое документа, который вы редактируете.

6    Scroll Bar: позволяет изменить положение документа, который вы редактируете.

7    В панели состояния: отображаются сведения о документе, который вы редактируете.

8    Кнопки просмотра. Позволяет изменить режим отображения документа, который вы редактируете, в зависимости от своих потребностей.

9    Управление масштабом слайда. Позволяет изменять параметры масштабирования документа, который вы редактируете.

К началу страницы

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Имеем:

 

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные. 

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится. 

Приступим:

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

 

 

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

 

 

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

 

 

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

 

 

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен. 

 

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

 

 

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

 

 

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

 

 

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

 

 

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

 

 

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

 

 

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

 

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA. 

Всем удачи! 

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Программа мс офис обучение самостоятельно. Курсы обучения Ms Office Excel для «чайников»

Этой статье я планирую открыть серию уроков по текстовому редактору Microsoft Word. Раньше мне часто приходилось заниматься репетиторством, то есть обучению работы за компьютером и прикладными программами. Уровень подготовки у людей бывает разный, поэтому нередко встречались случаи, когда нужно было обучать человека с нуля, в том числе и различными программами из пакета Microsoft Office, куда входит и Ворд также.

И думаю что получалось у меня это довольно-таки успешно, судя по отзывам. По крайней мере, мои клиенты и дальше вполне успешно поддерживали мои связь и консультировались по различным вопросам. В обучении какой-либо программе я старался в первую очередь представлять себя на месте пользователя и объяснять уже именно с учетом всех тех нюансов, которые могут быть непонятны. В случае с программой Word, необходимо также учитывать и знать, для чего и какие клавиши находятся на клавиатуре. Поэтому, этот пункт я также приму во внимание, и в этом уроке даже будут освящен такой аспект, как обучение в работе с клавиатурой. Без этого никак, поскольку это самые азы, которые необходимо знать.

И думается мне, это нормально, когда человеку что-то непонятно. Причины могут быть разные. У некоторых в школе не было информатики, у других она была, но объясняли там не совсем тому, что нужно было. Так, например, у меня информатика в школе была, но делали мы в основном то, что рисовали в программе Paint. То есть даже не в фотошопе, который в жизни мог действительно пригодится. Впрочем, эту тему обсуждать можно очень долго.

Все примеры будут рассматривать на примере пакета Microsoft Office 2010. Но все сказанное, также справедливо и для Office 2007 и более новых пакетов. Поскольку с версии 2007, которая отличалась по сравнению с предыдущими версиями переработанным интерфейсом, в дальнейшем с выхода программных продуктов этого семейства, интерфейс оставался по сути тем же.

Начало работы.

Собственно после запуска программы Microsoft Word, уже можно начать набирать текст. Что может быть непонятно начинающему и неопытному пользователю, который плохо знаком с компьютером? Вот некоторые нюансы:

Чтобы сделать букву заглавной, нужно удерживая клавишу Shift, нажать ту букву, которую вы хотите сделать большой.

Для переключения языка с русского на английский и наоборот используется обычно сочетание клавиш Alt + Shift. Что означает такое обозначение? Удерживая нажатой одну из этих 2-х клавиш, нажать другую.

Если вы хотите закончить абзац, то для этого используется клавиша Enter. При наборе текста для того, чтобы перенести строку ничего нажимать специально не надо. Потому что переход осуществляется самостоятельно.

Если требуется сделать красную строку в тексте(абзацный отступ), то для этого служит клавиша Tab.

В самом верху главного окна программы находится главное меню. Там есть вкладки Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Настройки. У вас, в зависимости от версии используемого пакета, вкладки могут располагаться по другому. Но суть от этого в любом случае не меняется.

Сейчас мы находимся на вкладке Главная.

Если мы хотим поменять гарнитуру шрифта и размер шрифта, то указываем соответствующие значения(на рисунке они выделены красной рамкой). После этого, если вы вдруг захотите отменить выбранный стиль, то достаточно будет нажать сочетание клавиш Ctrl + Пробел.

В случае, если при выборе шрифта у вас при наборе текста выводится кракозябра, то имейте ввиду, что это означает лишь то, что в выбранном вами шрифте нет русских букв.

Чтобы набранный текст был жирным, нужно выбрать на панели инструментов кнопку Ж, К – текст будет печататься курсивом, Ч – подчеркнутым.

Начали вы набирать текст, но потом решили вернуться к обычному стилю, нажмите клавишу Ctrl + Пробел. Рекомендую вам в дальнейшем запомнить эту комбинацию. Экономит время, уменьшает лишние телодвижения и вообще облегчает жизнь.

Что еще может пригодиться в дальнейшем? Ну это прежде способы выделения текста. А выделяется он либо ведением мышки по области выделения с нажатой левой кнопкой мыши. Либо с помощью клавиши Shift и стрелочек. Ну или другой очень универсальный способ. Удерживая клавишу Shift щелкаете ту область, в которой выделение начинается, а потом все также, щелкая левой кнопкой мыши — там, где область выделения должна завершиться.

Одним из приоритетных направлений нашего учебного центра является организация и проведение комплексного обучения сотрудников организаций. Благодаря высококвалифицированному преподавательскому составу и многолетнему опыту проведения подобного обучения мы предлагаем действительно качественное обучение информационным технологиям. Для обеспечения гарантированного уровня квалификации сотрудников Вашей организации наш учебный центр проводит

корпоративные тренинги по всем продуктам Microsoft Office в Москве, Санкт-Петербурге, а также выездное обучение в регионах России и странах СНГ.

Обучение проводится по всем версиям программ Microsoft Office. Проведение тренинга возможно как на русском, так и на английском языке.

Уровни обучения

Мы проводим обучение слушателей, имеющих различный уровень подготовки. Вы можете выбрать уровень, исходя из имеющихся знаний –

базовый уровень , расширенный уровень , мастер-класс .

  • Базовый курс позволит освоить не только самые простые возможности программы. Он может быть полезен каждому сотруднику для ликвидации пробелов в знаниях, расширения возможностей и совершенствования навыков использования ресурсов программ.
    Если Вы уже достаточно неплохо владеете возможностями программы, можно сократить продолжительность обучения.
  • Расширенный курс предназначен для совершенствования знаний, полученных на базовом курсе и содержит темы, которые, к сожалению, не каждый использует в повседневной практике, но применение этих возможностей позволит значительно повысить эффективность работы, сократить время на ее выполнение.
  • Нестандартный курс . Часто сложно понять какой курс выбрать – базовый или расширенный. Мы можем провести обучение, которое позволит “выровнять” знания сотрудников, даже если уровень знаний слушателей будет неодинаковым. А также подготовить специальную программу обучения, учитывающую все особенности каждой отдельной группы и цели компании.
  • Специальные программы обучения . Если Вы не нашли подходящего курса на нашем сайте, свяжитесь с нами по телефону и мы постараемся организовать именно такой курс, как Вы хотите. Для нас нет ничего невозможного!

Отличие корпоративных тренингов от стандартных компьютерных курсов в том, что тренинги всегда составляются и адаптируются под специфику конкретной компании – для одних продуктов пакета MS Office, как правило, разбираются базовые приемы работы, для других же, более актуальных для компании, акцент делается на расширенных возможностях программ. Кроме того, все тренинги нацелены на практическое применение возможностей программ в профессиональной деятельности.

Индивидуальное обучение – оптимальный способ повышения квалификации для руководителей и топ-менеджеров компаний. Вы получаете знания в наиболее комфортной для Вас обстановке, в удобное время. Вы можете сократить время обучения и сделать его более интенсивным, если выберете индивидуальные занятия с преподавателем. Индивидуальные занятия, в отличие от занятий в группе нацелены на решение Ваших задач. Вы можете пройти обучение по стандартной программе, а можете заказать фрагмент курса, интересующий Вас в данный момент. При этом Вы оплачиваете только реальное время занятий, а не весь курс. Преподаватель может провести обучение в Вашем офисе или у Вас дома. Также Вы можете заказать индивидуальную консультацию по заранее определенной тематике.

Одним из приоритетов нашего учебного центра является качество обучения, поэтому все преподаватели имеют только высший уровень квалификации. Все наши преподаватели – профессионалы-практики, имеющие огромный опыт проведения корпоративного обучения, это сертифицированные инструкторы Microsoft, кандидаты наук, преподаватели, имеющие большой опыт преподавания для слушателей, имеющих различный уровень подготовки – от начинающих пользователей компьютера, до профессионалов. Они смогут понятно и доступно объяснить не самые простые темы, а также откроют для слушателей секреты программ.

На сайте представлены стандартные программы курсов по Microsoft Office. Специально для Вашей компании мы можем подготовить любые программы, учитывая все Ваши пожелания. Программы тренингов могут также варьироваться по длительности и содержанию для различных групп слушателей.

Получить более подробную информацию, а также ответы на все интересующие Вас вопросы,
Вы можете по телефону 8 495 796-40-21 .

Вы можете пройти обучение в любом удобном для Вас месте – в вашем офисе, или учебном классе Мы также можем пригласить вас пройти обучение в наших учебных классах
При проведении занятий на территории заказчика мы можем провести занятия в любое удобное для Вас время В стоимость обучения входят авторские учебные пособия, кофе-брейк. Дополнительно можно заказать обед
Мы проводим занятия в будни и выходные дни По окончании обучения слушатели получают сертификат Тренинг-центра “Успех-М”
Обучитесь всем основным программам Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Access и PowerPoint, и в дальнейшем продвиньте свои знания на новый уровень с помощью дополнительных элективных занятий, которые Вы сможете выбрать сами.
В процессе изучения этого курса из 3 модулей, посвященных Microsoft Office 2010, Вы освоите новый интерфейс и возможности программ Word, Excel и PowerPoint 2010; работая с последней версией Microsoft Office, Вы поднимите уже имеющиеся у Вас навыки на новый уровень и обновите свои знания.
Microsoft Excel – это одна из самых известных мировых табличных программ. Данный курс подходит для пользователей с уровнями от новичка до среднего. Через 10 уроков со свободным графиком проведения Вы научитесь, как оформить таблицу, чтобы лучше представить информацию, как обращаться с простыми и сложными формулами, как вставлять диаграммы, как использовать такие функции, как IFERROR и многое другое.
Наш курс Excel Expert обеспечит знаниями и навыками, чтобы пользоваться этой табличной программой на продвинутом уровне. Вы можете выбрать для изучения версию 2013 или 2010, а также научитесь выполнять условное форматирование, запись и использование макрокоманд, работу со сводными таблицами и использование статистических функций.
Как видно из названия, это краткий курс для тех, кто уже имеет опыт в использовании программ Microsoft Word, Excel и PowerPoint в версиях 2010 и 2013, и желает усовершенствовать свои знания программного обеспечения до версии 2016. Вы узнаете о навигации по обновленному интерфейсу каждой программы и сможете ориентироваться в новых возможностях последнего выпуска этого всемирно признанного пакета приложений.
В ходе данного семинара Вы ознакомитесь с тем, как работать в программе Microsoft Project, как создавать, реализовывать, управлять и завершать проекты любых объемов. Вы получите простые советы и задания, которые помогут оптимизировать Ваше время, затраченное на проект. Семинар проходит в форме однодневного курса под руководством преподавателя.
Этот однодневный семинар под руководством преподавателя научит Вас работать с программой Microsoft PowerPoint и создавать впечатляющие и интересные презентации. Пройдя ряд практических заданий, Вы получите навыки работы в программе Microsoft, которые сразу можно применить в работе.
Семинар 2 уровня основан на знаниях, представленных на семинаре 1 уровня, и нацелен на продвижение Ваших навыков по созданию презентаций на более высокий уровень. Выполняя такие задания, как работа с файлами мультимедиа, работа с презентациями и так далее, Вы почувствуете уверенность в том, что сможете создать действительно впечатляющую презентацию.
Этот однодневный семинар поможет вам научиться создавать и изменять базы данных при помощи программы Microsoft Access. Вы узнаете, как работать с данными, подбирать их и делать отчеты по данным. Это практическое занятие, подходящее для начинающих в программе Access. Таким образом, вы получите реальные навыки.
Данный семинар Уровня 2 базируется на уже приобретенных навыках работы в программе и предназначен для выведения их на новый уровень. Занятие проводится под руководством преподавателя. Благодаря его практической направленности, вы получите реальные навыки работы.
Однодневный семинар под руководством квалифицированных преподавателей по изучению Microsoft Outlook. Этот семинар имеет практическую направленность. С вами проведут ряд упражнений на тему лучшего использования программы общего применения — организация почты, управление контактами, управление календарем, заданиями и записями.
Семинар Microsoft Excel Уровня 1 представляет собой практическую учебную сессию под руководством преподавателя. Он подходит для начального уровня и научит вас созданию, управлению и работе с электронными таблицами. Семинар проводится в различных учебных центрах Великобритании. Подробную информацию о предстоящих занятиях вы можете узнать в ближайшем центре.
Семинар 2-го уровня Excel подходит тем, кто уже имеет опыт работы с этим популярным редактором электронных таблиц. В ходе однодневного семинара вы освоите такие темы, как усложненные формулы, создание и изменение таблиц, представление данных при помощи диаграмм, работа с графическими объектами и т.д.
Семинар Excel Уровень 3 проводится в течение 1 дня под руководством преподавателя. Семинар имеет практическую направленность. Вы узнаете, как применять расширенные возможности программы Microsoft Excel — оптимизацию рабочих процессов, обеспечение безопасности и взаимодействия с другими пользователями в вашей рабочей книге и осуществление проверки рабочих листов.
Однодневный семинар под руководством преподавателя поможет вам быстро освоить Microsoft Word — всемирно известную программу обработки текстов. В соответствии с вашими требованиями мы можем провести обучение с версиями 2013 и 2010. Этот семинар подходит для начинающих. Вы начнете с нуля и узнаете, как создавать и ориентироваться в документах, и сохранять их. Затем вы освоите форматирование документа, работу со списками и таблицами и многое другое!
Однодневный семинар среднего уровня по изучению Microsoft Word Level. Уровень 2. проводится под руководством преподавателя и опирается на уже имеющиеся у вас знания популярной программы Word Processing. Вы углубленно освоите такие возможности, как применение стилей и тем, работа с таблицами и диаграммами, слияние и макросы.
Этот семинар по изучению Microsoft Word на продвинутом уровне, который поможет Вам овладеть программой на уровне эксперта. Вы изучите такие темы, как работа со сносками, ссылками, примечаниями, указателями и оглавлениями, настройка защиты документов и работа с формами; мы уверены, что этот однодневный семинар под руководством преподавателя принесет Вам новые знания и навыки в работе с программой Microsoft Office.

Владение набором офисных приложений, особенно word и excel, сегодня является необходимым, а в некоторых случаях обязательным умением во многих профессиях направлениях жизнедеятельности. Наша программа word и excel обучение для начинающих, предназначена в первую очередь для тех, кому необходимо освоить данные программы комплексно и основательно, с подробным описанием всех необходимых инструментов и настроек. Курсы ворд и эксель, это тот минимум, освоив который, вы сможете самостоятельно работать практически в любой отрасли выполняя основные офисные задачи по обороту документов и различным видам отчетности. Многие полагают, что обучение ворд и эксель для чайников — это нечто недостаточное для того, чтобы быстро продвигаться в обучении и в профессии, но под таким, несколько шутливым названием, кроется грамотно разработанная программа обучению ворд и эксель, позволяющая осваивать предмет легко и эффективно, а главное, программа эксель обучение для начинающих пошагово позволяет внести ясность осваиваемого направления на каждом этапе.

Функции и возможности Microsoft Excel

MS Excel — универсальный и многофункциональный табличный редактор, функции которого не ограничиваются созданием и редактированием электронных таблиц. С помощью данного приложения можно значительно повысить эффективность и скорость решения широкого спектра профессиональных задач — от создания баз данных, их анализа и группировки с помощью фильтров до сложных вычислений с различными коеффициентами, визуализации и прогнозирования.

Навыки работы в Эксель незаменимы для специалистов, работающих в следующих сферах:

  • Финансовая и экономическая аналитика;
  • Бухгалтерский учет;
  • Маркетинговые и социологические исследования;
  • Научная деятельность;
  • Банковская сфера и работа с кредитами;
  • IT-сфера, SEO-оптимизация и продвижение;
  • Работа с базами данных в различных сферах.

В вышеуказанных сферах вам потребуется владение Excel на уровне продвинутого пользователя, но для менеджеров и других офисных сотрудников в большинстве случаев достаточно базовых навыков применения табличного редактора. Во-первых, это станет большим преимуществом при трудоустройстве, а во-вторых — действительно поможет вам справляться с работой легче и быстрее.

Востребованность специалистов по Word и Excel

Несмотря на то, что научиться работать в экселе с нуля сейчас можно практически в любом учебном центре по компьютерным технологиям, специалистов, владеющих данными программами на должном уровне, не хватает. Большинство людей, приходящих на курсы ms office excel, и считающих что умеют более-мене в этих программах работать, на самом деле не дотягивают и до самого начального уровня. Но, правильное представления о своих умениях, позволяют нам не только выбрать правильно обучающий курс, но и иметь возможность претендовать на определенное место работы. Востребованность специалистов ворд и эксель, это одна сторона медали, другая сторона — их профессионализм и умение. Поэтому, эксель для чайников обучение необходимо пройти каждому, хотя бы для того, чтобы понять, на каком уровне владения программами word и excel мы находимся, и правильно ли мы делаем, что изучаем эксель с нуля или нам необходимо ms excel обучение более высокого уровня. И даже, если вы имеете начальный уровень владения программами Excel и Word, но изучение проводили самостоятельно, то на курсах вы сможете систематизировать свои знания и найти много нового в, казалось бы, понятных вещах. Ну а если проходить обучение по более сложным уровням владение офисными программами, то лучше сразу прибегать к услугам специализированных центров — вы сэкономите не только время и деньги, но и ваши нервы.

