Принцип помидора тайм менеджмент: Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro

Содержание

Техника «Помидор» (Pomodoro): успеваем больше!

Прочитано: 6 510

Техника Pomodoro – самый простой способ фиксации рабочего времени, повышающий нашу продуктивность. Для него нужно минимум аксессуаров:

  • таймер – любой;
  • план дня.

Сегодня есть масса приложений, работающих по этой технике, но новичкам можно использовать самый обычный таймер на телефоне или кухонный инструмент контроля времени.

Что такое техника Pomodoro

Техника Pomodoro – один из элементов тайм-менеджмента для эффективного контроля времени. Суть метода – разбивка времени на небольшие удобные промежутки, в течение которых решается только одна рабочая задача. Один временной отрезок = одна «помидорка».

Почему «Помидор». Такое название системе контроля над временем дал Франческо Черилло, который искал действенный способ для повышения успеваемости в ВУЗе и нашел его при помощи кухонного таймера в виде помидора.

Классическая версия Помидорро предлагает использовать для работы 25 минут, потом делать 5 минут перерыва, а после четырех блоков отдыхать полчаса. Этот вариант считается эталонным, так как:

  • минимизирует вероятность отвлечься на что-либо постороннее;
  • сохраняет концентрацию на выбранной задаче;
  • увеличивает эффективность и производительность.

Но! Интенсивный ритм жизни и огромная занятость диктует свои правила, заставляя увеличивать время «помидорок» все больше и больше. И возникает вопрос: какая же эффективность должна быть?

Сколько длится правильный «помидор»?

На этот вопрос нет единого правильного ответа. Кто-то может сконцентрироваться и работать 40-50 минут безе перерыва, у другого же человека эффективность снижается через полчаса рабочего времени. Чтобы выяснить наиболее эффективный диапазон по технике Pomodoro, стоит:

  • провести несколько тестовых дней;
  • каждый день работать в разных режимах;
  • увеличивать «помидорку» каждого дня на 5 или 10 минут;
  • подобрать оптимальный для себя темп работы.

Фрилансеры, которые используют Pomodoro на постоянной основе, говорят, что лучшая по продуктивности схема 50-10 или 50-5-5. В первом случай 50 минут выделено на работу, 10 – на кофе или отдых; второй вариант более правильный с точки зрения здоровья: 50 –работу, 5 – спорт-пауза, 5 – другой отдых.

 

Как проводить паузы?

Переменки в технике Pomodoro достаточно маленькие, но их можно использовать очень эффективно. Чтобы потом было проще вернуться в рабочий режим, перерыв рекомендуется тратить на:

  • чашку чая/кофе;
  • на умывание прохладной водой;
  • на спорт-паузу;
  • недлинный телефонный звонок.

Что не стоит точно делать:

  • брать книгу – особенно любителям чтения;
  • проверять мессенджеры;
  • выходить в соцсети или на форумы.

То есть заниматься в течение 5-10 минут не стоит тем, что может легко забрать часы полезного времени.

Отвлечения на «помидорках»

Идеально равномерно работать не может никто. Поэтому неизменно случаются ситуации, когда текущая «помидорка» прервана. Что делать в этом случае? Решение определяет причина перерыва. Самые популярные помехи:

  • Звонок, сообщение, письмо на почте. Решение – выключить звук, перевернуть телефон, закрыть или отключить мессенджеры.
  • Неожиданная идея о работе, планах, отдыхе. Решение – записать идею в органайзер или на листочек и продолжить работу.
  • Дети, родственники, коллеги. Решение – остановить «помидорку», отвлечься, быстро разобраться с вопросом и вернуться к работе.

Техника Pomodoro не является строгим абслютом, который нельзя нарушать, но используя ее на постоянной основе можно заметить:

  • что дела решаются быстрее и эффективнее;
  • закрывается все больше пунктов плана;
  • получается сконцентрироваться даже на очень сложных задачах;
  • повышается качество работы.

Для работы с техникой Помидоро сегодня придумано много программных инструментов, которые позволяют планировать, анализировать, оптимизировать работу.

Что делать если….

Когда только начинаешь работать с «помидорками», неизбежно возникают вопросы. Попробуем разобрать типичные проблемы.

 

Что делать если таймер тикает, а дело закончилось?

Все зависит от дела. Можно или проверить тщательность его выполнение или, если окончание полное и контролировать нечего, перейти к другому делу.

Что делать если дела большие, более выделенного «помидорного» времени?

Разбить занятие на этапы и каждому этапу назначить свою «помидору». Или увеличить промежуток рабочего времени до нужного интервала – например, с 25 минут до 40 или 50.

Что делать если прервался?

Остановить таймер, решить вопрос и вернуться к выполнению плана стартом новой «помидорки».

Можно ли делить «помидоры» на четвертинки и половинки?

Нет, нельзя. Лучше уменьшить время работы или включить в одну «pomodoro» в него два дела.

 

Остальные вопросы жду в комментариях!

 

Техника Pomodoro — СКБ Контур

Разделить день на помидоры

Суть техники Pomodoro проста. Весь рабочий день делится на временные отрезки, которые условно называют помидорами. Один такой помидор равен 30 минутам, из них 25 минут отводится на работу, а 5 минут — на отдых. После каждых четырех помидоров нужно сделать большой перерыв на 30 минут. Таким образом, в стандартном восьмичасовом рабочем дне всего 14 помидоров.

Чтобы начать работать по методу Pomodoro, нужен блокнот, ручка и обычный будильник или таймер в телефоне либо на компьютере. Для компьютера есть специальные приложения для тайминга, которые можно использовать вместо будильника, настраивать под себя, например бесплатные Tomighty, PomodoroApp, Motivate Clock и др. Пробуйте разные способы тайминга, пока не найдете наиболее удобный для себя.

Счастливые бухгалтеры авралов не знают, потому что помидоры собирают: помидор — для отчета, и для счета помидор, и еще один — для учета.

Наверняка у вас уже есть список дел, которые вам предстоит выполнить в ближайшем будущем. Если пока нет, то начните с составления такого списка. Затем составьте список задач на сегодня, учитывая приоритеты. Установите таймер на 25 минут и начинайте работать над первой задачей из списка. Когда прозвенит звонок, поставьте крестик напротив соответствующей задачи. Теперь сделайте паузу на 5 минут. После звонка беритесь за следующий помидор. Продолжайте работать, помидор за помидором, пока не завершите работу над задачей, а затем вычеркните ее из списка дел.

Помните, помидор неделим. Его нельзя дробить на несколько частей. Если помидор начат, он должен обязательно «прозвенеть». До этого нельзя прерываться и отвлекаться: 25 минут вы занимаетесь только поставленной задачей.

  • Если вы завершили задачу, а время еще не вышло, вы можете, например, перепроверить данные в отчете, прочитать статью по теме, взять другую небольшую задачу.
  • Если задача была завершена в первые пять минут нового помидора, поскольку фактически вы выполнили ее во время предыдущего помидора, дополнительная проверка и внесение правок не требуется, это исключение из правил. Такой помидор просто не учитывается. Таймер можно прервать, чтобы начать новый цикл.
  • Если задача слишком простая и для ее решения требуется меньше 25 минут, объедините несколько таких задач в один помидор.
  • Если время кончилось, а вы еще работаете — это победа. Значит, вы смогли максимально сконцентрироваться на задаче. Но все же прервитесь — сделайте паузу, а затем продолжайте во время следующего помидора.

Почему помидоры

Технику Pomodoro придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980-х годах: «Каждый день я посещал университет, учился и возвращался домой с унылым ощущением, что я не знаю, что делал, на что потратил свое время».

Было сложно сконцентрироваться на учебных задачах. И тогда Франческо заключил пари с самим собой. Он спросил себя: «Ты можешь не отвлекаться хотя бы 10 минут?» На должность объективного секунданта был назначен кухонный таймер в форме помидора.

Выиграл ли Франческо пари? В своей книге он признается, что победил не сразу. Техника совершенствовалась постепенно, превращаясь в интересный инструмент с каждым новым помидором.

Не отвлекаться!

Во время каждого помидора важно максимально концентрироваться на текущей задаче. Многозадачность — это миф. Практически невозможно сосредоточиться на нескольких задачах одновременно и при этом хорошо выполнить каждую. Когда приходится постоянно переключаться, опять же тратится дополнительное время на включение в каждую задачу.

Емкость нашей оперативной памяти ограниченна. Чем чаще нас посещают посторонние мысли, тем меньше ресурсов остается на выполнение текущей задачи. Вы можете думать о предстоящей встрече, волноваться о том, что на решение вопроса осталось мало времени, — все это отвлечения. И каждое из них тормозит текущий процесс. Поэтому так важно отбросить все лишнее и сосредоточиться на решаемой задаче.

Куда уходит время

Казалось бы, 25 минут — это небольшой отрезок времени, в течение которого взрослый человек способен сконцентрироваться и не отвлекаться. Но не тут-то было. Те, кто только начинает использовать помидорную технику, отмечают по 10–15 отвлечений за 25 минут. Иногда кажется, что у взрослых весь день расписан, и они занимаются серьезными делами — никаких отвлечений. Однако это все уловки. Чтобы они стали нагляднее, давайте немного понаблюдаем за детьми.