Вам пригодится знание следующих инструментов MS Excel:

  • Хранение данных — создание таблиц, баз, списков, листов и книг;
  • Способы обработки данных — поиск, фильтрация, форматирование и группировка по параметрам;
  • Методы вычислений, анализа и прогнозирования на основе имеющихся данных;
  • Визуализация данных в графиках и диаграммах;
  • Логические, текстовые, математические и статистические функции;
  • Формулы для быстрых вычислительных операций с большими массивами данных;
  • Макросы, сводные таблицы и другие инструменты.

С чего начинать изучение, с Word или Excel

Традиционно, изучение начинается с word, программа позволяет фундаментально освоить клавиатуру и основные навыки работы с текстом и информацией различного характера. После освоения программы Word, программа Excel осваивается легче, хотя бы потому, что у вас появляется уверенный навык печатания на клавиатуре. Работа в excel обучение для чайников подразумевает владение компьютером не только на базовом уровне, но и на уровне уверенного пользования. Если Word — программа, необходимая практически каждому, как инструмент создания, редактирования, отправки и получения любого документа, то Excel, это специализированная программа, которая, возможно, необходима и не каждому, но владение этим инструментом, даже на элементарном уровне, откроет перед вами массу возможностей. Поэтому, кроме Word, очень рекомендуется пройти эксель для чайников обучение. Данная связка — word и excel, очень популярна как популярный навык любого специалиста.

Как быстро освоить Ворд и Эксель

Для опытных пользователей компьютера применение основных компонентов программного пакета на поверхностном уровне не составляет сложностей. Открыть файл, прочитать или набрать текст, сохранить документ — это действия, с которыми сталкивается абсолютно каждый человек, работающий с компьютером. Освоив любое приложение, входящее в Microsoft Office, вы сможете понять логику интерфейса и меню, и базовые операции в дальнейшем станут интуитивно понятными.

Совсем иная ситуация, если вы начинающий пользователь ПК или инструменты Office необходимы вам в профессиональных целях. В первом случае отсутствие навыков применения офисных приложений, в частности, текстового редактора Word, является серьезным препятствием для дальнейшего освоения всех возможностей персонального компьютера. Поэтому изучение Office для начинающих должно вестись на системной основе с подробным освоением базовых функций, меню и панели инструментов.

Освоить MS Office для профессионального применения еще сложнее — большинство рядовых пользователей не знают о 95% возможностей текстового редактора Ворд и табличного редактора Эксель, если этого не требует их работа.

Самостоятельное обучение требует много времени, самодисциплины и способности к концентрации, поэтому оптимальным решением будет обучение на специализированных курсах, посвященных обучению Word и Excel с нуля. В этом вам помогут Курсы компьютерной грамотности (Windows, Word, Excel) и Курсы Excel (Эксель) — базовый уровень , которые проходят в ГЦДПО. Если вы стремитесь стать профессионалом в применении табличного редактора, к вашим услугам

Комбинации клавиш в Word, Excel и Access. VBA для чайников

Комбинации клавиш в Word, Excel и Access

Если вы хоть немного умеете печатать, то часто используемые вами команды просто умоляют вас назначить им комбинации клавиш. В большинстве приложений, даже в тех, которые ориентированы исключительно на работу с изображениями, нажать клавиши часто быстрее, чем перемещать туда-сюда мышь и щелкать ее кнопками. Единственный недостаток комбинаций клавиш — необходимость запоминать их.

В любом случае некоторые VBA-приложения — в том числе Word, Excel и Access — дают прямой доступ к клавиатуре, позволяя назначить комбинации клавиш VBA-программам. Если вам предлагают такой способ управления, используйте его, не сомневаясь.

Назначение комбинаций клавиш программам в Word

Если уж зашла речь о настройке клавиатуры, то изо всех VBA-приложений самым гибким и простым в этом отношении является Word. Например, чтобы назначить в Word программе с именем Double Current Font Size комбинацию клавиш Alt+Shift+. (т.е. Alt + Shift + клавиша с точкой), действуйте следующим образом.

1. Откройте диалоговое окно Настройка, для чего либо выберите

Сервис= Настройка из меню, либо щелчком правой кнопкой мыши в любой из панелей инструментов откройте контекстное меню и затем выберите пункт Настройка в нем.

2. Щелкните на кнопке Клавиатура в нижней части вкладки Параметры.

Появится диалоговое окно Настройка клавиатуры (рис. 4.9).

3. В списке Категории выберите Макросы.

4. Найдите и выберите свою программу в появившемся справа списке Макросы.

Если программе уже была назначена комбинация клавиш, она будет в поле Текущие сочетания клавиш.

5. Нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите назначить своей программе.

Если предложенная вами комбинация уже используется, диалоговое окно сообщит, какую из команд она вызывает, и вы сможете либо оставить в силе имеющееся назначение, либо заменить его новым.

Рис. 4.9. С помощью такого диалогового окна вы можете назначить своим VBA-программам комбинации клавиш в Word

6. Щелкните сначала на кнопке Назначить, а затем на кнопке Закрыть, чтобы выйти из диалогового окна.

С этого момента назначенная вами комбинация клавиш будет готова к действию.

Разместите свои программы в контекстных меню

Приложив совсем немного усилий, вы сможете поселить свою скромную VBA-программу в фешенебельных апартаментах любого контекстного (т.е. вызываемого щелчком правой кнопки мыши) меню.

В Office контекстные меню настраиваются в диалоговом окне Настройка. Сначала нужно сделать видимой панель инструментов Контекстные меню. Откройте диалоговое окно Настройка, выбрав

Сервис=Настройка, и в нем перейдите на вкладку Панели инструментов (если она еще не открыта), щелкнув на соответствующем ярлыке в верхней части диалогового окна. Пролистайте вниз список панелей инструментов, найдите в нем пункт Контекстные меню и щелкните в маленьком квадратике около него.

Панель инструментов Контекстные меню станет видимой. С помощью этой панели инструментов вы сможете получить доступ к любому контекстному меню, чтобы настроить его. Открыв таким образом нужное вам контекстное меню, используйте обсуждавшиеся в начале этого раздела приемы перетаскивания макросов из вкладки Команды диалогового окна Настройка.

Например, Visio позволяет поместить макрос в контекстное меню любой из форм. Выделив форму, выберите Window=Show ShapeSheet. В окне ShapeSheet щелкните в ячейке Action. (Если нужно, вставьте перед этим раздел Actions, выбрав Insert=Section и отметив Actions.)

Затем выберите EditoAction. Вы получите возможность впечатать текст и определить другие свойства пункта меню и назначить ему программу для выполнения. По окончании редактирования это контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопки мыши на данной форме, уже будет включать и пункт для вашей VBA- программы.

Excel тоже позволяет назначить VBA-программам комбинации клавиш, но ограничивает допустимые комбинации сочетаниями клавиши Ctrl с печатаемыми символами (буквами, числами и знаками пунктуации). Чтобы назначить программе комбинацию клавиш, выполните следующее.

1. Откройте диалоговое окно Макросы (почему бы для этого не воспользоваться комбинацией клавиш Alt+F8?)

2. Найдите и выделите свою программу в списке.

3. Щелкните на кнопке Параметры.

4. В появившемся диалоговом окне (рис. 4.10) нажмите клавишу, которую хотите скомбинировать с клавишей Ctrl.

Excel при пом различает буквы верхнего и нижнего регистров. (Другими словами, клавиша с буквой, нажатая вместе с клавишей ?Shiff. отличается от клавиши с буквой, нажатой без клавиши Shift.)

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Макросы*

Рис 4.10. Назначение VBA программе комбинации клавиш в Excel

В приложениях баз данных Access назначать комбинации клавиш совсем несложно. Приложения Access построены на использовании форм и элементов управления в этих формах. Все, что вам потребуется сделать, это создать процедуры обработки событий для этих форм и элементов управления- процедуры, выполняемые при нажатии клавиши пользователем. Проце1уры обработки событии в мельчайших подробностях описываются в главе 10.

Другое дело, если вы работаете с базой данных Access напрямую, используя команды меню и кнопки панелей инструментов. В этом случае для создания комбинаций клавиш, вызывающих VBA-программы, вам придется назначать эти комбинации клавиш специальным макросам Access. (Напомню, что макросы Access не являются процедурами VBA.) В Access нет средства записи макросов, поэтому вам придется строить макросы вручную в соответствии со следующими инструкциями.

1. В окне базы данных выберите кнопку Макросы, а затем щелкните на кнопке Создать.

Появится диалоговое окно Макрос (рис. 4.11).

2. В столбце Макрокоманда выберите Запуск Программы, как показано на рис. 4.11.

3. Выберите Вид=Имена макросов, чтобы в окне появился новый столбец Имя макроса.

4 Напечатайте в столбце Имя макроса комбинацию клавиш, которую вы хотите назначить своей программе.

Используйте символ ? для обозначения клавшим Ctrl. а символ + — для обозначения Shift. Буквы и числа можно печатать как обычно, а вот функциональные клавиши нужно заключить в фигурные скобки. Например, для комбинации клавиш Ctrb-k нужно напечатать ? k, а для Shift + F8 • F8 ).

5. Щелкните в текстовом поле Имя функции и напечатайте имя той процедуры VBA, которую должен вызывать макрос.

Это должна быть процедура типа Function.

6. Закройте окно Макрос, щелкнув на кнопке в правом верхнем углу окна. Когда Access попросит дать макросу имя, напечатайте AutoKeys.

Рис. 4. 1 /. Такое окно используется для создания макросов в Access

Word, Excel — Office | Компьютер для чайников и не только

Как построить диаграмму в excel

Вопрос о постройки диаграмм в excel приходит рано или поздно к любому пользователю, который работает с таблицами. Это достаточно обширный раздел, однако, чтобы овладеть базовым представлением достаточно нескольких минут.

Как разбить текст на колонки в Word

Иногда во время редактирования документов возникает необходимость разделить весь набранный текст либо его часть на колонки. Все это достаточно просто делается в программе Microsoft Word.

Как изменить направление текста в Word

Как известно, в любой программе по умолчанию установлено горизонтальное направление текста. И оно и не удивительно, ведь читать текст, повернув голову в правую сторону на 90 градусов не совсем удобно.

Как сделать одну страницу альбомной в Word 2007-2010

Программа Microsoft Word предоставляет нам возможность печатать текст разного размера на страницах разного формата. Естественно и то, что мы спокойно можем напечатать нужный нам текст на странице альбомной ориентации.

Как создать таблицу в word

Хоть изначально Microsoft Word предназначен для работы с текстом, а с таблицами мы работаем в Exele, все-таки довольно часто приходится создавать и вставлять разного рода таблицы именно в ворд.

Чем открыть doc файл?

Проанализировав статистику, я пришел к выводу, что большое количество людей не знают чем открыть doc файл . И оно и не удивительно, ведь стандартные средства операционной системы Windows не предусматривают никаких утилит для открытия файлов с расширением doc.

Как в экселе объединить ячейки

Соединение ячеек в  Microsoft Excel может быть двух видов – склеивание двух или более ячеек в одну большую или объединение содержимого нескольких ячеек. В данном уроке мы рассмотрим оба варианта. Ничего сложного тут нет, все делается просто, интуитивно понятно.

Как создать таблицу в экселе

По сути Excel и есть большая электронная не форматированная таблица. Так что, из всех программ сделать таблицу тут проще простого. Весь документ разбит на ячейки, нам нужно лишь придать форму им, и выйдет таблица. Есть два способа.

Как ввести формулу в excel

Microsoft Excel представляет собой отличную среду для подсчета различных значений по формулам. Больше не нужно пересчитывать на калькуляторе результат, если меняется одно из чисел, все это реализуется в экселе. В данной статье я расскажу о том, как вводить самые простые формулы.

Страницы

Курсы обучения Ms Office Excel для «чайников»

17112

Впервые работаете с Word 2016 или обновили приложение до последней версии? Это руководство ознакомит вас с основными функциями.

  1. Панель быстрого доступа . Быстро находите нужные команды.
  2. Обновленная лента . О работе новых и уже знакомых инструментов Word 2016 можно узнать, переходя по вкладкам ленты.
  3. Контекстные команды . При выборе таблицы, рисунка или другого объекта в документе на экране появляются дополнительные вкладки.
  4. . Войдите в свою учетную запись в облаке, чтобы работать с файлами совместно с другими пользователями.
  5. Простая навигация . Для работы с большими и сложными документами используйте боковую панель. При необходимости ее размер можно изменять.
  6. Форматирование с помощью мини-панели инструментов . Щелкните текст или объект любой кнопкой мыши, чтобы мгновенно отформатировать их.
  7. Отображение и скрытие ленты . Нужно больше места на экране? Щелкая стрелку, можно сворачивать или разворачивать ленту.
  8. Ярлыки на панели состояния . Щелкайте индикаторы строки состояния для перемещения по документу, просмотра статистики или проверки правописания.
  9. Изменение режима просмотра . Нажимая кнопки строки состояния, можно переключаться между параметрами просмотра. Для увеличения страницы можно использовать ползунок масштабирования.

Для начала выберите шаблон Новый документ . Или выберите и настройте любой другой шаблон, который вам подходит. Это позволит сэкономить время. Последовательно щелкните элементы Файл → Создать и выберите или найдите нужный шаблон.

Приходится работать на ходу, используя разные устройства? Благодаря полной интеграции между Office, OneDrive, OneDrive для бизнеса и SharePoint вы можете получать доступ к недавно использованным файлам отовсюду, с помощью любого устройства. Достаточно войти в учетную запись, последовательно выбрав пункты Файл → Учетная запись .

Работая с файлами, хранящимися на жестком диске компьютера, или размещенными в различных облачных службах, вы всегда сможете вернуться к последним документам или закрепленным в списке файлам, последовательно щелкнув пункты Файл → Открыть .

Не все работает так, как нужно? Вы можете легко изменить и настроить параметры в любое время. Последовательно выберите пункты Файл → Параметры и настройте Word 2016 нужным образом.

Контекстные команды ленты становятся доступными, когда вы выбираете соответствующие объекты в документе. Например, если щелкнуть элемент таблицы, появится вкладка Работа с таблицами . Выбрав любое вставленное изображение, вы увидите вкладку Работа с рисунками .

Чтобы проверить правописание, просмотреть статистику или наладить полноценную совместную работу с другими пользователями, используйте вкладку Рецензирование . Она содержит основные команды для отслеживания и обсуждения внесенных в документ изменений, а также управления ими.

Перейдите на вкладку Главная . В правом нижнем углу коллекции стилей щелкните маленькую стрелку, чтобы открыть панель Стили . Здесь можно создавать, применять и изменять стили форматирования в текущем документе.

Чтобы пригласить других пользователей для просмотра или редактирования документов в облаке, выберите пункт Общий доступ в правом верхнем углу окна приложения. На открывшейся панели Общий доступ можно получить ссылку совместного доступа или отправить приглашения нужным пользователям.

Справка по Word

Введите ключевое слово или фразу в поле на ленте, чтобы найти нужные функции и команды Word. Воспользуйтесь справкой Word либо интеллектуальным поиском в Интернете для получения дополнительных сведений.

Отправка отзыва

Нравится Word 2016? Есть идеи по улучшению? Последовательно выберите пункты Файл → Обратная связь , чтобы открыть приложение обратной связи «Отзывы о Windows». С его помощью можно выразить благодарность, пожаловаться или отправить идеи непосредственно группе разработчиков Word.

07.10.2015

Microsoft Word 2016 – это обязательная программа для любого компьютера, которая после финальной доработки получила улучшенный интерфейс и некоторые приятные изменения по функционалу. Во время знакомства пользователь увидит уже привычные для него вкладочные панели и синюю цветовую схему. Для экономии времени, сразу же после открытия программы, пользователь увидит готовый шаблон, который можно использовать для создания своего документа.

Возможности Microsoft Word 2016

Microsoft Word 2016 появился спустя три года после того, как вышел текстовый редактор предыдущей версии. За это время разработчики провели серьезную работу над интерфейсом и функционалом приложения. Теперь можно скачать Word 2016 и использовать современный функционал. Пользователям предлагаются такие возможности:

  • OneDrive. Компания Microsoft сделала ставку на облачные технологии и пользователь, как и в прежней версии, может одновременно с другими людьми редактировать документ, отправлять на него ссылки по социальным сетям. Кроме этого, доступ к документу получается практически мгновенным, даже если Интернет-соединение медленное и не позволяет сразу загрузить его полностью. Текстовые документы, сохраненные в OneDrive можно прикреплять в сообщениях Outlook, но в отличие от главного конкурента — Google Docs, разработчики не смогли сделать отображение в реальном времени вносимых корректировок. Впрочем, учитывая, что офисная программа распространяется бесплатно, это можно даже не считать недостатком.
  • Инструмент Tell Me. Со «Справкой» знакомы все, но Tell Me представляет более расширенные возможности пользователю. Учитывая, что количество программ с каждой версией возрастает, пришла необходимость более удобной организации их использования. Сейчас достаточно ввести начало названия команды в соответствующей строке MS Word 2016 и выбрать среди предложенных вариантов тот, который вам подходит.
  • Режим чтения для планшетов. Особое внимание уделяется в последнее время оптимизации работы с мобильными девайсами. Для этого был специальным образом доработан интерфейс программы и пользователь сможет удобным образом скачивать документы на планшет, при помощи простых движений пальцем перелистывать странички и даже блокировать экранную клавиатуру.
  • Онлайн-справочник. Знакомые с Office 365 Online отмечали удобство опции «Лупа». Поэтому разработчики решили внести ее и в оффлайновую версию, чтобы можно было быстро отыскать определение нужного понятия.
  • Рукописный ввод формул. Эта проблема не волновала пользователей вплоть до 2016 года, пока, наконец, разработчики не смогли ее решить. Сейчас, вы можете вводить символы и знаки для формул мышкой, пальцем или стилусом.