Если вы когда-нибудь укладывали маленького ребенка, то знаете: чего только дети не придумают, лишь бы не ложиться спать. Им вдруг срочно требуется попить, поесть, обсудить цветочек на обоях или птичку за окном — подойдет любая причина. Как переключаются и отвлекаются от решения текущих задач ребята постарше, рассказывает Марианна Лукашенко в книге «Тайм-менеджмент для детей». Вот фрагмент анализа поглотителей детского времени: 15:15 — сел решать математику; 15:30 — позвонил Мишка, уточнил д/з по математике; 15:40 — решал примеры; 16:10 — сбегал в канцелярский за новой тетрадкой в клеточку; 16:30 — поболтал с Пашкой, которого встретил на углу; 17:00 — доделал математику.

Поведение взрослых не так уж сильно отличается от детского. Как только нужно сконцентрироваться на задаче, появляется потребность налить кофе, или сделать кому-нибудь кажущийся срочным звонок, или посмотреть что-то в интернете (на минутку!) и зависнуть там на час, забыв, зачем вообще заглянули. Или просто решить вдруг пересмотреть дневной план, поменять приоритеты задач. Бывает, что нас отвлекают внешние факторы: звонит телефон, подходит коллега с вопросами, приходит письмо с пометкой «срочно!». И к задаче, которую начали утром, мы возвращаемся в лучшем случае к обеду.

Я таймер включил, и вдруг телефон зазвонил. Стоп! Я вспомнил, что помидор неделим.

Как бороться с отвлечениями

Когда кто-то звонит вам «во время помидора», скажите, что перезвоните через 25 минут. Коллеге, который подошел с вопросом, можно также ответить, что сейчас вы не можете отвлечься. Можно перенаправить входящие звонки на автоответчик, а затем прослушивать сообщения. Почту можно настроить таким образом, чтобы не видеть уведомлений о входящих сообщениях, и отвести отдельную 25-минутку на работу с письмами.

Если 25-минутный отрезок времени еще не закончился, а вам пришлось отвлечься, поставьте апостроф (значок «’») в том месте, где вы ставите крестики, затем занесите новую активность в список задач — при необходимости с пометкой «срочно». А теперь вернитесь к тому, над чем работаете сейчас, и попытайтесь закончить, пока не зазвонит будильник.

Срочными задачами вы сможете заняться в течение следующего помидора вместо других дел. Можно поправить список дел и поставить вновь появившиеся задачи на место запланированных ранее. Действительно чрезвычайные ситуации, которые требуют сиюминутных решений, случаются не так часто. Обычно «срочные» дела могут подождать 30 минут, пару часов, а иногда и пару дней.

Попробуйте оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов — это задача максимальной важности, а 1 балл — задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Чирилло настаивал на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера. Если вы не можете ждать, отключите таймер, сделайте то, что вам нужно, и снова вернитесь к работе, запустив таймер сначала.

Если помидор был безвозвратно прерван кем-то или чем-то, он не засчитывается. Ставьте вместо крестика прочерк даже в том случае, если до окончания таймера осталось всего 5 минут, — ваш помидор «сгорел». В дальнейшем такой подход будет мотивировать вас не отвлекаться, а прочерки помогут оценить, при решении каких задач вы были наименее продуктивны.

Упражненье началось! Ноги вместе! Руки врозь! Раз, два, три, четыре! Ноги выше! Руки шире!

 

Отдыхать правильно

Перерывы между 25-минутками не менее важны для эффективной работы, чем максимальная концентрация на выполнении задач. Включайте таймер на 5 минут, чтобы вовремя вернуться к следующему помидору, и постарайтесь максимально отключиться от работы. Запретите себе заниматься тем, что требует значительных умственных усилий. Не пишите важных писем, не делайте серьезных телефонных звонков, не думайте о том, что вы делали во время последнего помидора или будете делать в течение следующего, и т.д. Такие задачи достойны того, чтобы выделить для них отдельный помидор в списке ваших дел.

За 5 минут можно сделать что-то полезное для здоровья, например, гимнастику для тела или разминку для глаз. Даже просто быстро поморгать или посмотреть вдаль — уже хорошо. Можно выпить чашку кофе, поговорить с коллегой на отвлеченные темы. Походить по комнате, подойти к окну и понаблюдать за тем, что происходит на улице. А можно взять настоящий помидор или яблоко, пойти помыть его и съесть. Если вы работаете дома, за 5 минут можно загрузить стиральную машину или развесить белье после предыдущей стирки.

После каждого четвертого помидора вас ждет 30-минутный перерыв. За это время можно привести в порядок стол, помыть посуду, просто расслабиться и подышать или сделать небольшую прогулку. Если помидоры или яблоки, которые вы ели во время пятиминуток, закончились, самое время прогуляться за ними до ближайшего магазина.

Чем больше вы отвлекаетесь от работы во время перерыва, тем эффективнее будете во время следующего помидора. Так, Глеб Архангельский оценивает отдых, во время которого человек сидит за компьютером, смотрит что-то веселое или читает что-то, не связанное с работой, всего в 1 балл. Перерыв, во время которого вы вышли на улицу, — уже в 4 балла, а если еще и гимнастику сделали на свежем воздухе — получайте 5 баллов.

Жонглируй задачами, жонглируй на удачу. И не страшно, если не сразу получится, каждый следующий помидор будет лучше.

Вести помидорный учет

В начале рабочего дня оцените, сколько у вас всего сегодня помидоров, затем распределите их между задачами. Уже через несколько дней использования техники Pomodoro вы будете понимать, сколько помидоров у вас есть на каждый день. К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 помидорным отрезкам. Составляя список задач на день, вы заранее оцениваете, на какие задачи выделить больше времени, то есть помидоров, на какие — меньше, а что стоит перенести на завтра.

Фиксируйте каждую задачу. А в конце дня подводите итоги. Вести письменный учет помидоров обязательно. В данном случае тупой карандаш лучше острой памяти. Освободите оперативную память для более эффективного решения текущих задач, не стоит держать список дел в голове. Возможно, со временем вы переведете помидорную отчетность в электронный вид и будете вести ее, например, в Excel, но начать лучше все же на бумаге, чтобы найти для себя удобный формат помидорного учета.

Можно разделять рабочие отрезки на несколько частей, оставляя 3–5 минут в начале отрезка для изучения сделанной до этого работы и 3–5 минут в конце для просмотра того, что вы делали сейчас. Этот анализ не требует выделения целого помидора. Оценивайте, сколько помидоров вам нужно для решения типовых задач. Перевести их в более распространенные единицы времени легко, просто умножьте количество отрезков на 25 минут.

Пример ведения помидорного учета

Алгоритм работы по технике Pomodoro

  1. Составьте список задач на день и запланируйте необходимое количество помидоров <5>.
  2. Если есть задачи с четкими временными рамками, просто укажите время <6>.
  3. Когда пройдет 25 минут и прозвенит звонок таймера, отметьте помидор × в квадратике; если помидор «сгорел», ставьте прочерк; если для завершения задачи вам не хватило запланированных помидоров, добавьте еще, но уже без квадратика <4>. Так вы сможете понять, насколько точно вы оценили объем задачи на этапе планирования.
  4. Когда задача решена, вычеркните ее <1>.
  5. Каждый раз, когда в течение 25 минут вы отвлекаетесь, ставьте апостроф «’» <2>. Если в этот момент вы вспоминали или вас просили о других задачах, записывайте их ниже по списку и продолжайте работать, последовательность выполнения этих задач вы определите позже <7>. Этот помидор должен «прозвенеть».
  6. В конце дня подведите итоги в четвертой колонке, посчитайте число помидоров, затраченных на каждую задачу, а также — число «сгоревших» помидоров <3>.

Иллюстрации Аси Молотковой.

зачем нужен «помидорковый» таймер? Применение техники в тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент

Приходилось ли вам хоть раз по окончании рабочего времени отмечать, что вы весь день трудились не покладая рук, а так и не успели справиться с поставленными на день задачами? Или к концу выходных понимать, что так и не закончили уборку, да и перегладить белье тоже не нашли времени? С такими проблемами сталкивается, пожалуй, каждый из нас. Все дело в том, что мы неправильно планируем свое время, считают специалисты в области тайм-менеджмента.

Для решения проблемы они предлагают воспользоваться методом, который был придуман еще задолго до того, как термин «тайм-менеджмент» стал широко распространен в бизнесе. Речь о таком распорядке дня, который называется Pomodoro.

Как появился метод Pomodoro?

Появлению такой методики, как Pomodoro, мы обязаны итальянцу Франческо Чирилло. В 80-х годах прошлого века, будучи студентом, он как-то задумался над тем, почему время экзамена наступает быстрее, чем он к нему подготовился, хотя молодой человек тратил на учебу, как ему казалось, все свое время и силы. Старательный и дотошный юноша предположил, что он много отвлекается во время выполнения заданий, и решил найти способ сконцентрироваться на поставленной цели хотя бы на какое-то время.

Для начала он определил отрезок в 10 минут. Время засекал с помощью обычного кухонного таймера, что имел форму томата – отсюда и пошло название ставшего в будущем распространенным по всему миру метода, по-русски просто «помидора». Правда, за внедрение его в сферу тайм-менеджмента на повседневной основе нужно сказать «спасибо» уже не итальянскому парню, а Штаффану Нетебергу. О нем известно немногое. Из общедоступных фактов – около двух десятков лет он занимается независимой разработкой программного обеспечения, является наставником по гибким методологиям разработки информационных систем.

Так вот, именно он благодаря математическому программному мышлению и создал книгу-методичку по использованию метода Pomodoro и назвал ее «Тайм-менеджмент по помидору». В ней он не только доступно объяснил этот принцип, но и разнообразил свой рассказ яркими иллюстрациями. В результате распространил «томатную» тему среди профессионалов и любителей тайм-менеджмента.

Особенности

«Помидорная» система проста, как все гениальное. Главное правило – разбивать свой день на небольшие отрезки, каждый из них и называется помидор. Оптимальное время, отведенное на «поедание» одного томата, составляет 25 минут. Итак, ставим таймер, у вас наверняка есть такой на кухне, возможно, не в виде томата, а какой-то другой, если же его нет, просто заведите будильник.

Ближайшие 25 минут вы должны сосредоточиться на решении поставленной задачи. Вас ничего не должно отвлекать – ни телефонные звонки, ни звук из радиоприемника, ни тем более телевизор. Кофе с бутербродом тоже придется отложить. И только после того, как сработает сигнал об окончании отведенного времени, вы имеете полное право на перерыв. Таким образом, вы как бы заключаете трудовой договор с самим собой. На каждый рабочий «помидорковый» день вы ставите себе определенную задачу и непременно ее исполняете.

Вряд ли вы позволите себе не выполнить обязанности по контракту, если речь идет о большом гонораре, так и в данном случае – сделка с собственной совестью работает в подавляющем большинстве случаев безотказно.

Зачем нужен?

Такой метод управления временем особенно востребован в современном мире, когда человек просто окутан соблазнами «отвлечься на секундочку». Сообщения в соцсетях, СМС, телефонные звонки, рекламная рассылка. А ведь «не думать о секундах свысока» нам уже давно рекомендовали классики отечественной эстрады. По сути, техника помидора позволяет следовать воспетому в песне правилу. Его можно использовать не только бизнесменам, но и школьникам, и студентам во время учебы, неслучайно же ее придумал именно слушатель университета. Кстати, по мнению автора итальянца Франческо Чирилло, его метод помогает в достижении следующих целей:

  • поддерживать решимость и достигать своих целей;
  • повысить качество учебного или рабочего процесса;
  • повысить эффективность труда или процесса получения знаний;
  • придать решимости в сложных ситуациях.

Однако не стоит забывать, что одними помидорами сыт не будешь. Этот метод для большей эффективности нужно использовать, наряду с грамотным планированием бизнеса или учебного процесса.

Но метод, родившийся в голове итальянского студента, безусловно, поможет вам в достижении своих целей.

Принцип применения техники

Прежде чем запустить таймер, составьте список задач, которые вы намереваетесь решить в данный конкретный рабочий день. Сделайте их описание. Для того чтобы метод работал, нужно четко понимать, чего именно вы хотите достичь Если определились, включаем таймер.

Длительность «помидора»

Вообще, считается, что оптимальное время «созревания помидора» – 25 минут. Именно столько указал в своем учебнике и выше упомянутый Штаффан Нетеберг. Однако в последнее время некоторые исследователи утверждают, что это время можно увеличить. Возможно, они и правы, но для начала, наверное, все-таки лучше воспользоваться проверенным годами и разными умами отрезком в 25 минут.

Паузы

Они не менее важны, чем те 25 минут, во время которых вы сосредоточены на работе. Итак, сделал дело – и 5 минут гуляй смело. Именно столько специалисты в области «томатного» тайм-менеджмента рекомендуют отдать на перерыв.

Отвлечения

Избавиться от них вовсе вряд ли получится. Ведь есть важные звонки, на которые мы обязаны отвлечься, существует вероятность неожиданного визита к вам в офис или домой, существуют и всем понятные неотложные естественные человеческие потребности. Автор метода Франческо Чирилло рекомендовал в таких случаях ставить таймер на паузу, а после завершения неотложных дел, вновь его заводить.

Некоторые современные его последователи считают, что степень необходимости отвлечься нужно оценивать по 10-балльной шкале. И если нечто срочное сами вы оцените в один балл, то, значит, оно не стоит того, чтобы «недоедать наш помидор» в один присест.

Если же срочность по 10-балльной шкале превышает 7, то таймер придется активировать.

Правила и советы

Если поставленная задача не слишком сложная, или вы не можете сразу сконцентрироваться на 25 минут, то разделите ваш «помидор» на «дольки». Начните с промежутков в 10-15 минут. Если же, наоборот, вы понимаете, что ваша задача никак не «уместится в рот» за 25 помидорных минут, увеличьте время его поедания.

В случае если вы справились с поставленной задачей раньше, чем прозвучал сигнал таймера, не вздумайте его отключать. Считайте, что это ваше бонусное время на отдых. Вы можете потратить его на планирование следующих задач, беседу с коллегами, почитать что-то, ответить на телефонный звонок. И только потом устроить «законный» 5-минутный перерыв.

Есть люди, которые не используют этот метод, так как боятся не успеть до «судьбоносного» звонка. Попробуйте побороть в себе эти детские страхи. Для начала поставьте приятный сигнал на звонок будильника. Кстати, сейчас есть масса компьютерных программ и приложений для телефонов, которые созданы специально для того, чтобы грамотно использовать метод «помидора». По мнению большинства специалистов, абсолютно неважно, какого помощника вы используете – старый кухонный таймер или новомодную разработку. Главное, помните, «недоеденный помидор» – все равно что потерянное время. А у нас его и так вечно не хватает. Кроме работы, учебы, в жизни еще так многое хочется успеть.

Потому еще раз вспомним русскую поговорку, которую автор книги про помидорный тайм-менеджмент Штаффан Нетеберг вполне мог использовать, как эпиграф – «Сделай дело – гуляй смело». У нас масса времени впереди. Главное – рационально его использовать.

Помидорная техника в тайм-менеджменте

В англоязычном интернете при обсуждении вопросов управления временем часто упоминается «Помидорная техника». Меня это заинтересовало, и я решил разобраться с нею более подробно.

Оказалось, что так называемая помидорная техника (The Pomodoro Technique; иногда на русском можно встретить ее название без прямого перевода, например, как “система Помодоро”) была предложена в конце 1980-х годов итальянцем Франческо Чирилло (Francesco Cirillo) в качестве одного из методов тайм-менеджмента. Его официальный сайт – pomodorotechnique.com (на английском). Ниже приводится перевод основных принципов техники, что будет достаточно для практического использования.

кухонный таймер для помидорной техники

кухонный таймер

Этот способ управления временем был разработан Франческо, когда он был еще студентом и, пытаясь повысить свою успеваемость, использовал различные методики для управления временем. В итоге родился подход, получивший широкую известность во всем мире.

В названии техники используется помидор, потому что автор применял кухонный таймер в виде помидора (как на картинке) для измерения времени.

В основе методики лежит принцип работы без прерываний по 25 минут. Через 25 минут работы необходимо прерваться на 5 минут. Интервал в 25 минут называется помидором.

Не знаю, почему выбраны именно такие временные интервалы, однако, похоже, для многих людей это эффективно. Возможно, вы для себя определите другую длительность интервалов.

Основная идея

Для того чтобы начать пользоваться этим методом нужны: список дел, таймер с сигналом, бумага и ручка.

Основная идея такова:

  1. Подготавливаем как можно более четкий перечень дел на сегодня.
  2. Устанавливаем таймер на 25 минут.
  3. Работаем над задачей без отвлечений, пока не зазвонит таймер. После этого делаем отметку о выполнении работы.
  4. Делаем  5-минутный перерыв.
  5. Примерно каждые 2 часа делаем более продолжительный перерыв в 15-20 минут.

Таким образом, у вас должен быть общий список дел, из которого вы выбираете самые приоритетные задачи на сегодня.

Вы работаете над наиболее приоритетными делами, всегда видите текущее состояние дел и понимаете, сколько времени на них уходит.

Дополнительные правила

  1. «Помидоры» нельзя делить на части.
  2. Задачи, продолжительностью менее 1 «помидора», нужно группировать по несколько в один «помидор».
  3. Если задание занимает больше 5-7 «помидоров», ее нужно делить на несколько задач.
  4. «Помидор» нельзя прерывать.
  5. Если все-таки нужно прерваться, то прерывайтесь, и начинайте «помидор» заново.

Как это работает (детальное описание)

– составляется общий список активных задач;

Активные задачи

Наименование задачи

– из общего списка задач выбираются наиболее приоритетные, которые вписываются в список задач на день;

Задачи на 27.05.2011 г.

1.Написать статью про помидорную технику (max 6 пом.)
2.Искать дизайнера для сайта (max 1 пом.)

– ставим таймер на 25 минут, и работаем над первой задачей не отвлекаясь;

– после звонка таймера, ставим «Х» напротив задачи, над которой работали;

– отдыхаем 5 минут, устанавливаем таймер на 25 минут, и работаем дальше;

– когда задача завершена, вычеркиваем ее;

1.Написать статью про помидорную технику (max 6 пом.)ХХХХХ
2.Искать дизайнера для сайта (max 1 пом.)

– каждые 4 «помидора» делаем более длительный перерыв (20-30 минут).

Вот собственно и все. Попробуйте, может эта техника создана именно для вас.

Программные средства

Конечно, обладая такой популярность методика обрела множество средств автоматизации. Попробуйте запросить в поисковой системе фразу “pomodoro timer online” и вы увидите готовые таймеры, работающие в режиме онлайн, например, http://www.tomato-timer.com/

Тайм менеджмент по помидору: основные этапы и недостатки

 принцип pomidoro в тайм менеджментеПриветствую дорогих читателей! Предстоящая публикация окажется весьма полезной чрезвычайно занятым деловым людям. Правильно распределять рабочее время, планировать ежедневный график поможет тайм менеджмент по помидору, рассматриваемый настоящей статьей.