Как видите, возможности приложения действительно возросли, хотя и не так серьезно, как многие могли ожидать. Главное, вы, как и раньше, можете скачать Microsoft Word 2016 бесплатно, но перед этим убедитесь, что системные требования соответствуют характеристикам вашего компьютера.

Доброго дня.

Сегодняшний пост будет посвящен новому текстовому редактору Microsoft Word 2016. Уроки (если их можно так назвать) будут представлять собой небольшую инструкцию по выполнению определенной задачи.

Темы уроков я решил взять те, по которым мне приходиться чаще всего помогать пользователям (т.е. будет показано решение самых популярных и распространенных задач, полезно для начинающих пользователей). Решение каждой задачи снабжено описанием и рисунком (иногда несколькими).

Темы уроков : нумерация страниц, вставка линий (в том числе подчеркиваний), красная строка, создание оглавления или содержания (в авто режиме), рисование (вставка фигурок), удаление страничек, создание рамок и сносок, вставка римских цифр, вставка альбомных листов в документ.

Уроки по Word 2016

1 урок — как пронумеровать страницы

Это самая распространенная задача в Word. Используется практически для всех документов: будь то у вас диплом, курсовая, или просто вы печатаете документ для себя. Ведь если не задать номера страниц, то при распечатке документа все листы можно хаотично перепутать…

Хорошо если у вас 5-10 страничек, которые можно логически разложить по порядку за несколько минут, а если их 50-100 или более?!

Чтобы вставить номера страниц в документ — перейдите в раздел «Вставка «, затем в открывшемся меню найдите раздел «Колонтитулы «. В нем будет выпадающее меню с функции нумерации страниц (см. рис. 1).

Рис. 1. Вставка номера страницы (Word 2016)

Довольно распространена задача нумерации страниц кроме первой (или первых двух). Это актуально, когда на первой страничке титульный лист или содержание.

Делается это довольно просто. Щелкаете двойным щелчком по самому номеру первой страницы: в верхней панели Word появиться дополнительное меню «Работа с колонтитулами «. Далее заходим в это меню и ставим галочку напротив пункта «Особый колонтитул на первой странице «. Собственно, на этом все — у вас нумерация пойдет со второй страницы (см. рис. 2).

Добавление : если вам нужно поставить нумерацию с третьей страницы — то используйте в инструмент «Макет/вставка разрыва страницы»

2 урок — как в Word сделать линию

Когда спрашивают о линиях в Word, так сразу и не поймешь, что имеют ввиду. Поэтому я рассмотрю несколько вариантов, чтобы точно попасть в «цель». И так…

Если вам нужно просто подчеркнуть линией какой-нибудь слово, — то в разделе «Главная» есть специальная функция для этого — «Подчеркивание » или просто буква «Ч «. Достаточно выделить текст или слово, а затем нажать на эту функцию — текст станет подчеркнутым линией (см. рис. 3).

Если же вам нужно вставить просто линию (неважно какую: горизонтальную, вертикальную, наискосок и пр.), то перейдите в раздел «Вставка » и выберите вкладку «Фигуры «. Среди разнообразных фигур есть и линия (вторая по списку, см. рис. 4).

Ну и наконец еще один способ: просто зажать на клавиатуре клавишу тире «-» (рядом с «Backspace»).

Урок 3 — как сделать красную строку

В некоторых случаях необходимо оформить документ с конкретными требованиями (например, пишете курсовую и преподаватель четко оговорил, как она должна быть оформлена). Как правило, в этих случаях требуется выполнить красную строку для каждого абзаца в тексте. У многих пользователей возникает дилемма: как ее сделать, да и еще сделать точно нужного размера.

Рассмотрим вопрос. Сначала необходимо включить инструмент «Линейка » (по умолчанию он в Word выключен). Для этого перейдите в меню «Вид » и выберите соответствующий инструмент (см. рис. 5).

Далее поставьте курсор перед первой буквой в первом предложении любого абзаца. Затем на линейке потяните верхний индикатор в правую сторону: вы увидите, как появиться красная строка (см. рис. 6. Кстати, многие ошибаются и двигают оба ползунка, из-за этого у них не получается). Благодаря линейке, красную строку можно отрегулировать очень точно в нужный размер.

Дальнейший абзацы, когда вы будете нажимать клавишу «Enter» — будут получаться автоматически с красной строкой.

4 урок — как создать оглавление (или содержание)

Сначала в Word необходимо выделить заголовки. Делается это очень просто: листаете свой текст, встречаете заголовок — выделите его курсором, затем в разделе «Главная » выберите функцию выделения заголовка (см. рис. 7. Кстати, обратите внимание, что заголовки могут быть разными: заголовок 1, заголовок 2 и т.д. Они отличаются между собой по старшинству: т.е. заголовок 2 будет входить в раздел вашей статьи помеченный заголовком 1).

Теперь для создания оглавления (содержания) достаточно перейти в раздел «Ссылки » и выбрать меню оглавление. В месте курсора появиться оглавление, в котором страницы на нужные подзаголовки (которые мы отметили до этого) будут проставлены автоматически!

5 урок — как «рисовать» в Word (вставка фигурок)

Добавлять различные фигурки в Word бывает очень полезно. Помогает более наглядно показать на что обратить внимание, легче воспринимать информацию читающему ваш документ.

Для вставки фигурки, перейдите в меню «Вставка » и во вкладке «Фигуры » выберите нужный вариант.

Кстати, комбинации из фигурок при небольшой сноровке могут дать самые неожиданные результаты. Например, можно что-нибудь нарисовать: диаграмму, рисунок и пр. (см. рис. 10).

6 урок — удаление страницы

Казалось бы, простая операция иногда может стать настоящей проблемой. Обычно, чтобы удалить страницу, достаточно воспользоваться клавишами Delete и Backspace. Но бывает так, что они не помогают…

Дело здесь в том, что на странице могут быть «не видимые» элементы, которые не удаляются обычным способом (например, разрывы страниц). Чтобы их увидеть, перейдите в раздел «Главная » и нажмите кнопку отображения непечатаемых символов (см. рис. 11). После этого выделяете эти спец. символы и спокойно удаляете — в итоге страница удалена.

7 урок — создание рамки

Рамка бывает нужна в отдельных случаях, когда необходимо что-то выделить, обозначить или подытожить информацию на каком-то листе. Делается это достаточно просто: переходите в раздел «Дизайн «, затем выбираете функцию «Границы страницы » (см. рис. 12).

Затем нужно выбрать тип рамки: с тенью, двойная рамка и пр. Тут уж все зависит от вашей фантазии (либо требований заказчика документа).

8 урок — как делать сноски в Word

А вот сноски (в отличие от рамок) очень часто встречаются. Например, употребили вы редкое слово — хорошо бы дать на него сноску и в конце страницы его расшифровать (тоже относится и к словам имеющий двойной смысл).

Чтобы сделать сноску, установите курсор на нужное место, затем перейдите в раздел «Ссылки » и нажмите кнопку «Вставить сноску «. После этого вас «перекинет» в конец страницы, чтобы вы могли написать текст сноски (см. рис. 14).

Рис. 14. Вставка сноски

9 урок — как написать римские цифры

Римские цифры обычно нужны для обозначения веков (т.е. чаще всего тем, кто связан с историей). Писать римские цифры очень просто: достаточно перейти на английский язык и ввести, скажем «XXX».

Но что делать, когда вы не знаете, как будет выглядеть число 655 на римский лад (к примеру)? Рецепт такой: сначала нажмите кнопки CNTRL+F9 и введите в появившиеся скобки «=655\*Roman » (без кавычек) и нажмите F9 . Word автоматически вычислит результат (см. рис. 15)!

10 урок — как сделать альбомный лист

По умолчанию в Word все листы имеют книжную ориентацию. Бывает так, что часто требуется альбомный лист (это когда лист находиться перед вами не вертикально, а горизонтально).

Делается это достаточно просто: переходите в раздел «Макет «, затем открываете вкладку «Ориентация » и выбирайте нужный вам вариант (см. рис. 16). Кстати, если вам нужно поменять ориентацию не всех листов в документе, а только одного из них — используйте разрывы («Макет/разрывы/разрывы страниц «).

Таким образом в этой статье я рассмотрел практически все самое необходимое для написания: реферата, доклада, курсовой и прочих работ. Материал весь основан на личном опыте (а не каких-то книг или инструкций), поэтому, если вы знаете как проще сделать перечисленные задачи (или лучше) — буду признателен за комментарий с дополнением к статье.

На этом у меня все, всем удачной работы!

Владение набором офисных приложений, особенно word и excel, сегодня является необходимым, а в некоторых случаях обязательным умением во многих профессиях направлениях жизнедеятельности. Наша программа word и excel обучение для начинающих, предназначена в первую очередь для тех, кому необходимо освоить данные программы комплексно и основательно, с подробным описанием всех необходимых инструментов и настроек. Курсы ворд и эксель, это тот минимум, освоив который, вы сможете самостоятельно работать практически в любой отрасли выполняя основные офисные задачи по обороту документов и различным видам отчетности. Многие полагают, что обучение ворд и эксель для чайников — это нечто недостаточное для того, чтобы быстро продвигаться в обучении и в профессии, но под таким, несколько шутливым названием, кроется грамотно разработанная программа обучению ворд и эксель, позволяющая осваивать предмет легко и эффективно, а главное, программа эксель обучение для начинающих пошагово позволяет внести ясность осваиваемого направления на каждом этапе.

Функции и возможности Microsoft Excel

MS Excel — универсальный и многофункциональный табличный редактор, функции которого не ограничиваются созданием и редактированием электронных таблиц. С помощью данного приложения можно значительно повысить эффективность и скорость решения широкого спектра профессиональных задач — от создания баз данных, их анализа и группировки с помощью фильтров до сложных вычислений с различными коеффициентами, визуализации и прогнозирования.

Навыки работы в Эксель незаменимы для специалистов, работающих в следующих сферах:

  • Финансовая и экономическая аналитика;
  • Бухгалтерский учет;
  • Маркетинговые и социологические исследования;
  • Научная деятельность;
  • Банковская сфера и работа с кредитами;
  • IT-сфера, SEO-оптимизация и продвижение;
  • Работа с базами данных в различных сферах.

В вышеуказанных сферах вам потребуется владение Excel на уровне продвинутого пользователя, но для менеджеров и других офисных сотрудников в большинстве случаев достаточно базовых навыков применения табличного редактора. Во-первых, это станет большим преимуществом при трудоустройстве, а во-вторых — действительно поможет вам справляться с работой легче и быстрее.

Востребованность специалистов по Word и Excel

Несмотря на то, что научиться работать в экселе с нуля сейчас можно практически в любом учебном центре по компьютерным технологиям, специалистов, владеющих данными программами на должном уровне, не хватает. Большинство людей, приходящих на курсы ms office excel, и считающих что умеют более-мене в этих программах работать, на самом деле не дотягивают и до самого начального уровня. Но, правильное представления о своих умениях, позволяют нам не только выбрать правильно обучающий курс, но и иметь возможность претендовать на определенное место работы. Востребованность специалистов ворд и эксель, это одна сторона медали, другая сторона — их профессионализм и умение. Поэтому, эксель для чайников обучение необходимо пройти каждому, хотя бы для того, чтобы понять, на каком уровне владения программами word и excel мы находимся, и правильно ли мы делаем, что изучаем эксель с нуля или нам необходимо ms excel обучение более высокого уровня. И даже, если вы имеете начальный уровень владения программами Excel и Word, но изучение проводили самостоятельно, то на курсах вы сможете систематизировать свои знания и найти много нового в, казалось бы, понятных вещах. Ну а если проходить обучение по более сложным уровням владение офисными программами, то лучше сразу прибегать к услугам специализированных центров — вы сэкономите не только время и деньги, но и ваши нервы.

Вам пригодится знание следующих инструментов MS Excel:

  • Хранение данных — создание таблиц, баз, списков, листов и книг;
  • Способы обработки данных — поиск, фильтрация, форматирование и группировка по параметрам;
  • Методы вычислений, анализа и прогнозирования на основе имеющихся данных;
  • Визуализация данных в графиках и диаграммах;
  • Логические, текстовые, математические и статистические функции;
  • Формулы для быстрых вычислительных операций с большими массивами данных;
  • Макросы, сводные таблицы и другие инструменты.

С чего начинать изучение, с Word или Excel

Традиционно, изучение начинается с word, программа позволяет фундаментально освоить клавиатуру и основные навыки работы с текстом и информацией различного характера. После освоения программы Word, программа Excel осваивается легче, хотя бы потому, что у вас появляется уверенный навык печатания на клавиатуре. Работа в excel обучение для чайников подразумевает владение компьютером не только на базовом уровне, но и на уровне уверенного пользования. Если Word — программа, необходимая практически каждому, как инструмент создания, редактирования, отправки и получения любого документа, то Excel, это специализированная программа, которая, возможно, необходима и не каждому, но владение этим инструментом, даже на элементарном уровне, откроет перед вами массу возможностей. Поэтому, кроме Word, очень рекомендуется пройти эксель для чайников обучение. Данная связка — word и excel, очень популярна как популярный навык любого специалиста.

Как быстро освоить Ворд и Эксель

Для опытных пользователей компьютера применение основных компонентов программного пакета на поверхностном уровне не составляет сложностей. Открыть файл, прочитать или набрать текст, сохранить документ — это действия, с которыми сталкивается абсолютно каждый человек, работающий с компьютером. Освоив любое приложение, входящее в Microsoft Office, вы сможете понять логику интерфейса и меню, и базовые операции в дальнейшем станут интуитивно понятными.

Совсем иная ситуация, если вы начинающий пользователь ПК или инструменты Office необходимы вам в профессиональных целях. В первом случае отсутствие навыков применения офисных приложений, в частности, текстового редактора Word, является серьезным препятствием для дальнейшего освоения всех возможностей персонального компьютера. Поэтому изучение Office для начинающих должно вестись на системной основе с подробным освоением базовых функций, меню и панели инструментов.

Освоить MS Office для профессионального применения еще сложнее — большинство рядовых пользователей не знают о 95% возможностей текстового редактора Ворд и табличного редактора Эксель, если этого не требует их работа.

Самостоятельное обучение требует много времени, самодисциплины и способности к концентрации, поэтому оптимальным решением будет обучение на специализированных курсах, посвященных обучению Word и Excel с нуля. В этом вам помогут Курсы компьютерной грамотности (Windows, Word, Excel) и Курсы Excel (Эксель) — базовый уровень , которые проходят в ГЦДПО. Если вы стремитесь стать профессионалом в применении табличного редактора, к вашим услугам

Формулы в word

Автор admin Просмотров 26.1к. Обновлено

Обычно в Word создаются таблицы, которые содержат числовую информацию, такую ​​как простые выписки или прайс-листы. Если бы потребовалось применить простые операции расчета, эти формулы можно решить в программе Word без необходимости использования электронной таблицы Excel. В этом разделе обсуждается использование основных математических операторов и функций для разработки простых операций вычисления в таблицах Word.

Возможно вы искали статью на тему Как написать математическую формулу в ворд

Сумма в ворде

Для настройки операции суммирования необходимо использовать поле формулы, действуя следующим образом:
1 — Поместите точку вставки в ячейку, где должен быть получен результат.
2 — На вкладке «Макет» группы кнопок «данные» нажмите кнопку Формула FX

После того, как вы нажали кнопку «Формула» на вкладке «Макет», откроется диалоговое окно «Формула», в котором в качестве параметра предлагается ввести функцию суммы = SUM (ВЫШЕ)

Word: диалоговое окно «Формула»

В окне Формула по умолчанию предлагается операция суммированияSUM ).
Названия функций расчета, применимых в Word, в последних версиях программы, больше не переводятся.

Предлагаемых операторов 18 и в их синтаксисе в скобках необходимо указывать направление расчета. Например, выше ( ABOVE ), ниже (BELOW) , слева ( LEFT ), справа RIGHT )
Функции AVERAGE (), COUNT (), MAX (), MIN (), PRODUCT () и SUM () также могут принимать ссылки на ячейки таблицы в качестве аргументов. ссылочные координаты в режиме Excel или в первом столбце таблицы будут называться A, затем B, C, D …. и первая строка 1, а затем 2,3,4 ….

Пример: чтобы добавить значения в столбец 2 вместо = SUM (ABOVE), можно написать = B2 + B3 + B4, учитывая, что подразумеваются альфа-заголовки (как если бы мы были в листе Excel) –числа столбцов и строк.