Научитесь своевременно выполнять собственные обязанности, игнорировать несущественные детали. Использование данного метода планирования времени способствует значительному повышению продуктивности рабочего процесса.

Составление ежедневных списков необходимых дел, требующих немедленного исполнения, бессильно дать ожидаемый результат? Заставляет нервничать проблема рассеянного внимания? Внимательно изучите предлагаемую методику управления временем.

Суть метода

Подробно рассматривает Штаффан Нетеберг, представляющий читателям собственное психологическое исследование, оформленное отдельной книгой. Смешное название навеяно внешним видом кухонного таймера.

Придуман метод помидора итальянским студентом Франческо Черилло. Система помогает избежать рассеянного внимания, сосредотачиваясь на выполнении определенной задачи.

Суть помидорной методики планирования времени характеризуется шестью шагами:

Четкая формулировка задачи, охватывающей ближайшие полчаса, является первым, главным этапом рассматриваемой системы;

  •  Установка таймера точно на 25 минут, начало выполнения задания. Выбранный промежуток времени позиционируется психологами оптимальным, сопровождающимся наивысшей мозговой активностью. Через 25 минут, посвященных выполнению конкретной задачи, наблюдается некоторая усталость. Несовершенный человеческий мозг может допускать определенные сбои, сопровождающиеся ошибками, промахами;
  •  Остановка работы, соответствующая сигналу таймера;
  •  Следующим шагом считается обязательный пятиминутный перерыв, позволяющий расслабиться, отдохнуть, полностью отвлечься, оставив мысли о выполняемом задании. Рекомендую сделать несколько специальных восстанавливающих упражнений, способствующих возвращению работоспособности. Подобная зарядка принесет несомненную пользу утомленному организму;
  •  Продолжение работы сопровождается очередной установкой таймера. Один «помидор» характеризуется 25-минутным промежутком времени, уделяемым строго поставленной задаче, игнорируя посторонние действия. Выполнение задания приостанавливает процесс, возвращая к постановке новой цели;
  •  Каждые 4-5 помидоров предусматривают длительный перерыв. Получасовой отдых способствует полной перезагрузке мозговой деятельности, восстановлению утраченной работоспособности.

Рекомендую предварительно подготовить подручные средства наподобие канцелярских принадлежностей, безотказного таймера. Почитателям прогрессивных технологий советую применять специальную компьютерную программу, использующую принцип помидора.

 

Особенности метода

Тайм менеджментом установлено несколько специфических правил управления временем по помидору:

  • Различная продуктивность, способность концентрироваться отдельных личностей предполагает возможность изменения временных рамок. Чрезвычайно работоспособные специалисты могут увеличить размер помидора, устанавливая сигнал таймера на 45 минут. Единственным условием является полнейшая концентрация, посвященная сугубо поставленной задаче, игнорируя посторонние телефонные звонки, проверку входящих почтовых сообщений и прочие подобные мелочи. Неспособность полностью восстановить мозговую активность позволяет продлить пятиминутный перерыв, активно отдыхая 10-15 минут;
  • Существует возможность объединять несколько несложных заданий одним помидором, группируя простейшие действия единым массивом;
  • Задачи повышенной сложности, требующие значительных временных затрат, позволительно разбивать, ограничиваясь частичными элементами, вписывающимися в пять 25-минуток;
  • Категорически запрещено разделять начавшийся помидор. Отвлекаясь посторонними действиями, придется заново начинать процесс, устанавливая таймер на положенные 25 минут. Допустимым временем вынужденного прерывания выполнения задания считается промежуток, ограниченный 60 с. Более продолжительная пауза способна рассеять внимание, отвлечь. Подобные случаи предполагают перезапуск таймера, новое начало помидора.

Основные этапы метода помидора

Эффективное планирование рабочего времени рассматриваемой системой предусматривает следующие этапы:

  1.  Предварительное планирование. Метод помидоров предполагает составление обширного списка текущих дел, являющегося основанием для постановки ежедневных задач. Начинать рабочий день основатель системы рекомендует предварительным изучением детального плана выполнения заданий;
  2.  Регулярное отслеживание. Рабочий день необходимо посвятить сбору подробной информации, касающейся помидоров. Определите точное время выполнения определенной задачи, отмечая недостаток или излишек положенных минут;
  3.  Записывание. Предлагаемый метод требует подробного письменного фиксирования процесса. Обладателям идеальной памяти советую игнорировать природные способности, доверившись надежным бумажным записям. Рекомендую обзавестись красочным маркером. Особо значимые, важные задания следует выделять ярким цветом;
  4.  Обработка, визуализация. Окончание рабочего дня необходимо посвятить обработке полученной информации, тщательному анализу, выводам, позволяющим значительно повысить трудовую эффективность.

Возникли сложности с пониманием тонкостей помидорного метода управления временем? Советую подробнейшим образом изучить вышеупомянутую книгу Штаффана Нетеберга.

Предупреждаю, поверхностного прочтения будет недостаточно. Запасайтесь терпением, внимательно исследуя предлагаемую известным психологом информацию. Бесполезно доверяться собственной памяти, делайте необходимые заметки, записывая полезные сведения.

Достоинства метода

Перед началом применения рекомендую рассмотреть преимущества помидорного способа планирования:

  • Cпециалисты отмечают многократное повышение уровня самодисциплины;
  • Значительное увеличение личной рабочей эффективности;
  • Развитие структурированного мышления, собранного поведения, повышающего продуктивность;
  • Способствует правильной концентрации, учит игнорировать отвлекающие детали;
  • Позволяет верно распределять, анализировать рабочее время, занимаемое выполнением определенной задачи;
  • Привлекательной является доступность применения метода помидоров, отсутствие сложности изучения, способствующее экономии времени;
  • Сотрудники, использующие систему Франческо Черилло, получают возможность избежать преждевременного переутомления, избавляются от синдрома выгорания, сопровождающего рабочий процесс;
  • Прокрастинация, выражающаяся постоянным переносом сроков исполнения текущих дел на неопределенное время, считается совершенно чуждым явлением специалистам, применяющим методику помидоров.

Недостатки

pomidory
Следует упомянуть ложку дегтя, портящую положительное впечатление, вызываемое рассматриваемой системой. Творческие личности, трудовая деятельность которых напрямую зависит от вдохновения, оказываются бессильными определять временные рамки поставленных задач. Капризы переменчивой музы невозможно предугадать. Однако, существует возможность искусственно призвать вдохновение, заставив себя творить усилием воли.

Программистам, выполняющим постоянно изменяющийся объем задач, бесполезно помидорное управление временем. Невозможно запланировать непредвиденные задания согласно требованиям первого шага системы Черилло.

Заключение

Управляйте жизненными ситуациями, начиная рабочим процессом, заканчивая личным пространством. Переменчивая Госпожа Удача покоряется целеустремленным, настойчивым людям.

Будьте здоровы, собранны, успешны! Ожидайте следующих публикаций. До свидания, дорогие друзья.

Поделиться в социальных сетях

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

  1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
  2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
  3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
  4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
  5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Как тайм-менеджмент помогает управлять временем

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

 

Что такое тайм-менеджмент

мужчина нажимает на электронные часы

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.


Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

 

Техники и методы тайм-менеджмента

мужчина опаздывает


1. «Матрица Эйзенхауэра»


Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.


2. Метод «Помидора»


Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина


Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

Пирамида Франклина


4. «АБВГД»


Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»


Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.


6. Метод «Съешь лягушку»


«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.


7. «Найденное время»


Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».


8. Метод «швейцарского сыра»


Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.


9. Закон Парето


Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.


10. «Формула 10-3-2-1-0»


Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

 

Правила тайм-менеджмента

девушка правильно планирует время


1. Составляйте списки дел


Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях.

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.


2. Ставьте чёткие цели


Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».


3. Выполняйте цели поэтапно


Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).


4. Меньше отвлекайтесь


Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация. Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com. Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket. Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.


5. Организуйте рутинные дела


Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.


6. Делегируйте


Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма.

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.


7. Научитесь говорить «нет»


Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники


Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.


9. Следуйте «биоритмам»


Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями, которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.


10. Хвалите себя


Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.


Читайте: Стресс-менеджмент: 4 методики, которые помогут успокоиться


Как управлять своим временем в 25-минутных блоках

8

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Если вы похожи на большинство людей, управление временем может стать проблемой.

Скорее всего, вас засыпают рабочими задачами, личными проектами, длинными списками дел и постоянными письмами, переполняющими ваш почтовый ящик.

Итак, как сделать все это наиболее эффективным образом?

Одно из возможных решений — использовать популярную систему блокировки времени, называемую техникой Pomodoro.

В этой статье я расскажу о том, как 25-минутная техника Помидора может помочь вам сфокусироваться на важных задачах, избегая отвлекающих факторов, характерных для современного опыта работы.

Давайте перейдем к делу…

( Примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь — это читать и узнавать что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей с этого веб-сайта .)

Почему важно эффективное управление временем?

Несколько лет назад я открыл простую истину, называемую законом Паркинсона. В нем указано:

Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения. (Нажмите, чтобы повторить твит!)

Короче говоря, это правило означает, что чем больше времени вы «даете» проекту, тем больше времени у вас уходит на его выполнение. .У вас есть крайний срок через неделю? Скорее всего, для этого вам понадобится полная неделя .

Лучший способ бороться с законом Паркинсона — это установить для себя строгие сроки и в буквальном смысле иметь тикающие часы в фоновом режиме, когда вы работаете над каждой задачей. Это не только поможет вам стать более продуктивным, но и «получит больше времени», которое можно потратить на веселые дела в жизни.

Подумайте об этом так:

В средней человеческой жизни всего 675 450 часов. Каждый потраченный впустую час — это час, который вам не вернуть. Если вы усердно работаете каждый день, но не получаете ощутимых результатов, вы зря тратите свою жизнь — по часу за раз.

Решение простое:

Прекратить произвольно работать над проектами . Вместо этого создайте план для важных задач и работайте над каждой с полностью сфокусированным мышлением. И лучший инструмент для этого — Техника Помидора.

Что такое Техника Помидора?

Проще говоря: Техника Помидора — это техника управления временем, при которой вы разбиваете все свои задачи на 25-минутные целевые блоки времени .

Между каждым временным блоком делается пятиминутный перерыв. А после выполнения четырех Помидоров вы делаете более длительный перерыв — обычно от 15 до 30 минут.

В конце 1980-х годов Франческо Чирилло впервые придумал Систему Помидора (дополнительную информацию можно найти на его сайте). Чирилло придумал это название (итальянское слово, означающее «помидор»), потому что он использовал помидор. -образный таймер яйца при управлении своим временем.

Теоретически эта стратегия работает, потому что вы полностью сосредотачиваетесь на одной задаче (например, письме) без смещения фокуса или одновременного выполнения нескольких задач.Когда часы тикают, вы игнорируете желание проверить электронную почту, зайти на Facebook, ответить на текстовые сообщения или заняться другими отвлекающими действиями. Вы находитесь в зоне и полностью сосредоточены.

Должен признаться, я был немного скептически настроен, когда впервые услышал о Технике Помидора. Раньше я работал над задачами, когда мне хотелось. Иногда это означало два часа непрерывной работы, а иногда — несколько минут во время просмотра телевизора.

Однако, после использования этой техники более трех лет, я могу честно сказать, что она «изменила правила игры», когда дело доходит до повышения моей личной продуктивности. Неважно, какую задачу я выполняю — пишу, отвечаю на электронную почту, в социальных сетях или в маркетинге — тикающие часы в фоновом режиме позволяют мне сосредоточиться на текущей задаче.

Если вы решите внедрить эту систему, вы сможете:

  • Избавиться от привычки многозадачности.
  • Будьте более сосредоточены на своей работе (или другой деятельности, требующей значительных усилий).
  • Делайте больше дел, потому что у вас появится чувство срочности.
  • Избегайте перфекционизма, чрезмерно «дорабатывая» проект.
  • Повысьте уровень силы воли и концентрации.
  • Снижайте уровень стресса, потому что вы делаете одно дело за раз.

Это просто вкус того, какой могла бы быть ваша жизнь с использованием техники Помидора. Так что давайте поговорим о развитии этой привычки блокировать время.

5 шагов для использования техники Pomodoro

Вот обзор 5-шагового процесса для реализации техники Pomodoro :

  1. Выберите задачу и общее время для работы над ней.
  2. Установите таймер на 25 минут (с помощью таймера для яиц или с помощью приложения).
  3. Работа над задачей 25 минут. Избегайте всех отвлекающих факторов и побуждений выполнять несколько задач одновременно.
  4. Сделайте 5-минутный перерыв для возобновления энергии, начните еще один Помидор.
  5. Сделайте перерыв на 20-30 минут после выполнения четырех Помидоров.

Просто, но очень эффективно. Используя эту технику, вы увидите резкое улучшение своей продуктивности и способности добиваться результатов.

Необязательно: Мои 4 правила техники Помидора

Как и в любой другой системе, есть правила, которым нужно следовать, и правила, которые следует игнорировать.Вот почему я рекомендую дополнительный вариант вышеупомянутой системы. Вот четыре совета, которые могут максимизировать ваши результаты:

Правило № 1: Перерывы НЕ обязательны

Когда прозвенит зуммер, прекратите работу, встаньте и сделайте перерыв. Вам нужно это время, чтобы ваш разум расслабился и набрался энергии для следующей задачи. Используйте его, чтобы: выполнять простые упражнения, перекусить, сходить в туалет, размяться или заварить чай. На самом деле не имеет значения, что вы делаете, пока вы делаете перерыв.

Правило № 2: Продолжительность времени = Задача

То, что я собираюсь предложить, нарушает основное правило Техники Помидора… поэтому используйте его по своему усмотрению:

Мое предложение — работать с несколькими 25-минутного блока .

Фактическое количество времени, которое я провел полностью сосредоточенным на задаче, зависит от ее уровня сложности.

Простые задания (т.е. низкий уровень концентрации) можно выполнить за 50-минутные (2 Помидора) или 1 час и 15-минутные (3 Помидора) блоки времени.

Более сложные задачи (т. Е. Высокий уровень концентрации) можно выполнить, используя стандартный 25-минутный блок времени.

На самом деле количество Помидоров, которое вы делаете, должно зависеть от того, как долго вы можете сосредоточиться на задаче, не отвлекаясь.

ПРИМЕР:

Письмо — непростая задача для меня, потому что это требует высокого уровня концентрации. Поэтому, когда я пишу, я делаю это за 25 или 50 минут (от 1 до 2 помидоров).

С другой стороны, ответить на электронную почту и переписку в социальных сетях очень просто.Поэтому я часто устанавливаю свои часы на 3 Помидора (1 час 15 минут) и получаю много корреспонденции за короткий промежуток времени.

Правило № 3: Частично Помидоры Сделайте Считайте

Опять же, я собираюсь порекомендовать стратегию, которая не соответствует правилам Техники Помидора. Франческо Чирилло непреклонен в том, что наполовину завершенные Помидоры не считаются . Допустим, вы прервали выполнение задачи на 10 минут, а это значит, что вы не получаете за нее «кредит» и вам придется начинать все сначала.

Я полностью не согласен с этим утверждением.

На мой взгляд, 10 минут работы — это еще работа. Если вас прервали, все, что вам нужно сделать, это записать свое время, а затем добавить его к следующему Помидору. После того, как вы завершите этот Помидор, вы получите награду за выполнение двух Помидоров.

Вот как это работает:

  • Вы пишете 15 минут и получаете важный звонок.
  • Вы быстро записываете «15 минут» в свой список дел и разговариваете с этим человеком.
  • Вы заканчиваете разговор и принимаете участие в работе.
  • Вы запускаете новый Помидор, добавляя время из незавершенного задания.
  • В этом случае это будет 35 минут [25 минут (1 st Pomodoro) — 15 минут + 25 минут (2 nd Pomodoro) = 35 минут].

Я допускаю, что этот процесс, вероятно, разозлит многих «жестких фанатиков Pomodoro», но я считаю важным развить мышление, что вы можете выполнять качественную работу за небольшие промежутки времени (например, за 5-10 минут). ).

Если вы отдадите себе должное за приложенное усилие — даже в незначительный промежуток времени, — вы с большей вероятностью будете максимально использовать те небольшие отрезки времени, которые у вас есть в течение дня.

Правило № 4: Пакетный Связанные Помидоры

Задачи, которые занимают менее 25 минут, должны быть сгруппированы вместе, а не выполняться отдельно.

Например, у меня есть задача под названием «общение в социальных сетях», которая включает общение с людьми по электронной почте, Twitter, Pinterest, Google+ и Facebook.Каждый сайт может занять всего пять минут моего времени, поэтому я разработал систему, в которой я запускаю несколько помидоров подряд и просматриваю их всех сразу.

Pomodoro Technique Приложения и инструменты

Самое замечательное в методе Pomodoro заключается в том, что для начала вам не понадобится какой-то необычный инструмент или руководство. На самом деле, единственное «требование» — использовать приложение или простой таймер для яиц. Итак, давайте рассмотрим преимущества обоих.

Почему таймер для яиц?

Есть две причины, по которым таймер для яиц хорошо работает для Pomodoro.Во-первых, физический акт заводки таймера дает вам мысленное обязательство начать работу над задачей. Во-вторых, звук таймера «тик-тик-тик» создает ощущение срочности и заставляет вас оставаться приверженным задаче.

Почему приложение?

Таймеры для яиц могут показаться немного «старой школой» для некоторых, поэтому альтернативным решением является использование приложений, разработанных для вашего компьютера и / или мобильного телефона. Есть много хороших — у некоторых даже есть тот слышимый тикающий звук, который отлично подходит для Помидоров.Вот несколько из моих любимых:

Если вы хотите узнать больше, прочитайте наш обзор последних и лучших приложений для помидоров, которые помогут вам повысить вашу продуктивность!

Я рекомендую вам протестировать и поэкспериментировать с несколькими разными приложениями Pomodoro, прежде чем остановиться на одном. Мне потребовалось несколько месяцев, прежде чем я остановился на простом приложении с тикающими часами, которым пользуюсь каждый день.

Блокировка времени начала с помощью метода Pomodoro — сегодня!

Ваша жизнь идет своим чередом — час за часом.

Вы бы предпочли:

(A) Проведите время, возясь от проекта к проекту?

ИЛИ…

(B) Тратьте свое время полностью на выполнение каждой задачи, чтобы добиться максимальных результатов?

Надеюсь, вы выбрали вариант B.

С Техникой Помидора вы можете быстро «попасть в зону» и максимально эффективно выполнять свою работу . Хотя вы можете подумать, что это слишком регламентированный метод, многие предприниматели считают этот метод секретом достижения баланса между работой и личной жизнью.Когда часы тикают, вы усердно работаете, а когда они останавливаются, вы можете заниматься веселыми делами и наслаждаться жизнью.