В этом режиме выражения формулы можно организовать еще более сложные расчеты, например, расчет НДС (см. Изображение ниже).
При построении этих формул следует учитывать, что они будут выполняться слева направо. Как и в математических уравнениях, операторы * (умножение) и / (деление) будут иметь приоритет при расчете сумм и вычитаний.
Если были суммы или вычитания, которые можно было выполнить перед умножением или делением, они будут заключены в скобки (). Пример = (А1 + А2) * А5

Обновить формулы в ворде

Формулы в Word автоматически обновляются при открытии документа. Вы можете вручную обновить результат формулы. Просто выделите результат и щелкните правой кнопкой мыши по нему и выберите опцию «Обновить поле».

Функции расчета доступны в Word

Все функции, рассмотренные в Word, перечислены ниже.

ABS Возвращает положительное значение числа формулы, независимо от того, является ли его значение положительным или отрицательным.
AND Возвращает значение 1, если все выраженные логические выражения являются истинными, или значение 0 (ноль), если хотя бы одно из выражений является ложным.
AVERAGE Рассчитывает среднее значение ряда значений.
COUNT Подсчитывает количество элементов в списке.
DEFINED Возвращает значение 1 или 0 в зависимости от того, является ли выражение допустимым или не может быть вычислено.
FALSE Возвращает нулевое значение.
IF Вычисляет первый аргумент. Если первый аргумент является истинным, возвращает второй аргумент; если ложным — третий. Пример (=IF(SUM(ABOVE)>10;да;нет))
INT Возвращает только целочисленные значения, исключая десятичные дроби без аппроксимации.
MIN Возвращает наименьшее значение числового ряда.
MAX Возвращает наибольшее значение числового ряда.
MOD Возвращает остаток, полученный в результате деления значения x на значение y несколько раз.
NOT Возвращает значение 0 (false), если логическое выражение x истинно, или значение 1 (true), если выражение ложно. ИЛИ Возвращает значение 1 (истина), если одно или оба из логических выражений x и y являются истиной, или значение 0 (ложь), если оба выражения ложны.
OR Имеет два аргумента. Если хотя бы один из них является истинным, возвращает значение 1. Если оба аргумента являются ложными, возвращает значение 0. В основном используется в функции IF.
PRODUCT Рассчитать произведение элементов, указанных в скобках.
ROUND. Вернуть округленное значение для указанного числа десятичных знаков.
SIGN Возвращает значение 1, если ссылочная ячейка x имеет положительное значение, -1 и отрицательное.
SUM Рассчитать сумму заданного диапазона ячеек TRUE Возвращает значение 1.
TRUE Если аргумент является истинным, возвращает значение 1, если ложным — 0. В основном используется в функции IF.

В статье использовался Microsoft word 2016 купить который вы можете на сайта softtools.ru

Видео инструкция

Руководство для начинающих по Microsoft Office

Руководство для начинающих по Microsoft Office

Microsoft Word — это программа для обработки текстов, впервые выпущенная Microsoft в начале 1980-х годов. Он позволяет пользователям вводить текст и управлять им в графической среде, напоминающей страницу бумаги. Дополнительные функции, такие как таблицы, изображения и расширенное форматирование, дают пользователям больше возможностей для настройки своих документов. За последние три десятилетия в Microsoft Word было выпущено несколько обновлений и дополнений.Сегодня это один из наиболее широко используемых текстовых процессоров, доступных для компьютеров Mac и ПК. Его часто преподают учащимся в школах, и он требуется как часть основных требований к компьютеру для многих офисных работ. В этом руководстве новые пользователи узнают об основных функциях Microsoft Word и о том, как их использовать.

Выравнивание — Параметры выравнивания определяют, будут ли левый и правый края текста в документе соответствовать правому краю, левому краю, центру или выравниванию по ширине. Выравнивание можно установить на панели инструментов форматирования в верхней части окна или под ним, выбрав «Абзац» в меню «Формат».

Маркеры/нумерация — при создании списка текстовых элементов пользователи могут выбирать из нескольких маркеров или систем нумерации для добавления небольшого графического значка или набора цифр перед каждым элементом. Чтобы добавить маркеры или нумерацию к серии текста, нажмите соответствующие кнопки на панели инструментов форматирования или выберите «Маркеры и нумерация» в меню «Формат».

Буфер обмена — Буфер обмена действует как тип области хранения, когда фрагмент текста временно удаляется и сохраняется для последующего использования в рамках того же сеанса.Использование команд «Вырезать» или «Копировать» поместит текст в буфер обмена. Нажмите «Буфер обмена» в меню «Правка», чтобы просмотреть любой текст, который может быть временно сохранен в нем.

Копировать — Копирование текста просто означает создание копии любого текста, который в данный момент выделяется, и сохранение его в буфер обмена. Нажатие клавиш Control и C в Windows или Command и C на Mac скопирует текст. В качестве альтернативы пользователи также могут выбрать текст, а затем щелкнуть параметр «Копировать» в меню «Правка» или на главной панели инструментов.

Вырезать — Вырезание текста полностью удаляет текст из просматриваемого документа и сохраняет его в буфере обмена. Control-X или Command-X — это сочетания клавиш для функции «Вырезать» в Windows и Mac соответственно. Функцию «Вырезать» также можно найти в меню «Правка» или на панели инструментов.

Документ — Каждый документ в Microsoft Word по существу является новым файлом. Каждый документ может состоять из нескольких страниц. Новый документ можно создать, нажав Control-N или Command-N, или выбрав опцию «Новый пустой документ» в меню «Файл» или на стандартной панели инструментов.

Редактировать — Меню редактирования или панель инструментов в Microsoft Word позволяют пользователям выполнять основные функции редактирования документа, такие как копирование, вырезание и вставка. Он также содержит параметры для функций отмены и поиска/замены.

Шрифт — Шрифт представляет собой тип оформления текста и обычно включает в себя этот дизайн каждой буквы, цифры и символа на клавиатуре. Шрифты могут варьироваться от формальных до причудливых. Microsoft Word поставляется с рядом предоставленных шрифтов, и при необходимости можно загрузить дополнительные.Чтобы изменить шрифт, используемый в документе, выделите текст и щелкните главное меню «Шрифт», раскрывающееся меню «Шрифт» на панели инструментов форматирования или нажмите Control-D или Command D.

Нижний колонтитул — Нижний колонтитул — это текст, который последовательно появляется на каждой странице документа внизу каждой страницы. Нижние колонтитулы обычно содержат такие сведения, как номер страницы или название компании и контактные данные в официальных документах. Добавьте или отредактируйте нижний колонтитул, выбрав «Верхний и нижний колонтитулы» в меню «Вид».

Формат — меню «Формат» (или панель инструментов) идет на один шаг дальше, чем меню «Правка». Пользователи могут вносить стилистические изменения, изменяя внешний вид самого текста, абзацев, списков и прочего.

Верхний колонтитул — Верхний колонтитул похож на нижний колонтитул, за исключением того, что он находится в самом верху каждой страницы документа. Заголовки часто содержат номера страниц, название документа или подзаголовки внутри документа. Заголовок можно редактировать, нажав «Верхний и нижний колонтитулы» в меню «Вид».

По ширине, по левому краю, по правому краю — По ширине — это тип выравнивания текста в текстовом процессоре. Выравнивание гарантирует, что левая и правая стороны текста в каждом абзаце располагаются по прямой линии. При выравнивании по левому краю выравнивается только левая сторона текста, а правая остается неровной. Выравнивание по правому краю делает полную противоположность, выравнивая только правую часть текста. Пользователи могут применить выравнивание к своему тексту, нажав соответствующие кнопки на панели инструментов форматирования или выделив текст и нажав «Абзац» в меню «Формат».

Открыть — Команда Открыть открывает существующий документ в Microsoft Word. Command или Control плюс O или выбор «Открыть…» в меню «Файл» предоставит пользователям всплывающее окно для выбора документа, который они хотят открыть.

Вставить — Команда вставки берет любой ранее скопированный или вырезанный текст и помещает его в документ, на который указывает курсор. Control или Command плюс V или «Вставить» из меню «Правка» или стандартной панели инструментов запустят функцию вставки.

Печать — команда печати сначала открывает окно, в котором пользователи могут указать параметры бумаги, принтера и чернил, которые они хотят использовать для печати, и обеспечивает предварительный просмотр того, как будет выглядеть физическая печать. Control или Command плюс P или нажатие на «Печать» в меню «Файл» или на стандартной панели инструментов позволяют пользователям получить доступ к окну печати.

Панель быстрого доступа — Панель быстрого доступа представляет собой небольшую подвижную панель инструментов в верхней части окна документа. Обычно он содержит кнопки для сохранения, отмены, повтора и печати.Эту панель инструментов также можно настроить для включения или удаления других команд.

Лента — Лента представляет собой тип панели инструментов, встречающийся в версиях Microsoft Office 2007. Она содержит графические кнопки для команд, а аналогичные команды показаны в группах для удобства доступа.

Сохранить — Команда сохранения является одной из самых важных. Он сохраняет всю работу, проделанную на сегодняшний день в документе. Команда сохранения позволяет пользователям вернуться к тому же документу позже и продолжить запись, редактирование или печать.Control или Command плюс S или нажатие «Сохранить» в меню «Файл» или на стандартной панели инструментов сохранит документ. Параметр «Сохранить как» немного отличается; это позволяет пользователям сохранять документ как другую версию, добавляя другое имя файла.

Текст — Текст — это любые слова и абзацы, которые пользователь вводит в документе.

Стандартная панель инструментов — Стандартная панель инструментов представляет собой ряд значков в верхней части документа. Каждая из этих кнопок используется для основных функций, таких как сохранение, открытие или печать документов, среди прочих команд.

Отменить — Функция отмены отслеживает каждую команду, которую пользователь вводит во время работы над своим документом. Ввод команды отмены позволяет пользователю вернуться на один шаг назад и восстановить документ в том виде, в котором он был до последней команды редактирования. С командой «Отменить» связана команда «Повторить», которая позволяет пользователю повторить ту же команду форматирования еще раз. Control или Command плюс Z или «Отменить» в меню «Правка» используются для отмены команды, а «Контроль» или Command плюс Y или «Повторить» в меню «Правка» — для повторного выполнения команды.

Дополнительные ресурсы

1. Тест на панель инструментов Microsoft Word

2. Проверьте свои знания основных функций Microsoft Word

3. Печать карточек со словарным запасом Microsoft Word

4. Насколько хорошо вы знаете Microsoft Word? (PDF)

5. Попробуйте этот онлайн-тест Microsoft Word

Что нового в Office 2021

В Office 2021 вы найдете новые функции совместного редактирования, инструменты рукописного ввода, типы данных, функции, инструменты перевода и редактирования, анимированную графику, простые в использовании функции и многое другое! Узнайте, что доступно вам сегодня.

Примечание. Некоторые функции, перечисленные ниже, не включены в Office LTSC 2021 для коммерческих клиентов. Каждая из этих функций отмечена, если она не применима к Office LTSC 2021 для коммерческих клиентов.

Важно:  Если у вас есть Office в рамках плана Microsoft 365 (или Office 365), он отличается от Office 2021 или Office LTSC 2021. Например, если вы уже используете Microsoft 365 или если ваша организация развернула приложения Microsoft 365 для предприятий. (ранее назывался Office 365 профессиональный плюс) для пользователей в вашей организации, вам не нужен Office 2021 или Office LTSC 2021.У вас уже есть все функции, включенные в Office 2021 или Office LTSC 2021, а также многие другие функции, которых нет в Office 2021 или Office LTSC 2021.

Документы соавтора

Благодаря совместному редактированию в реальном времени вы можете одновременно работать с другими над одним и тем же документом.Нет необходимости отправлять дополнительные заметки или электронные письма, потому что все будут уведомлены об обновлении файла.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание : совместное редактирование недоступно в Office LTSC 2021.

Лучшее сотрудничество с современными комментариями

Управляйте тем, когда вы отправляете комментарии своим соавторам, и работайте продуктивно благодаря единому интерфейсу комментирования между Word, Excel и PowerPoint.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание : современные комментарии недоступны в Office LTSC 2021.

Узнайте, кто указан в вашем документе

Посмотрите, кто еще работает вместе с вами и где они находятся в документе.Вы найдете этот опыт в Word, Excel и PowerPoint.

Новое в:

Примечание : эта функция недоступна в Office LTSC 2021.

Посмотрите налево, посмотрите направо… XLOOKUP здесь!

Строка за строкой найдите все, что вам нужно, в таблице или диапазоне с помощью XLOOKUP.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Функция ПУСТЬ

Функция LET присваивает имена результатам вычислений.Это позволяет сохранять промежуточные вычисления, значения или определять имена внутри формулы.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Функция XMATCH

Функция XMATCH ищет указанный элемент в массиве или диапазоне ячеек, а затем возвращает относительное положение элемента.Вы также можете использовать XMATCH для возврата значения в массиве.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Виды листа

Создавайте настраиваемые представления на листе Excel, не нарушая работу других.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание : представления листа недоступны в Excel LTSC 2021.

Лента специальных возможностей

Лента «Специальные возможности» объединяет все инструменты, необходимые для создания доступного содержимого, в одном месте.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание . Лента специальных возможностей недоступна в Excel LTSC 2021.

Новая и улучшенная запись слайд-шоу

Запись слайд-шоу теперь поддерживает запись видео докладчика, запись с помощью рукописного ввода и запись с помощью лазерной указки.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Ink Replay — слайд-анимация для объекта Ink

Теперь вы можете применить новую анимацию Replay или Rewind к рукописному вводу и получить эффект рисования непосредственно в презентациях.Вы можете настроить время этих анимаций, чтобы они были быстрее или медленнее, чтобы соответствовать желаемому опыту.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Расположение элементов на слайдах для программ чтения с экрана

Просматривайте элементы в порядке чтения с экрана и меняйте их расположение, если это необходимо для эффективной передачи вашего сообщения.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Ссылка на слайд

Попросите коллегу внести свой вклад в вашу презентацию и запустите их прямо на слайде, с которым вам нужна помощь.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание : ссылка на слайд недоступна в PowerPoint LTSC 2021.

Переводчик и рукописный ввод в Outlook

Мгновенно переводите сообщения электронной почты на более чем 70 языков и просматривайте расшифровку — и все это в Outlook.

Добавляйте комментарии к изображениям электронной почты или рисуйте на отдельном холсте с помощью пальца, пера или мыши.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

В Outlook используйте мгновенный поиск для быстрого поиска сообщений электронной почты

Выберите панель поиска (расположенную над лентой Outlook), чтобы помочь найти сообщения электронной почты в любом месте Outlook.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Уменьшите нагрузку на глаза с помощью темного режима

Раньше можно было использовать Word с темной лентой и панелями инструментов, но цвет документа оставался ярко-белым.Теперь темный режим в Word также предлагает темный холст.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Улучшите понимание с помощью Line Focus

Перемещайтесь по документу в Word, строка за строкой, не отвлекаясь.Отрегулируйте фокус, чтобы отображать одну, три или пять строк одновременно.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Увеличьте охват вашего контента

Средство проверки читаемости следит за вашими документами и сообщает вам в строке состояния, когда находит что-то, на что вам следует обратить внимание.Попробуйте, нажав Обзор > Проверить специальные возможности .

Новое в:

Обновлена ​​вкладка Draw

Быстрый доступ и изменение цвета всех ваших инструментов для рисования в одном месте.

Упростите работу с чернилами с помощью новых дополнений на вкладке «Рисование»: Точечный ластик , Линейка и Лассо .

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Сохраняйте изменения по мере их появления

Загрузите свои файлы в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online, чтобы убедиться, что все ваши обновления сохраняются автоматически.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Поддержка формата OpenDocument (ODF) 1.3

Теперь мы включили поддержку формата OpenDocument (ODF) 1.3. Спецификация ODF 1.3 добавляет поддержку многих новых функций.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Обновить, повторно связать или удалить связанные таблицы

Обновленный диспетчер связанных таблиц — это центральное место для просмотра и управления всеми источниками данных и связанными таблицами в базе данных Access.Посмотрите все улучшения, которые мы внесли в Linked Table Manager на основе ваших отзывов.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Попробуйте новый тип данных Date/Time Extended в Access

Чтобы улучшить синтаксическую совместимость с SQL, а также повысить точность и уровень детализации записей, содержащих дату и время, мы внедрили в Access тип данных SQL DateTime2.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Следите за объектами базы данных в Access

Вы можете четко видеть активную вкладку, легко перетаскивать вкладки, чтобы изменить их порядок, и закрывать объекты базы данных одним щелчком мыши.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Новые наборы элементов и фигуры Azure в Visio

Мы добавили множество других наборов элементов, чтобы помочь вам создавать актуальные диаграммы Azure.Вы можете использовать эти новые наборы элементов для создания диаграмм Azure для сетевых топологий, конфигураций виртуальных машин, операций и многого другого.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Новые наборы элементов и фигуры AWS в Visio

Мы включили формы инфраструктуры от другого крупного поставщика облачных услуг: Amazon Web Services (AWS).Теперь вы можете использовать наборы элементов с последними фигурами AWS, чтобы упростить создание диаграмм.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Контент для планирования социального дистанцирования на рабочем месте

Многие рабочие места необходимо перепланировать, чтобы они соответствовали действующим правилам социального дистанцирования.Этот новый шаблон Visio и набор элементов Социальное дистанцирование на рабочем месте предоставляют ряд фигур, шаблонов заливки и шаблонов линий, как масштабированных, так и немасштабированных, чтобы помочь в этом процессе.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Попробуйте схему стиля Sketched

Вы можете придать фигурам в своих презентациях непринужденный, нарисованный от руки вид с помощью контура в стиле эскизов .

Попробуйте параметры Изогнутая, От руки или Каракули в разделе Формат Форма > Линия > Эскизный стиль .