Теперь, если вы хотите открыть для себя дополнительные ресурсы, связанные с управлением временем и производительностью, я рекомендую ознакомиться с другими статьями, которые мы опубликовали на этом сайте:

Наконец, если вам нужен еще один положительный способ улучшить свою жизнь, а затем каждый день читайте и узнавайте что-то новое. Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

.

13 методов управления временем безумно продуктивных людей

Применение хороших методов тайм-менеджмента в своей жизни — это не просто втиснуть в свой день как можно больше задач.

Речь идет об упрощении вашей работы, ускорении и улучшении работы. Так у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом.

Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

У всех нас 24 часа в сутки. Это , как мы используем те часы , которые определяют нашу работу.

Вы не можете хранить время, одалживать его или сохранять для дальнейшего использования. Вы можете только решить, как лучше потратить их на деятельность более высокой, а не низкой ценности.

Управление временем — это игра из вариантов выбора : проекты, которые нужно реализовать, задачи, которые необходимо выполнить, процедуры, которым нужно следовать.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Ниже вы найдете список моих любимых техник тайм-менеджмента.

Хотите сосредоточиться на важных вещах, сделать больше и повысить производительность?

Применяйте этот набор принципов, правил и навыков, поскольку они изменят ваше отношение к времени.

1. Следите за своим временем

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно неверны.

Учет рабочего времени — это метод управления временем, используемый для учета рабочего времени. Это помогает измерить рабочее время и дает информацию о том, сколько времени мы тратим на каждую конкретную задачу.

Как отследить свое время?

Чтобы сделать это вручную, используйте электронную таблицу. Каждые 30 минут записывайте, над чем вы работали.

Или вы можете использовать приложение для учета рабочего времени. Приложения для учета рабочего времени могут помочь вам предоставить реальные данные о вашей производительности.

RescueTime — бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером. В конце недели вы получите отчет о том, как вы проводите время. Вы также можете проверить другие показатели, например время, затраченное на каждую конкретную задачу.

Через пару недель вы начнете замечать паттернов и знать, где и как уходит ваше время.

Зная, как вы расходуете свое время, вы можете разработать план атаковать ваши утечки и избавиться от них.

Учет времени — это мощный метод управления временем. Имея реальные данные о своей работе, вы получите представление о том, как вы можете повысить свою производительность.

2. Блокировка времени

Иногда кажется, что ваше расписание контролирует вас.Так много дел и так мало времени.

Составить список дел и отчаянно пытаться их закончить — недостаточно. Это не придает вашему распорядку дня или распорядку дня.

Вам необходимо внести важный элемент: время .

Для этого начните связывать задачи со временем. Определите, когда задача будет выполнена и сколько времени это займет.

Если это звучит просто, это потому, что это так.

Блокировка времени — это метод, в котором вы объединяете управление задачами и календарь .Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи, на которых нужно сосредоточиться.

Каждая задача умещается в свой временной блок. Никаких перерывов.

С блокировкой времени ваше расписание полностью заполнено. Рабочие задания, общественные мероприятия и отдых. Все распланировано и расставлено по приоритетам.

Самое замечательное в этой технике тайм-менеджмента то, что она заставляет вас понять, как тратить свое время.

Это эффективнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.

3. Съешьте эту лягушку

Из «Съешь эту лягушку» Брайана Трейси:

Нельзя съесть всех головастиков и лягушек в пруду. Но вы можете съесть самую большую и некрасивую, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время ».

Каждый день определяйте свою самую важную задачу . Это твоя лягушка. Это задача, которая оказывает наибольшее влияние на вашу работу.

Начните свой день с этой лягушки.Дисциплинируйте себя, чтобы приступить к своей самой важной задаче и работать без перерывов.

Почему это работает?

Потому что этот простой метод тайм-менеджмента приносит выигрыш в начале дня. И это дает импульс и ощущение достижения . Вот как вы добиваетесь больших целей: небольшие постоянные усилия, каждый день.

Помните:

Не поддавайтесь искушению решать в первую очередь самые простые задачи. Всегда начинайте свой день с лягушки.

Но что происходит, когда у вас много лягушек?

У Марка Твена есть ответ:

«Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Итак:

Съешьте лягушку Первым делом утром.

А когда у вас больше одной лягушки, сначала съешьте самую большую .

4.Техника Помидора

Мозг может сосредоточиться только на одной вещи за раз. Переключение между задачами приводит к значительным потерям для вашей работы и производительности.

Техника Помидора — это простая система управления временем, которая заставляет вас выполнять однозадачных .

Это один из простейших, но наиболее эффективных методов управления временем.

Отключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут. В течение этого времени вы можете работать только над одной задачей.

25 минут звучит не так много. Но это 25 минут полностью непрерывной глубокой работы .

С этого момента делайте это каждый день, чтобы выработать привычку работать с Pomodoro Productivity.

Как техника Помидора экономит время?

Все просто. Идея заключается в том, чтобы создать ощущение срочности.

Вместо того чтобы чувствовать, что у вас есть целый день для выполнения ваших задач, вы знаете, что у вас есть только 25 минут, чтобы добиться максимального прогресса.

Кроме того, заставляет делать перерывы. Это важно, чтобы вы не теряли свежести в течение рабочего дня. Невозможно часами сидеть за компьютером, не чувствуя усталости.

5. Матрица Эйзенхауэра

Знание того, как расставить приоритеты в работе, является важным методом управления временем. Когда все в приоритете, ничего нет.

Не все задачи одинаковы. Матрица Эйзенхауэра (также известная как Срочно, Важная матрица) поможет вам обнаружить ваши самые важные задачи.

Задачи можно разделить на 4 квадранта:

  1. Срочно и важно
  2. Несрочные и важные
  3. Срочно и неважно
  4. Не срочно и неважно

Вот как им пользоваться:

  1. Запишите все свои задачи. Не беспокойтесь о заказе (пока)
  2. Теперь определите, что срочно и важно. Отметьте срочные задачи буквой «U», а важные — буквой «I».Задачи могут иметь одну, обе или ни одной
  3. Вставьте каждую задачу в квадрант и выполните соответствующее действие. Работайте сразу над задачами Q1; планировать задачи Q2; в третьем квартале — делегат; удалить задачи Q4.

Чтобы быть более продуктивным, тратит больше времени на деятельность во втором квартале . Это задачи, которые важны для вас и вашей работы, но не являются срочными.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.”

Используйте Матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам оценить ваши задачи.

6. Работайте вокруг своего энергетического уровня

Уровни энергии влияют на производительность. Таким образом, вы должны планировать критически важные работы на периоды максимальной производительности.

Найдите наиболее продуктивные часы и запланируйте Deep Work на эти периоды.

Когда у вас мало энергии, работайте над малоценными и низкоэнергетическими задачами (известными как «мелкая работа » ).

Например:

Если утром вы наиболее продуктивны, делайте в это время самую важную работу.

После обеда ваш уровень энергии может резко упасть. Это прекрасное время, чтобы очистить свой рабочий стол, проверить электронную почту или обновить таблицы.

Чтобы определить, когда у вас больше всего энергии, оценивайте вашу энергию от 1 до 10 каждые 30 минут в таблице в течение нескольких недель. Со временем вы сможете определять закономерности.

Уровни энергии также меняются в зависимости от дня недели.Вторник кажется самым продуктивным днем ​​для большинства людей. Найдите свои шаблоны.

Вот как вы можете организовать свою неделю в соответствии со своим уровнем энергии:

  • Понедельник: Энергия на выходных нарастает. Планируйте задачи с низким уровнем спроса, такие как постановка целей, организация и планирование
  • Вторник, среда: Пик энергии. Беритесь за самые сложные задачи. Вы можете писать, проводить мозговой штурм, планировать свое время
  • Четверг: Энергия начинает спадать.Планируйте встречи, особенно когда вам нужен консенсус.
  • Пятница: Самый низкий уровень энергии. Занимайтесь открытой работой, долгосрочным планированием и построением отношений.

7. Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы снижают вашу продуктивность и концентрацию.

Перефокусировка после прерывания (исследования) занимает около 23 минут.

В «The ONE Thing» Гэри Келлер проиллюстрировал, что происходит, когда вас прерывают:

Вот правда:

Полчаса Полный фокус продуктивнее, чем 2 часа переключения между задачами.Избавьтесь от отвлекающих факторов в своей работе, чтобы избежать затрат на переключение задач.

Чтобы убрать отвлекающие факторы:

  • Отключить все уведомления на телефоне и компьютере
  • Не оставляйте телефон на рабочем месте
  • Используйте наушники с шумоподавлением. Коллеги с меньшей вероятностью будут вас перебивать, если вы выглядите подключенным к сети и выполняете задание
  • Сохранение статей в Pocket или Instapaper и чтение их позже
  • Отключите Wi-Fi, если он не нужен для выполнения задачи
  • Не используйте социальные сети на работе.Не удержишься? Назначьте «время отвлечения» на весь день
  • Включите режим «Не беспокоить» для своего телефона и приложений (таких как Slack, Hangouts и Messenger).
  • Измените свой почтовый ящик на GTD Gmail, чтобы эффективно работать с электронной почтой. Вы также можете использовать паузу в папке «Входящие», чтобы перестать получать новые электронные письма
  • Если у вас есть офис, закройте дверь

8. Следуйте правилу 80/20

Правило 80/20 гласит, что «80% вывода или результатов будут получены из 20% ввода или действия» .

Другими словами:

Именно мелочи составляют большую часть результатов.

Чтобы более эффективно управлять своим временем, сосредоточьтесь на 20% ваших задач, которые приносят 80% результатов. Используйте эту технику управления временем для выполнения самых важных задач.

Вот и другие вопросы, которые следует задать себе, используя правило 80/20:

  • Являются ли 20% электронных писем 80% важных разговоров?
  • 80% ваших отвлекающих факторов приходит из 20% источников?
  • Доставляют ли 20% ваших задач 80% удовольствия от работы?
  • 80% проблем связаны с 20% проектов?
  • 80% клиентов используют только 20% функций программного обеспечения?
  • 20% клиентов подают 80% жалоб?

9.Дозирование

Пакетная обработка — это , группирующая похожие задачи и выполняющая их вместе . Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на задачах реже и дольше.

Когда вы обрабатываете все электронные письма за один присест или готовите целую неделю в воскресенье, вы группируете.

Эта техника тайм-менеджмента позволяет эффективно работать над многими задачами. Таким образом, вы не потеряете свой поток, так как занятия требуют схожего мышления (чтобы узнать больше о потоке, прочтите о канале потока).

Пакетная обработка заставляет ваш мозг сосредоточиться на одном типе задач за раз. Таким образом, сокращается время запуска и замедления, уменьшается ежедневный беспорядок и улучшается фокусировка.

Чтобы определить, какие задачи вам следует складывать, начните с записи всех ваших действий на день и неделю. Вы можете объединить те, которые требуют схожего мышления.

Попробуй и при необходимости можешь переставить.

Вот несколько задач, которые вы можете объединить:

  • Составление всех ваших сообщений в блоге на предстоящую неделю за один присест
  • Обработка всех сообщений: электронные письма, Slack и телефонные звонки
  • Одновременное обновление нескольких связанных листов
  • Выполнение всех ваших поручений — покупка продуктов, химчистка, почта — за один раз

Чтобы обрабатывать партии быстрее, работайте над аналогичными задачами в течение определенного периода времени, используя технику Pomodoro.

10. Автоматизация задач

Вам нужно выполнять одни и те же задачи каждый день (или неделю) снова и снова?

Если вы не автоматизируете их , вы тратите драгоценное время. Тысячи часов в год.

Использование автопилота для некоторых повседневных задач — ключ к умной работе.

И хорошая новость: вы можете использовать это дополнительное время для глубокой работы или для перерывов.

Вот несколько задач, которые можно выполнить на автопилоте менее чем за 10 минут:

  • Создавайте шаблоны ответов в Gmail для писем, которые вы продолжаете писать снова и снова
  • Установите напоминания в Google Календаре, чтобы ничего не забыть
  • Вычитайте свое письмо с помощью Grammarly
  • Используйте Buffer, чтобы заранее запланировать и автоматизировать публикации в социальных сетях
  • Используйте LastPass для заполнения онлайн-форм и сохранения всех ваших паролей в одном месте
  • Создавайте шаблоны электронных таблиц для задач, которые вы должны выполнять каждую неделю или месяц

11.Планируйте свой день

Один из лучших способов улучшить управление своим временем — спланировать, как вы собираетесь его использовать.

Ритуал ежедневного планирования защищает вас от хаоса и задает направление вашему дню.

Планируя свое время, вы лучше подготовитесь к предстоящим испытаниям. Таким образом, у вас не останется места для откладывания на потом. Вы будете работать быстрее и плавнее, чем когда-либо прежде.

Когда следует планировать свой день? У вас есть два варианта: накануне вечером или первым делом утром.

Потратьте несколько минут на написание всего, что вам нужно сделать.

Что должно быть в вашем списке дел? Задачи, которые помогут вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям.

12. Список запретов

В математике есть метод решения задач, называемый инверсией . Вы начинаете с результата и работаете в обратном направлении, чтобы вычислить причину.

Inversion — мощный инструмент. Это заставляет вас раскрыть скрытые представления о проблеме, которую вы пытаетесь решить.

Вам нужно подумать о том, как свести к минимуму негативы, а не максимизировать положительные.

Допустим, вы хотите повысить производительность.

Забегая вперед, вы бы перечислили все, что вы могли бы сделать, чтобы быть более продуктивным. Но если взглянуть на проблему через инверсию, вы подумаете о всех возможных действиях, которые могут снизить производительность.

Внесите в список запрещенных.

Создайте свой собственный, записав все привычки, от которых вы хотите отказаться, и действия, которые вы хотите удалить из своей жизни.

Визуализируйте свой обычный рабочий день — долгие встречи с людьми, которые вам не нравятся, скучные повторяющиеся задачи — и приступайте к работе.

Составьте список того, чего нельзя делать, включив в него все привычки, которые вы хотите удалить из своей жизни. Используйте его как ориентир того, чего вы не позволяете в своей жизни.

Вот пара примеров:

  • Не пишите утром первым делом и вечером
  • Нет утренних встреч
  • Не говори «да», если не на 100% уверен, что сможешь доставить
  • Не пейте кофе днем ​​
  • Не соглашайтесь на встречи или звонки, у которых нет четкой повестки дня или времени окончания

Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете делать .

По словам Стива Джобса:

«Люди думают, что сосредоточенность означает сказать« да »тому, на чем вы должны сосредоточиться. Но это вовсе не то, что это значит. Это означает отказ от сотен других хороших идей. Инновации говорят «нет» 1000 вещам ».

13. Установка временных ограничений

Вы становитесь более продуктивными, если выбираете определенное время для выполнения определенной задачи. Вот почему мы устанавливаем дедлайны.

Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».

Итак, если вы уменьшите время, необходимое для выполнения задачи, вы заставите свой мозг сосредоточиться и выполнить ее.

Устанавливайте крайние сроки, даже если в этом нет необходимости. Планируйте меньше времени на выполнение задач и заставляйте свой мозг сосредоточиться.

Вот пример:

Вы должны просмотреть электронное письмо и ответить на него — задача, которая обычно занимает около 20 минут.

Теперь сократите доступное время до 10 минут, установите таймер обратного отсчета и постарайтесь изо всех сил, чтобы его победить.

Таймер создает ощущение срочности и заставляет вас сосредоточиться и действовать более эффективно.

Используйте крайние сроки и ограничения по времени в своих интересах. Даже если у вас нет крайнего срока, установите его. Ваш мозг это признает.

Зная, что у вас есть только один час на заполнение отчета, вы не потеряете 20 минут на Facebook.

О методах тайм-менеджмента

Так легко увязнуть в делах, что мы забываем получать удовольствие от того, что делаем.Конечная цель работы — получение удовольствия. Вы хотите проводить больше времени, занимаясь тем, что вам нравится.

Работа может и должна приносить удовольствие. Это развлечение стимулирует мотивацию, страсть, творчество и продуктивность. Бояться своей работы, и никакие методы управления временем в мире не помогут.

Некоторые из лучших методов тайм-менеджмента очень просты и понятны. Другие немного сложнее, но вы можете легко применить их все в своей повседневной жизни.

Но помните: все разные .

Это техники тайм-менеджмента, которые я считаю полезными в своей жизни, но, возможно, нет. Выбирайте те, которые работают на вас, и продолжайте пытаться улучшить свои собственные практики.

Регулярно переоценивайте и думайте о том, как улучшить свои навыки управления временем.

.

Используйте правило управления временем 80/20 для определения приоритетов ваших задач

Как вы оптимизируете свое время? Если вы уже расставляете приоритеты, делегируете полномочия и все еще пытаетесь сделать все, вам следует попробовать правило 80/20, также известное как принцип Парето.

Как вы увеличиваете время? Вы пользуетесь приложениями для управления временем? Планируете ли вы заранее и всегда в курсе? Или вы расставляете приоритеты в своих задачах? Если вы пробовали эти вещи, но по-прежнему не можете эффективно использовать свое время, возможно, вам нужно что-то изменить.

time-management-tools pareto-principle-task-management

Правило 80/20 — еще один вариант управления временем, и с небольшими изменениями оно может стать вашим идеальным решением.

Что такое Правило 80/20?

Правило 80/20 также известно как принцип Парето.Идея возникла у итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что 80 процентов земли в стране принадлежит всего 20 процентам населения. Это побудило Парето продолжить изучение этого дисбаланса и его связи с другими областями.

Спустя годы консультант по имени Джозеф Джуран применил эту концепцию к бизнесу и назвал ее принципом Парето.Из журнала The Economist онлайн:

Джуран распространил этот принцип на контроль качества, заявив, например, что большинство дефектов в производстве являются результатом небольшого процента причин всех дефектов — того, что он описал как «небольшое количество жизненно важных и множество незначительных.»

Согласно Investopedia, это означает, что:

  • 80 процентов объема продаж приходится на 20 наименований продуктов в линейке продуктов.
  • 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
  • 80 процентов продукции компании производится 20 процентами ее сотрудников.

Тайм-менеджмент — наиболее распространенное использование принципа Парето, поскольку большинство людей склонны распределять свое время тонко, вместо того, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах.

Учитывая все это, связь принципа с тайм-менеджментом означает, что 80 процентов вашей продукции может быть получено всего за 20 процентов вашего времени.Теперь вопрос в том, как этого добиться? Вот четыре вещи, которые вы можете сделать.

Часто оценивайте свои задачи

Если 80 процентов результатов приходят из 20 процентов усилий, то само собой разумеется, что 80 процентов результатов будут получены от 20 процентов ваших задач.Так что определите 20 процентов ваших задач, которые принесут 80 процентов желаемых вами результатов.