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Документы соавтора

Благодаря совместному редактированию в реальном времени вы можете одновременно работать с другими над одним и тем же документом.Нет необходимости отправлять дополнительные заметки или электронные письма, потому что все будут уведомлены об обновлении файла.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание . Совместное редактирование недоступно в Office LTSC 2021 для Mac.

Лучшее сотрудничество с современными комментариями

Управляйте тем, когда вы отправляете комментарии своим соавторам, и работайте продуктивно благодаря согласованному процессу комментирования между Excel и PowerPoint.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание . Современные комментарии недоступны в Office LTSC 2021 для Mac.

Узнайте, кто указан в вашем документе

Посмотрите, кто еще работает вместе с вами и где они находятся в документе.Вы найдете этот опыт в Excel и PowerPoint.

Новое в:

Примечание . Эта функция недоступна в Office LTSC 2021 для Mac.

Сохраняйте изменения по мере их появления

Загрузите свои файлы в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online, чтобы убедиться, что все ваши обновления сохраняются автоматически.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание . Эта функция недоступна в Office LTSC 2021 для Mac.

Виды листа

Создавайте настраиваемые представления на листе Excel, не нарушая работу других.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Примечание . Представления листа недоступны в Excel LTSC 2021 для Mac.

Посмотрите налево, посмотрите направо… XLOOKUP здесь!

Строка за строкой найдите все, что вам нужно, в таблице или диапазоне с помощью XLOOKUP.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Функция ПУСТЬ

Функция LET присваивает имена результатам вычислений.Это позволяет сохранять промежуточные вычисления, значения или определять имена внутри формулы.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Функция XMATCH

Функция XMATCH ищет указанный элемент в массиве или диапазоне ячеек, а затем возвращает относительное положение элемента.Вы также можете использовать XMATCH для возврата значения в массиве.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Следите за своими формулами

Наблюдайте за ячейками на нескольких листах и ​​книгах в одной области или окне.

Окно наблюдения позволяет удобно проверять, проверять или подтверждать расчеты по формулам и результаты в больших рабочих таблицах.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Уменьшите нагрузку на глаза с помощью темного режима

Раньше можно было использовать Word с темной лентой и панелями инструментов, но цвет документа оставался ярко-белым.Теперь темный режим в Word также предлагает темный холст.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Расширенная поддержка цвета иммерсивного считывателя

В Immersive Reader мы добавили множество дополнительных способов выбора цвета страницы.Выбор цвета страницы может облегчить сканирование текста и снизить нагрузку на глаза.

На вкладке Immersive Reader щелкните Цвет страницы , чтобы увидеть палитру цветов 4×5.

Нажмите Дополнительные цвета , чтобы увидеть дополнительные параметры выбора цвета, такие как Колесо , Ползунки , Цветовые палитры , Палитры изображений и Карандаши .

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Естественно звучащие голоса с функцией чтения вслух

Функция Read Aloud в иммерсивном средстве чтения Word отлично подходит как для авторов, так и для читателей.Независимо от того, используете ли вы его для «прослушивания» документа или электронного письма, которое вы составили, чтобы выявить ошибки, или просто для того, чтобы дать глазам отдохнуть, «Читать вслух» теперь предлагает более естественно звучащие голоса для улучшения качества прослушивания.

Чтобы получить доступ к этой функции, нажмите кнопку Читать вслух на вкладке Обзор .

Чтобы переключаться между различными параметрами голоса, выберите значок Настройки в правом верхнем углу сообщения или документа и щелкните раскрывающееся меню Выбор голоса .

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Ink Replay — слайд-анимация для объекта Ink

Теперь вы можете применить новую анимацию Replay или Rewind к рукописному вводу и получить эффект рисования непосредственно в презентациях.Вы можете настроить время этих анимаций, чтобы они были быстрее или медленнее, чтобы соответствовать желаемому опыту.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Создание анимированного GIF-файла из слайд-шоу

Теперь вы можете сохранить презентацию в виде анимированного GIF-файла, которым можно поделиться в социальных сетях или других цифровых каналах.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Визуальное обновление

Работайте с модернизированным начальным интерфейсом и обновленными вкладками на ленте.

Испытайте чистый, ясный стиль с монолинейной иконографией, которая передает действие и функции с помощью простых визуальных эффектов.

Новое в:

Узнайте, что нового на складе

Мы постоянно добавляем больше мультимедийного контента в коллекцию творческого контента Office Premium, тщательно подобранную библиотеку стоковых изображений, значков и многого другого, что поможет вам выразить себя.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Найдите то, что ищете

Используйте окно поиска, чтобы найти текст, команды, справку и многое другое.

Скажи мне — это текстовое поле, в которое вы можете вводить слова и фразы о том, что вы хотите сделать дальше, и быстро переходить к функциям, которые вы хотите использовать, или действиям, которые вы хотите выполнить.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Сохраняйте изображения и графику в формате SVG

Теперь мы поддерживаем сохранение изображений, диаграмм и другой графики из ваших документов в формате SVG (масштабируемая векторная графика).

Размер сохраненных изображений можно изменить без потери качества.

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Попробуйте схему стиля Sketched

Вы можете придать фигурам в своих презентациях непринужденный, нарисованный от руки вид с помощью контура в стиле эскизов .

Попробуйте параметры Изогнутая, От руки или Каракули в разделе Формат Форма > Линия > Эскизный стиль .

Новое в:

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Новые возможности вашего любимого приложения Office для Mac

Как выполнить слияние из MS Word и Excel (обновленное руководство) 

Слияние писем — это удобный способ быстрой отправки персонализированных массовых писем и массовых рассылок.

Он работает путем автоматического добавления данных персонализации из файла данных (например, электронной таблицы) в файл шаблона (например, письмо или электронное письмо).

В этой статье я сначала расскажу, что такое слияние почты, и объясню, как оно работает. Затем я расскажу, как выполнить слияние с помощью электронной таблицы Excel и документа Word.

Позже я упомяну о двух проблемах, связанных с использованием традиционного метода слияния писем, и предложу лучшую и более мощную альтернативу, которая поможет вам рассылать массовые электронные письма.

Кроме того, я также отвечу на семь часто задаваемых вопросов, связанных с слиянием почты.

Эта статья содержит:

(Нажмите на ссылку, чтобы перейти к определенным разделам)

Давайте сразу.

Что такое слияние почты?

Слияние почты позволяет создавать персонализированные документы, которые автоматически настраиваются для каждого получателя. Это избавляет вас от необходимости вручную персонализировать каждый документ!

Вы можете использовать слияние для автоматического создания персонализированных сообщений для:

  • Маркетинговые письма.
  • Информационные бюллетени.
  • Пользовательские каталоги.
  • Формальные письма и многое другое.

Примечание: Форма письма — это шаблон , файл , используемый для создания массовых писем. Вместо того, чтобы печатать письмо для каждого получателя, вы можете использовать форму письма , чтобы создавать быстрые, уникальные, персонализированные письма для каждого человека.

По сути, если есть документ, который нужно масштабно персонализировать, слияние писем может позаботиться об этом за вас!

Вернуться к содержанию

Давайте теперь рассмотрим, как работает слияние.

Как работает слияние?

Во-первых, вам нужно понять два основных компонента каждого почтового слияния.

Это:

  1. Шаблон Файл : документ, содержащий сообщение, которое вы отправляете (например, письмо или электронное письмо). Он указывает места, куда будут попадать данные персонализации. И эти данные (имена, адреса и т. д.) извлекаются из файла данных.
  2. Файл данных : источник данных, такой как электронная таблица Microsoft Excel или файл Google Sheets.Каждая ячейка в файле данных содержит различную информацию (имя, фамилию, адрес электронной почты и т. д.), которая будет размещена в файле шаблона в соответствующем месте.

По существу , слияние автоматически добавляет данные персонализации из файла данных в файл шаблона .

Предположим, вы хотите выполнить слияние почты для создания массовых писем.
Здесь ваше письмо — это шаблон файл — в нем есть заполнители для имен и адресов ваших контактов.

Нет Обратите внимание на «Имя», «Адрес» и другие теги в письме ?
Это заполнители для сведений о получателе, также известные как поля слияния.

Поле слияния писем извлекает информацию о персонализации из вашего файла данных (электронной таблицы), чтобы помочь вам создать ваше персонализированное письмо.

Но чтобы это работало, имя поля слияния в вашем персональном шаблоне письма должно совпадать с именем заголовка столбца в вашей электронной таблице.

Если имена полей слияния и заголовков столбцов совпадают, функция слияния почты объединит ваш файл данных и ваш шаблон письма для создания персонализированного письма для каждого человека.

Вернуться к содержанию

Далее я расскажу о шагах, связанных с использованием слияния почты для автоматической персонализации отдельных писем.

Как использовать слияние для отправки массовых писем

Вы можете использовать функцию слияния писем в Word и Excel для быстрого создания автоматически персонализированных отдельных писем.

Здесь:

  • Шаблон слияния представляет собой письмо формы в Microsoft Word.
  • Файл данных представляет собой электронную таблицу Excel , содержащую сведения о ваших получателях.

Теперь давайте рассмотрим шаги, связанные с использованием слияния для массовых рассылок:

Шаг 1. Создайте и отформатируйте список адресов в Microsoft Excel

Вот пошаговое руководство по настройке файла данных Excel:

Шаг A
Откройте MS Excel и щелкните Пустая книга , чтобы открыть пустую книгу Excel (или документ).

Примечание: Если ваши контактные данные доступны в виде электронной таблицы Excel , откройте файл и отформатируйте его. Если данные присутствуют в TXT или CSV файл , перейти к данные из текста / CSV для открытия файла в Excel.

Шаг B
Теперь вы можете начать вводить данные вашего списка адресов в рабочую книгу Excel.
Только введите заголовки столбцов в первой строке, начиная с ячейки A1 .

Проверьте строку заголовка, чтобы убедиться, что заголовки столбцов в электронной таблице Excel точно совпадают с именами полей (или именами заполнителей), которые вы хотите использовать в шаблоне документа Word.

Например, если имена столбцов на листе Excel — «Имя», «Фамилия» и «Электронная почта», имена полей в документе Microsoft Word также должны быть «Имя», «Фамилия» и «Электронная почта».

Шаг C
Введите свою контактную информацию в базу данных Excel по одной записи в строке, начиная с ячейки A2 .

Подсказка
Вводимые данные, такие как почтовые индексы, проценты, валюты и т. д., должны быть в правильном числовом формате. Для этого необходимо:

1. Выберите столбец с числовыми данными.

2. Перейти в раздел Главная → Номер .

3.Нажмите на поле Формат номера и выберите правильный формат из появившегося раскрывающегося списка.

4. Повторите шаги 1–3 для всех столбцов, содержащих числовые значения.

Шаг D
После создания контактного листа вы можете сохранить документ Excel, нажав Ctrl+S или выбрав Файл → Сохранить или Файл → Сохранить как .

Дополнительный совет для пользователей Gmail
Если вы создаете свой первый файл данных слияния, вы можете экспортировать все существующие контакты Gmail (или «Контакты Google»), чтобы быстро приступить к работе.Прочтите мое руководство по , как экспортировать контакты из Gmail , чтобы узнать, как это сделать.

ПРИМЕЧАНИЕ: Убедитесь, что Вы закончите Все редактирует Excel Excel Shiet до Начало Процесс слияния почты . Внесение изменений в лист Excel после того, как вы уже начали слияние почты , является сложным дополнительным шагом.

Шаг 2. Создайте основной документ слияния в MS Word

Следующим шагом будет создание бланка письма (или шаблона почтового слияния — вашего основного документа) в MS Word. Вы можете создать отдельный шаблон слияния для каждой массовой рассылки и сохранить шаблоны для использования в будущем.

Излюбленный прием менеджеров массовой рассылки для экономии времени — выбрать старый шаблон электронной почты, который хорошо работал, обновить содержимое там, где это необходимо, и присвоить шаблону слияния новое имя.

В результате, когда вы создаете документ слияния, попробуйте написать его таким образом, чтобы его можно было адаптировать и повторно использовать в будущих массовых рассылках.

Вот пошаговое руководство по созданию шаблона слияния в MS Word:

Шаг A
Откройте новый документ ( пустой документ ) в Word.

Это основной документ для слияния.

Шаг B
Нажмите на вкладку Рассылки и выберите Пуск Слияние .Появится раскрывающееся меню, отображающее каждый тип документа слияния.

Вы можете выбрать тип документа для писем, электронных писем, конвертов, почтовых наклеек или справочника. Поскольку мы используем функцию слияния почты Word для отправки писем, выберите Letters в качестве документа слияния.

Step C (необязательно)
Вы также можете использовать пошаговый мастер слияния ( из начать Mail Merge выпадающее меню ) упростить процесс слияния почты Word.

Мастер позволяет быстро выбрать начальный документ слияния.

Например, он позволяет вам использовать текущий документ, который является письмом слияния, которое вы создаете сейчас. Или вы можете выбрать начальный шаблон или другой существующий документ в качестве шаблона слияния.

Шаг D
Напишите текст письма.

(Пока не беспокойтесь о добавлении заполнителей в письмо вручную.)

Шаг 3. Выберите список получателей

Теперь вы можете выбрать список получателей слияния (из вашего файла Excel), которые получат ваше письмо.

Вот пошаговое руководство, как это сделать:

Шаг A
Нажмите на опцию Выбрать получателей на вкладке Рассылки . Появится раскрывающееся меню, показывающее различные источники списков рассылки.

Поскольку ваша контактная информация уже доступна в виде файла Excel, нажмите Использовать существующий список .

Примечание: Вы также можете включить свой список контактов Outlook , если у вас есть Outlook, подключенный к Word .

Шаг B
В появившемся диалоговом окне выберите созданный ранее лист Excel и нажмите «Открыть».

Шаг C
A Появится окно выбора таблицы . Выберите рабочий лист Excel, который вы хотите объединить с шаблоном Word, и нажмите OK .

Примечание: Если ваш Excel Excel Shiet имеет только один лист, вы только увидите лист1 в .

Шаг D
Если вы хотите изменить список получателей слияния, щелкните вкладку Редактировать Список получателей .

В появившемся окне Mail Merge Recipients снимите флажок для человека, которого вы не хотите включать в свой список рассылки.

Все, кого вы удалите из списка получателей на этом шаге, будут удалены из любого проекта слияния почты, который использует этот файл данных в будущем.

Шаг 4. Добавьте персонализированные сообщения

Следующим шагом является добавление персонализированного содержимого (например, имен и адресов контактов) в форму письма , шаблон (документ слияния почты Word).

В Word вы можете вставить в документ три переменные персонализации:

  • Вставить блок адреса — добавьте в документ адрес получателя.
  • Вставьте строку приветствия — включите в свое письмо персонализированное приветствие или приветствие.
  • Вставить поле слияния — вставка других полей слияния из вашего файла Excel.

Вот пошаговое руководство по добавлению всех трех переменных персонализации в документ слияния (формальное письмо):

Примечание: Вы можете добавить переменную персонализации в точку вставки по вашему выбору в документе Word .Например, чтобы добавить строку приветствия перед телом письма , просто поместите текстовый курсор в то место, где вы хотите его добавить.

A. Вставьте блок адреса

Чтобы вставить адрес получателя из листа Excel, нажмите Адресный блок в разделе Запись и вставка полей . В появившемся окне выберите нужный формат блока адресов и нажмите OK .

Заполнитель адреса (« AddressBlock ») будет автоматически вставлен в ваше письмо.

B. Вставьте строку приветствия

Чтобы вставить строку приветствия, нажмите Строка приветствия в разделе Запись и вставка полей .
В появившемся диалоговом окне выберите нужный формат и нажмите OK .

Заполнитель приветствия (« GreetingLine ») будет автоматически добавлен в ваш документ.

C. Вставьте поле слияния

Вы также можете добавить другие поля слияния, такие как имя вашего контакта, название компании, идентификатор электронной почты и т. д., из листа Excel в шаблон Word.

Для этого нажмите Вставить поле слияния из группы Запись и вставка полей .
Вы можете увидеть раскрывающийся список некоторых меток слияния. Эти метки являются именами столбцов в электронной таблице Excel.

Если вы хотите создать настраиваемое поле , самый простой способ — добавить в электронную таблицу столбец с именем настраиваемого поля, которое вы хотите создать, например «день рождения» или «имя домашнего животного».Но вы должны сделать это до начала процесса слияния, поскольку вы не можете редактировать электронную таблицу во время слияния.

Нажмите на поля слияния, которые вы хотите добавить в свое письмо.
Вот как мое письмо-форма выглядит после вставки заполнителей (полей слияния), которые мне нужны:

Примечание: Вы также можете использовать функцию Match Fields , чтобы вручную сопоставить поля столбца Excel с заполнителями Word .Таким образом, вы можете убедиться, что все поля слияния точно сопоставлены с вашими именами столбцов Excel .

Шаг 5. Предварительный просмотр и завершение процесса слияния

После персонализации формы письма для каждого получателя вы можете просмотреть письма, чтобы увидеть, как они выглядят с данными, вставленными из вашего листа Excel.

Вот пошаговое руководство, как это сделать:

Шаг A
Нажмите Предварительный просмотр результатов на вкладке Рассылки .

Шаг B
Чтобы просмотреть результат для каждого получателя, вы можете ввести номер получателя ( соответствующий номер строки в электронной таблице Excel
) в текстовом поле.

Например, чтобы предварительно просмотреть форму письма для моего второго получателя — Брэндона Уолша, я набираю «2» в текстовом поле и нажимаю кнопку Предварительный просмотр результатов .

Примечание: Вы также можете также Нажмите на и и и предыдущие Кнопки для быстрого прокрутки вашего списка рассылки для предварительного просмотра буквы каждый человек.

Если вы понимаете, что кто-то, кто должен получать вашу массовую рассылку, должен быть удален из списка получателей , см. Шаг 3 (D) для получения инструкций.

Шаг C
После предварительного просмотра формы письма нажмите Завершить и объединить , чтобы завершить процесс слияния почты Word.

Из раскрывающегося списка вы можете выбрать:

  • Редактировать отдельные документы — если вы хотите дальше редактировать каждую букву отдельно.
  • Печать документов — если вы хотите распечатать письма.
  • Отправка сообщений электронной почты — если вы хотите отправлять письма по электронной почте.

Примечание: Если вы хотите отправить буквы как сообщения электронной почты на Gmail или Outlook Contact, Вы должны вручную Настройка Gmail / Outlook с Word .

Шаг 6. Сохраните форму письма

.

После завершения работы с объединенным документом его можно сохранить, нажав клавиши Ctrl+S или перейдя в меню Файл и нажав Сохранить или Сохранить как .

Вы также можете повторно использовать объединенный документ для отправки дополнительных писем — просто откройте его и нажмите Да , когда Word предложит вам это предупреждение:

Вернуться к содержанию

Как использовать слияние для отправки массовых электронных писем

Вы можете использовать слияние для быстрого создания персонализированных электронных писем для информационных бюллетеней, рекламных акций и других маркетинговых сообщений электронной почты.

Здесь ваш список рассылки — это файл данных , а электронное письмо — это шаблон слияния .

Мы увидели, как использовать Excel и Word для создания персонализированных бланков писем.
Просто выполните те же действия, чтобы отправить объединенные электронные письма в свой список рассылки.

Однако я не рекомендую использовать Microsoft Word для отправки персонализированных электронных писем в больших масштабах. Вот почему…

2 Проблемы использования Microsoft Word для массовой рассылки электронных писем

Несмотря на то, что вы можете использовать документ Microsoft Word для создания объединенных электронных писем, у этого подхода есть два основных недостатка:

  • Чтобы отправить объединенный документ в виде сообщения электронной почты, необходимо вручную настроить Microsoft Outlook или Gmail с Word.Это может занять много времени и сбить с толку большинство пользователей.
  • Microsoft Word недостаточно оснащен для обработки слияния писем. Если ваши теги персонализации не совпадают и есть сотни получателей ( вы не можете просмотреть каждое письмо, не так ли? ), вы можете отправить что-то вроде этого:

Источник изображения: Твиттер

Теперь , представьте , что вы отправляете сотни таких смущающих писем !
Вот почему разумнее использовать специальный инструмент для слияния , такой как GMass, для массовой рассылки электронных писем.

Как использовать слияние почты с GMass для отправки массовых электронных писем

GMass — это мощный инструмент для слияния писем, который позволяет легко создавать и отправлять множество электронных писем из вашей учетной записи Gmail.

Его расширенные функции слияния почты сделали его популярным инструментом, используемым сотрудниками LinkedIn, Uber, Google и Twitter. GMass также идеально подходит для отдельных лиц и групп, таких как клубы, школы, церкви и другие учреждения, для отправки электронных писем целевой аудитории.

С помощью GMass вы можете легко создать слияние с файлом данных, хранящимся в виде электронной таблицы Excel или таблицы Google.

Вот как:

Шаг 1. Импорт электронной таблицы Excel в Google Sheets

Первый шаг — импорт файла Excel в Google Таблицы (это займет всего несколько секунд).

Почему вы хотите это сделать?
Потому что Google Таблицы намного мощнее, чем Microsoft Excel, для слияния писем. Его функция автоматической синхронизации с облаком автоматически сохраняет вашу работу при каждом изменении, сделанном в электронной таблице.

Кроме того, если вы отправляете электронные письма , имеет смысл иметь электронную таблицу онлайн, верно?

Кроме того, Google Таблицы полностью бесплатны и могут использоваться любым пользователем с учетной записью Google (Gmail или Google Workspace).Вам не понадобится подписка Microsoft Office!

Примечание: Если ваш файл данных является файлом CSV , вы также можете импортировать его в Google Таблицы 9.

Вот пошаговое руководство по импорту документа Excel в Google Таблицы:

Примечание: Я буду использовать лист Excel , показанный на снимке экрана ниже, для пошагового руководства.

Шаг A
Откройте Google Таблицы.

Шаг B
Выберите значок папки , чтобы открыть Google Sheets File Picker .

Шаг C
В появившемся окне щелкните вкладку Загрузить , чтобы импортировать лист Excel.

Шаг D
Теперь вы можете выбрать файл, который хотите импортировать с вашего компьютера.Чтобы выбрать файл, нажмите кнопку Выберите файл с вашего устройства .

Шаг E
Выберите файл Excel, который вы хотите импортировать с вашего компьютера, и нажмите кнопку Открыть .

Шаг F
Ваш файл будет автоматически импортирован как новая электронная таблица Google, которая станет вашим списком получателей слияния и файлом данных.

Шаг 2. Отформатируйте таблицу Google

Ваш Google Sheet должен быть правильно отформатирован, прежде чем вы сможете использовать его с GMass.
Но не волнуйтесь, это не так сложно, как форматирование электронной таблицы Excel.

Вот несколько советов, как убедиться, что он работает правильно:

  • Имена ваших столбцов должны быть обычным текстом — они не должны содержать пробелов, кодов или специальных символов.
  • Имена ваших столбцов должны начинаться с ячейки A1 . Если над именами столбцов есть пустые строки или дополнительный текст (например, заголовок листа), их необходимо удалить.
  • Фактические данные персонализации должны начинаться со второй строки и далее.
  • Там должен быть хотя бы один столбец с адресами электронной почты ваших получателей.

GMass автоматически обнаружит имена всех столбцов в процессе слияния. Он будет автоматически использовать метки столбцов в вашей таблице Google в качестве заполнителей в вашем шаблоне электронной почты.

Шаг 3. Установите GMass и подключите его к своей учетной записи Gmail

Если вы еще не установили расширение GMass для Chrome, вот пошаговое руководство по его быстрой установке и подключению к вашей учетной записи Gmail:

Шаг A
Перейдите на страницу GMass в Интернет-магазине Chrome.

Шаг B
Нажмите кнопку Добавить в Chrome .

Шаг C
Появится диалоговое окно:

Нажмите кнопку Добавить расширение , чтобы добавить GMass в Chrome.

Шаг D
Войдите в учетную запись Gmail, которую вы хотите использовать с GMass.

После входа в систему вы увидите три новые кнопки GMass рядом с окном поиска Gmail.

Нажмите на одну из этих кнопок, и вам будет предложено связать свою учетную запись Gmail с GMass:

Нажмите на Подключить GMass прямо сейчас! , чтобы связать вашу учетную запись Gmail с GMass.

Примечание: Простая установка расширения GMass не создает учетную запись GMass. Это только заставляет кнопки появляться в вашей учетной записи Gmail. Вы должны связать его со своей учетной записью Gmail (как указано выше), чтобы активировать его.

Шаг 4. Подключите Google Sheet к GMass

Вот пошаговое руководство по выполнению этого последнего шага:

Шаг A
Откройте свою учетную запись Gmail и нажмите кнопку GMass электронная таблица рядом с окном поиска Gmail.

Шаг B
Появится диалоговое окно:

Шаг C
Теперь вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать лист Google, который вы хотите использовать для слияния.

Примечание: Если у вас есть только один лист ( Sheet1 ) в электронной таблице Google , , , Однако, если ваша электронная таблица содержит несколько листов, вы можете выбрать нужный лист из раскрывающегося списка.

Выбрав электронную таблицу, нажмите кнопку ПОДКЛЮЧИТЬСЯ К ТАБЛИЦЕ .

Шаг D
Теперь GMass автоматически прочитает данные всех ваших получателей из вашего листа Google. Также автоматически вставит свои адреса электронной почты в поле Кому нового электронного письма.

Примечание: GMass заменяет список отдельных адресов электронной почты на с одним псевдонимом адреса .

Однако вы можете выбрать отображение адресов электронной почты по отдельности. Таким образом, вы сможете видеть идентификаторы электронной почты всех в вашем списке получателей — но не волнуйтесь, каждый получатель увидит только свой адрес электронной почты (так же, как когда вы добавляете получателей в поле BCC ) .

Шаг E
После появления нового окна электронной почты вы можете составить свое электронное письмо с помощью мощных функций персонализации GMass. Чтобы использовать эти настройки персонализации, нажмите на стрелку настроек рядом с кнопкой GMass .

Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Персонализация », чтобы увидеть все имена столбцов, присутствующих в вашей таблице Google.

Чтобы персонализировать электронную почту, выберите метки столбцов в раскрывающемся списке.Вы можете добавить эти заполнители в любом месте сообщения электронной почты и строки темы.

Вот как выглядит моя персонализированная электронная почта с заполнителями:

Обратите внимание на переменную {FirstName}?
Это метка персонализации, соответствующая заголовку столбца Имя в моей таблице Google.

Шаг F
После составления электронного письма нажмите кнопку GMass , чтобы отправить его всем получателям.

Примечание: GMass автоматически персонализирует электронную почту для каждого человека на основе ярлыков слияния , которые вы использовали в своем сообщении.

Например, третий получатель моего электронного письма, Рон Кэри, получит электронное письмо, начинающееся с «Дорогой Рон», поскольку в сообщении электронной почты использовалась переменная {FirstName}.

Вернуться к содержанию

Теперь, когда мы увидели, как использовать слияние для массовой рассылки писем, давайте рассмотрим некоторые важные часто задаваемые вопросы по слиянию.

7 Часто задаваемые вопросы о слиянии

Вот ответы на семь часто задаваемых вопросов о слиянии:

1.Каковы преимущества и недостатки слияния электронной почты?

Слияние писем для маркетинга по электронной почте или холодных рассылок по электронной почте имеет несколько сильных преимуществ, таких как:

  • Персонализация: Персонализация слияния почты делает ваше стандартное письмо похожим на индивидуальную переписку, поэтому вероятность того, что его прочитают, выше.
  • Экономит время: После того как вы настроите шаблон слияния, для создания большого количества персонализированных сообщений потребуется относительно немного времени, поскольку он привязан к вашим данным Excel — единой электронной таблице, в которой хранится вся персонализированная информация.
  • Управляет внешним видом вашего сообщения: Шаблон слияния позволяет вам управлять тем, как выглядит текст и изображения, чтобы ваша электронная почта выглядела привлекательно, даже если персонализированное содержимое отличается.
  • Позволяет проводить тестирование: Вы можете быстро адаптировать шаблон для создания двух версий сообщения для A/B-тестирования. Таким образом, вы можете легко узнать, какая версия вашего сообщения работает лучше всего.

С другой стороны, слияние почты также имеет некоторые недостатки для кампаний по электронной почте:

  • Может потребоваться дополнительное программное обеспечение: Чтобы расширить возможности Microsoft Word, вам может понадобиться программное обеспечение для слияния электронной почты, такое как GMass, с расширенными функциями для автоматизации сбора данных или добавления условного форматирования.
  • Требуется точность: Если ваша база данных Microsoft Excel неполна, неточна, устарела или сохранена под новым именем, слияние может не работать.
  • Риск ошибки: Если вы допустите ошибку в шаблоне слияния или данных персонализации, эта ошибка будет воспроизведена во всех электронных письмах, в которых используются эти элементы. В результате важно дать время для проверки вашей электронной почты, прежде чем отправлять ее всему вашему списку.

2. Можно ли выполнить слияние электронной почты с вложением?

При использовании Word у вас нет возможности включать вложение со стандартным сообщением слияния, но вы можете это сделать, если используете надстройку Mail Merge Toolkit для Microsoft Office.

Однако, если вы ищете лучшее решение, используйте специально созданную платформу слияния почты, такую ​​как GMass, которая не только позволяет включать вложения, но даже позволяет выбирать разные вложения для каждого получателя.

Узнайте больше о том, как отправлять массовые электронные письма с персонализированными вложениями.

3. Как вы используете набор инструментов для слияния писем в Word?

Набор инструментов для слияния почты для Word — это надстройка стороннего производителя, которая позволяет выполнять более персонализированные действия, чем только стандартное слияние почты Word (например, включая вложения).

Чтобы приступить к работе, вы можете загрузить бесплатную пробную версию и просмотреть онлайн-руководство по набору инструментов. Когда у вас есть программа, перейдите к выбору Start Mail Merge на вкладке Mailings и следуйте инструкциям.

4. Можно ли отправить слияние из общего почтового ящика?

Если вы хотите отправить слияние из общего почтового ящика (например, с адреса электронной почты, названного в честь отдела, компании или события, а не человека), вы можете настроить его в Outlook.

Начните с поиска «Папки другого пользователя» и откройте ее, чтобы перейти к общему почтовому ящику. Свяжите этот почтовый ящик с электронной таблицей, содержащей данные ваших получателей, и подготовьте слияние как обычно.

5. Как выполнить слияние в Word для ярлыков?

Одной из самых крутых функций слияния почты в MS Word является возможность распечатывать этикетки с размещением, разработанным в Word и основанным на данных вашей таблицы персонализации.

Если вы знаете, как сделать письмо или слияние электронной почты в Word, метки очень легко.

На вкладке Рассылки в Word щелкните Пуск Слияние , а затем Пошаговое Мастер слияния . Выберите Этикетка в качестве типа шаблона документа и в разделе Параметры этикетки выберите производителя этикетки и номер стиля (например, Avery 5160 и т. д.).

Оттуда следуйте указаниям мастера.

Вы также можете просмотреть краткое и полезное видеоруководство Microsoft.

6. Как выполнить слияние почты с Outlook?

Чтобы создать слияние почты Outlook, вам потребуется использовать Microsoft Word, Excel и Outlook.

Запустив Word, выберите меню «Рассылки», затем «Начать слияние электронной почты» , а затем «Сообщения электронной почты» .

Когда ваше сообщение будет готово, нажмите Выберите получателей , чтобы создать ссылку на электронную таблицу Excel с вашими данными. Затем выберите Завершить и объединить , чтобы отправить письмо в список с помощью Outlook.

Для получения дополнительной информации прочитайте мою статью о выполнении слияния почты в Outlook.

7. Что такое расширенное слияние почты?

Если вы являетесь пользователем Salesforce, у вас есть два варианта слияния — стандартный и расширенный.

Стандартное слияние почты является предпочтительным подходом для тех, у кого есть определенное программное обеспечение CRM и операционные системы, такие как Luminate CRM и Windows 10.

Расширенное слияние — это инструмент слияния для всех других пользователей Salesforce.Хотя инструменты разные, результаты одни и те же — персонализированные электронные письма получателям, указанным в Salesforce.

Вернуться к содержанию

Последние мысли

Слияние почты — это не ракетостроение.

Хотя вы можете использовать Microsoft Word для слияния писем, вам необходимо правильно выполнить большое количество шагов. Кроме того, для массовой рассылки электронных писем вам необходимо вручную настроить клиент веб-почты с Word .

Вместо этого, почему бы не использовать мощный инструмент слияния mail , такой как GMass, для отправки массовых электронных писем ?

Его расширенные функции массовой рассылки помогут вам легко выполнять слияние и массовую рассылку электронных писем.

Почему бы не попробовать GMass сегодня и упростить слияние почты ?

Аджай является основателем GMass и занимается разработкой программного обеспечения для отправки электронной почты в течение 20 лет.

Как слить почту из Excel в Word, шаг за шагом

В этом комплексном учебном пособии вы узнаете, как эффективно выполнять слияние в Word, используя лист Excel в качестве источника данных.

Mail Merge может реально сэкономить время, когда дело доходит до отправки массовых рассылок. Это позволяет вам быстро создавать собственные письма, электронные письма или почтовые ярлыки в Word, объединяя информацию, которая уже есть в вашей электронной таблице Excel. В этом руководстве представлен обзор основных функций и пошаговое объяснение того, как выполнять слияние из Excel.

Основы слияния

Слияние почты может показаться сложной задачей, но на самом деле процесс довольно прост.

Чтобы понять основы, вы можете думать об этом с точки зрения 3 документов.

  1. Исходный файл Excel с информацией о получателях, такой как имена, адреса, адреса электронной почты и т. д.
  2. Документ Word с кодами персонализированных полей.
  3. Окончательный документ Word с персонализированными письмами, электронными письмами, наклейками или конвертами.

Целью слияния почты является объединение данных в файле 1 и файле 2 для создания файла 3.

Подготовка электронной таблицы Excel для слияния

При выполнении слияния ваш файл Excel будет подключен к документу Word, и Microsoft Word будет извлекать сведения о получателе непосредственно из подключенного рабочего листа.

Перед выполнением слияния в Word убедитесь, что в файле Excel есть вся необходимая информация, такая как имя, фамилия, приветствие, почтовый индекс, адрес и т. д. Если вы хотите добавить дополнительные сведения, лучше сделать это до начала слияния.

Важно проверить:

  • На вашем листе Excel есть по одной строке для каждого получателя.
  • Столбцы в электронной таблице соответствуют полям, которые вы хотите использовать при слиянии. Например, если вы хотите обращаться к получателям по имени, обязательно создайте отдельные столбцы для имени и фамилии.Если вы собираетесь сортировать контакты по штату или городу, убедитесь, что у вас есть отдельный столбец «Штат» или «Город».
  • Если ваш файл Excel содержит почтовые индексы или любые другие числа с ведущими нулями, отформатируйте их как текст, чтобы сохранить данные во время слияния.
  • Если вы создаете электронную таблицу Excel, импортируя информацию из файла .csv или .txt, это руководство поможет вам сделать это правильно: Импорт файлов CSV в Excel.
  • Если вы планируете использовать контакты Outlook, вам может быть полезна следующая статья: Как экспортировать контакты Outlook в Excel.