Кредит изображения: Астефан через Shutterstock

Рассматривая свои задачи, задайте себе следующие вопросы:

  • Отмечена ли каждая задача в моем списке как срочная?
  • Находятся ли задачи из моего списка в моей компетенции или они принадлежат другому?
  • Я трачу слишком много времени на определенные типы задач?
  • Есть ли задачи, которые мне следует делегировать?
  • Действительно ли все эти задачи необходимы для общего результата?

Постоянно оценивайте свои цели

Ваши цели и задачи могут быть взаимосвязаны, но не всегда.Некоторые могут быть совершенно отдельными. Так что подумайте о своих целях и действиях, необходимых для их достижения. Помните, что 80 процентов этих целей будут достигнуты всего за 20 процентов необходимых действий.

Изображение предоставлено: Азрисуратмин через Shutterstock

Здесь снова проведите инвентаризацию и посмотрите, какие 20 процентов действий приближают вас к большинству ваших целей.Посмотрите эти несколько примеров и посмотрите, сможете ли вы рассказать о них:

  • Если я работаю допоздна сегодня (20 процентов активности), я могу закончить пункт в моем списке задач, порадовать босса и завтра отказаться от него (80 процентов целей).
  • Если сегодня я приготовлю салат, чтобы съесть за столом на обед (20 процентов активности), я смогу поработать над этой задачей, побить дедлайн и приблизиться к своей цели по снижению веса (80 процентов).
  • Если я планирую регулярные встречи (20 процентов активности), я могу улучшить командное взаимодействие, иметь более успешный проект И стать лучшим лидером (80 процентов целей).

Определите свое прайм-тайм

У всех есть определенное время в течение дня, когда они наиболее продуктивны.Лучше всего работать можно с 9 до 11 утра. Или вы можете успеть сделать больше с 15 до 17 часов. Когда вы чувствуете себя наиболее энергичным, сосредоточенным и продуктивным?

Изображение предоставлено: Дин Дробот через Shutterstock

Определите, когда у вас самое лучшее время, и используйте его для решения 20 процентов задач и целей, которые вы определили.Это гарантирует, что вы будете тратить наиболее продуктивное время дня на задачи и действия, необходимые для достижения наилучших результатов.

Выявление и устранение отвлекающих факторов

Независимо от того, путешествуете ли вы в офис каждый день или работаете из дома, отвлекающие факторы повсюду.Эти неприятные небольшие перерывы могут привести к потере внимания, отложенным задачам и общему снижению вашей производительности.

Изображение предоставлено: Argus через Shutterstock

Используя концепцию правила 80/20, FreshBooks предполагает:

80 процентов ваших отвлекающих факторов приходит из 20 процентов источников.

Чтобы отвлечься от этих отвлекающих факторов и устранить их, вы должны сначала их идентифицировать.Ваш список может выглядеть примерно так:

  • Шквал писем
  • Входящие телефонные звонки
  • Незапланированные посетители
  • Жажда или голод
  • Уведомления в социальных сетях

Составив список отвлекающих факторов, просмотрите его и посмотрите, какие из них мешают вам больше всего.Вы, вероятно, обнаружите, что только два или три (20 процентов) составляют основную часть (80 процентов) проблемы. Затем включите способы устранения этих перебоев. Вот некоторые предложения:

  • Заблокируйте определенное время для работы с электронной почтой.
  • Разрешить несрочные вызовы переходить на голосовую почту.
  • Закройте дверь своего офиса.
  • Выпейте и перекусите под рукой.
  • Держитесь подальше от социальных сетей во время работы.
  • Используйте приложение-таймер, чтобы рассчитывать свои рабочие сессии, а также перерывы.

Вы пробовали правило 80/20?

Принцип Парето может принести успех в определенных отраслях и сферах применения, но может ли он работать на вас? Если вы успешно испробовали правило 80/20, продолжаете ли вы его использовать? И наоборот, если вы опробовали эту концепцию с отрицательными результатами, знаете ли вы, что пошло не так?

Все еще боретесь? Примите эти привычки к продуктивности в Интернете, чтобы оптимизировать свои дни, и ознакомьтесь с этими программами и вариантами приложений для учета рабочего времени.

reset-windows-10-passwrd 3 способа сбросить забытый пароль администратора Windows

Вот несколько способов сбросить пароль администратора Windows и вернуться к компьютеру.

Об авторе Sandy Writtenhouse (462 опубликованных статей)

Имея степень бакалавра информационных технологий, Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве менеджера проекта, менеджера отдела и руководителя PMO.Затем она решила следовать своей мечте и теперь постоянно пишет о технологиях.

Ещё от Sandy Writtenhouse
Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

.

Принцип управления временем Парето

Pareto principle

Принцип Парето был теорией Вильфредо Парето, которая сейчас популярная концепция личного тайм-менеджмента.

Он был экономистом, который предположил, что 80 процентов всех проблемы, с которыми сталкиваются люди, являются результатом 20 процентов всех причин.

Это может выглядеть как теория, которую слишком сложно применить когда речь идет о личном тайм-менеджменте. Однако термин «правило Парето 80-20» может быть очень полезны для вас при решении задач любой формы.

На протяжении всей истории человек стремился найти новые пути в чтобы лучше записывать, отслеживать и использовать время. Из изобретения солнечные часы к созданию современного календаря, необходимость ответственного понимать и управлять временем было проблемой для людей.

То есть как в личку и профессиональная жизнь, поэтому разные техники и принципы времени были изобретены такие методы управления, как принцип Парето.

Важный шаг

Чтобы вы могли эффективно использовать свое время, вы должен знать этот один значительный шаг для этого.Это важно для работы принципа Парето. Вы должны изучить это с мудростью, чтобы определить «повторяющиеся закономерности »в вашем ежедневном расписании, которые могут вызывать проблемы продуктивность.

Если вы используете дневник рабочего времени или планировщик времени, например ежедневники и еженедельные планировщики вы можете заметить в своих записях, что определенные блоки времени не используются для их самый полный потенциал.

Как только вы определите и узнаете эти отрезки времени, вы сможете начать вносить важные изменения в свой распорядок дня.Было бы лучше чтобы вы начали с утреннего распорядка, так как это может повлиять на остальную часть вашего день.

Вы должны определить возможные вещи, которые могут не торопитесь и замедляйте свой прогресс. Это могут быть физические проблемы например, отсутствие средств или ресурсов. Это может быть эмоциональное и психологическое такие проблемы, как стресс и беспокойство или даже депрессия. Или это может быть о духовные вопросы.

Принцип Парето является основным правилом

Принцип Парето для эффективного управления временем — это правило, которое просто означает, что если вы можете правильно определить и изменить только 20 процентов причин ваших проблем.Это есть в вашей нынешней системе управления личным временем, и вы в конечном итоге сможете исправить 80 процентов тех проблем, которые усложняют ее. для тебя.

Вот хороший пример, попробуйте определить два 15-минутных блоки вашего времени в течение среднего дня, когда вы можете заметить, что вы быть менее продуктивным. Эффективно изменив то, как вы сейчас используете эти 2 небольших отрезка времени, теоретически по принципу Парето вы должен иметь возможность повысить вашу личную продуктивность до огромных 80 процент.

Итак, вам следует потренироваться в создании правильного решения для всего, что вызывает у вас проблемы и неприятности. Это должно быть вашим приоритетом, потому что в конечном итоге это повлияет на все, когда вы работать над разными задачами и делами в течение дня.

Если вы можете исправить это причины ваших проблем, тогда у вас будет больше «внутреннего покоя», меньше отвлекающих факторов в виду и забот. В результате вы можете работать лучше, быстрее и вдохновленнее. Вы даже меньше устаете в конце дня.

Что такое лучший тайм-менеджмент

Эффективное управление временем не означает , что вы должны отказываться от всего свободного времени или от всего времени. которые вы в настоящее время тратите на отдых и наслаждение жизнью. Цель принцип Парето — облегчить вам жизнь.

Лучшее управление личным временем поможет вам правильно настроить приоритеты в управлении своим временем, устранение потерь времени и усиление контроля как можно использовать этот незаменимый ценный ресурс.

Современные методы тайм-менеджмента используют разные способы времени записи, чтобы помочь вам определить препятствия на пути эффективного использования времени.

Вам предлагается разработать краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели, чтобы вы могли хорошо организовать свое время и задачи.

Инструменты, используемые в управлении временем, могут включать либо цифровые или традиционные источники, такие как органайзеры, планировщики и календари.

Однако вам нужна надлежащая дисциплина и целеустремленность, чтобы максимально использовать время чтобы эти инструменты работали хорошо.

Методы управления временем, такие как «временные рамки», также могут поможет вам в выявлении и устранении вредных привычек, мешающих ваше продуктивное использование времени.

Такие методы, как Принцип Парето, обеспечивает понимание и поддержку в разработке новых и лучшие привычки. Это может улучшить показатели производительности и достижений. Это позволит вам достигать целей на более регулярной основе.


Принцип Парето — это базовая техника тайм-менеджмента. которые могут повысить вашу производительность, просто начав решать свои личные и неличностные проблемы в первую очередь, чтобы все могло работать лучше и плавнее.Это принцип, о котором обычно не думают те, кто хочет чтобы улучшить их тайм-менеджмент.



Перейти от принципа Парето к динамическому управлению временем

.

Post A Comment

Ваш адрес email не будет опубликован.