Вот пример листа Excel, который можно использовать для слияния:

Как слить почту из Excel в Word

После того, как электронная таблица исходных данных настроена и проверена, вы готовы запустить слияние. В этом примере мы будем объединять буквы. Для сообщений электронной почты шаги будут практически такими же.

  1. Создать документ Word . Если вы уже составили свое письмо, вы можете открыть существующий документ, в противном случае создать новый.
  2. Выберите, какое слияние вы хотите запустить . На вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите Начать слияние и выберите тип слияния — письма, сообщения электронной почты, этикетки, конверты или документы. Мы выбираем Буквы .
  3. Выберите получателей . На вкладке Рассылки в группе Начать слияние щелкните Выбрать получателей > Использовать существующий список .
  4. Соедините электронную таблицу Excel и документ Word . Найдите свой файл Excel и нажмите Открыть . Затем выберите целевой лист и нажмите OK .

    Установив связь между листом Excel и документом Word, вы гарантируете, что ваш источник данных слияния будет автоматически обновляться каждый раз, когда вы вносите изменения в файл Excel, содержащий сведения о получателе.

  5. Уточнить список получателей .Если вы хотите исключить определенных получателей, нажмите кнопку Изменить список получателей в группе Начать слияние .

    Появится диалоговое окно Получатели слияния , и вы установите или снимите флажки, чтобы добавить или удалить получателей из слияния.

    Наконечник. Вы также можете сортировать, фильтровать и удалять дубликаты списка получателей, а также проверять адреса электронной почты, щелкнув соответствующий параметр в разделе Уточнить список получателей .

    Когда список получателей готов, можно приступать к письму. Введите текст непосредственно в документе Word или скопируйте/вставьте из внешнего источника.

  6. Добавить адресный блок и строку приветствия . Теперь пришло время добавить заполнители для блока адресов и строки приветствия для слияния, чтобы точно знать, где разместить эти данные. Чтобы добавить заполнитель, нажмите соответствующую кнопку на вкладке Рассылки в группе Запись и вставка полей .

    В зависимости от того, какое поле слияния вы вставляете, появится диалоговое окно с различными параметрами. Выберите те, которые лучше всего подходят для вас, просмотрите результаты в разделе Preview и нажмите OK . Чтобы переключиться на следующего или предыдущего получателя, используйте стрелки вправо и влево.

    Совет. Если Word извлекает неверную информацию из файла Excel, нажмите кнопку Match Fields , чтобы сопоставить конкретное поле.

    Когда закончите, заполнители поля слияния появятся в вашем документе, как показано на снимке экрана ниже:

  7. Вставить поля слияния .В некоторых случаях достаточно будет добавить только блок адреса и строку приветствия . Когда письмо будет распечатано, все копии будут идентичны, кроме имен и адресов получателей.

    В других ситуациях вы можете захотеть вставить больше полей слияния, чтобы немного персонализировать ваши письма. Для этого установите курсор именно там, где в письме должна стоять личная информация, нажмите кнопку Вставить поле слияния на ленте и выберите поле из выпадающего списка.

    Если в текст вставляется поле слияния, убедитесь, что с обеих сторон от него есть пробелы:

  8. Предварительный просмотр результатов . Чтобы проверить правильность отображения сведений о получателе в письме, нажмите кнопку Предварительный просмотр результатов на вкладке Рассылки , а затем используйте стрелки влево и вправо для переключения между получателями.
  9. Завершить слияние почты . Если вас все устраивает, перейдите в группу Finish и нажмите кнопку Finish & Merge .Здесь вы можете распечатать письма или отправить их по электронной почте. Чтобы внести некоторые изменения перед печатью или отправкой по электронной почте, нажмите Редактировать отдельные документы . Откроется новый документ, и вы сможете внести изменения в каждую конкретную букву.
  10. Сохраните документ слияния . Сохраните результаты слияния как обычный документ Word, нажав кнопку Сохранить или нажав сочетание клавиш Ctrl + S.

После сохранения файл останется подключенным к вашему списку рассылки Excel.Если вы хотите снова использовать документ слияния, откройте его и нажмите Да , когда Word предложит сохранить это соединение.

Использование пошагового мастера слияния

В дополнение к параметрам, доступным на ленте, те же функции доступны в форме Мастера слияния писем .

Чтобы запустить мастер, перейдите на вкладку Рассылки и нажмите Запустить слияние > Пошаговый мастер слияния.

После нажатия в правой части документа откроется панель Mail Merge , которая шаг за шагом проведет вас через весь процесс.

На мой взгляд, работа с лентой более удобна, так как позволяет использовать именно ту функцию, которая нужна в данный момент. При выполнении слияния почты в первый раз может оказаться полезным пошаговое руководство мастера.

Как заставить слияние почты соответствовать полям

Чтобы приложение Word Mail Merge правильно распознавало поля, необходимо очень точно указывать имена столбцов в файле Excel. Это особенно верно для функций Адресный блок и Линия приветствия .

  • Для полей Имя , Имя и Фамилия работают без сучка и задоринки. Другие имена столбцов могут привести к ошибкам сопоставления.
  • Для полей Адрес используйте полные слова, такие как Адрес , Город , Штат , Почтовый индекс или Почтовый индекс .

Если ваш источник данных в Excel имеет разные имена столбцов, вам придется сопоставлять поля вручную. Вот как:

  1. В диалоговом окне Вставить адресный блок или Вставить строку приветствия нажмите кнопку Match Fields .(Эта кнопка также доступна на вкладке Mailing s в группе Write & Insert Fields .)
  2. В появившемся диалоговом окне Match Fields вы увидите список полей, необходимых для данного блока. Чтобы сопоставить конкретное поле, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с ним и выберите нужное поле из списка.

    На приведенном ниже снимке экрана мы сопоставили столбец Street из нашего исходного файла данных Excel с адресом Address 1 :

  3. .

Ярлыки для слияния

Если вы регулярно выполняете слияние в Word, изучение нескольких горячих клавиш может сэкономить вам много времени и повысить вашу продуктивность.

Ярлык Описание
Alt+F9 Переключение между всеми кодами полей и их результатами в документе слияния.
Shift+F9 Показать кодировку выбранного поля.
F9 Обновить выбранный файл. Поместите курсор в любое место поля и нажмите F9, чтобы обновить его.
F11 Перейти к следующему полю.
Shift+F11 Перейти к предыдущему полю.
Alt+Shift+E Отредактируйте документ слияния. Обратите внимание, что это разорвет соединение между вашим файлом Excel и документом Word, в результате чего ваш источник слияния больше не будет автоматически обновляться.
Alt+Shift+F Вставьте поле слияния из источника слияния.
Alt+Shift+M Распечатайте объединенный документ.
Ctrl+F9 Вставьте пустое поле.
Ctrl+F11 Заблокировать поле. Результаты поля не будут обновляться при изменении информации в исходном файле Excel.
Ctrl+Shift+F11 Разблокировать поле. Полевые результаты будут снова обновлены.
Ctrl+Shift+F9 Отменить связь поля. Поле будет навсегда удалено из документа, заменено его текущим значением и с этого момента будет рассматриваться как обычный текст.
Alt+Shift+D Вставьте поле DATE, в котором отображается текущая дата.
Alt+Shift+T Вставьте поле TIME, отображающее текущее время.
Alt+Shift+P Вставьте поле PAGE, в котором отображается номер страницы.
Alt+Ctrl+L Вставить поле LISTNUM.

Надеюсь, эта информация была вам полезна, и теперь вы знаете, как правильно выполнить слияние почты из Excel в Word.Спасибо за чтение!

Вас также может заинтересовать:

Примеры макросов Word

и руководство по VBA

Добро пожаловать в наш Мега-руководство по Word VBA и макросам!

Эта страница содержит:

    1. Учебник по Word VBA в формате PDF (бесплатная загрузка)
    2. Word VBA «Шпаргалка», содержащая список наиболее часто используемых фрагментов кода Word VBA
    3. Полное руководство по Word VBA/макросам.
    4. Список всех наших руководств по макросам Word VBA с возможностью поиска

Вас также может заинтересовать наше интерактивное руководство по VBA для Excel.Хотя некоторые примеры/упражнения относятся к Excel VBA, большая часть содержимого является общей для всех VBA, и вам может быть полезно изучить такие понятия, как операторы If, циклы, окна сообщений и другие.


VBA PDF (бесплатная загрузка)

Загрузите наш бесплатный учебник по Microsoft Word VBA! Или учебные пособия по VBA для других программ Office!

Скачать


Примеры Word VBA «Шпаргалка»

Ниже вы найдете простые примеры кода VBA для работы с Microsoft Word.

Выбрать/Перейти к

Возврат

Selection.TypeBackspace

Выбрать весь документ

Selection.HomeKey Unit:=wdStory
Selection.Extend

Удалить

Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1

Вставить после

Selection.InsertAfter «текст»

Начало строки

Selection.HomeKey Unit:=wdLine

Конец строки

Selection.EndKey Unit:=wdLine

Выбрать все

Выбор.Вся история

Выбрать всю строку

Selection.EndKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend

Переместить пункт вверх

Selection.MoveUp Unit:=wdParagraph, Count:=1

Переместиться вправо на один символ

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1

Перемещение вправо на одну ячейку в таблице

Selection.MoveRight Unit:=wdCell

Перейти к началу документа

Selection.HomeKey Unit:=wdStory

Перейти к концу документа

Выбор.Единица EndKey: = wdStory

Перейти на страницу 1

Selection.GoTo What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToNext, Name:=”1″

Перейти к началу страницы

    Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=”\Page”
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1

Вернуться к началу

Закладки

Добавить

С ActiveDocument.Bookmarks
.Add Range:=Selection.Range, Name:=”Name”
.DefaultSorting = wdSortByName
.ShowHidden = False
End With

Счет

Dim n как целое число
n = ActiveDocument.Закладки.Количество

Удалить

ActiveDocument.Bookmarks(«BookmarkName»).Удалить

Существует?

Если ActiveDocument.Bookmarks.Exists(«BookmarkName») = True then
‘Сделайте что-нибудь
End If

Перейти к

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=»BookmarkName»

Выберите

ActiveDocument.Bookmarks(«BookmarkName»). Выберите

Заменить текст

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=»BookmarkName»
Выбор.Удалить Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.InsertAfter «Новый текст»
ActiveDocument.Bookmarks.Add Range:=Selection.Range, _
Name:=»BookmarkName»

Вернуться к началу

Документ

Активировать

Документы(«Example.doc»). Активировать

Добавить к переменной

Dim doc As Document
Set doc = Documents.Add

Добавить (из другого документа)

Documents.Add Template:=”C:\Forms\FormDoc.doc”, _
NewTemplate:=False

Закрыть

Документы(«Пример.документ»). Закрыть

Закрыть – Сохранить изменения

Документы («Example.doc»). Закрыть SaveChanges: = wdSaveChanges

Закрыть — не сохранять

Документы («Example.doc»). Закройте SaveChanges: = wdDoNotSaveChanges

Закрыть — предложить сохранить

Документы («Example.doc»). Закройте SaveChanges: = wdPromptToSaveChanges

Вернуться к началу

Столбцы

Сохранить как

Документы («Пример.doc»). Сохранить как («C:\Example\Example.doc»)

Сохранить

Документы(«Пример.документ»). Сохранить

Защита

Документы («Example.doc»). Защитить паролем: = «пароль»

Снять защиту

Документы («Example.doc»). Пароль UnProtect: = «пароль»

Количество страниц

Dim varNumberPages as Variant
varNumberPages = _
ActiveDocument.Content.Information(wdActiveEndAdjustedPageNumber)

Распечатать

Документы(«Example.doc»).Печать

Вернуться к началу

Устали искать примеры кода VBA? Попробуйте АвтоМакрос!

Шрифт

Размер

Выбор.Шрифт.Размер = 12

Жирный

Выбор.Шрифт.Полужирный = Истина

Курсив

Выбор.Шрифт.Курсив = Истина

Подчеркнуть

Selection.Font.Underline = wdUnderlineSingle

Все заглавные буквы

Selection.Font.AllCaps = True

Цвет

Selection.Font.TextColor = vbRed

Имя

Selection.Font.Name = «Абади»

Индекс

Выбор.Шрифт.Подстрочный индекс = Истина

Суперсценарий

Выбор.Шрифт. Верхний индекс = Истина

Цвет выделения

Selection.Range.HighlightColorIndex = wdYellow

Стиль

Selection.Style = ActiveDocument.Styles(«Обычный»)

Вернуться к началу

Вставка

Вставить автотекст

Selection.TypeText Text:=”a3″
Selection.Range.InsertAutoText

Вставить файл

Selection.InsertFile («C:\Docs\Something.doc»)

Вставить разрыв страницы

Выбор.Тип InsertBreak: = wdPageBreak

Вставить символ абзаца

Selection.TypeText Text:=Chr$(182)

Вкладка «Вставка»

Selection.TypeText Text:=vbTab

Вставить текст

Selection.TypeText Текст: = «Любой текст»

Тип вставки Параграф

Selection.TypeParagraph

Вставить пункт

Отбор.InsertParagraph

Вернуться к началу

Петли

Делать до конца документа

Делать до ActiveDocument.Bookmarks(«\Sel») = ActiveDocument.Bookmarks(«\EndOfDoc»)
‘Сделать что-нибудь
Sub

Для каждого документа в Документах

Dim doc As Document
ForEach doc In Documents
‘Do Something
Next doc

Цикл по абзацам

Sub через абзацы
Dim i As Long, iParCount As Long
iParCount = ActiveDocument.Paragraphs.CountFori = 1 To iParCount
ActiveDocument.Paragraphs(i).Alignment = wdAlignParagraphLeft
Next i

Вернуться к началу

Пункт

KeepLinesTogether

Выбор.ParagraphFormat.KeepTogether = Истина

Сохранить со следующим

Selection.ParagraphFormat.KeepWithNext = True

Пробел после

Selection.ParagraphFormat.SpaceAfter = 12

Пробел перед

Selection.ParagraphFormat.SpaceBefore = 0

Выровнять по центру

Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter

Выровнять по правому краю

Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight

Выровнять по левому краю

Выбор.ПараграфФормат.Выравнивание = вдалинпараграфлефт

Левый отступ

Selection.ParagraphFormat.LeftIndent = InchesToPoints(3.75)

Правый отступ

Selection.ParagraphFormat.RightIndent = InchesToPoints(1)

Межстрочный интервал

С Selection.ParagraphFormat
.LineSpacingRule = wdLineSpaceExactly
.LineSpacing = 12
Конец с

Перебрать все абзацы

Подпункты через абзацы
Dim i As Long, iParCount As Long
iParCount = ActiveDocument.Paragraphs.CountFori = 1 To iParCount
ActiveDocument.Paragraphs(i).Alignment = wdAlignParagraphLeft
Next i

Вернуться к началу

 

Отличный продукт. AutoMacro не просто пишет ваш код, он обучает вас на ходу!» — Тони, Великобритания,

. Узнать больше

Прочитайте наши 900+ отзывов

Учебник по работе с макросами Word VBA

Это руководство по использованию VBA с Microsoft Word. В этом руководстве вы узнаете, как написать простой макрос и взаимодействовать с документами, диапазонами, выделениями и абзацами.

Примечание. Если вы новичок в макросах/VBA, вам также может быть полезна эта статья: Как писать макросы VBA с нуля.

VBA — это язык программирования, используемый для автоматизации программ Microsoft Office, включая Word, Excel, Outlook, PowerPoint и Access.

Макросы — это блоки кода VBA, выполняющие определенные задачи.

Когда вы Запишите макрос , Word запишет код VBA в макрос, что позволит вам повторить ваши действия.Вы можете увидеть список всех доступных макросов из Вид > Макросы .

После записи макроса вы сможете редактировать макрос из списка макросов:

Когда вы нажимаете Edit , вы открываете VBA Editor . Используя редактор VBA, вы можете редактировать записанные макросы или писать макросы Word с нуля. Для доступа к редактору VBA используйте сочетание клавиш ALT + F11 или щелкните Visual Basic на ленте разработчика .

Программирование на языке VBA | Генератор кода работает на вас!

Пример макроса Simple Word

Это простой пример макроса Word VBA. Он выполняет следующие задачи:

  • Открывает документ Word
  • Запись в документ
  • Закрывает и сохраняет документ Word.

Sub WordMacroExample()

 

    ‘Открыть документ и назначить переменной

    Затемнить oDoc как документ

    Set oDoc = Documents.Открыть («C: \ Users \ _ erome \ newdocument.docx»)

‘Написать в Doc

Выбор .typetextex «www.automateexcel.com»

Выбор .typeararmagrapag

‘ Сохранить и закрыть Doc

    oDoc.Save

    oDoc.Close

    

End Sub

Основы макросов Word

Весь код VBA должен храниться в подобных процедурах. Чтобы создать процедуру в VBA, введите «Sub WordMacroExample» (где «WordMacroExample» — имя желаемого макроса) и нажмите ENTER .VBA автоматически добавит скобки и End Sub.

Объект документа Word

При взаимодействии с Microsoft Word в VBA вы часто будете ссылаться на «Объекты» Word. Наиболее распространенные объекты:

Application Object — сам Microsoft Word

Объект документа — Документ Word

Диапазон Объект — Часть документа Word

Объект выбора — выбранный диапазон или положение курсора.

Применение

Приложение является объектом «верхнего уровня». Через него можно получить доступ ко всем другим объектам в Word.

В дополнение к доступу к другим объектам Word можно применить параметры «уровня приложения»:

Application.Options.AllowDragAndDrop = True

Это пример доступа к «Выбору» «Windows(1)» в приложении:

Приложение.Windows(1).Selection.Characters.Count

Однако доступ к наиболее распространенным объектам Word можно получить напрямую, без ввода полной иерархии. Так что вместо этого вы можете (и должны) просто ввести:

Выбор.Символов.Количество

Программирование на языке VBA | Генератор кода работает на вас!

Документы
Активный документ

Часто у вас будет два или более документов, открытых в Word, и вам нужно будет указать, с каким именно документом Word взаимодействовать.Один из способов указать, какой документ использовать ActiveDocument . Например:

… будет печатать ActiveDocument. ActiveDocument — это документ в Word, который «имеет фокус»

Чтобы переключить ActiveDocument, используйте команду Activate:

Документы(«Example.docx»). Активировать

Этот документ

Вместо использования ActiveDocument для ссылки на активный документ можно использовать ThisDocument для ссылки на документ, в котором хранится макрос.Этот документ никогда не изменится.

Переменные документа

Однако для более сложных макросов может быть сложно отслеживать активный документ. Также может быть неудобно переключаться между документами.

Вместо этого вы можете использовать переменные документа.

Этот макрос назначит ActiveDocument переменной, а затем распечатает документ, используя переменную:

Sub VarExample()

    Dim oDoc As Document

    Set oDoc = ActiveDocument

    oDoc.Распечатка

End Sub

Методы документа

Открыть документ

Чтобы открыть документ Word:

Documents.Open «c:\Users\SomeOne\Desktop\Test PM.docx»

Мы рекомендуем всегда присваивать Документу переменную при его открытии:

Dim oDoc as Document

Set oDoc = Documents.Open(«c:\Users\SomeOne\Desktop\Test PM.док»)

Создать новый документ

Чтобы создать новый документ Word:

Мы можем указать Word создать новый документ на основе некоторого шаблона:

Documents.Add Template:=»C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\MyTemplate.dotx»

Как всегда, полезно и избавляет от огромных проблем присвоение документа переменной при создании или открытии:

Dim oDoc как документ

Установить oDoc = Документы.Добавить (Шаблон:=»C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\MyTemplate.dotx»)

Сохранить документ

Чтобы сохранить документ:

или Сохранить как:

ActiveDocument.SaveAs FileName:= c:\Users\SomeOne\Desktop\test2.docx», FileFormat:=wdFormatDocument

Закрыть документ

Чтобы закрыть документ и сохранить изменения:

АктивДокумент.Закрыть wdSaveChanges

или без сохранения изменений:

ActiveDocument.Close wdDoNotSaveChanges

Печать документа

Это напечатает активный документ:

Диапазон, Выбор, Пункты

Диапазон и Выбор , вероятно, являются наиболее важными объектами в Word VBA и, безусловно, наиболее часто используемыми.

Диапазон относится к некоторой части документа, обычно, но не обязательно, к тексту.

Выделение относится к выделенному тексту (или другому объекту, например изображениям) или, если ничего не выбрано, к точке вставки.

Абзацы представляют собой абзацы в документе. Это менее важно, чем кажется, потому что вы не можете получить прямой доступ к тексту абзаца (вам нужно получить доступ к определенному диапазону абзаца, чтобы внести изменения).

Диапазон

Диапазон может быть любой частью документа, включая весь документ:

Dim oRange As Range

Set oRange = ActiveDocument.Content

или может быть меньше одного символа.

Другой пример, этот диапазон будет относиться к первому слову в документе:

Dim oRange As Range

Set oRange = ActiveDocument.Диапазон.Слов(1)

Обычно требуется получить диапазон, относящийся к определенной части документа, а затем изменить его.

В следующем примере мы сделаем первое слово второго абзаца полужирным:

Dim oRange As Range

Set oRange = ActiveDocument.Paragraphs(2).Range.Words(1)

oRange.Bold = True

Установить текст диапазона

Чтобы установить текстовое значение диапазона:

Dim oRange As Range

Set oRange = ActiveDocument.Paragraphs(2).Range.Words(1)

oRange.Text = «Привет»

(Совет: обратите внимание на пробел после «Hello». Поскольку объект слова включает пробел после слова, просто с «hello» мы получим «Hellonext word»)

 

Есть сотни вещей, которые вы можете делать с диапазонами. Всего несколько примеров (предполагается, что вы уже создали объектную переменную oRange , относящуюся к интересующему диапазону):

Изменить шрифт

оранжевый.Шрифт.Имя = «Arial»

Отображение в окне сообщения количества символов в определенном диапазоне

MsgBox oRange.Characters.Count

Вставьте текст перед ним

oRange.InsertBefore «это вставленный текст»

Добавить сноску к диапазону

АктивДокумент.Footnotes.Add Range:=oRange, _

Text:=»Подробнее читайте на сайтеautomateexcel.com.»

Скопировать в буфер обмена

oRange.Copy

Часто вам нужно перейти к тому, что относится к определенному диапазону. Таким образом, вы можете начать его начало и конец

oRange.Start = 5

oRange.End = 50

После приведенного выше кода oRange будет ссылаться на текст, начинающийся с пятого и заканчивающийся 50-м символом в документе.

Программирование на языке VBA | Генератор кода работает на вас!

Выбор

Selection даже более широко используется, чем Range , потому что с Selections проще работать, чем с Ranges , ЕСЛИ ваш макрос ТОЛЬКО взаимодействует с ActiveDocument.

Сначала выберите нужную часть документа. Например, выберите второй абзац в активном документе:

.

АктивДокумент.Абзацы(2).Range.Select

Затем вы можете использовать объект выбора для ввода текста:

Selection.TypeText «Некоторый текст»

Мы можем ввести несколько абзацев ниже «Некоторый текст»:

Selection.TypeText «Некоторый текст»

Selection.TypeParagraph

Часто необходимо знать, выделен какой-то текст или у нас просто точка вставки:

При выборе.Введите <> wdSelectionIP Затем

    Selection.Font.Bold = True

Else

    MsgBox «Вам нужно выделить текст».

Конец, если

При работе с объектом Selection мы хотим поместить точку вставки в определенное место и выполнять команды, начиная с этой точки.

Начало документа:

Selection.HomeKey Модуль:=wdStory, Расширение:=wdMove

Начало текущей строки:

Выбор.Модуль HomeKey: = wdLine, Расширение: = wdMove

Параметр расширения wdMove перемещает точку вставки. Вместо этого вы можете использовать wdExtend, который выделит весь текст между текущей точкой вставки.

Selection.HomeKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend

Переместить выделение

Самый полезный метод изменения положения точки вставки — «Переместить». Чтобы переместить выделение на два символа вперед:

Выбор.Единица перемещения: = wdCharacter, Count: = 2

, чтобы переместить его назад, используйте отрицательное число для параметра Count:

Selection.Move Unit:=wdCharacter, Count:=-2

Параметр Unit может быть wdCharacter, wdWord, wdLine или более (для просмотра других используйте справку Word VBA).

Чтобы переместить слова вместо:

Selection.Move unit:=wdWord, Count:=2

 

Выбор легче работать (по сравнению с диапазонами), потому что он похож на робота, использующего Word, имитирующего пользователя-человека.Там, где точка вставки – произойдет какое-то действие. Но это означает, что вы должны позаботиться о том, где находится точка вставки! Это непросто после многих шагов в коде. В противном случае Word изменит текст в нежелательном месте.

 

В случае, если вам нужно какое-либо свойство или метод, недоступный в объекте Selection, вы всегда можете легко получить диапазон, связанный с выбором:

Установить oRange = Selection.Range

СОВЕТ: Использование Выделение часто проще, чем использование диапазонов, но также и медленнее (важно при работе с большими документами)

Пункты

Вы не можете напрямую использовать объект Paragraphs для изменения текста:

АктивДокумент.Paragraphs(1).Text = «Нет, это не сработает»

Выше работать не будет (на самом деле выдаст ошибку). Вам нужно сначала получить диапазон, связанный с конкретным абзацем:

ActiveDocument.Paragraphs(1).Range.Text = «Теперь работает :)»

Но вы можете напрямую изменить его стиль:

ActiveDocument.Paragraphs(1).Style = «Обычный»

или изменить форматирование на уровне абзаца:

АктивДокумент.Параграфы(1).LeftIndent = 10

или, может быть, вы хотите сохранить этот абзац на одной строке со следующим абзацем:

ActiveDocument.Paragraphs(1).KeepWithNext = True

Сделать абзац центрированным:

ActiveDocument.Paragraphs(1).Alignment = wdAlignParagraphCenter

ОЧЕНЬ полезно присвоить определенный абзац объектной переменной.Если мы назначим конкретный абзац переменной, нам не нужно беспокоиться, станет ли первый абзац вторым, потому что мы вставили один абзац перед ним:

dim oPara as Paragraph

Set oPara = Selection.Paragraphs(1) ‘здесь мы назначаем первый абзац текущего выбора переменной

Вот пример, когда мы вставляем абзац над первым абзацем, но мы все еще можем ссылаться на старый первый абзац, потому что он был присвоен переменной:

SubParagraphExample()

    Dim oPara As Paragraph

    Set oPara = ActiveDocument.Paragraphs(1)

    MsgBox oPara.Range.Text

    oPara.Range.InsertParagraphBefore ‘Insert Paragraph

    MsgBox oPara.Range.Text

End Sub

3 9

Объект абзаца очень часто используется в циклах:

Sub LoopThroughParagraphs()

 

    Dim oPara As Paragraph

    For Every oPara In ActiveDocument.Paragraphs

        ‘сделайте с ним что-нибудь.Мы просто отображим

‘Taps Tick, если его стиль «заголовок 4»

, если OPARA.Style = «заголовок 4», то

Msgbox Opara.range.text

конец, если

Следующая OPARA

Саб

Word VBA Учебное пособие Заключение

В этом руководстве рассматриваются основы Word VBA. Если вы новичок в VBA, вам также следует ознакомиться с нашим общим учебным пособием по VBA, чтобы узнать больше о переменных, циклах, окнах сообщений, настройках, условной логике и многом другом.

Примеры макросов Word

Программирование на языке VBA | Генератор кода работает на вас!

Часто задаваемые вопросы по Word VBA

Что такое макрос Word?

Макрос — это общий термин, который относится к набору программных инструкций, автоматизирующих задачи. Макросы Word автоматизируют задачи в Word с помощью языка программирования VBA.

Есть ли в слове VBA?

Да, в Microsoft Word есть редактор VBA. Доступ к нему можно получить, нажав клавиши ALT + F11 или выбрав «Разработчик» > «Visual Basic».

Как использовать VBA в Word?

1. Откройте редактор VBA (ALT + F11 или Developer > Visual Basic)
2. Выберите «Вставка» > «Модуль», чтобы создать модуль кода
3. Введите «Sub HelloWorld» и нажмите Enter
4. Между строками «Sub HelloWorld» и «End Sub», введите «MsgBox «Hello World!»
5. Вы создали макрос!
6. Теперь нажмите «F5», чтобы запустить макрос

Как преобразовать документ Word в электронную таблицу Excel

Обновлено: 30.04.2020, автор: Computer Hope

Если у вас есть информация в документе Microsoft Word, которую необходимо импортировать в электронную таблицу Microsoft Excel, Excel предоставляет функции для преобразования.Выберите версию Word и Excel, которую вы используете, и следуйте инструкциям, чтобы создать текстовую версию документа Word и импортировать ее в Excel.

Microsoft Office 365

  1. Откройте документ Word, содержащий информацию, которую вы хотите преобразовать в Excel.
  2. На ленте щелкните вкладку Файл и выберите параметр Сохранить как .
  3. Выберите место на компьютере, где вы хотите сохранить текстовый файл, введите имя файла и измените тип файла на Plain Text .В этом примере файл Word называется «CH Test File», а обычный текстовый файл называется «CH Test File Plain». После того, как вы выбрали место и назвали файл, нажмите Сохранить .

  1. Откроется всплывающее окно Преобразование файлов . Оставьте флажок Windows (по умолчанию) установленным и нажмите OK .
  2. Теперь вы можете закрыть документ и программу Word.
  3. Откройте Microsoft Excel и щелкните Новый > Пустая книга .
  4. На ленте щелкните вкладку Данные и выберите параметр Из текста/CSV .

  1. Найдите место на компьютере, где вы сохранили текстовый файл на шаге 3. Щелкните файл, а затем щелкните Импорт .
  2. Excel открывает пустое всплывающее окно с просьбой указать File Origin , Delimiter и Data Type обнаружение. Убедитесь, что информация по умолчанию верна, и нажмите Загрузить .Если какая-либо информация неверна, внесите необходимые изменения и нажмите Загрузить . Импортированная информация теперь имеет правильный формат в Excel.
  3. Сохраните файл Excel.

Microsoft Office 2016 и более ранние версии

  1. Откройте документ Word, содержащий информацию, которую вы хотите преобразовать в Excel.
  2. На ленте щелкните вкладку Файл и выберите параметр Сохранить как .
  3. Выберите место на компьютере, где вы хотите сохранить текстовый файл, введите имя файла и измените тип файла на Plain Text .После того, как вы выбрали место и назвали файл, нажмите Сохранить .
  4. Открывается всплывающее окно File Conversion . Оставьте флажок Windows (по умолчанию) установленным и нажмите OK .
  5. Теперь вы можете закрыть документ и программу Word.
  6. Откройте Microsoft Excel и щелкните Новый > Пустая книга .
  7. На ленте щелкните вкладку Данные и выберите параметр Из текста .
  8. Найдите место на компьютере, где вы сохранили текстовый файл на шаге 3.Щелкните имя файла, а затем щелкните Import .
  9. В мастере импорта текста на шаге 1 из 3 щелкните С разделителями , затем щелкните Далее .
  10. На шаге 2 из 3 установите флажок рядом с нужными разделителями (пробел, запятая, табуляция и т. д.), затем нажмите Далее .
  11. На шаге 3 из 3 проверьте правильность всей информации, внесите необходимые изменения, затем нажмите Готово .
  12. Если вы отметили Existing Worksheet , выберите ячейку, в которую вы хотите поместить данные.Нажмите OK . Импортированная информация теперь имеет правильный формат в Excel.
  13. Сохраните файл Excel.

Microsoft объявляет о возможностях и ценах Office 2021

Microsoft запускает Office 2021 5 октября, и сегодня компания, наконец, подробно описывает функции и цены. Office 2021 станет следующей автономной версией пакета Microsoft Office, предназначенной для предприятий и потребителей, которые хотят отказаться от версии Office по подписке.

Пакет

Office для дома и учебы 2021 будет стоить 149,99 долларов США и будет включать Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Microsoft Teams для ПК и Mac. Office Home and Business 2021 стоит 249,99 долларов США и будет включать в себя все, что есть в версии Home и Outlook для ПК и Mac, а также права на использование всех приложений Office в бизнес-целях.

Новый дизайн Office 2021. Изображение: Microsoft

Office 2021 будет включать функции совместной работы, имеющиеся в версиях Office для Microsoft 365, с совместным редактированием в реальном времени, поддержкой OneDrive и даже интеграцией Microsoft Teams.Office 2021 также будет включать в себя новый дизайн Office с обновленным ленточным интерфейсом, закругленными углами и нейтральной цветовой палитрой, которая соответствует изменениям пользовательского интерфейса в Windows 11.

Microsoft также добавляет некоторые функции Microsoft 365 в Office 2021, включая современные функции Excel, улучшения PowerPoint, улучшенный рукописный ввод в приложениях Office и поддержку перевода Outlook. Вот все новые функции Office 2021:

Excel:

  • Функция XLOOKUP — помогает находить объекты в таблице или ранжировать их по строкам на листе Excel.
  • Поддержка динамических массивов — новые функции в Excel, использующие динамические массивы.
  • Функция LET — функция Excel, позволяющая присваивать имена результатам вычислений.
  • Функция XMATCH
  • — ищет указанный элемент в массиве или диапазоне ячеек и возвращает относительное положение элемента.
  • Поддержка формата OpenDocument (ODF) 1.3
  • Обновлена ​​вкладка Draw
  • Повышение производительности

PowerPoint :

  • Запись слайд-шоу — эта новая функция PowerPoint включает в себя видеозапись выступающего, рукописную запись и запись с помощью лазерной указки.
  • Воспроизведите росчерк пера — если вы используете рукописный ввод в PowerPoint, теперь вы можете воспроизводить иллюстрации в том виде, в котором они были нарисованы.
  • Расположите элементы на слайдах для чтения с экрана — это позволяет переупорядочивать элементы, чтобы оптимизировать их для чтения с экрана.
  • Поддержка формата OpenDocument (ODF) 1.3
  • Обновлена ​​вкладка Draw
  • Повышение производительности

Внешний вид:

  • Переводчик и рукописный ввод. Теперь вы можете комментировать электронные письма, рисовать на холсте для сообщений или переводить электронные письма более чем на 70 языков.
  • Мгновенный поиск — теперь результаты поиска мгновенны, а их можно уточнять и фильтровать.

Post A Comment

Ваш адрес email не будет опубликован.